تحتاج أي شركة تعمل عن بعد إلى طريقة بسيطة لتعليم أساسيات العمل وسياسة الشركة للموظفين؛ لأنه ليس من الطبيعي أن تُعلِم كل موظف هذه الأشياء على حِدة. ومن هنا تنبع أهمية توثيق إجراءات العمل في رفع كفاءة الموظفين وتعزيز إنتاجيتهم عبر توفير الوقت والجهد المستقطعان في الاجتماعات المتكررة. فما هي عملية توثيق إجراءات العمل؟ وكيف تُنشئ نموذجًا فعالًا؟
جدول المحتويات:
- ما معنى توثيق إجراءات العمل؟
- من المسؤول عن توثيق إجراءات العمل؟
- فوائد توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد
- خطوات توثيق إجراءات العمل
- نصائح لجعل توثيق إجراءات العمل أكثر فاعلية
ما معنى توثيق إجراءات العمل؟
توثيق إجراءات العمل Process documentation هي عملية تسجيل قواعد الشركة وممارساتها وقرارتها، وكيفية سير العمليات داخلها خطوة بخطوة، بوثائق يستطيع جميع أعضاء الشركة الوصول إليها سواء موظفين أو مُديرين، بحيث تساعدهم في فهم سياسة الشركة وإنجاز أعمالهم أفضل.
كذلك تهتم عملية التوثيق بالإجابة على سؤال “الكيفية” وتُوضع الإجابة عن هذا السؤال، بكتابة الخطوات الخارجة عن الاجتماعات والنقاشات بين أعضاء الشركة، ويُنصح بكتاباتها في بدايات الشركة؛ فكلما كبُرت الشركة زادت صعوبة كتابة الوثائق. كما يُعدّل عليها بشكل مستمر في أثناء سير العملية الإنتاجية للوصول إلى أفضل شكل لها، بإثبات ما يصلح منها وحذف ما لا يصلح، وبما يتناسب مع تطور أعمال الشركة ونموها.
من المسؤول عن توثيق إجراءات العمل؟
لا يكتب الإجراءات رئيس الشركة وحده، بل يساعده في ