يتطلب النجاح في إدارة العمل عن بعد تواصلًا منظمًا ومتابعة دقيقة، والاعتماد على أداة واحدة تجمع كل ما تحتاجه يمنحك السيطرة الكاملة، ويجعل التعاون بين فريق العمل أكثر سلاسة.

من هنا، برزت أداة أنا من حسوب، كحل عربي يجمع بين سهولة الاستخدام ومرونة التخصيص، ويحقق تجربة أداء متكاملة تمكّنك من إدارة عملك من مكان واحد بالطريقة التي تناسب احتياجاتك وأهدافك. فكيف تستخدم “أنا” في رفع كفاءة فرق العمل عن بعد وتحسين جودة الأداء؟

صمم أسلوب العمل بطريقتك

لإنجاز مشاريعك بكفاءة، تحتاج إلى إنشاء لوحات عمل تناسب استخداماتك ضمن نظام موحد، للتنقل بينها دون فقدان التركيز أو الخروج من السياق. تساعدك اللوحات المخصصة على توزيع العمل إلى مراحل قابلة للإدارة، متابعة تنفيذ المهام وتقدم العمل بانتظام.

أنشئ هيكل واضح يناسب احتياجاتك من البداية، ثم خصص اللوحات والتطبيقات لتلائم متطلباتك. سواء كنت تدير مشروع أو فريق عمل، تمنحك “أنا” إمكانية تعديل اللوحات، وتغيير ترتيبها وأحجامها بمرونة كاملة، دون الاضطرار إلى تغيير أسلوب عملك ليناسب الأدوات.

على سبيل المثال: إذا كنت تدير فريق عمل لتطوير موقع إلكتروني، يمكنك تصميم لوحة عمل تناسب متطلبات مشروعك، وتضمين تطبيقات مثل المهام، الملفات، الملاحظات، والتقويم، وترتيبها بالشكل الذي يخدم سير العمل لديك.

تحكم في الصلاحيات والخصوصية

منح كل شخص صلاحيات واضحة تناسب مسؤولياته يحافظ على توزيع المهام، ويمنع تداخل الأدوار. تمتع بمساحة عمل منظمة بفضل الصلاحيات الموزعة، والتي تنقسم إلى ثلاث مستويات:

• المستخدم: الإضافة، الحذف، والتعديل داخل التطبيقات فقط.
• الضيف: الاطلاع على محتوى اللوحات، دون أي صلاحيات إضافية.
• المدير: إضافة التطبيقات، حذفها، تعديل الإعدادات والمهام وجدولتها، والتحكم في الأعضاء الآخرين.

كما يمكنك ضبط خصوصية لتكون عامة إذا أردت مشاركتها مع أي شخص يمتلك الرابط، أو للمستخدمين فقط. وهذا مهم جدًا عند التعاون مع العملاء أو المستقلين. بذلك، تحافظ على حماية معلوماتك، وتضمن بيئة عمل مستقرة.

أسند وتابع المهام بوضوح

لا حاجة إلى طرح سؤال: مَن المسؤول؟ أو أين وصلنا؟ كل شيء أمامك ببساطة: توزيع المهام، حالة التنفيذ، وأي تأخير محتمل. يمكّنك هذا التوزيع المنظم من متابعة سير العمل بدقة وضمان تسليم المهام ضمن مواعيدها المحددة.

داخل كل لوحة، أنشئ مهام فردية، وحدد المسؤول وأولوية التنفيذ ومواعيد التسليم، ليعرف كل فرد المطلوب منه ومتى، دون الحاجة إلى متابعة يومية أو تنبيهات متكررة.

تواصل في سياق المهام

كم مرة ضاعت منك تفاصيل العمل المهمة بين رسائل البريد والمحادثات المتفرقة؟ تمكّنك “أنا” من جمع كل التعليقات والمرفقات داخل المهمة نفسها، لتبقى مرتبطة بسياقها الصحيح، وتختصر الوقت وتضمن وضوح التفاصيل لكل عضو.

استخدم هذه الميزة لتبادل الآراء والأفكار لتتفادى تكرار التفاصيل، ولضمان سير العمل بسلاسة.

وثّق التعليمات مرة واحدة

يوجد دائمًا تفاصيل ينبغي ألا تُنسى، سواءً كانت اتفاقات عمل أو متطلبات مشروع، أو خطوات مهمة تحتاج الرجوع إليها مرارًا.

استخدم تطبيق الملاحظات في “أنا” لتوثيق هذه المعلومات، لتمكّن فريقك من الرجوع إليها عند الحاجة. تبقى هذه الملاحظات مرئية للجميع، ما يضمن وجود مرجع موحّد يسهل استرجاعه والالتزام به، يوفر وضوحًا كاملًا لسير العمل وفق التعليمات المتفق عليها.

اجمع ملفاتك في مكان واحد

لا حاجة إلى البحث عن ملفاتك بين عدة أدوات، كل شيء في متناول الجميع داخل لوحة واحدة. هذا يعني أن كل عضو يصل إلى الملف الصحيح، دون طلبه، مما يوفر الوقت والجهد ويمنع فقدان الملفات المهمة.

في “أنا”، يمكنك رفع مرفقات مشاريعك مباشرةً داخل التطبيق (صور، PDF، ملفات.. إلخ)، لتمكين فريقك من الوصول إليها بسهولة بدلًا من الرجوع إلى أدوات خارجية أو الغرق في رسائل البريد الإلكتروني.

في الختام، تعد أداة “أنا” منصة متكاملة لإدارة مشاريعك وفريقك عن بُعد، بواجهة عربية، سهلة الاستخدام، ومتوافقة مع مختلف الأجهزة، تحفظ التغييرات تلقائيًا حتى عند انقطاع الإنترنت. جربها الآن، وأدر عملك عن بعد بكفاءة من مكان واحد.

في أحد الاجتماعات التي جمعتني مع فريق الموارد البشرية لشركة تسويق رقمي تعمل عن بُعد، كان المدير يُعبِّر عن قلقه بشأن تفاوت مستويات الإنتاجية بين الموظفين؛ إذ كان البعض يتفوق على التوقعات، بينما لم يحقق البعض الآخر الأداء المطلوب. سؤاله المباشر كان: كيف يمكنني تقييم أداء الفريق بدقة دون الوقوع في فخ التخمين أو الانطباعات الشخصية؟

حينها، تذكرت تجربتي في إدارة فريق موزّع عبر أربع دول في ثلاث مناطق زمنية مختلفة. واجهنا التحدي ذاته، مما دفعنا إلى بناء نظام تقييم أداء ليس فقط لتقييم الإنجازات ومتابعتها، بل أيضًا لتحديد النقاط التي تحتاج إلى تحسين.

خرجنا من تلك التجربة بنظامٍ متكامل يمكن أن أصفه اليوم بأنه دليل عملي يعكس خبرتي في الموارد البشرية، وهو ما سأشاركه معك خطوةً بخطوة.

6 خطوات مجربة لتقييم الأداء الوظيفي عن بُعد

يختلف تقييم الأداء عن بُعد عن التقييم التقليدي؛ إذ يصعب مراقبة الجهود المبذولة وقياس القيم غير الملموسة، مثل التعاون والابتكار. لذلك، أعدتُ تعريف “الأداء الجيد” بناءً على النتائج والمرونة، ونجحتُ في تحقيق توازن بين الشفافية والثقة من خلال هذه الخطوات:

1. تحديد أهداف واضحة

غموض التوقعات في العمل عن بعد يعد أكثر التحديات شيوعًا. ووضوحها يعتمد على تحديد أهداف أداء دقيقة وقابلة للقياس؛ لتقييم الموظفين بفعالية وضمان تحقيق النتائج المرجوة.

لتحقيق ذلك، أستخدم استراتيجية الأهداف والنتائج الرئيسية OKRs، وهي واحدة من أكثر الأساليب فعالية في تقسيم الأهداف الاستراتيجية إلى أهداف فرعية واضحة ومحددة.

على سبيل المثال، بدلاً من وضع هدف عام مثل “تحسين الأداء”، يمكن تحديد هدف ملموس مثل “زيادة كفاءة استجابة فريق الدعم الفني بنسبة 10% خلال الربع القادم”. النتائج الرئيسية القابلة للقياس مثل هذه تُظهر بوضوح مدى التقدم نحو الهدف، وبالتالي سهولة تقييم فريق العمل.

2. إنشاء ملفات تقييم فردية

لضمان دقة التقييم الفردي، أُنشئ ملف تقييم فردي لكل موظف، يتضمن الأهداف المحددة له، والإنجازات التي حققها خلال العام، والتحديات التي واجهها، وملاحظات الأداء من الاجتماعات الدورية. يمكن أيضًا تضمين تقييمات من زملاء العمل إذا كان الموظف يعمل ضمن فريق، مما يمنح رؤية شاملة عن أدائه.

هذه الملفات تساعدني في تقليل التحيز الشخصي أثناء التقييمات السنوية، لأنه يوفر بيانات دقيقة ومبنية على أداء فعلي. كما أنها تُعد أداة قيمة لتحديد احتياجات التدريب والتطوير، إذ يمكنك بسهولة معرفة النقاط التي تحتاج إلى تحسين، وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

احرص على تحديث الملف بشكلٍ ربع سنوي، لتمنح الموظفين فرصة لتحسين أدائهم بناءً على التغذية الراجعة الدورية، وتعزز ثقافة التطوير المستمر والمسؤولية المشتركة.

3. استخدام أدوات رقمية لمتابعة الأداء

في العمل عن بُعد، من الضروري الاعتماد على الأدوات التقنية التي توفر وسيلة لتتبع المهام وقياس الإنتاجية، بهدف تقييم الأداء بطريقة دقيقة وموضوعية.

أستخدم أدوات إدارة المشاريع مثل أداة أنا، في تقسيم العمل إلى مهام واضحة وتحديد المواعيد النهائية لإنجازها، ما يتيح متابعة مدى تقدم كل موظف بسهولة. وبالجمع بين البيانات المستخلصة من الأدوات الرقمية والملاحظات النوعية الناتجة عن المراجعات الشخصية، أحصل على تقييمٍ شامل، وأحدد نقاط القوة والضعف بدقة.

4. إجراء تقييمات أسبوعية منتظمة

حينما واجهنا صعوبة في الحفاظ على مراجعة مستمرة لأداء الموظفين عن بعد، طبقنا نظام “اجتماعات التقييم الأسبوعية القصيرة”، والتي كانت تستغرق حوالي 15 دقيقة فقط لكل موظف. وكان هيكل الاجتماع:

• استعراض سريع للأهداف التي تحققت خلال الأسبوع.
• مناقشة التحديات التي واجهها الموظف وكيفية التغلب عليها.
• تحديد الأولويات للأسبوع القادم.

كانت النتيجة تقييمًا أدق للأداء، وتحسن في مستويات الشفافية والثقة بين الفرق، وارتفاع نسبة الإنجاز بسبب تحديد التوقعات بوضوح. كما أن الاجتماعات المنتظمة تُظهر التزام الإدارة بدعم الموظفين ومتابعتهم، مما يعزز شعورهم بالانتماء.

5. اعتماد ثقافة مساءلة واضحة

ثقافة المساءلة هي العمود الفقري لأي نظام عمل ناجح، خاصةً في بيئة العمل عن بعد. فعندما يدرك كل موظف دوره ومسؤوليته في تحقيق الأهداف العامة للفريق، تسهُل متابعة التقدم وتعزيز الإنتاجية. ولتحقيق ذلك، أحرص دائمًا على توفير بيئة تجعل الجميع مسؤولين عن أدوارهم، مع إتاحة آليات لدعمهم في الوفاء بالتزاماتهم.

أحد الأساليب التي تنجح معي دائمًا هي التقارير الذاتية Self-Reporting، إذ تتيح للموظفين تقديم ملخص أسبوعي لما أنجزوه، وما يخططون لتحقيقه، وأي تحديات قد تواجههم. من خلال تجربتي، وجدت أن هذا الأسلوب ليس فقط وسيلة للتقييم، بل أداة لتمكين الموظفين من الشعور بالمسؤولية الشخصية.

6. قياس النتائج بناءً على القيمة المضافة

نصيحة ذهبية تذكرها دائمًا أثناء تقييم أداء الموظفين عن بعد: ركز على الأهداف المحققة والتي تضيف قيمة للشركة، بدلًا من تتبع ساعات العمل. فمراقبة الوقت المستغرق قد يكون غير مجدٍ، خاصةً وأن الإنتاجية في بيئة العمل عن بعد تعتمد على جودة الإنجازات وليس عدد الساعات.

من أمثلة معايير القياس المتخصصة التي أعتمدها في هذا السياق:

• احترافية العمل المنجز: هل العمل يفي بالمعايير المطلوبة أم يحتاج إلى مراجعة؟
• رضا العملاء: خاصةً في الوظائف التي تتطلب تفاعلًا مباشرًا مع العملاء، مثل خدمة العملاء والمبيعات.
• تأثير الأداء على الفريق: كيف يساهم أداء الفرد في نجاح الفريق ككل؟

هذه الخطوات الست، أثبتت فعاليتها في وضع نظام تقييم أداء محكم للعاملين عن بعد، كانت نتيجته تحسينًا ملحوظًا في الأداء والشفافية. أوصيك بتطبيق الخطوات بعناية، دون إهمال التغذية الراجعة من الموظفين لضبط النظام بما يناسب متطلبات العمل.

في الوقت الراهن وفي عالم يعتمد على الإنترنت اعتمادًا رئيسيًا، أصبح التواجد الرقمي عملة لا غنى عنها للشركات والأعمال. إذ تسعى كل شركة إلى تحويل معاملاتها كافة إلى خدمة أو محتوى رقمي، لسهولة الوصول للعملاء، وخدمتهم بشكلٍ أفضل. فما هو التواجد الرقمي؟ وما مقدار أهميته لإنجاح مشروعك؟

جدول المحتويات:

• ما هو التواجد الرقمي؟
• لماذا تحتاج شركتك للتواجد الرقمي؟
• 7 خطوات لتعزيز التواجد الرقمي

ما هو التواجد الرقمي؟

التواجد الرقمي هو طريقة ظهور عملك أو شركتك على الإنترنت، وما يجده الناس عندما يبحثون عن شركتك أو عملك على الإنترنت؛ سواء الأشياء التي تتحكم فيها مثل: موقعك الإلكتروني أو حسابك الشخصي، أو الأشياء التي لا تتحكم فيها كتعليقات العملاء وتقييمهم لعملك. ويشمل هذا التواجد الأشكال التالية:

• موقع الويب الخاص بك.
• تطبيق للهاتف.
• حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي مثل: فيسبوك، انستقرام، إكس.. إلخ.
• إعلانات المؤثرين أو إعلانات المواقع نفسها.
• موقع المكتب أو المتجر؛ إن وجد.
• مراجعات العملاء عبر الإنترنت.

كما أن العملاء يهتمون تقريبًا بكل شيء عن المكان الذي يحبونه، ويثقون بما يقدمه ويريدون معرفة الإجابات عن الأسئلة التالية:

• من أنت؟ وهنا تتحدث عن نفسك وكيف وصلت إلى هنا، وعن فريق العمل أيضًا؛ إن وجد.
• ما طبيعة عملك؟ منتج أو خدمة، وما الحلول التي تقدمها؟ وما الذي يميزك عن غيرك؟
• أين أنت؟ هل لديك موقع على الإنترنت فقط أم لك مكان على أرض الواقع؟
• متى تعمل؟ تتحدث عن مواعيد العمل على الإنترنت، وعلى أرض الواقع.
• لماذا تقوم بذلك؟ تتحدث عن سبب اختيارك لهذا العمل، ولماذا تقوم به.

لماذا تحتاج شركتك للتواجد الرقمي؟

الآن، يبحث غالبية العملاء عن المنتج أو الخدمة التي يرغبون بشرائها عبر الإنترنت قبل عملية الشراء. ولأن الأشخاص يتوجهون إلى الإنترنت لحل مشاكلهم والبحث عن ما يريدون، فالإنترنت هو الخيار الأول لهم. إذًا كيف سيؤثر التواجد الرقمي على مشروعك؟

1. الوصول إلى جمهور أكبر

يوفر التواجد الرقمي مساحة عمل واسعة ووصول إلى عدد كبير جدًا من العملاء المحتملين، وبالتالي انتشار أكبر لعملك وقد ينتقل إلى دول وقارات أخرى. وهذا على عكس وجودك على أرض الواقع فقط، فالوصول إليه مقتصر على أهل مدينتك وبضعة أميال حولها؛ لذلك اهتم بالتواجد الرقمي.

2. التواجد طوال الوقت

أنت تقريبًا غير مرتبط بشيء خلال التواجد الرقمي، فموقعك الإلكتروني يعمل على مدار أيام الأسبوع وطوال اليوم دون انقطاع، ولا مراقبة مستمرة منك، أو تواصل مباشر مع العملاء. كما أن كل ما يحتاجه العميل متواجد في موقعك الإلكتروني، سواء خدماتك أو معلومات عنها، كذلك أوقات العمل وعنوان متجرك حتى يتسنى للعميل زيارته.

3. انخفاض تكاليف التسويق

يمنحك التواجد الرقمي العديد من طرق التسويق التي يمكن الاستعانة بها، ولا يوفرها التواجد التقليدي على أرض الواقع فقط مثل: التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي، أو التسويق عبر البريد الإلكتروني، أو التسويق عبر محركات البحث (SEM).

عند مقارنة هذه الطرق بنظيرتها التقليدية للتسويق بهدف الإعلان لعملك أو لخدمة جديدة أو عرض ما، فإن سيطرة التواجد الرقمي وأفضليته هنا تبدو جلية. فهي أسرع في الانتشار وأقل تكلفة ومتخصصة أكثر؛ إذ تستطيع تحديد الفئة المستهدفة بالإعلان.

4. سهولة عرض الخدمات والمنتجات

منشور واحد أو إعلان واحد يكفي في العالم الرقمي لإعلام العملاء بخدمة جديدة أو منتج جديد، وكل المعلومات عنه، وهذا يوفر الوقت والجهد المبذولين في الإعلان عنها في مكتبك، كذلك المعلومات الكاملة عن الخدمة، فأنت تحضر وتجمع المعلومات قبل التكلم عن خدمتك وعرضها للزبائن.

5. انخفاض تكاليف بدء التشغيل

يتطلب فتح متجر على أرض الواقع كثير من التكاليف التشغيلية مثل إيجار المكان وتجهيزه، إضافةً لتوظيف العاملين. أما في التواجد الرقمي فتقلّ هذه التكاليف كثيرًا، فأنت تحتاج البضائع وموقع إلكتروني بسيط في البداية، وتستطيع أن تدير الموقع وحدك، لأنه يمكنك تعلم إدارته بسهولة.

7 خطوات لتعزيز التواجد الرقمي

لا يكفي إنشاء موقع لك على الإنترنت لضمان تحقيق التواجد الرقمي الناجح، بل قد يكون لك فعلًا موقع إلكتروني وصفحات على مواقع التواصل الاجتماعي لمشروعك، لكنه لا يحقق الأهداف التي تريدها. فكيف تعزز تواجدك الرقمي وتجعل من مشروعك ناجحًا؟

حدد جمهورك

اسأل نفسك لمن تقدم خدماتك، ومن العملاء المحتملون لخدماتك، وما الاحتياجات التي تناسبهم، ثم ابحث جيدًا واختر المنتجات والخدمات التي يريدنها، كذلك اعلم سقف الأسعار المستعدين لدفعها مقابل ما تقدمه، ولا تجعلها مرتفعة جدًا فلا تجد من يشتريها، ولا منخفضة جدًا لدرجة تجعلهم يشككون في الجودة.

أظهر تميزك

لتجعل موقعك الإلكتروني يتصدر محركات البحث، ويظهر للعملاء في النتائج الأولية للبحث، عليك العمل وفق محركات البحث وشروط السيو واستهداف الكلمات المفتاحية الأكثر شهر، بالإضافة لمحتوى أصلي ومفيد للعميل. كما أن التحدث عن خدماتك وما يميزك عن غيرك وتقديم شرح وافي للعميل، يزيد من اقتناعه بما تقدمه وبأنك ستفيده. فالشخص الذي يبحث عن الأفضل إن نجحت في إقناعه، نجحت في جعله يشتري منك.

استخدم وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة

لا تلتزم بمنصة واحدة لمشروعك، فأنت لا تعلم أي المنصات يُفضلها عميلك القادم، لذلك احرص على بناء صفحة خاصة بالعمل على وسائل التواصل كافةً، وهذا أيضًا نوعًا من التسويق لك، كأنك توسع مشروعك وتبني أكثر من فرع في أكثر من مكان، فهذا يضمن لك وصول وانتشار أكبر للعملاء.

واحرص هنا على التعريف بمشروعك على حسب طبيعة كل موقع، فاستخدام الانستقرام يعتمد على الصور الجذابة والكلمات القليلة، بينما يمكنك الحديث بالتفصيل على الفيسبوك، بينما عدد الكلمات محدود على تويتر ويفرض عليك الاختصار قدر الإمكان. فالاستخدام الصحيح لهذه المواقع له شأن كبير في انتشار مشروعك، واستقطاب المتابعين والعملاء.

سوّق لمشروعك بنجاح

في عالم التواجد الرقمي، تعددت طرق الإعلانات فمنها الإعلانات المدفوعة، والإعلان بواسطة المؤثرين وأصحاب الأرقام الكبيرة من المتابعين، أو التسويق بالمحتوى، والتسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني وغيرها. والتسويق الناجح بغض النظر عن خدماتك، هو ضمانٌ أولي لنجاح مشروعك. يمكنك استخدام هذه الطرق كافة، لكن يجب اختيار أكثرها مناسبةً لمشروعك.

اجعل عملية التسوق أسهل للعميل

كلما كانت عملية الوصول لخدماتك والحصول عليها أسهل، ازدادت عودة العميل للحصول على ما تقدمه من منتجات، فأنت توفر عليه الوقت والجهد. لذلك من المهم جعل معلومات المنتج مبسطة ومفهومة وبخط جميل وواضح، واجعل عملية الرد على العميل سريعة ولطيفة، ويمكنك تفعيل خاصية الرد التلقائي الموجود في أغلب المواقع.

أشرك العملاء في تطوير مشروعك

عندما يشعر العميل بأنه له يد في جزءٍ من المحتوى والخدمات التي تقدمها، فإن تعلّقه بعملك التجاري يزداد لأنك تُلبي احتياج لديه، والتواجد الرقمي لعملك يسهّل عليك هذه المهمة، فهو يوفر طرق عدة كالتقييمات وتعليقات العملاء والمراجعات وتبادل الأسئلة، وأخذ رأي العملاء في ما تقدمه، فهذا يقدم لك رؤية جيدة عما يريده ويتوقعه العميل منك، وبحل المشكلات تحصل على رضى العميل وتحافظ عليه كجزء من عملك.

حلل نتائج عملك

تحليل نتائج عملك هي خطوة ضرورية للحكم على الاستراتيجيات التسويقية التي تعتمد عليها. يمكنك قياس نتائج العديد من المقاييس مثل: أرباح المشروع، عدد الزيارات، عدد العملاء والمتابعين الجدد، وغير ذلك. يجب أن تكون جميع هذه النتائج مستقرة أو إيجابية، وإن لم تكن كذلك، اعلم أن هناك خللًا أصاب مشروعك في مكانٍ ما.

لإصلاح ذلك قد تحتاج إلى تغيير الاستراتيجية كاملةً، لطول مدة المشروع أو التنوع الكبير لعملائك، أو يكفيك القيام ببعض الإعلانات وبيان جودة وتميز ما تقدمه، أو قد تحتاج إدارة جيدة للمحتوى الخاص بك وطريقة عرضه.

العالم في تطور رهيب ومستمر في الجانب التقني والرقمي، ولإنجاح مشروعك يجب أن تواكب هذا التطور وتعايشه لتكون قريبًا من العملاء، والتواجد الرقمي وطرق تعزيزه هي إحدى وسائل هذه المواكبة؛ لذلك وجودها وتطويرها والحفاظ عليها يجب أن تكن ضمن مشروعك، فهي من أهم أدوات النجاح في عصرنا الحالي.

يُعدّ تطبيق تقييم الأداء الوظيفي أمر أساسي بكل عمل، فينفذه متخصصو الموارد البشرية والمديرون لمعرفة أداء الفريق، ومنها يسهل تحديد موضع العمل من أهدافه. رغم ذلك، تتعقد عملية التقييم مع زيادة عدد الموظفين، ما قد يقلل من فاعليتها وتحقيق الأثر المطلوب. فكيف يمكن إعداد تقييم أداء وظيفي سليم؟ وما عوامل نجاحه؟

جدول المحتويات:

• ما هو تقييم الأداء الوظيفي؟
• أهمية تقييم الأداء الوظيفي
• طرق تقييم الأداء الوظيفي
• كيفية كتابة تقييم الأداء الوظيفي للموظفين داخل الشركة
• نصائح لتقييم الأداء الوظيفي للموظفين باحترافية

ما هو تقييم الأداء الوظيفي؟

هو مراجعة دورية لأداء الموظف للمهام الموكلة إليه، وتعاملاته مع زملائه ومديريه، سواء كان عن بعد أو في مقر العمل. أي أنه إجراء رسمي مخصص لقياس التطوير الوظيفي لكل فرد في المؤسسة. يبحث تقييم الأداء الوظيفي عن القيمة المضافة التي يوفرها الموظف بدوره، للتأكد من جدوى الاستثمار بمهاراته.

اعتمادًا على الهدف منه، يتخذ التقييم عدة أشكال وتختلف الفترات الزمنية المتضمنة به. غالبًا ما يكون التقييم سنويًا أو نصف سنوي. إلا أنه أحيانًا يحدث بعد انتهاء فترة الإعداد والتجربة بالنسبة للموظف حديث التعيين، والتي تمتد ما بين ثلاثة إلى ستة أشهر.

أهمية تقييم الأداء الوظيفي

تكمن أهمية التقييم بأنه نقطة تَحقق تسمح للمديرين بتدقيق النظر في أداء الموظفين، والذي يفتح مجالًا للحوار البنّاء، وتطوير الأفراد المتواجدين بالعمل، والاستماع إلى أية مشكلات وعقبات يواجهونها. يساهم ذلك في فهم الموظف بشكلٍ أعمق، فيستطيع المدير مع كل تقييم إدراك العوامل التي تجعل أداء الموظف أفضل، وتلك التي تعوق تميزه.

كما أن وضع الأهداف الواقعية يصبح أسهل بمعرفة أداء الموظف الحقيقي وسد ثغراته، بذلك تكون أكثر قابلية للتحقق. إضافةً أن تقييم أداء الموظفين وسيلة هامة للتقدير الوظيفي وتوفير المكافآت لمستحقيها. في النهاية، يرتقي تقييم الأداء الوظيفي بالتواصل بينك وبين موظفيك، فيصبح أقوى وأكثر شفافية.

طرق تقييم الأداء الوظيفي

تختلف طرق وأشكال التقييم الوظيفي بين المؤسسات، ومن وقت لآخر. يمكن أن تجمع مؤسسة واحدة بين أكثر من طريقة، تطبق إحداها بين الفينة والأخرى. أبرز هذه الطرق:

التقييم الذاتي

يتضمن التقييم الذاتي توجيه أسئلة إلى الموظف ليراجع أداءه وإنتاجيته بنفسه، وبذلك يصبح مشاركًا في عملية التقييم. حيث يكون أكثر معرفةً بنقاط ضعفه وقوته بناءً على المشكلات التي واجهته خلال الفترة الماضية وأسبابها. واعتمادًا على تلك المعلومات، يمكنك مباشرة تحليلها وإعداد الحلول المثالية والأسلوب المناسب لمساعدته على التميز بسهولة.

اختبار الأداء

من خلال اختبار متعدد الخيارات أو تحريري، يجيب الموظف عن أسئلة فنية ومتخصصة في مجال عمله. إما أنها تراجع معلوماته الأكاديمية ومدى خبرته، أو تفتح نطاقات جديدة لتوسعة مداركه، ليحلل المراجع بعدها كيفية استجابته لها. في النهاية يوفر هذا الاختبار مؤشرات محددة ومباشرة يبحث عنها المراجع لترشده إلى مهارات الموظف التي تحتاج لتحسين.

المقابلات

بدلًا من الاعتماد على الطرق الكتابية أو الاستمارات، يتحول التقييم هنا إلى لقاء فردي يقابل فيه المقيّم الموظف، لتصبح فرصة للاستماع إلى المزيد من المعلومات وتغطية جوانب لا يمكن حصرها إلا عن طريق تواصل مباشر بينهما. ويعد هذا النوع من التقييمات وسيلة فعالة للنقاش ومعرفة ما يطوِّر الموظف ويُحسِّن إدارة العمل.

التقييم الدائري

يهتم التقييم الدائري بالدائرة المحيطة بالموظف من مديرين وزملاء ومرؤوسين. وبذلك تصبح دائرة التقييم أوسع ما تكون وأدق، من خلال جمع الآراء والمراجعات التي تعبر عن وقائع ودلائل. يهتم المراجع بالملاحظات والجوانب التي تكرر ذكرها، ليتعامل معها عبر التقييم، ويضع لها خطة تطوير عملية وملائمة.

كيفية كتابة تقييم الأداء الوظيفي للموظفين داخل الشركة

لا تقل عملية التقييم أهمية عن أي عملية أخرى في العمل، ولدورها تحتوي على خطوات ثابتة تسعى دائمًا إلى تحقيق أقصى استفادة منها. سواء كان تقييم الأداء الوظيفي في شكل تقرير مكتوب فقط أو يتمثل بمقابلة بينك وبين الموظف، ينبغي مراعاة الخطوات التالية:

1. تحديد الهدف الرئيسي من تقييم الأداء الوظيفي

قبل بدء أي عملية إدارية، ينبغي تحديد الهدف منها حتى لا تُعدّ إهدارًا للوقت. فبجانب توفير مقياس لإسهامات الموظف بالعمل، وتوثيق دقيق للموقف بدافع الشفافية، والسعي لمزيد من الجودة والإنتاجية، والتي تُعدّ أهداف تقييم الأداء الرئيسية، هناك أهداف أخرى من التقييم تتعلق بالموظف.

ما هي التحديثات الخاصة بأداء الموظف مقارنةً بآخر تقييم؟ هل حدث تقدم أم تأخر؟ وإن حدث تحسن، هل حدث التقدم المتوقع؟ وكجزء من التخطيط المهني أين يقع الموظف حاليًا من أهدافه؟ اتخذ أحد النقاط السابقة والأسئلة أو جميعها، لمقارنة النتائج بها والوصول لأجوبة شافية تحقق الهدف المرجو.

2. تحديد معايير التقييم

قبل البدء بإعداد تقييم الأداء الوظيفي الخاص بالموظف، ينبغي تعريف معايير التقييم، وهي عدة نقاط يستند إليها مسؤول الموارد البشرية لتحليل الأداء وتصنيفه. هناك معايير عامة يجب مراعاتها مع كل موظف بالشركة، وأخرى خاصة بوظيفة ذات مهام محددة.

المعايير العامة التي تجمع كل الموظفين، مثل: الإنتاجية والشفافية والوضوح. بينما المعيار الأهم بالنسبة لموظف خدمة العملاء مثلاً، بجانب المعايير العامة، هو قوة التواصل وتعامله بلباقة مع طلبات العميل ومشكلاته.

تساعدك تلك المعايير على إعطاء التقييم شكل موضوعي لا شخصي، فلن تضع تقييمك بناءً على أن فردًا يروق لك وآخر تُعرِض عنه، فتساعدك على غض الطرف بتلقائية عن الأمور الشخصية.

3. إعداد أسئلة التقييم للموظفين

بغض النظر عن نوع تقييم الأداء الوظيفي، ينبغي أن يضم عدة أسئلة تشمل جوانب التقييم كاملة، بحيث تكون موجهة للموظف ويُطلب التجاوب والتفاعل معها. قد تضع هذه الأسئلة في استمارة، أو تطرحها أمامه مباشرةً خلال المقابلة.

لإعداد أسئلة صحيحة وشاملة، ابدأ بمراجعة الوصف الوظيفي لتحديد نطاق المهام والمهارات التي سيشملها التقييم؛ لتكون المسؤوليات الواجبة على الموظف هي الأساس الذي سيتمحور حوله. يوجد عدة أسئلة مخصصة حسب الوصف الوظيفي، وتوجد أسئلة عامة، مثل:

• في نظرك، ما هو أكبر إنجاز حققته خلال الفترة التي يدرسها التقييم؟
• ما هي التحديات التي واجهتها؟ وكيف يمكن للشركة مساعدتك بها؟
• ما الذي تسعى لتحقيقه قبل التقييم القادم؟
• في نظرك، ما هي التدريبات والفصول الدراسية التي تحتاجها لتطوير عملك؟
• ما هو هدفك الوظيفي بعيد المدى؟ وكيف يمكننا مساعدتك في تحقيقه؟
• ما هي الطريقة المثالية لإدارتك في رأيك؟
• هل أنت راضٍ عن عملية تقييم الأداء الوظيفي؟ كيف يمكن تحسينها؟

4. حساب نتائج تقييم الأداء الوظيفي

بعد الانتهاء من نموذج التقييم الوظيفي، ستحصل على أجوبة شافية من الموظفين، تستطيع بالاستعانة بها في تطبيق التقييم بدقة. غالبًا ما سيحمل كل جزء أو سؤال من التقييم قيمة، باختلاف طريقة الحساب تبعًا لكل مهمة ومعاييرها. فتوجد أسئلة بقيم عددية من واحد إلى عشرة، أو بنسب مئوية، وتوجد قيم أخرى بصفات مثل: جيد، ضعيف، ممتاز.

راجع معايير التقييم التي أعددتها واعتمد عليها عند الاطلاع على النتائج، قد يحمل كل معيار نسبة مختلفة من الأهمية عن الآخر، أو تكون جميع المعايير ذات تأثير مماثل. ينبغي أن تقع القيمة النهائية في نطاق تصنيف محدد لمعرفة الإجراءات الواجب تنفيذها مع كل موظف. فتكون التصنيفات مثلًا: موظف متميز، أو متوسط الأداء، أو جيد، أو غير مرضٍ.

5. تعيين نقاط القوة ونقاط الضعف بأداء الموظف

بناءً على القيم المعطاة، يمكن تحديد الجوانب القوية لدى الموظف وتلك الضعيفة، ووضعها في صورة تحليل سوات الرباعي أو أي تحليل آخر يساعدك على إدراك دور الموظف بصورة أكبر من الناحية الوظيفية. بعدها، اربط نتائج التحليل بـ مؤشرات الأداء الرئيسية، لتدرك النقاط الرئيسية المؤثرة برفع جودة العمل. بحدوث ذلك الربط، يسهل وضع الأهداف التي ينبغي للموظف تحقيقها، وهي ما تصب مباشرةً بصالح إنجاز مهامه والعمل ككل.

6. تحديد أهداف واقعية للموظفين وخطوات تحقيقها

الغرض الأساسي من التقييم ليس تأنيب الموظفين، لكن توجيههم إلى ما يجعلهم أفضل أداءً بما ينعكس على جودة العمل. تظهر حصيلة تقييم الأداء الوظيفي في صورة مجموعة من الأهداف القابلة للتحقيق والتي تحتاج إلى الجهد والعمل الجاد من الموظف.

لا تهتم تلك الأهداف بتطوير ما هو ضعيف فقط، بل تسعى إلى جعل ما هو قوي أكثر تميزًا. كما ينبغي للأهداف أن تحدد من خلال خطة عمل خاصة بالموظف، فيصبح ملتزمًا بها أمامك إلى أن يتحقق المطلوب بالفترة الزمنية المتفق عليها.

نصائح لتقييم الأداء الوظيفي للموظفين باحترافية

توجد عدة نصائح يفضل مراعاتها لتطبيق تقييم أداء وظيفي احترافي يحقق النتائج المطلوبة. تتناول النصائح أخلاقيات ينبغي الالتزام بها ليحقق التقييم غرضه ويعبر عن حقائق، كما تُعدّ إرشادات عامة يضمنها المراجع في عملية التقييم، وهي كالتالي:

لا تقارن بين موظفيك

اجعل مرجعك الأهداف المطلوب تحقيقها والمعايير المرتبطة بكل وظيفة، وتجنب شخصنة الوظيفة. فلا تجعل أفضل موظف في نظرك هو المرجع الذي تقارن قرنائه به، فكل موظف يُعدّ حالة خاصة، له مميزاته وله عيوبه.

اربط أداء الموظف بالنظرة الشاملة للعمل

أيًا كانت مهام الموظف، ينبغي توضيح الطريقة التي تؤثر بها قوة الأداء وضعفه على العمل. من المهم توضيح ذلك بطريقة تصاعدية، بحيث يُقاس أثر مساهماته على القسم الذي يعمل به أولاً، ثم القطاع الذي تكاد تنحصر دائرة تأثيره فيه، ثم الشركة بالكامل. تساعد تلك الطريقة على شعور الموظف بتركيز أكثر في نتائج عمله، ويدفعه الحماس إلى تقديم المزيد.

اتبع مواعيد منتظمة لإجراء التقييم

قد تتغير بيئة العمل باستمرار، سواء بتغيّر فريق العمل أو التطور في طبيعة المهام والمسؤوليات المنوطة لكل موظف. تبعًا لذلك ينبغي أن يكون لتقييم الأداء الوظيفي مواعيد منتظمة وموسمية. كما أن وجود مواعيد تقييم منتظمة يُعدّ أحد أهم المحفزات التي تدفع فريق العمل نحو التحسين، فدورية التقييم وتوقع الموظفين لميعاده تجعل أهداف الموظف ذات حدود زمنية، لا إراديًا يدفع نفسه نحو أداء أفضل وإنتاجية أعلى.

ختامًا، يعتمد معدل نجاح أي عمل على مدى جودة أداء موظفيه، ويساعدك تقييم أدائهم على معرفة إن كانوا يؤدون مهامهم طبقًا للمعايير المطلوبة أم لا. القيام بتقييم الأداء الوظيفي بصورة صحيحة وبصفة دورية دائمًا ما يصحبه نتائج إيجابية على الشركة.

فكرة واحدة يمكن أن تساوي ملايين الدولارات، ومثلما تساوي الأفكار قيمة عالية، فالاستراتيجيات أو المعلومات الخاصة بالشركات الكبيرة أيضًا يمكن أن تساوي مبالغ كبيرة، وإفشائها سيتسبب بكارثة. بالنسبة لعالم الأعمال، فليس هناك شيء لحفظ سريّة المعلومات أفضل من اتفاقية عدم الإفصاح NDA. ولكن ما هي اتفاقية عدم الإفصاح وما هي أهميتها؟

جدول المحتويات:

• ما هي اتفاقية عدم الإفصاح؟
• ما هي أنواع اتفاقية عدم الإفصاح؟
• مزايا وعيوب اتفاقية عدم الإفصاح
• ما هي تفاصيل اتفاقية عدم الإفصاح NDA؟
• لماذا تحتاج مؤسستك لإبرام اتفاقية عدم الإفصاح؟
• كيف تنشئ اتفاقية عدم الإفصاح NDA؟

ما هي اتفاقية عدم الإفصاح؟

اتفاقية عدم الإفصاح Non-disclosure agreement هي وثيقة قانونية تعقد بين طرفين أو أكثر من أجل الحفاظ على سرية المعلومات المتبادلة بين أطراف العقد. وتكون هذه الاتفاقية سرية في الأساس، وتضمن الغطاء القانوني لمنع تبادل أو إفشاء أي معلومة سرية في المؤسسة تحت طائلة المساءلة القانونية. للاتفاقية أسماء أخرى مثل: اتفاقية سرية المعلومات، وعقد المحافظة على السرية، واتفاقية عدم إفشاء المعلومات.

تستخدم اتفاقية عدم الإفصاح في مجموعة من المواقف مثل الاتفاقيات المتبادلة بين المؤسسات التي تعتزم العمل معًا، أو المؤسسات الناشئة التي تمتلك فكرة فريدة، أو تستخدم في بعض الشركات مع الموظفين للتأكد من سرية المعلومات التي يحصل عليها الموظف داخل عمله، ويتّفق الطرفان على عقوبة لنقض الوثيقة، تتمثل بعقوبات قانونيّة، أو غرامات ماليّة.

ما هي أنواع اتفاقية عدم الإفصاح؟

بسبب اختلاف الحالات التي يمكن عقد اتفاقية عدم الإفصاح فيها، لا يمكن اعتماد نموذج موحّد لاتفاقية عدم الإفصاح، وإنما تكتب هذه الوثيقة بشكل مختلف لكلّ مؤسسة أو تبعًا لسبب الاتفاقية. تنقسم أنواع اتفاقية عدم الإفصاح إلى نوعين أساسيين هما:

أولًا: اتفاقية عدم الإفصاح المتبادلة

وهي الاتفاقية التي تبرم بين طرفين، شرط محافظة الطرفين على سريّة المعلومات، أو أن يحافظ الطرفين على أي وثيقة حصرية يمتلكها الطرف الآخر. وتجري القوانين بطريقة تضمن لكلّ الأطراف حقوقهم، وأن تجري على الأطراف العقوبات القانونية ذاتها في حال نقض الاتفاقية، أو إفشاء أي سر فيها.

ثانيًا: اتفاقية عدم الإفصاح غير المتبادلة

يعرف هذا النوع في الشركات التي تعيّن موظفين جدد في المؤسسة، وتحديدًا إذا كان لهذا الموظف الجديد وصول حصريّ لمعلومات الشركة السريّة مثل استراتيجيات التسويق أو الخطط التي تتبعها الشركة أو أي معلومات أخرى. وفي هذه الحالة، فقط الموظف هو من يوقع على الاتفاقية، وهو الذي يكون ملزمًا بالتقيّد بتعليمات الوثيقة.

مزايا وعيوب اتفاقية عدم الإفصاح

تختلف وجهات النظر حول اتفاقية عدم الإفشاء، فبعض الأطراف يفضلون عقد هذه الاتفاقية قبل بدء أي عمل بينما تفضل بعض الشركات التعاون غير المشروط مع المؤسسات الأخرى أو الأفراد. ولتلخيص أي تداعٍ محتمل لاتفاقية عدم الإفشاء، يمكن حصر مزايا وعيوب الاتفاقية بمجموعة من النقاط:

مزايا اتفاقية عدم الإفصاح

1. المرونة

تتميز اتفاقية عدم الإفصاح بالمرونة، وإمكانيّة تحديد جميع البنود فيها تحديدًا مرنًا لتناسب أطراف الاتفاقية. كما تُحدد الأسرار الممنوع إفشائها، والمعلومات المستثناة من الاتفاقية، إضافةً لبعض البنود المتفرقة التي يمكن للأطراف وضعها بدون قيود شرط الموافقة على الوثيقة من جميع الأطراف.

2. الوضوح والعمليّة

تكون اتفاقية عدم الإفصاح واضحة لجميع الأطراف بعد الاتفاق على المعلومات السرية المتضمنة في الوثيقة. لذلك فالاتفاقية سهلة التعامل معها، ويمكن لأي طرفين الاتفاق على وثيقة مشابهة. إضافةً لكونها منخفضة التكلفة، فهي لا تكلّف شيئًا لإنجازها، أو يمكن أن تكلّف أجر كاتبها فقط في حال احتجت لصياغة وثيقة عدم الإفصاح بشكل احترافي.

3. الراحة

تحدد وثيقة عدم الإفصاح بشكل صريح أي عقوبات قانونية تقع على عاتق الطرف الذي يخرق الاتفاقية، كما يمكن تحديد العقوبات بشكل يضمن لكلّ الأطراف التأكد من ضمان الحقوق. مما يعني تعاملات أكثر وأكبر بين الأطراف دون خوف من الإفشاء.

عيوب اتفاقية عدم الافصاح

1. انعدام الثقة

فكرة الاتفاقية تنص على انعدام الثقة بين أطراف العقد، لذلك تتأثر التعاونات بين الشركات والمؤسسات بسبب فكرة انعدام الأمان بين الأطراف، كما تساهم هذه الاتفاقية بنفور بعض الموظفين من الشركات، التي تنص على عقد الاتفاقية بينها وبين الموظّف الجديد.

2. صعوبة تحديد مدّة الاتفاقية

هناك أنواع من الأسرار التي تحفظ بموجب هذه الاتفاقية، وبعض المعلومات تتعلق بفترة التعاون فقط، وبعض المعلومات يمكن أن تكون من الأسرار التجاريّة لكل من المؤسستين. لذلك يجب تفريق النوعين عن بعضهم، لأن المعلومات يمكن حفظ سريتها طوال فترة التعاون، بينما الأسرار التجارية يجب أن تظل محفوظة دون تحديد وقت للاتفاقية.

ما هي تفاصيل اتفاقية عدم الإفصاح NDA؟

تمتلك جميع الشركات حول العالم أسرارًا أو بعض المعلومات التي لا يجب الإفصاح عنها، كما يمكن أن تكون بعض المعلومات هي السبب الرئيسي في نجاح المؤسّسة. وفي الوقت نفسه، لا يمكن تحديد أنواع المعلومات التي يمكن أن تكون سريّة وما المعلومات التي لا تُعدّ سريّة، ولكن يمكن تلخيص أهم الوثائق والأفكار التي تحتاج إلى الحماية بموجب هذه الاتفاقية بالتالي:

1. سجلات وخطط العمل

تُعدّ سجلات الشركة من العناصر التي يحظر إفشائها في أغلب اتفاقيات عدم الإفشاء، إضافةً إلى خطط الشركة مثل الخطّة الاستراتيجية أو الخطط التشغيلية والتنفيذية.

2. المعلومات المالية

أي معلومة ماليّة في الشركة مثل الموازنة، أو المخصصات المالية للعاملين أو الخطط أو ميزانيات التسويق والترويج، تُعدّ معلومات لا يمكن الإفشاء عنها.

3. الأفكار الخاصة

وتشمل الأفكار أي نموذج جديد للعمل، أو أي براءات اختراع لم يتم الإعلان عنها، إضافةً لأفكار المنتجات التي تنوي الشركة طرحها.

4. البيانات أو التصاميم

أي معلومة تخصّ الهوية التجارية أو تصاميم الشركة الإبداعية الغير معلن عنها، يجب الحفاظ عليها من خلال اتفاقيات عدم الإفصاح.

5. تفاصيل العملاء والمنتجات

تُعدّ قواعد البيانات أو التفاصيل من أكثر المعلومات التي تهم الشركات، وتسريب هذه المعلومات يمكن أن يكون كارثيًا بالنسبة للمؤسسات، وهي من ضمن أهم المعلومات التي يجب المحافظة على سريتها في حال مشاركتها مع أي طرف ثاني.

6. استراتيجيات التسعير

يمكن أن تُعدّ هذه المعلومات من ضمن المعاملات الماليّة، ولكن لا يجب مشاركة هذه المعلومات، ولا يجب أن تصل للمنافسين، لأن هذه المعلومات يمكن أن تضيع أو أن تخرّب خطط الشركة المستقبلية في حال وصولها إلى أيدي المنافسين.

مع وجود هذه المعلومات، يجب أن تضع في الحسبان كل المعلومات التي يمكن مشاركتها مؤسستك مع أي طرف آخر والتأكد من كتابة جميع المعلومات والشروط في العقد. وينصح كتابة هذه التفاصيل من قبل متخصّص قانوني، أو عن طريق شخص متمرّس وخبير في هذا النطاق. وتوجد مجموعة من المعلومات التي لا يمكن اعتبارها من ضمن المعلومات السرية التي تدخل في الاتفاقية، وأبرز هذه المعلومات:

• المعرفة العامّة وهي المعلومات التي يمكن لأي شخص الوصول إليها، لا تُعدّ معلومة سريّة.
• الأبحاث أو الدراسات المنشورة تلك التي لا يمكن أن تشتمل اتفاقية عدم الإفصاح على معلومات منشورة، وغير محصورة لدى أحد الأطراف.
• المعلومات التي كشف عنها أحد الأطراف أو أعطاها للمالك قبل توقيع الاتفاقية.
• أي معلومة أخرى يتفّق عليها الطرفين ضمن البنود التي لا تدخل في الاتفاقية، حرصًا على سير الخطط والتعاون بشكل واضح.

لماذا تحتاج مؤسستك لإبرام اتفاقية عدم الإفصاح؟

لا تنحصر الاتفاقيات في حال التعاون أو التشارك مع مؤسسات أخرى فقط، بل يمكن أن تكون هذه الاتفاقية شرطًا أساسيًا من شروط عمل الشركة. إضافةً إلى أن المؤسسات التي تدير أعمالها عن بعد هي الأكثر حاجة للعمل على اتفاقيات عدم الإفصاح بينها وبين الأطراف الأخرى، التي تشارك معها في أي عمل كان.

تستخدم اتفاقيات عدم الإفصاح للحفاظ على سرية المعلومات في المؤسسات في الحالات التالية:

أولًا: الاتفاقيات المتبادلة

عند العمل مع مؤسسة أخرى، يجب التأكد من حفظ معلومات الأطراف والحفاظ على سريتها. ففي حال عدم وجود هذا النوع من الاتفاقيات بين المؤسسات التي تعمل بشكل تشاركي، يمكن أن تؤثر على نوعية الخطط المشتركة أو صعوبة الكشف عن أي معلومات خاصة قد تفيد التعاون أو تعمّقه.

ثانيًا: إعداد سياسات العمل

تحدد اتفاقية عدم الإفصاح بعض الخطوط العريضة في سياسة عمل الشركة، وحجم المعلومات التي يسمح تداولها خارج الشركة. خصوصًا عندما يتعلّق الأمر باعداد سياسة الشركات التي تعمل عن بعد، حيث لا يوجد أي مكان مادّي لحفظ بيانات الشركة. وفي كثير من الأحيان يجب صياغة عقود عدم الإفشاء بين المؤسسة والأطراف المستقلّة التي تنجر أعمال المؤسسة عن بعد.

ثالثًا: التعامل مع الموظفين

لا يمكن السيطرة على العاملين في أي مؤسسة بدون بنود تنظّم عملهم، لذا لتضمن عدم إفشاء أي معلومة سريّة لمؤسستك، يجب إبرام اتفاقية عدم الإفصاح مع الموظفين الجدد في المؤسّسة، للتأكد من الحفاظ على معلومات المؤسّسة، وفرض الإجراءات القانونية مثل فصل الموظفين دون أي خرق للسياسة العامّة أو معلومات المؤسسة.

كيف تنشئ اتفاقية عدم الإفصاح NDA؟

تختلف كلّ اتفاقية عن الاخرى باختلاف المعلومات الواردة أو سياسة الأطراف الموقّعة للعقد. أي أن كلّ عقد فريد من نوعه، ولكن هناك مجموعة من العناصر التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي اتفاقية عدم إفصاح NDA، والمعلومات الأساسية التي يجب أن توجد في نموذج اتفاقية السرية NDA هي:

1. أطراف الاتفاقية: يجب ذكر أسماء الأطراف المشاركة في الاتفاقية، سواء كانت متعلقة بمؤسسات أو بأشخاص فقط.
2. مالك المعلومات والمتلقي: يجب تحديد كلّ من مالك العلومات التي قدّمت في الاتفاق، إضافةً لذكر الطرف المتلقي للمعلومات، والذي يجب عليه بدوره المحافظة على سرية المعلومات التي قدمت له.
3. المعلومات السريّة: تفصيل أي معلومة سريّة تدخل ضمن شروط العقد، وتذكر هذه المعلومات ضمن صيغة العقد من أجل وضوح كلّ تفاصيل العقد.
4. تعريف ما يعد معلومات سريّة: تعريف جميع المعلومات التي تُعدّ سريّة، ولا يتم الاكتفاء بذكر هذه المعلومات فقط، بل ينبغي ذكر سبب سريتها.
5. سبب مشاركة المعلومات السرية: توضيح سبب مشاركة هذه المعلومات بشكل واضح، وما هي ضرورة مشاركة كلّ معلومة بشكل واضح ومفصل.
6. شروط عدم التحايل: منعًا لأي محاولة لخرق العقد بطريقة لا تنقض الكلام في العقد، يجب إضافة شرط عدم التحايل ضمن الوثيقة، للتأكد من أن أطراف الاتفاقية لا يجب تسريب أي معلومة بأي طريقة، حتّى لو تم الأمر تحت غطاء قانوني.
7. المدّة الزمنية للعقد: أي المدّة الزمنية التي يحافظ فيها الأطراف على سريّة المعلومات التي تمت مشاركتها في العقد، ويمكن تحديد المدّة الزمنية بشكل واضح، وعادةً ما تكون المدّة بين الـ 5 إلى 10 سنوات، وفي بعض الأحيان لا يمكن تحديد أي إطار زمني للحفاظ على سريّة المعلومات، ويبقى العقد نشطًا لمدّة غير محددة.
8. المعلومات التي يمكن اعتبارها غير سريّة: تكتب المعلومات التي لا تغطّيها الأطراف في العقد، مثل المعلومات المذكورة في جزء سابق من المقال.
9. النواحي القضائيّة: وتذكر في هذا البند القوانين المتعلقة بالدولة التي تم فيها توقيع الاتفاقية من أجل التأكيد عليها. لأن البلدان تختلف فيما بينها بطرق التعامل مع عقود NDA.
10. معلومات إضافية: يمكن للأطراف ذكر أي معلومات إضافية في العقد، وهناك حريّة لإضافة أي بند إضافي في الاتفاقية شرط موافقة جميع الأطراف عليه.
11. التوقيعات: كحال جميع العقود والاتفاقيات، يجب أن يوقع جميع الأطراف على الوثيقة في النهاية.
12. العقوبات: يجب أن تنصّ الاتفاقية على العقوبات المتفق عليها بين الأطراف في حال خرق أي طرف العقد، ويجري تحديد العقوبة عادةً على شكل فصل الموظف، أو إلغاء الاتفاقيات، أو الغرامات المالية، أو الحجز على الأصول، ويجب أن توافق العقوبات قانون البلد أو الولاية التي تم توقيع الاتفاقية فيها.

أخيرًا، تُعدّ اتفاقيات عدم الإفشاء NDA من أبرز الاتفاقيات التي يجب عليك اعتمادها من أجل حماية مصالح مؤسستك مهما كان نوعها. وتأكد من صحّة الاتفاقية وشموليتها، لأن التعجل في كتابتها، يمكن أن يتسبب ببعض الثغرات التي تعني إمكانيّة تسريب معلومات مؤسستك السرية.

الموارد البشرية والمال من أهم العناصر التي تبدأ بها شركتك وتحتاج إلى إدارتها بحكمة، ورغم ذلك يوجد عنصر جوهري آخر وهو الفكرة، والتي تستمد منها جميع مصادر المعرفة وتبنى على أساسها البيانات الهامة للشركة، لذلك تحتاج إلى إدارة المعرفة بذكاء حتى لا يضيع الجهد والوقت هباءً. فما هي إدارة المعرفة وكيف يمكن الاستفادة منها أقصى استفادة؟

جدول المحتويات:

• ما هي إدارة المعرفة؟
• ما هي أنواع المعرفة؟
• أهمية إدارة المعرفة
• تحديات إدارة المعرفة
• ما هي مراحل إدارة المعرفة؟
• كيفية تطبيق إدارة المعرفة
• أدوات إدارة المعرفة الحديثة

ما هي إدارة المعرفة Knowledge Management؟

إدارة المعرفة هي مجموعة من العمليات والأساليب والأدوات والأنشطة متعددة التخصصات، حيث يساهم فيها كل تخصص لحفظ وعرض وإنشاء ونقل المعلومات الصحيحة إلى من يحتاجها، سواء كان فرد أم مجموعة أفراد؛ لتتحقق في النهاية أهداف الشركة.

تتضمن إدارة المعرفة عملية جمع المعلومات الهامة للشركة من خلال بحث المستهدف من العملاء والأسواق والدول، كما تتضمن إنشاء المحتوى الأساسي للشركة والذي يعرّفها ويتناول الخدمات التي تقدمها، وغيرها من المعلومات التي يهتم بها العامة، وكذلك تركز على مشاركة المعلومات الداخلية التي يحتاجها الخاصة من الموظفين لأداء المهام والأعمال المطلوبة، وأخيرًا تحديث المعلومات من فترة إلى أخرى تبعًا لكل تغير.

ما هي أنواع المعرفة؟

المعرفة لها عدة أشكال رقمية، فقد تكون في هيئة نصوص مكتوبة، صور، فيديوهات، وغيرها من الملفات، إلا أن تصنيف المعرفة داخل شركتك في النهاية ينقسم إلى 3 أقسام رئيسية:

أولًا: معرفة بحثية

ذلك النوع من المعرفة هو الذي يهتم بالبحث والتدقيق والاهتمام بالمصادر والاحتفاظ بها؛ بهدف الحصول على معلومات صحيحة تعبر عن الواقع، ويمكن استخدامها في تطوير الشركة من خلال صناعة منتج جديد، استيراد أسلوب جديد في الإدارة، اقتحام الشركة لسوق جديد، وغيرها.

ثانيًا: معرفة مشتركة

يقصد بالمعرفة المشتركة تلك المتعلقة بالمشاريع التي اشترك فيها قسم واحد أو عدة أقسام من الشركة. تلك المعرفة المشتركة تسمح بانتقال الخبرات عبر الأفراد والأقسام المختلفة، كما تعمل على توطيد التعاون والتواصل بين أفراد القسم الواحد ومختلف قطاعات الشركة؛ مما يساعد على نجاح فريق العمل.

كما أن سياسات العمل وقوانينه الداخلية وفوائد وظائفه، هي معلومات مشتركة بين جميع الموظفين، فلديهم معرفة كاملة بسياسة الثواب والعقاب لدى الشركة، وكيفية توفير الشركة للأمان الوظيفي لهم في نظرها، وغيرها من العناصر التي تهم كل موظف.

كما أن المعلومات التي توفرها شركتك للعامة من خلال ملفها التعريفي وصفحاتها على وسائل التواصل الاجتماعي وموقعها الإلكتروني، وغيرها من طرق التسويق التي تدفع العميل للتواصل، كلها وسائل للمعرفة المشتركة التي تجمع بين الشركة والعميل المحتمل.

ثالثًا: معرفة مرتجعة

كما كانت المعرفة المشتركة معرفة تجمع الموظفين بالشركة والعملاء، فالمعرفة المرتجعة تقوم بدورٍ مشابه. هي معرفة تختص بالتقييمات وكل تغذية راجعة. تقييم الشركات لموظفيها هو معرفة مرتجعة، حيث قام الموظف بأعمال خلال الشهر، وتحول أداؤه لتلك الأعمال إلى مجموعة من المقاييس تهتم بها الإدارة، وتُعلمه بها في نهاية كل شهر أو ثلاثة أشهر.

بالجانب الآخر، حين تفعل الشركة نظام إداري جديد خاص بقسم محدد أو جميع أفراد الشركة، تقوم الشركة بإعداد نموذج لتقييم ذلك النظام؛ للتعبير عن مدى الرضا الوظيفي وارتياح الموظفين له وكفاءته في نظرهم. تلك النماذج جزء من المعرفة المرتجعة، ومن خلالها تتطور الشركة إلى الأفضل من الداخل.

تُعدّ تقييمات العملاء للخدمات التي تقدمها أحد أهم عناصر المعرفة المرتجعة، فمنها تعرف مميزات الخدمة في نظرهم، وكذلك المشكلات التي تعيب الخدمة والتي تحتاج إلى تطوير. وبذلك تساهم المعرفة المرتجعة أيضًا في تطوير الشركة من الخارج أيضًا.

أهمية إدارة المعرفة

تساعد إدارة المعرفة على تحقيق القيم المستهدفة، فمن خلال أساليبها الذكية تصل المعلومة المطلوبة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.

1. دعم التعاون والتواصل وصناعة القرار

لأن شركتك بدأت بفكرة، سيستمر تبادل الأفكار ومشاركتها بين أفراد الفرق والقادة من خلال العصف الذهني والتعاون، مما يعمل على تطوير الشركة وتحسين أدائها باستمرار. حين تحتاج إلى اتخاذ قرارٍ ما سترجع إلى المعلومات الموثقة، لذلك ستكون المعلومة جزءًا من صناعة القرار، وغالبًا ما يرتبط الصواب بالقرارات المبنية على حقائق.

2. تقييم الموظف لنفسه

مثلما تدفع الإدارة الجيدة للمعلومات الموظف إلى التقييم الذاتي بسهولة والعمل على تطوير قدراته العملية، فيمكنه الاطلاع على المشاريع السابقة وأخذ جزء من خبرات الموظفين القدامى، ليستخدم تلك المعلومات في التعلم واكتساب المزيد من المهارات. من خلال إدارة المعرفة يصبح الموظف أحد أصول الشركة ونقاط قوتها، فتوفر له معلومات تساعده على أداء عمله بكفاءة وإنتاجية أكبر.

3. زيادة رضا العميل

إضافة إلى تقوية التواصل بين الموظفين، فإن إدارة المعرفة توطد العلاقة بين شركتك وعملائها. فسرعة الإجابة على عملائك من أهم عوامل رضاهم، والرد على أسئلتهم فوريًا يدل على مدى احترامك لوقتهم وتجنبك نفاد صبرهم. وبذلك استخدام وسيلة إدارة المعرفة المناسبة لدعم العملاء بالمعلومات تجعل عملك يتسم بالمهنية والجودة، وينتج عنها في النهاية زيادة في معدلات النمو وجذب المزيد من العملاء.

4. تسهيل الأعمال المتكررة

إدارة المعرفة لها دور هام في توفير الجهد بالعمليات المتكررة، فمن خلال حفظ المعلومات بطريقة يسهل الوصول إليها، لن يضيع أيًا منها، ولن يحتاج أي موظف إلى البحث عن المعلومة من مصادرها، إنشاء مستند من البداية، أو صناعة نموذج مماثل لآخر موجود في مكانٍ ما بقاعدة البيانات.

تحديات إدارة المعرفة

هناك تحديات يجب عليك مواجهتها عند إدارة المعرفة في شركتك، والمعوقات مصدرها هنا عنصران، عنصري تقني وآخر بشري:

أولًا: صعوبة الأنظمة المستخدمة

قد تستخدم عدة أنظمة بشركتك لإدارة المعرفة، تلك الأنظمة تؤدي دورها، ولكن الموظفين يجدون صعوبة في التعامل معها، مما يعني زيادة استهلاك في الوقت والجهد. فلا حل لديك سوى تنظيم تدريب للموظفين يساعدهم على التعامل معه، مما يصنع تكلفة إضافية. اختر من البداية نظام سلس لا يدفع الموظفين إلى الدخول في متاهات، ويُسهِّل وصولهم إلى المعلومة المرادة.

ثانيًا: فقدان الهدف والشغف

على الموظفين فهم غاية إدارة المعرفة وعلاقتها بأهداف الشركة، تجنبًا لفقدان الحماس، من خلال إعداد ملفات خاصة بكل مشروع والدروس المستفادة والأخطاء التي يجب تجنبها، مما يضيف قيمة إلى المعلومة مرتبطة بالشركة وكذلك الموظف.

ما هي مراحل إدارة المعرفة؟

تمر المعلومات بعدة مراحل لتصبح جزءًا من إدارة المعرفة ويمكن الاستفادة منها وإعادة استخدامها، والمراحل هي:

1. أخذ المعلومة بالحسبان

هي أولى مراحل التعامل مع المعلومة، حيث تنظر إليها كمعلومة هامة تفيد شركتك، ومدى أهمية المعلومة تكون على أساس مجموعة من الشروط تحققها، متعلقة بمجال عمل الشركة وأهدافها. فقد تكون معلومة صغيرة، إلا أنها قد تساعد على تحقيق النمو للشركة، مما يعني ضرورة مشاركتها لتكون جزءًا من قاعدة بيانات الشركة.

2. ربط المعلومة بالموارد البشرية والأقسام

الموظفين هم العنصر الأساسي بالشركة، لذلك يجب تحديد الأقسام التي يمكن تمرير تلك المعلومة إليها، وكيفية تصنيفها، وإن توجد حاجة إلى وجود صلاحيات أو مؤهلات محددة لمن يتعامل معها، وبذلك تصبح المعلومة في يد فرد أو مجموعة من الأفراد مسؤولين عنها.

3. إدارة المعلومة

تم حفظ المعلومة ومشاركتها مع الأقسام والأفراد المناسبين، حان وقت إدارتها واستخدامها؛ لتصبح جزءًا من العمليات القائمة والمهام الحالية التي يقوم بها الأفراد، كما تصير أحد عناصر المستقبل، فيعاد تشغيلها واستغلالها بصورة أفضل من خلال خطط التطوير التي تسعى لتحقيق أهداف الشركة.

كيفية تطبيق إدارة المعرفة

يتطلب تطبيق إدارة المعرفة إلى كثير من الأنشطة والممارسات، يجب أن توفرها في بيئة العمل لتظهر نتيجة إيجابية على العمل وأفراده، وتكون إدارة المعرفة حافزًا أكبر للإنجاز والإنتاجية أهم تلك الممارسات هي:

1. جمع كل المعلومات في مكان واحد

استخدم التكنولوجيا المناسبة التي ستضم جميع أنواع المعرفة، من الرسائل الإلكترونية إلى الأفكار التي يحملها الموظفون المختصون. وقبل اختيار تلك الأداة، يجب أن تبحث عن مميزات محددة كالسهولة وأنها لا تحتاج إلى وقت كبير لفهم وظائفها، مما يشجع جميع أفراد الفريق على استخدامها أثناء تحول المعلومة من طور إلى آخر، من إنشائها إلى تخزينها إلى مشاركتها.

2. ركز على المعلومات المختصرة

عندما يبحث أحد الأفراد عن إجابة سؤال محدد، اصنع الإجابات لتكون مباشرة، فلا يحتاج الفرد إلى استهلاك جهد ووقت للوصول إلى مبتغاه، ولكن يمكن مع اختصار المعلومات جعلها مترابطة، حيث يرى الباحث بصفحة الإجابة، رابط آخر ينقله إلى إجابة سؤال مشابه أو من نفس التصنيف.

3. شجع فريقك على مشاركة المعرفة

اجعل مشاركة المعلومات جزء من الثقافة التنظيمية للشركة، ويجب أن يكون قادة فريقك مثالًا يحتذى به، فيشاركون المنشورات الجديدة عن الشركة بوسائل الإعلام، كما يخطرون الأفراد بأي تحديث متعلق بمجال العمل أو الأسواق المستهدفة الجديدة وهكذا، حتى وإن لم تكن المعلومة ذات شأن بالنسبة لمهام القسم الذي تم إخطاره، فالغرض هو توحيد الرؤية.

4. تابع تدفق المعلومات وحسن الأسلوب بانتظام

راقب المعلومات من فترة إلى أخرى، هل توجد معلومات اختفت عن الأنظار؟ هل يحتاج نظامك إلى معلومات غير متواجدة به؟ وحتى المعرفة المضمنة غير المسجلة، يجب تسجيل أهم ما بها من خلال المقابلات والاجتماعات أو الاستقصاءات. بعد تطبيق إدارة المعرفة، يجب مراجعة النظام لاكتشاف ثغراته والمشكلات التي واجهت الأفراد والعيوب التي أصابت عملية تنظيم المعرفة ككل.

أدوات إدارة المعرفة الحديثة

طرق حفظ المعلومات وإدارتها عديدة، فقد بدأت من خلال السجلات والوثائق الورقية وانتهت إلى الخوادم والمنصات السحابية، والأدوات البرمجية الحديثة صارت شائعة، رغم وجود بعض الشركات تحتفظ بأرشيف خاص بالأوراق والمشاريع السابقة حتى الآن.

أدوات إدارة المعرفة الحديثة هي نظم معلوماتية تحفظ وتنظم البيانات ليسهل الرجوع إليها، وتبادلها واستخدامها في الوقت المناسب، مما يساعد على تنظيم العمل بشركتك والتعاون بين موظفيك؛ لتكون مركزية المعلومات خدمة يستفيد بها موظفيك وعملاؤك.

1. نظام إدارة علاقات العملاء

كأي نظام آخر لإدارة المعرفة، يؤسس نظام إدارة علاقات العملاء أحد أقسام الشركة، وهو قسم المبيعات. من خلاله يستطيع موظف المبيعات تسجيل صفقاته التي بدأها، وكذلك التي أكملها بنجاح، كما يسمح النظام للمديرين بمتابعة أداء فرق المبيعات ومن يتواصلون معه من عملاء محتملين، فيحفظ النظام كل بيانات العميل وأي نشاط تفاعل به مع الشركة.

2. نظام قاعدة البيانات

هو نظام يشمل جميع المعلومات التي يحتاجها الموظفون في حل المشكلات المتكررة التي تواجهها الشركة، كما يشمل الأسئلة الشائعة التي يثيرها العملاء عند التعامل مع شركتك من خلال أحد منتجاتها أو خدماتها، فهو مرجع فني يحتوي على محرك بحث يشمل جميع منتجات وخدمات الشركة؛ ليساعد جميع الأطراف حين تحدث مشكلة تقنية.

3. نظام تواصل اجتماعي

في الماضي، كان نظام التواصل الاجتماعي موجودًا بشكل منفصل لإدارة الحديث بين أفراد الشركة، ولكن في السنوات القليلة السابقة أصبح النظام جزءًا من أنظمة أخرى لإدارة المعرفة الخاصة بالشركات. يُعدّ النظام وسيلة هامة لانتقال الخبرات بين الزملاء عامة وبين الموظفين والمديرين خاصة، كما يسهل عملية القيادة والإرشاد السريع.

4. نظام إدارة المهارات

هو أحد نظم إدارة المعرفة الخاصة بقسم الموارد البشرية في بعض الشركات، من خلال تعريف الأهداف الرئيسية لشركتك يحدد المعلومات الهامة لتلك الأهداف، وتصبح المهارات الجوهرية المتعلقة بعموم أفراد الشركة واضحة، كذلك المهارات الخاصة بكل وظيفة، ويرسم النظام سلوكيات عامة يجب أن يتعامل بها الأفراد. في النهاية، يصبح الطريق واضحًا للأهداف، وكذلك ما يحتاج الموظفين تطويره على المدى القريب والبعيد.

5. نظام إدارة التعلم

كل فرد في شركتك بحاجة إلى التعلم وتطوير المهارات، وباكتسابه مهارات جديدة تحصل الشركة على ميزات تنافسية في سوق العمل، لذلك يعد التدريب من أصول الشركة، ويحتاج إلى نظام يتابع العملية والمواد المستخدمة في الفصول، سواء كانت واقعية أم افتراضية، والمهام التي يتحمل مسؤوليتها المتدربون. نظام إدارة التعلم يجعل الموظفين على دراية تامة باحتياجات العمل والمستحدث بأنظمته.

تجمع إدارة المعرفة كل أطراف العمل من موظفين وإدارة وعملاء، لذلك لا توجد صناعة أو مجال عمل لا يلجأ إليها، بالإدارة الحكيمة للمعرفة كل معلومة قد تساوي قيمتها ثروة في وقت ما.

بينما تسعى المؤسسات لتحقيق معايير الجودة أو خدمة العملاء الجيّدة أو غيرها من النواحي التي تساهم في صناعة الجودة للمؤسسة، تهمل بعض النواحي الأخرى. لكن في حال السعي وراء إنشاء مؤسسة مثالية، يجب النظر لجميع هذه النواحي بالتساوي والعمل على تحقيقها بالشكل الأمثل. هنا يكمن دور التميز المؤسسي، فما هو تحديدًا، وكيف يمكن أن تنقل شركتك إلى مرحلة التميز هذه؟

جدول المحتويات:

• ما هو التميز المؤسسي؟
• أهمية التميز المؤسسي لأي منظمة
• مبادئ التميز المؤسسي
• الاستراتيجيات الأساسية للتميز المؤسسي
• الفرق بين الجودة والتميز المؤسسي

ما هو التميز المؤسسي؟

هو خطّة عمل في المؤسسة في المجالات المادية والتقنية والإدارية، التي تسعى لزيادة إنتاج المؤسسة وتحسين جودة منتجاتها لأقصى درجة ممكنة، مع الحفاظ على السمعة الجيدة والإدارة المثالية في الوقت نفسه. وهي جهود مبذولة في جميع المستويات الإدارية وتشمل النواحي الإنتاجية وصولًا إلى الرِّقابة وتقييم النتائج. باختصار التميز المؤسسي هو أقصى مرحلة من الجودة تسعى إليها أي منظمة.

ما أهمية التميز المؤسسي لأي منظمة؟

لا شك أن التميز المؤسسي له دور جبار يصب في مصلحة المنظمة والأفراد العاملين فيها، وبنفس الوقت بالنسبة للعملاء. فالتميز المؤسسي هو أحد الأنماط التي تحاول الاهتمام بكلّ من المنتج والعميل، وتتلخص أهميته في:

أولًا: النجاح الإداري

يُعدّ تحقيق نتائج الخطط مثل الخطة الاستراتيجية والتشغيلية من أهم أهداف المؤسسات. وفي حال اتباع طرق التميز المؤسسي، يمكن للمنظمة تحقيق الأهداف الموضوعة وفق الخطط. ثم أن التزام الإدارة والعاملين في المؤسسة بقواعد التميز، يمكن أن يجلب فوائد وربح للمؤسسة أكثر من الأهداف الموضوعة.

ثانيًا: الرضا الوظيفي

عند وجود جهود إدارية حقيقية للحفاظ على العناصر البشرية، سترتفع معنويات جميع الموظفين في المؤسسة، مما يرفع الإنتاجية. فوجود تآلف بين أفراد الفريق في المؤسسة، يدفع سلوكيات الموظفين، ما يعني ظهور ثقافة تنظيمية عالية لدى جميع الأفراد في المؤسسة.

ثالثًا: تقليل معدل دوران الموظفين

يخلق التميز المؤسسي جوًًا من التفاهم داخل المؤسسة، وبدوره يساعد هذا الأمر على تقبل الموظفين للعمل بشكل أفضل، وكلّما بقي الموظفون في الشركة لوقت أطول، ازدادت خبراتهم، مما يقلل من معدل دوران الموظفين داخل المؤسسة.

رابعًا: خدمة ممتازة

ما هي حاجة العميل أكثر من تقديم خدمة مناسبة من وجهة نظره؟ بالتأكيد هذا ما تسعى إليه أي مؤسسة. مع التميز المؤسسي، ووجود نظام إداري جيّد، ومخرجات جيّدة للمنظمة، ستقدّم في المقابل خدمات ومنتجات ممتازة للمستهلكين، مما يزيد من الاستهلاك ورفع التقييمات الإيجابية حول المؤسسة.

خامسًا: السمعة الطيبة للمؤسسة

في عالم الأعمال، لا يمكن للتميز ألّا يكون ظاهرًا بين المنافسين وفي السوق بشكلٍ عام. إن استطعت تحقيق التميز المؤسسي داخل شركتك ستكتسب المزيد من السمعة الطيبة من خلال المنافسين والعملاء عمومًا، وهو ما تسعى له أي شركة للوصول إلى برّ الأمان.

مبادئ التميز المؤسسي

هناك مجموعة مبادئ تحكم التميز المؤسسي يمكن للشركات من خلالها فهم آلية الوصول إلى التميز المؤسسي الحقيقي، وليس التميز في ناحية واحدة. هذه المبادئ توضّح طرق الوصول للتميز المؤسسي، بدءًا من سعي المؤسسة لتكون بوضع أفضل، انتهاءًا بتقييم الجهود المبذولة في سبيل إنجاح المؤسسة.

المبدأ الأول: السعي للتميز

ذكرنا سابقًا أن السعي للتميز يجب ألاّ يصب في ناحية واحدة، وإنما يجب أن يشمل مفهوم التميز جميع المستويات في الشركة من تحقيق الرضا الوظيفي لدى الموظفين، حتى تحقيق الرضا عن الخدمة بالنسبة للعملاء، وبالتأكيد تحقيق التميز الإداري عند جميع المستويات الإدارية. فلا ينبغي السعي للأفضل فقط، وإنما يجب أن تسعى المنظمة لخلق أفضل بيئة ممكنة.

المبدأ الثاني: قياس التقدّم

لتحقيق التميز المؤسسي، يجب أن تكون المؤسسة قادرة على قياس تقدّمها الحالي بشكل موضوعي جدًّا، ومعرفة نواحي القصور في الشركة، إضافةً لتسجيل التقدم بشكل دقيق. وهنا يجب الأخذ بالحسبان أن يكون التقييم نابعًا من السعي لتقدّم المؤسسة، وليس التقييم على أساس النجاح الإداري الفردي فقط.

المبدأ الثالث: بناء ثقافة الخدمة

لا تكتفي المنظمات بتقديم خدمات جيّدة فقط، وإنما يجب أن تبني ثقافة عالية حول أي خدمة أو منتج عن طريق نشر الوعي. والأهم هو عدم اعتبار الخدمة مصلحة صافية للشركة، وإنما يجب أن تكون قائمة على أساس المنفعة المشتركة للمنتج والمستهلك أو المستفيد من الخدمة.

المبدأ الرابع: تكوين القادة

يعد مبدأ تطوير القائد من المبادئ الحاسمة، فهذا المبدأ معني باختيار وتطوير القادة الحاليين للمنظمة واختيار القادة المستقبليين من الموظفين في المؤسسة، لتأهيلهم لاستلام زمام الإدارة في النواحي المفوضة إليهم بما يحقق التميز المؤسسي.

المبدأ الخامس: التركيز على الرضا الوظيفي

في حال تعدد المستويات الوظيفية في المؤسسة، فمهما بلغت قوّة وإتقان الموظفين فيها، يمكن أن تنهار هذه القوة في حال وجود موظف واحد غير متفان في عمله، أو بسبب موظف واحد لا يشعر بالأمان الوظيفي. لذلك فأحد أهم مبادئ التميز المؤسسي هو العمل على تحقيق الدرجة القصوى من الرضا الوظيفي لتقليل معدل دوران العمالة داخل المؤسسة.

المبدأ السادس: بناء المساءلة الفردية

ماذا لو تمكنت من تحقيق الرضا الوظيفي، ولكن نسيت أن تعمل على بناء ثقافة أخلاقيات العمل داخل المؤسسة؟ في الواقع لن تستفيد من كلّ محاولاتك، فالأمر الأهم من مبادئ التميز المؤسسي هو أن تشعر العاملين بقيمة المساءلة الفردية ووجود روادع شخصية في العمل، مما يعني ضمان عدم حدوث أي مشكلة داخل البيئة الداخلية للمؤسسة.

المبدأ السابع: التوفيق بين الأهداف والسلوكيات والقيم

يجب أن تعمل أي منظمة بطريقة متناسقة بشكل كبير، فيجب أن تكون أهداف المنظمة مرتبطة بأهداف الأفراد عاملين كانوا أو مستهلكين. ثم أن السلوكيات داخل الشركة يجب أن تكون محددة وفق ضوابط أخلاقية وضوابط في العمل، ويجب عليك العمل على أسس التقييم والضوابط عند وضع سياسات العمل داخل شركتك.

المبدأ الثامن: التواصل على جميع المستويات

من أكبر الأخطاء التي تحدث في المنظمات الحديثة هو اعتمادها على مبدأ الاتصال العمودي، مما يزيد من السلطية داخل المنظمة ووضع اللوم على قسم محدد، دون معرفة عوامل الفشل. لذلك عليك الاهتمام بشكل كبير بتحسين قدرة الأقسام على الاتصال، فيما بينها على المستوى الأفقي والعمودي في نفس الوقت، من أجل تأسيس شركتك للوصول إلى مرحلة التميز المؤسسي.

المبدأ التاسع: إعطاء قيمة للنجاح

لا تدع أي عمل جيّد يضيع في شركتك، لكن حاول ملاحظة النجاح لدى أي موظف في الشركة، وحاول أن تجعل من هذا العمل والمكافأة دافعًا لدى الموظفين لإنجاز المزيد من الأعمال والنجاحات. والطريقة الأفضل لحفظ جميع الإنجازات في المؤسسة تكمن في إنشاء قسم خاص لها، فالتقدير الذي يحصل عليه العاملون في المؤسسة ينعكس إيجابًا على قدرتك بصناعة التميز المؤسسي في شركتك.

الاستراتيجيات الأساسية للتميز المؤسسي

في حال قدرتك على العمل للوصول بشركتك إلى التميز المؤسسي، عليك أن تتبع مجموعة من الأساليب المدروسة، التي من شأنها جعل مؤسستك في المكان الذي تريده، هي:

1. ضع خطّة شاملة وطويلة المدى

لا يمكن لأي مؤسسة أن تسير في أي اتجاه دون وضع الخطة. ولكن في حال سعيك نحو التميز عليك أن تضع خطّة مناسبة تراعي الإمكانيات المادية والبشرية لديك. ثم أن الخطّة يجب أن تكون قائمة على الأهداف المؤسسية مع الفهم العميق لقيم المؤسسة.

فلا يجب أن يكون وضع الخطّة المثالية حكرًا على إدارة واحدة، وإنما يجب أن تشارك جميع الأقسام في وضع الخطط العامة للمؤسسة لضمان أن جميع الأقسام تعمل بانسجام وتوافق فيما بينها.

2. تأكد من توفر الموارد التي تساعد المؤسسة على تحقيق الأهداف

مهما بلغ إتقان وضع الخطط، ومهما كانت فاعليتها، يجب أن تتوفر الموارد البشرية والمادية الكافية لتنفيذ هذه الخطة دون وجود أي عراقيل تعيق أهداف المؤسسة. لذلك عليك أولًا السعي لتوفير الموارد اللازمة لنجاح الخطط على الصعيد المادي أو عن طريق جذب الكفاءات البشرية بالشكل الصحيح لتعمل في مؤسستك. وثانيًا عليك الإشراف على إعداد الخطط داخل المؤسسة، واختيار الخطط الأكثر فاعلية بالنسبة لموقعك الحالي وليس فقط تبعًا لأهدافها البعيدة.

3. اسع للأداء الأفضل

من أهم مراحل السعي وراء التميز المؤسسي هو التأكد من المجهود والعمل المميّز الذي يقوم به الموظفون داخل الشركة. وفي حال اعتمادك على موظفين جدد داخل المؤسسة، يجب عليك أن تعرّفهم بشكل جيّد على أهداف المؤسسة وقيمها.

التأكد من الموظف المميز يكون عندما تربط فوائد الشركة بالفوائد الشخصية للموظّف. ومن بعدها يجب أن يتم تعريفه على مسؤولياته والأعمال المتوقعة منه، وتعريفه على نظام عمل الشركة بشكل عام. وأخيرًا، لا تنس السعي لتقديم أفضل تدريب وتأهيل العاملين في المؤسسة، من أجل ضمان قيامهم بالأعمال بأفضل شكل ممكن.

4. قيّم نتائجك النهائية لوضع الخطط الجديدة

أبرز النواحي التي يجب على أي قيادة في المنظمات العمل عليها، هي تقييم النتائج والأعمال، سلبًا أو إيجابًا مع إعداد التقارير الكاملة حول سير العمل والنتائج التي خلص لها. فالمسار المؤدي إلى التميز المؤسسي هو مسار دائري، ويجب عليك الرجوع لتقييم النتائج من أجل تحسين الخطّة التي تسير وفقها، ومن ثم العودة لتقييم النتائج مرّة أخرى وهكذا. لذلك حاول الاهتمام بعملية تقييم النتائج ولا تهملها.

5. إدارة التغيير

يمكن القول عن إدارة التغيير أنها واحدة من أهم مراحل التميز المؤسسي، فهذه القدرة على الإدارة يجب أن تكون موجودة منذ بَدْء المؤسسة. وهي القدرة على التعامل مع أي متغيرات داخلية أو خارجية على المؤسسة بشكل صحيح دون التوقف عن العمل، ودون تحويل طريقة العمل أو التأثير على أداء الموظفين والمؤسسة كليًّا.

كما يجب أن تمتلك أنت وجميع الأشخاص في المستويات الإدارية العليا القدرة على توضيح أسباب التغيير والفوائد التي ستجنيها المؤسسة بسبب التغييرات المتفق عليها، والأمر الحاسم في هذا الأمر هو مدى ثقة الموظفين والمستويات الإدارية بقدرة المؤسسة على التغيير بشكل صحيح.

ما هو الفرق بين الجودة والتميز المؤسسي؟

تسعى جميع الشركات حول العالم للعمل بأفضل شكل ممكن، ويحقق جزء كبير من هذه الشركات الأهداف المطلوبة منها لتصل إلى أعلى حد من الجودة. ولكن الفارق المهم هو أن الجودة هي قدرة المؤسسة على تنفيذ أعمالها بأفضل شكل ممكن تحت أفضل ظروف عمل، وهو ما يشترط وجوده في التميز المؤسسي، ولكن مع وجود فوارق أساسية.

فالتميز المؤسسي لا يسعى لخلق الجودة وحسب، وإنما يسعى لتقديم الميزات الإضافية عن الجودة بالنسبة للمستهلكين، والعمل على المميزات بالنسبة للعاملين والنظام الإداري. باختصار هو النواحي القادرة على إبهار العملاء بعد القيام بعملية الشراء أكثر من حدّ الرضا الذي يتطلع المستهلك إليه.

السعي بمؤسستك لتحقيق أفضل النتائج الممكنة، لا يمكن أن يكون طريقًا سهلًا كما أنه ليس وصفة سحرية، وإنما عليك أن تتبع العديد من التعليمات والخطط منذ ولادة المؤسسة وطوال فترة حياتها. وإذا أردت أن تصل بمؤسستك إلى مرحلة التميز المؤسسي، عليك أن تتعمق في فهم الإدارة بأكبر شكل ممكن، والعمل على تطبيق الأساليب التي تساعد شركتك لتكون بيئة مهيّئة للتميز.

الموظفون هم المحرك الأساسي لأي عمل، لذلك التعامل مع الموظفين وإدارتهم هو فن ومهارة ينبغي لأي مدير أو مسئول موارد بشرية اكتسابها لتكون مبنية على أساسٍ من المعرفة والخبرة، سواء كان العمل بالمقر أم عن بعد. لكن كيف يمكن التعامل مع المرؤوسين عن بعد؟

جدول المحتويات:

• مستقبل التعامل مع الموظفين عن بعد
• تحديات العمل عن بعد
• استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد
• 7 خطوات للتعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

مستقبل التعامل مع الموظفين عن بعد

العمل عن بعد هو مستقبل جميع الأعمال، وتشير جميع الإحصائيات والدراسات أن نسب الموظفين عن بعد في زيادة مستمرة، سواء كانوا جزء من نظام مختلط يجمع بين العمل عن بعد وبالمقر، أو عن بعد فقط. حدوث تلك القفزة في ذلك النوع من العمل بدأ في التطور حتى قبل ظهور جائحة كورونا.

طبقًا لدراسة تؤكد أن نسبة الموظفين عن بعد بنهاية عام 2022 ستصل إلى 31% من إجمالي عدد الموظفين حول العالم. ومن المتوقع أن تنمو نِسَب العمل عن بعد بين موظفي المعرفة Knowledge Workers، ممن يعملون في مجالات أساسها العلوم كالمبرمجين والمهندسين وغيرهم إلى نحو 51%.

كلما زادت تلك النِسَب، ظهرت الحاجة إلى وضع حدود واضحة للتعامل مع الموظفين عن بعد. مثلًا، حين يرى المدير أن أحد موظفيه يشعر بالملل، عليه أن يكلفه بمهمة جديدة مختلفة عن روتينه؛ ليعطيه فرصة للتعلم. التعامل مع الموظف السيئ لا يعني فصله مباشرةً وعدم إعطائه فرصة، هنا يجب على المدير إعطاؤه الإرشادات والتوجيهات التي ستساعده على الإنجاز بصورة أكبر.

طبقًا لإحصائية أعدتها مجلة هارفارد بزنس ريفيو شملت 215 مديرًا من 24 دولةً، عبّر فيها أكثر من 40% من المديرين عن اعتقادهم بأنهم غير قادرين على التعامل مع الموظفين عن بعد. في حين اتفق 38% منهم على عدم أداء الموظفين المهام بالكفاءة المطلوبة في حالة غيابهم عن مكان العمل. وبذلك نجد أن غياب الموظف عن المقر يولد الشك في نفس المدير ويقلل من ثقته بنفسه أيضًا.

إذًا مفتاح معضلة التعامل مع الموظفين عن بعد يكمن في بناء الثقة، وقبل أن يضع المدير استراتيجية للإدارة أساسها الثقة، عليه أن يدرك التحديات التي يواجهها موظفيه أثناء العمل عن بعد.

تحديات العمل عن بعد

أولًا: تحديات يواجهها الموظفون

يتسم العمل عن بعد بالكثير من المرونة والراحة، حيث يعمل الموظف مرتديًا ملابس أقل رسمية، ويجلس على مكتبه المريح، وغيرها من المميزات. رغم ذلك، رصد المكتب القومي للأبحاث الاقتصادية National Bureau of Economic Research، من خلال ورقة بحثية، ظاهرة تسلل العمل إلى وقت الراحة.

شملت الورقة البحثية متابعة أكثر من ثلاثة ملايين موظفٍ يعملون خلال 21 ألف شركة، وتضمنت عدة رسوم بيانية، أهمها كان الرسم البياني الخاص بفترة يوم العمل، والذي أظهر حدوث زيادة في تلك الفترة مباشرةً بعد الحظر الكامل الخاص بجائحة كورونا. الجدير بالذكر، فترة يوم العمل هي تلك الممتدة بين استقبال أول رسالة إلكترونية وآخر رسالة إلكترونية.

بالإضافة إلى اختلاط العمل بالراحة، يوجد تحدي آخر وهو الشعور بالوحدة، خاصةً لو الموظف يقيم وحيدًا بالمنزل. تلك التفاعلات الموجودة بالمكتب كثيرًا ما كانت تكسر حلقة الضغط والتوتر، فالإنسان اجتماعي في الأصل.

عند وضع إحدى استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد، يجب مراعاة المدير لحياة الموظف الشخصية فلا يطغى العمل عليها، كما يجب أن يوفر طريقة تحسن التواصل بين الأفراد، مما يؤدي إلى تحسين بيئة العمل عن بعد.

ثانيًا: تحديات يواجهها المديرون

حدود التعامل مع الموظفين تكون واضحة بالمكتب، ومع ذلك، حين ينتقل الموظف إلى المنزل، تصبح تلك الحدود مبهمة إلى حدٍ كبير، ويرجع ذلك إلى التحديات التي يواجهها كلا الطرفين، فيواجه المدير أيضًا تحديات منها:

1. انخفاض الثقة

تتولد الثقة تلقائيًا أثناء بناء الفريق، ولذلك حينما تقل الثقة لعدم وجود الموظفين في المكتب طوال الوقت؛ فذلك يعني عدم بناء الفريق بالشكل المطلوب. رغم ذلك، يسهل تخطي تلك المشكلة، فالعمل والإنتاجية يصبحان الحَكم في النهاية.

2. صعوبة التواصل

قد يكون التواصل أحد أخطر المشكلات التي يواجهها المديرون. في المكتب، يتواصل المدير مع الموظف من خلال استدعائه إلى مكتبه أو من خلال الهاتف الداخلي. أما في العمل عن بعد، قد يصبح التواصل أبطأ قليلًا ويحتاج إلى مزيد من الوقت لتحديد الميعاد المناسب. لذا، وضع خطة تحتوي على مبدأ تنظيم التواصل مع الموظفين عن بعد يعد خطوة أساسية باتجاه إدارة ناجحة للعمل.

3. غياب عوامل التحفيز

الحفاظ على تواصل قوي من أهم مهارات التعامل مع الموظفين، ولكنه لا يجعل الرؤية واضحة بالشكل الكافي، ودائمًا ما يشعر المدير بحدوث نقص بالمحفزات الخاصة بالعمل، وهو تحدي يتحتم عليه مواجهته والعمل على رفع الروح المعنوية للفريق.

كمثال، يمكن إرسال الرسائل الإلكترونية غرضها الأساسي الثناء وشكر الموظفين والاطمئنان على صحتهم، وبذلك يكون الاهتمام بالموظف أحد عناصر توفير الأمان الوظيفي وتحفيز العاملين.

استراتيجيات التعامل مع الموظفين عن بعد

كما تراعي الاستراتيجية التحديات الأساسية عليها أن تواجه التعامل مع الموظف المتذمر، والموظف السيئ وكذلك الموظفين الجدد، وتكافئ الموظفين الجادين وغيرها من الأمور. وهي بذلك تسير بالتوازي مع أسلوب التعامل مع الموظفين في مقر العمل.

1. التعامل مع الموظفين الجدد

موظف حديث العهد بالشركة عيّنَه قسم الموارد البشرية لمؤهلاته ومهاراته الصالحة للتطبيق بالوظيفة، ولكن هذا لا يعني أنه يعرف كل شيء، فهو لا يزال في حالة تعلم دائمة عن الشركة ونظمها وطرق العمل بها. لذا، العمل عن بعد لن يمثل فكرة مريحة بالنسبة له، فإنْ كان يشعر بشيءٍ من التيه بين أروقة العمل بالمقر، فذلك التيه سيزداد مع العمل عن بعد.

دعم الموظفين الجدد يحتاج إلى تكليف أحد الموظفين القدامى ليكون مرشدًا له، حيث يوجهه إلى الصواب ويساعده على حل أي مشكلة يواجهها، بلا شك ذلك المرشد لن يستهلك كل وقته في متابعة الموظف الجديد، فهو لديه مهام أخرى يؤديها، لذلك يتحتم على الشركة توفير تدريب خاص للموظفين الجدد.

سيكون تدريب الموظفين الجدد عن بعد عبارة عن محاضرات مسجلة أو مباشرة على الإنترنت مع اختبارات ومهام تؤكد وصول المعلومة، تهتم فيها الشركة بشرح السياسات الخاصة بالعمل عن بعد ووسائل التواصل مع الرؤساء والزملاء وغيرها. كما أن تكليف الموظف الجديد بمهمة، يكون مسئولًا عنها بالكامل، من الأمور التي تعزز ثقته بنفسه وتنمي من مهاراته، وتساعده على الاندماج بصورة أكبر في بيئة العمل عن بعد.

2. التعامل مع الموظف المتذمر

الحفاظ على نقطة الاتصال بين المدير والموظف عن بعد يجعل المدير على دراية تامة بما يجري، فمن خلال تحديد مواعيد للتواصل، مثلًا مع بداية أسبوع العمل، لمراجعة المهام وموعد آخر لمراجعة نِسَب التقدم بكل مهمة قرب نهاية الأسبوع. من خلال هذا الأسلوب، سيسهل على المدير أو مسئول الموارد البشرية ملاحظة أي مشكلات، ومنها عدم رضا الموظف.

قبل اتخاذ أي إجراء، يجب عقد اجتماع مع الموظف باستخدام وسيلة الاتصال الافتراضية المناسبة، يعرض فيه الموظف أسباب استيائه، وبعد تحليل المشكلة يرجع المدير إلى سياسات الشركة ويوازنها بتصرفه، هل هو متوافق مع سياساتها أم يخالفها ويحق للموظف إبداء اعتراضه؟

3. التعامل مع الموظفين المجتهدين

هناك الكثير من الموظفين المجتهدين ممن يجدّون بالعمل لإثبات ذواتهم. وكجزء من عملية التحفيز ينبغي للمدير مكافأتهم بما يتناسب مع طبائعهم وميولهم، قد تتراوح المكافآت ما بين الحصول على هدية مادية كإرسال طرد يحتوي على درع مسجل عليه اسم الموظف، وقد تكون الهدية عبارة عن تدريب مدفوع من قِبل الشركة لتطوير الموظف.

7 خطوات للتعامل مع الموظفين عن بعد بفاعلية

هناك مهارات عدة يجب مراعاتها أثناء التعامل مع الموظفين عن بعد، وبعد تعيين التحديات التي سيواجهها الموظفون عن بعد والمديرون، وبعد وضع الخطوط الرئيسية للتعامل مع الموظفين تبعًا لسلوكهم، حان الوقت لبيان حدود التعامل مع الموظفين التي تراعي كل ما سبق:

1. ضع استراتيجية تواصل داخلي

تؤدي قلة التواصل إلى إنتاجية أقل واندماج أقل للموظف مع أهداف الشركة، ومرور الموظف بتجربة عمل سيئة تؤدي في النهاية إلى استقالته. هذا هو التنبيه الطارئ الذي يدفع المديرون إلى تخطيط استراتيجية تواصل داخلية.

استراتيجية التواصل الداخلية تحتاج إلى تحديد الوسيلة المثالية للتواصل مع الموظفين، يليه تحديد الأهداف التي ستعمل تلك الوسيلة على تحقيقها، ثم تعيين المحتوى الذي يترك أثرًا ويدفعهم للتفاعل بصورة أكبر، وضبط أفضل المواعيد للتواصل، وأخيرُا وضع المؤشرات التي توضح نجاح أو فشل تلك الاستراتيجية.

2. اتقن التواصل الاستباقي

لازمت مشكلة التواصل رحلة العمل عن بعد، ولتوفير الكثير من الوقت، على المدير معرفة الأسئلة والمشكلات التي من الممكن أن تواجه الموظف في أثناء عمله والإجابة عنها، مما يجعل الإنتاجية في أعلى معدلاتها، وهي تعتمد على تحليل الموقف باستمرار للتنبؤ بالتحديات التي ستواجه الموظف بالمرحلة القادمة.

يحتم على المدير أيضًا التركيز على السبب وراء كل مهمة يكلف بها فريقه وليس محتويات المهمة وطرق أدائها، لأن السبب يعد أحد أهم المحفزات التي تساعد الفريق على استكمال العمل مهما كان مرهقًا، أما ضياع السبب يضع الفريق في حالة استنزاف للطاقات والوقت غير المفهوم.

3. عبر عن الثقافة التنظيمية

لا ترتبط الثقافة التنظيمية لأي شركة بمقرها فقط، حيث ترافق العمل حيثما يذهب. فإذا كانت الشركة تؤمن بالثقافة السوقية، على المدير خلق روح المنافسة بين أفراد فريقه بطريقة إيجابية، تساعد على إنجاز العمل وإنهائه بالكفاءة المطلوبة.

تعريف الفريق بالثقافة التنظيمية بالشركة وإرشادهم لاتباعها لمن الأمور الشاقة والمرهقة داخل الشركة، ولذلك سيحتاج ذلك النشاط مجهود مضاعف خارجها، وسيكون ذلك من خلال عقد اجتماعات مكثفة مع الموظفين باستخدام أحد وسائل التواصل الافتراضية، كما سيحتاج إلى إجراء محادثات ذات طابع عفوي للتناول جوانب تلك الثقافة.

4. حدد استراتيجية بناء الثقة

يسهل على المدير بناء الثقة مع الموظف حين يكون التعامل وجهًا لوجه، ولكن مع التعامل مع الموظفين عن بعد تظهر المشكلة بقوة. قد تكون مسابقات بناء الفرق حلًا مقبولًا عند بعض الشركات بينما يصعب على غيرها تنفيذ ذلك.

دائمًا ما تحتاج الثقة إلى الشفافية، فالتقييم المتبادل أحد الحلول التي توضح ذلك الهدف، كما أن وجود روزنامة مشتركة بين الموظفين والمدير تحدد المواعيد المتاحة للعمل والتواصل، كذلك تحدد المواعيد التي يصعب التواصل فيها لأسباب شخصية كزيارة الطبيب وغيرها.

بناء الثقة لا تظهر ثماره بين ليلة وضحاها، فهو يعتمد على المتابعة والصبر وإعطاء المزيد من الفرص من قِبل المدير للموظف عن بعد. فإذا كان المدير من الناس الذين يفضلون متابعة التفاصيل الدقيقة التي يقوم بها الموظف خلال عمله، فلن تكون هناك فرصة لذلك بالنسبة للموظفين عن بعد، ويصعب عليه تحقيق تلك الحالة.

5. تذّكر أنهم جزءٌ من الشركة

ينبغي لك تذكير الموظفين دائمًا بأنهم جزء أصيل من الشركة، يمكنك تطبيق ذلك بطريقة مباشرةً من خلال الرسائل الإلكترونية التي تهنئ أحدهم بمرور ثلاث أشهر على تعيينه بالشركة مثلًا، وبطريقة غير مباشرة من خلال إرسال التحديثات الدورية الخاصة بالشركة من سياسات أو قرارات لإعلام الموظفين عن بعد بها.

التقدير من الاحتياجات الأساسية للإنسان طبقًا لهرم ماسلو، لذلك يجب على المدير أثناء التعامل مع الموظفين عن بعد إظهار الاهتمام بهم كجزء من واجباته بنفس قدر الاهتمام الذي يرسله إلى الموظف الموجود بمقر العمل.

6. اربط الواحد بالكل

في رأي كثيرٍ من المديرين، دعوة الموظفين عن بعد إلى المقر أو مكان للاجتماع، في حالة تواجدهم بنفس المدينة، يساعد على ربط كل موظف بالكل والكل بالشركة. ويجب أن تستغل تلك الاجتماعات أحسن استغلال من حيث تدريب الموظفين على مهارة جديدة والتعامل مع الموظفين عن بعد وجهًا لوجه بدلًا من الوسائط المستخدمة بالغالب.

بعد تحضير المدير أو مسئول الموارد البشرية لأسلوب التعامل مع الموظفين عن بعد وتغطيته لجميع الجوانب الحرجة، حان الوقت إلى إدارة الموظفين عن بعد لأول مرة، وليثبت المدير كفاءة أسلوبه في التعامل مع المرؤوسين عن بعد.

7. قيّم أداء الموظفين عن بعد

لن ينتظر المدير وقوع مشكلة ما حتى يقر أن أداء ذلك الموظف سيء، ولكن عليه من البداية توضيح ما ينتظره من الموظفين عن بعد، سواء كان ذلك عدد ساعات، إنتاجية أم جودة، فإن أنهى أحدهم مهمة لم تقابل المعايير المطلوبة عليه إثارة الانتباه تجاه تلك النقطة منعًا لتكرارها.

يظل العمل عن بعد في زيادة مستمرة، ولذلك فإن فن الإدارة والتعامل مع الموظفين عن بعد في حاجة دائمة للتطوير والتعديل بما يناسب الموظفين وروح العصر واحتياجاته. يمكنك دومًا توظيف أفضل الكفاءات والمواهب التقنية العربية عن بعد عبر منصة بعيد، أعلن عن وظائفك الشاغرة الآن.

يحتاج تأسيس أية شركة إلى توظيف الأفراد وإدارة المال وهي عناصر مادية يسهل تنظيمها، ولكن هناك الثقافة التنظيمية للشركة التي تمثل عناصر معنوية، تظهر في شكل أفعال وممارسات قد تؤدي إلى نجاح الشركة أو فشلها. فما هي الثقافة التنظيمية؟ وكيفية بناؤها في شركتك؟

ما هي الثقافة التنظيمية Organizational Culture؟

تُعد جزء لا يتجزأ من أي مكان عمل، فهي تشمل القيم والسلوكيات والأهداف والرؤية المشتركة والمُحرمات التي تكوِّن بيئة العمل وتخلق روح الشركة، وهي أحد الأسباب الرئيسية لنجاح أو فشل الشركة. ثم أنها تنعكس في النهاية على قرارات الشركة الداخلية وتفاعلاتها مع سوقها المستهدف.

أهمية الثقافة التنظيمية

تؤثر تأثيرًا جوهريًا في معدل دوران الموظفين داخل الشركة، فوفقًا لاستطلاع أجراه برنامج ماجستير إدارة الأعمال بجامعة بولاية واشنطن، فإن طلاب الجامعات سيقبلون الالتحاق في وظائف براتب أقل من الراتب التقليدي بنسبة 7%، إذا كانت الشركة تؤمن بالمبادئ ذاتها التي يؤمنون بها.

وفي دراسة أخرى أعدتها جامعة كولومبيا، تقل نسبة الدوران في الثقافات التنظيمية القوية إلى 13.9% وترتفع في الثقافات الضعيفة إلى 48.4%، يحدث ذلك سواء كان الموظف يعمل بالمقر أو عن بُعد.

من ناحية أخرى ورغم أن الثقافة التنظيمية قد تظهر كعنصر داخلي، لا يستطيع الإلمام به إلا من يكون داخل ذلك الكيان، ولكن في الواقع هي تنتقل إلى الخارج أيضًا، حيث يتأثر بها العميل عبر التسويق الجيد، يمكنك تصدير ثقافة شركتك بواسطة قصة ملهمة تجعل العملاء يرتبطون أسرع مع المنتج الذي تقدمه.

فكل خطوة للعميل قبل وأثناء وبعد عملية الشراء، هي تجرِبة تثبت الشركة من خلالها مدى تطبيقها للمبادئ التي تؤمن بها ونجاح الثقافة التي تديرها، لذلك قد يبدأ البعض بناء الثقافة التنظيمية من القمة حيث يوجد المستخدم النهائي End User، ثم يعودون إلى الخطوات التي تسبق القمة ليصلوا في النهاية إلى أساس الثقافة التنظيمية التي يريدنها.

ما هي مكونات الثقافة التنظيمية؟

هل تَصوُر صاحب العمل عن هذه الثقافة يتضمن ألعاب ترفيهية لكسر الرتابة وجعل الموظفين أكثر سعادة؟ أم يتكون تَصوُره من خلق بيئة تشبه الفصل الدراسي في هدوئه وانضباطه؟ هل تهدف لخلق بيئة بها مزيدًا من الود أم تبني حدودًا صارمة بين الزملاء؟ مكونات الثقافة التنظيمية هي ما تحكم ذلك.

1. الرؤية المشتركة

تستهلك عملية بناء الثقافة التنظيمية الكثير من الوقت والجهد لتصبح ثابتة الأركان، ولكنها تبدأ بوضع رؤية وهدف واضح للشركة الناشئة. بواسطة هذه الرؤية ستتمكن الشركة من تحديد الاتجاه الذي ستسلكه للوصول إلى الوجهة المنشودة.

إذا غابت الرؤية سيصعب على الموظفين العمل معًا، فهم لا يرون الهدف المقصود من كل ذلك، ثم أن وجود الرؤية يساعد على استكمال العمل ودفع مزيدًا من الطاقات في حالات الركود والأزمات.

ينبغي لك إثارة سؤال هام: هل يفهم جميع الموظفين رؤية الشركة والخطوات المطلوبة من كلٍ منهم لإنجاز جزء من المهمة الكبرى؟ لذلك يعد الوضوح الصفة الأساسية التي ترتبط بنشوء الشركة، لأنها ما ينطلق منها العمل إلى المرحلة التالية.

2. القيم والسلوكيات

هي المبادئ الأخلاقية والاجتماعية التي تؤمن بها الشركة، وتعمل على تطبيقها بواسطة مجموعة من الفعاليات والأنشطة التي تعدّ البَذْرَة أو الفعل الذي تقوم به الشركة ليتحول إلى رد فعل أو سلوكيات سائدة بين أفراد العمل، وبذلك ترجمت الشركة القيم في النهاية إلى سلوكيات تسير في الاتجاه الصحيح الذي يستهدف الثقافة التنظيمية المطلوبة.

3. التقاليد

هي مرحلة متقدمة، حيث تتحول جميع السلوكيات من الفردية إلى الجماعية، فبدلًا من أن يستوعب الثقافة التنظيمية عدة أشخاص يمثلون نسبة من الموظفين، تتحول درجة الاستيعاب إلى نسبة تتخطى الـ 90% من الموظفين، فيجد صاحب العمل أن جميع موظفين على درجة عالية من الإلمام بالثقافة التنظيمية، وتتحول السلوكيات الفردية إلى تقاليد ثابتة في مجتمع الشركة الصغير.

قسم الموارد البشرية من أهم الأقسام التي تدعم الثقافة التنظيمية، حيث يوظف أفراد تتوافق مهاراتهم وسلوكياتهم مع تقاليد الشركة ومبادئها، وذلك بعد فهم موظفي الموارد البشرية لتلك التقاليد بتكرار عملية التوظيف للأفراد، وفصل الموظفين الذين أظهروا قدر غير كافٍ من الكفاءة. توفر التقاليد تجرِبة خاصة للموظف في بيئة شركته لتكون جزء من هُوِيَّة الشركة، والتقاليد هي التي ترسم الخطوط الفعلية الرئيسية التي تسير عليها الشركة بواسطة رؤيتها باتجاه هدفها.

4. الأدوات

هي تلك الأدوات التي تدعم الثقافة التنظيمية وجميع عناصرها، قد تكون السياسات والممارسات التنظيمية داخل الشركة أداة هامة، ولكن التقنية الحديثة هي الأهم في الوقت الحالي، فهي التطبيق العملي لما تؤمن به الشركة.

مثلًا، تلعب أنظمة التسجيل السحابي دورًا بارزًا في خلق مرجع وسجل لكل مهمة أو خطوة تنفذ، وتعمل على دعم الرؤى والمهام وغيرها من عناصر الثقافة التنظيمية، فيمكنك معرفة كيف تصرفت الشركة مع أخطائها وزلاتها، والممارسات الإدارية التي أثبتت فشلها والأخرى التي حققت إنجازات، وبذلك تكون طريقة التعامل جزء من الثقافة التنظيمية.

4 أنواع أساسية للثقافة التنظيمية

قد تؤمن الشركة بالاستقلالية وأهمية وضع الفرد لبصمته الخاصة التي تمثل شخصيته المستقلة في كل مهمة ينفذها، فهو الذي ينظم مهمته ووقته بناءً على الوجهة المستهدفة للشركة، إذًا تلك هي ثقافة تنظيمية خاصة بالشركة، ولكن توجد بالطبع ثقافات تنظيمية أخرى. حسب دراسة أجراها “روبرت كوين” و”كيم كاميرون” أستاذي إدارة الأعمال بجامعة ميشيغان، توجد أربع أنواع تشمل الثقافة التنظيمية، وهي الذي تغلب معظم الشركات في مختلف المجالات، هي:

النوع الأول: الثقافة القبلية Clan Culture

هي الثقافة التي يغلب عليها الطابع العائلي، حيث يحترم الأفراد بعضهم البعض، وينظرون إلى القادة والمدراء كقادة روحيين لتلك العائلة. تركز كأي عائلة على احترام التقاليد والإخلاص لها والمحافظة على التقاليد الموروثة، دون النظر إلى مدى مناسبتها لروح العصر أو إن كان يشوبها بعض الخطأ.

كما ترفع تلك الشركات من مكانة قسم الموارد البشرية ليكون الأعلى بين الأقسام المختلفة، حيث يعتمد القسم استراتيجيات طويلة المدى، لخلق روح الفريق المطلوبة لتطبيق الثقافة التنظيمية السائدة.

النوع الثاني: ثقافة الأدهوقراطية Adhocracy Culture

هي ثقافة تنظيمية تعتمد على البحث عن الجديد وخلق أفكار مختلفة تناسب احتياجات العصر، فتوظف الشركة أفرادًا مبدعين قادرين على حل المشكلات وصناعة البدائل. يسود هذا النوع المؤسسات الصناعية والشركات ذات الطابع التقني.

النوع الثالث: الثقافة السوقية Market Culture

تؤمن بخلق الروح التنافسية بين أفراد العمل في القسم الواحد وكذلك القادة في الأقسام المختلفة، لأنها ترى أن التنافس يولد الإبداع ويجعل الشركة تحصل على نتائج أعلى وأفضل من المتوقع. فيكون قياس الجهد المبذول والإنتاجية مبنيًا على أساس أرباح الشركة والنسبة المقدرة التي تمثلها تلك الأرباح من السوق كاملًا.

تُعد الثقافة السوقية الأكثر عملية بين كل الثقافات، فيغلبها الأرقام والتحليلات والإحصائيات ومؤشرات قياس الأداء KPIs، وغيرها من المؤشرات التي تسجل مدى اقتراب الشركة من أهدافها.

النوع الرابع: الثقافة الهرمية Hierarchy Culture

النظام الهرمي الذي يكوِّن هيكل الشركة هو أساس تلك الثقافة، حيث يصدر المدير قرارات يحولها النائب إلى مهام متعددة يوزعها على الأقسام، ويتولى قيادة قائد كل فريق مهمة تقسيم المهام إلى مهام أصغر يكلف بها أفراد فريقه.

إذ تبحث عن تنفيذ المهام وتطبيق الأساليب بطريقة سليمة منعًا لحدوث أي خلل بالنظام، عند حدوث مشكلات تلجأ الشركة إلى أسلوب محدد لحلها لا تحيد عنه، وبذلك تؤسس نظام بيروقراطي بحت قد يقلل من إسهام الإبداع وخلق في الشركة.

ما هي درجات الثقافة التنظيمية؟

أعد “إدغر شين Edgar Schein” الأستاذ السابق بكلية سلون للإدارة في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، نموذجًا تفصيليًا لمستويات الثقافة التنظيمية الثلاثة، وذلك النموذج مبني على الملاحظة والمتابعة، وسماها بالمستويات ليعبّر عن مدى وضوح البُعد الثقافي للرائي، هل ذلك البعد محسوس وواضح للعلن أم ضمني غير مرئي، أم ما بين الحالتين؟

1. المصنوعات الثقافية

المصنوعات هي عناصر ملموسة تمثل الثقافة التنظيمية، تكون ظاهرة للعيان دون الحاجة إلى توضيح أو إثبات، وتشمل صفات المقر الرئيسي للشركة، من حيث المكاتب وتنظيمها وموقع المقر، والأنشطة والفعاليات التي تهتم وتشارك بها الشركة، والزي الرسمي وغيرها من الصفات.

2. القيم المتبناة

هي القيم والأهداف التي تعلنها الشركة لتكون جزء من صورتها بسوق العمل، والمرجع الذي تعود إليه في تفاعلاتها مع موظفيها. لذلك هي تشمل شعار الشركة التي يمثلها ونص المهمة التي تحمله الشركة على عاتقها، وكذلك نص رؤية الشركة، كما تعدّ القيم المتبناة الأساس الذي يُلهم الموظفين في عملهم.

3. الافتراضات الأساسية

هي الجوهر الأساسي للثقافة التنظيمية، الذي قد تضحي الشركة بكل ما تملك للحفاظ على تلك القيمة. كلا المستويين: القيم المتبناة والافتراضات الأساسية، قيم تؤمن بها الشركة، ولكن الفرق أن الأولى تعلنها الشركة لتكون القشرة الخارجية لها، والأخرى هي الجوهر الصلب الذي لا يمكن تبديله أو تغييره لأنه جزء من الكيان.

3 نصائح لتعزيز الثقافة التنظيمية بشركتك

هناك ثلاث نصائح يمكن تطبيقها لتحسينها وتطويرها باستمرار، وتصلح تلك النصائح مع الثقافات التي تهتم بالفرد كجزء من الشركة وتعمل على انسجامه مع بيئة العمل بصورة أكبر، وهي كالتالي:

أولًا: التعاون المستمر مع قسم الموارد البشرية

تُعدّ مهارة التواصل مع القسم موارد البشرية مهارة هامة لتطبيق الثقافة التنظيمية المناسبة التي تتماشى في سياق واحد مع أهداف الشركة، لأنه هو القسم الذي يوظف الأفراد المناسبين من الناحية الفنية والمهارات، وأيضًا من ناحية قابليتهم للثقافة التنظيمية السائدة بالشركة.

ومع مرور الوقت يتابع هؤلاء الأفراد من ناحية الإنتاجية، وطريقة تعاملهم مع الثقافة التنظيمية، ثم يحلل الموقف من عدة نواحي: ما أثرها على الإنتاجية؟ وما النِّقَاط التي تحتاج إلى تطوير لتجعل العمل أكثر إنتاجية؟ وما العناصر التي يمكن إضافتها إليها؟

ثانيًا: خلق توازن عملي بين الحياة والعمل

واجهت أغلب الشركات الحظر في وقت انتشار جائحة كورونا Covid-19، ورغم وجود العمل عن بعد كنظام قائم تعتمده الشركات منذ سنوات، إلا أن الأمر دفع الشركات إلى توجيه المزيد من الاهتمام نحو تحسين بيئة العمل عن بعد. في الوقت نفسه، زاد اهتمام الأفراد اتجاه حياتهم الشخصية والاجتماعية، وصار التعامل مع أفراد الأسرة أكثر قربًا نتيجة البقاء في المنزل أغلب الوقت.

هذا يجعل الموظفين بحاجة إلى التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية ليكونوا أكثر استقرارًا نفسيًا، لذا خلق توازن صحي للموظفين بين العمل وحياتهم الشخصية بحيث يكون جزءًا من الثقافة التنظيمية للشركة، هو أمر غاية في الأهمية ويصب في صالح الشركة في نهاية المطاف.

ثالثًا: جمع المزيد من الآراء بانتظام

وفقًا للاستطلاع الذي تحدثنا عنه سابقًا، فإن الموظفين السعداء بالثقافة التنظيمية للشركة هم أكثر إنتاجية بنسبة 31% من غيرهم، لذلك يجب أن تتساءل: كيف يرى الموظفون الثقافة التنظيمية السائدة؟ يهدف طرح هذا السؤال إلى خلق بيئة أكثر تطورًا تخدم جميع الموظفين وتساعدهم على العمل، فالاستماع إلى المزيد من المقترحات لتغيير بعض العناصر قد يساعد.

خلق ثقافة تنظيمية أمر يستهلك كثيرًا من الوقت والجهد، وهو عملية طويلة الأمد تحتاج إلى الصبر لتصبح في النهاية أحد عناصر هيكل الشركة التي تجعلها ثابتة الأركان، وعليك اختيار النوع المناسب لشركتك ليكون عاملًا للنجاح لا الفشل.

مؤشرات الأداء الرئيسية Key Performance Indicators أحد المكونات الهامة في تتبع أداء الشركات وقياس قدرة كل قسم من أقسامها على إنجاز المهام والمسؤوليات المنوطة به بالشكل الأمثل، لتحسين مستوى أعمالها من كافة الجوانب. تتعدد مؤشرات الأداء الرئيسية وفقًا للهدف المرغوب منها، ومن أبرزها مؤشرات الأداء الوظيفي.

جدول المحتويات:

• مفهوم مؤشرات الأداء الرئيسية
• استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية
• أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية في عمل الشركات
• تصنيفات مؤشرات الأداء الوظيفي
• نصائح لوضع مؤشرات الأداء الوظيفي في شركتك
• كيفية قياس مؤشرات الأداء الوظيفي بالشكل الأمثل

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟

تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs مجموعة من القيم الذي توضح قدرة الشركة على تنفيذ مهامها، والوصول إلى الأهداف الرئيسية التي تساهم بتحقيق فوائد مستقبلية تساهم في نجاح فريق العمل والشركة، وتساهم في تزويد أصحاب القرار بالبيانات اللازمة لإجراء التحليلات المناسبة، والتركيز على الأمور الأكثر أهمية.

ما يتم قياسه، يتم إنجازه – بيتر دراكر، خبير اقتصادي

تكمن صعوبة اعتماد الشركات على مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs في وجود عدد هائل من هذه المؤشرات، وبالتبعية عدم القدرة على اختيار المناسب منها. ما قد يسبب تحديات للشركة عند قياس بيانات كثيرة لا داعي لها، أو اختيار مؤشرات أداء بسيطة لا تقدم بيانات قيّمة لقياسها والاعتماد عليها في أخذ القرارات.

عندما يكون الفريق الإداري قادرًا على فهم طبيعة عمل الشركة، والدخول في تفاصيل الأنشطة التي تعمل من خلالها، واختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لهذه الأنشطة، تستطيع الشركة خلق مِيزة تنافسية تتفوق بها عن باقي الشركات المنافسة في السوق المستهدف.

استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية

تختلف استخدامات مؤشرات الأداء الرئيسية لتشمل جميع جوانب الشركة، وعلى مختلف الأصعدة الإنتاجية وغير الإنتاجية، إذ تساهم هذه الاستخدامات بوضع تصور حقيقي يتيح لأصحاب القرار أخذ القرارات المناسبة التي تلائم عمل الشركة وفقًا لهذه المؤشرات.

أولًا: أدوات أساسية لصنع القرار

ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية ارتباطًا وثيقًا بمختلف مفاصل الشركة، استنادًا للمؤشرات المنتقاة التي تساعد في تحديد الإجابات على التساؤلات الهامة فيما يتعلق بأعمال الشركة، واتخاذ القرارات المناسبة استنادًا للإجابات التي تقدمها هذه المؤشرات.

ثانيًا: أدوات توجيهية

تستخدم المستويات الإدارية في الشركات مؤشرات الأداء الرئيسية كأداة توجيه مفيدة في تحديد مسار الشركة نحو تحقيق أهدافها، وتحديد أماكن الانحراف في حال وجوده. تسلط مجموعة مؤشرات الأداء الرئيسية -المنتقاة بشكلٍ صحيح- الضوء على العناصر الأساسية للأداء، والتركيز على العناصر التي تحتاج إلى متابعة واهتمام.

ما أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية في عمل الشركات؟

تمثل مؤشرات قياس الأداء الوسيلة الأهم التي تحدد دعم فرق العمل لأهداف الخطة الخاصة بالشركة، إذ تساعد على مقارنة العمل المنفذ مقابل العمل المطلوب وفق الخطة، وتحديد أوجه التقصير في تنفيذ العمل في حال وجوده.

1. إجراء فحص دوري لأنشطة الشركة

تتيح مؤشرات قياس الأداء إجراء فحص حقيقي لجميع نشاطات الشركة، والتعرف على أماكن الخلل في أداء المهام، ورفع المعلومات المرتبطة إلى المسؤولين للاطلاع على نتائج هذا الفحص، وتقديم التقارير المناسبة لهما فيما يتعلق بالأنشطة المقيسة وِفق المؤشرات.

2. تحديد التعديلات الضرورية للأعمال

يمكن أن يساعد قياس مؤشرات الأداء في تحديد جوانب النجاح والفشل، وهذا ما يتيح لأصحاب القرار اتخاذ الإجراءات اللازمة لرفع فرص النجاح وتخفيض احتمالات الفشل في تنفيذ المهام، وتحقيق الأهداف الكبرى للشركة.

3. التأكد من تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح

يعد تتبع تأدية المسؤوليات بالشكل الصحيح أحد أهم الصعاب التي تواجه إدارة الشركة، نظرًا لتعدد مهام الشركات، ووجود روابط معقدة بين هذه المهام. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية المعايير المناسبة للتأكد من قيام أعضاء الفرق بمسؤولياتهم على أكمل وجه وأسرع وقت ممكن.

4. ضمان التوجيه الصحيح لفريق العمل

مهما كان النوع المعتمد من أنواع مؤشرات قياس الأداء في الشركة، فإن المؤشرات تضمن وضع فرق العمل على الطريق الصحيح المناسب لتحقيق متطلبات وأهداف الشركة بأقصر وقت وأقل تكلفة، وأعلى جودة ممكنة.

ما هي تصنيفات مؤشرات الأداء الوظيفي؟

تمتلك مؤشرات الأداء الوظيفي أهمية إضافية عند تقييم العمل المؤسسي للشركة، إذ تعد القسم الأهم في إدارة شؤون الموظفين وطريقة عملهم بما يحقق المنافع للشركة. تتعدد مؤشرات الأداء الوظيفي المستخدمة من قِبل فرق الموارد البشرية في الشركات لتصل إلى عشرات المؤشرات، وتختلف أساليب استخدام هذه المؤشرات حَسَبَ طبيعة المعلومات المطلوب تحليلها، إلا أن هناك أربع تصنيفات رئيسية هي:

أولًا: مؤشرات تعويضات الموظفين

يدل مؤشر أداء تعويضات الموظف على ما يكسبه الموظف من ميزات تشجيعية تساعد في تحسين أدائه الوظيفي، الذي يحسّن بدوره الأداء الكلي للشركة. يمثل مؤشر مصاريف الرعاية الصحية لكل موظف على رأس عمله أحد الأمثلة عن هذا النوع من المؤشرات، إذ يوفر المعلومات اللازمة للشركة عن مدى شمولية خُطَّة الرعاية الصحية المعتمدة للموظفين العاملين.

ثانيًا: المؤشرات المرتبطة بثقافة الشركة

تشمل ثقافة الشركة القيم والعادات والأهداف والأفكار، حتى الرسالة التي تظهر هُوِيَّة الشركة وتنظم أعمالها. تحتاج الشركة إلى مؤشرات أداء رئيسية تقيس التزام موظفي الشركة بثقافتها، من المؤشرات المعتمدة في هذا التصنيف هو النسبة المئوية للإجازات المستخدمة من قِبل الموظف، إذ تُظهِر التوازن بين رغبة الموظفين في العمل لدى الشركة، وبين التزاماتهم الحياتية خارج إطار الشركة.

ثالثًا: مؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بالتوظيف

ترتبط هذه المؤشرات بآلية وطرق التوظيف في الشركة، وتعطي تصوّرًا دقيقًا عن خُطَّة التوظيف للشركة خلال المدّة الزمنية المقبلة. ينتمي مؤشر إنهاء الخدمات القسري إلى هذا التصنيف، ويشير إلى عدد الاستقالات المقدمة من مديري الأقسام لإنهاء خِدْمَات موظف، نسبةً لعدد الاستقالات الكلي في الشركة خلال مدّة زمنية معينة.

رابعًا: مؤشرات الأداء المرتبطة بالإنجاز

تتيح هذه المؤشرات قياس أداء الشركة، وقدرات كل موظف على تحقيق التوجه الأساسي للشركة، وتتيح هذه المؤشرات رسم خطط تشغيلية تتناسب مع تحقيق التوجه الاستراتيجي للشركة استنادًا لهذه المؤشرات.

يعد مؤشر الترقيات الداخلية والتعيينات الخارجية مؤشرًا هامًا من مؤشرات الأداء الرئيسية المرتبطة بالإنجاز، إذ يتيح للمحلل تقييم قدرات الشركة ومستوى الخبرة التي يمتلكها الكادر الوظيفي ضمنها، وتقديم التقرير الذي يفيد في تخطيط الترقية الإدارية للموظفين.

6 نصائح لوضع مؤشرات الأداء الوظيفي في شركتك؟

تعتمد الشركات في تقييم موظفيها، إضافةً إلى بعض من أجزاء تقييم أدائها، على مؤشرات الأداء الوظيفي التي تمثل سلوك الموظفين في تنفيذ أعمالهم ورضاهم الوظيفي، إضافةً إلى سلوك الشركة في الاستفادة من أعمالهم المقدمة وتوظيفها على الوجه المناسب.

1. حدد كيف ستستخدم مؤشرات الأداء للموظفين

تحدث مع المسؤولين عن التقارير التي تمثل مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموظفين، واتفق على ما يرغبون بالوصول إليه من خلال هذه التقارير، وكيف سيستخدمونها، وما هي أنواع الموظفين المناسبة لتأدية الأعمال لديهم. يساعد هذا الحوار في تحديد المؤشرات اللازمة لقياس المطلوب بأفضل طريقة.

2. ضع مؤشرات أداء ذكية SMART

من الأفضل أن تتبع مؤشرات أداء الموظفين دلالات الأهداف الذكية SMART، هذا يعني أن تكون محددة وقابلة للقياس، دقيقة وواقعية، مرتبطة بهدف معين ومحددة بوقت معين.

يعد مؤشر رفع إنتاجية الموظفين في القطاع الإنتاجي بمعدل 10% خلال السنة القادمة أحد مؤشرات الأداء المرتبطة بأهداف ذكية، فهو محدد بكمية الإنتاج، وهي قابلة للقياس، دقيقة بقيمة 10%، واقعية يمكن تحقيقها، ومحددة بفترة سنة واحدة.

3. اجعلها واضحة للفريق

لا بد من ضمان أن أعضاء الفريق قد أصبحوا على دراية كاملة بمدلولات المؤشر المستخدم، لكي يكونوا قادرين على العمل سعيًا لتحقيقها، وألا تكون جهود الموظفين بعيدة عن قيم المؤشرات المطلوبة.

4. أنشئ ارتباطًا مع الأهداف الاستراتيجية للشركة

لن تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية الغاية منها في حال لم تكن مرتبطة بالأهداف الموضوعة ضمن الخطة الاستراتيجية للشركة، لذا يجب أن يرتبط كل مؤشر خاص بأداء الموظفين بهدف استراتيجي للشركة يساهم في تحقيقه، كربط مؤشر إنتاجية الموظف بزيادة المبيعات الاستراتيجي للشركة.

5. بسّط مؤشرات قياس الأداء بالشكل الأنسب

يجب على فريق الموارد البشرية وضع مؤشرات بسيطة غير صعبة الفهم، إذ تعمل المؤشرات البسيطة على تحسين أداء الموظفين نظرًا لقدرتهم بشكل أسهل للتعامل معها. يجب على المعنيين عدم تبسيط المؤشرات لدرجة تقلل من أهمية البيانات المرتبطة بهذه المؤشرات، تكمن الإدارة الناجحة لوضع المؤشرات بوضع مؤشرات قياس الأداء المناسبة، وبأبسط طريقة ممكنة.

6. صمم مؤشرات قابلة للمراجعة

مع اختلاف أداء أعضاء الفريق خلال فترات زمنية مختلفة، يحتاج مديرو الفرق ومديرو أقسام الموارد البشرية إلى مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل دائم. فقد تكون المعلومات الصادرة عن بعض المؤشرات غير هامة عند وضع الخطط الاستراتيجية أو التشغيلية المتلاحقة، أو قد تحتاج إلى تعديل هذه المؤشرات، نسبةً لتغيير جذري حصل في طريقة استخدام المعلومات التي تتيحها مؤشرات الأداء الرئيسية.

كيف تقيس مؤشرات الأداء الوظيفي بالشكل الأمثل؟

يمثل قياس مؤشرات الأداء الرئيسية عملية تحصيل المعلومات الناتجة عن تتبع المؤشرات وتحليلها وإعادة صياغة المعلومات بطريقة مناسبة لتكون بيانات مساعدة لأصحاب القرار لاتخاذ قرارات مناسبة في مراحل العمل المستقبلية للشركة. يعتمد تحليل مؤشرات الأداء الوظيفي على دِقَّة المعلومات المحصلة، إضافةً إلى خبرة الشخص المسؤول عن مؤشر أداء الموظفين المراد تحليله.

1. إدارة المؤشرات بطريقة تفاعلية

يتيح التعامل الإلكتروني مع مؤشرات الأداء الرئيسية عوامل متقدمة لا يتيح التعامل التقليدي أدائها، كالترشيحات وعوامل التصفية، خصوصًا في حال تتبع أكثر من مؤشر. إذ يمكن عرض قيم المؤشرات وفقًا لعدة عوامل تصنيف، كالعوامل الجغرافية والزمانية والمكانية وغيرها. واستخدام أكثر من عامل تصفية في وقتٍ واحد.

2. لا تكتفِ بالرؤية الرقمية للمؤشرات

تعطي الأرقام التي تتناولها المؤشرات دليلًا دقيقًا لسلوك الموظفين خلال مدة قصيرة، لكن لا يمكن ضمان صحة تلك الأرقام بالرغْم من دقتها، إذ يمكن أن تكون البيانات المدخلة للمؤشرات خاطئة، وتكون نتائج المؤشرات عندها خاطئة بالضرورة.

يجب على المحلل تقدير التأثير الذي سينتج عن التحليل على مستوى الموظفين، فإن كان مؤشر عدد استقالات الموظفين مرتفع، فلا بد من أن تضع نفسك بدلًا من هؤلاء الموظفين وتحدد سبب الاستقالة.

لا يضيف المؤشر أي قيمة في حال تتبع الأهداف والغايات دون النظر بشكل أساسي إلى تأثر الموظفين، فإن كان هناك خلل في الاستراتيجيات المتبعة، يجب أن تتواجد بين الموظفين وتبتعد عن أتمتة المتابعة، وإلقاء النظر بشكلٍ أبعد من الأرقام، واقتراح تعديل سياسات العمل إن اضطر الأمر.

3. قارن بين فترات مختلفة

يشير قياس الفترات الزمنية المختلفة لمؤشرات الأداء الرئيسية إلى تحديد اتجاه عمل الموظفين في الشركة بشكلٍ متقدم أو متراجع، فإن كانت إنتاجية الموظفين في الربع الثاني من السنة أكبر من الإنتاجية في ربعها الأول مثلًا، فيمكن فحص أثر نظام تحفيز الموظفين في تحسين مستوى الإنتاجية لديهم.

4. اعتمد نظام الإنذارات الآلي

تتيح تقنيات الأتمتة تحديد قيم مؤشرات الأداء الرئيسية المتوقعة لفترة زمنية مقبلة، يمكن للمحلل إعداد بيانات المؤشر لتلقي التنبيهات عند الوصول إلى قيمة معينة أو تجاوز القيمة العظمى أو الدنيا للمؤشر.

تساعد عمليات الأتمتة في تحديد اتجاه التحليل بشكل أسرع، واكتشاف التحسينات اللازمة لعمل الفريق، والتخفيض من العمل اليدوي للتحليل.

أخيرًا، تفيد مؤشرات الأداء الوظيفي بشكلٍ كبير في تطوير أعمال الشركة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية، إذ تمكّن الإداريين من توجيه الموظفين نحو العمل المطلوب بأفضل الوسائل الممكنة، فلا بد من إيلاء الاهتمام الكافي عند تخطيطها، ومتابعتها باستمرار لتصويب أي خطأ حاصل في أدائها.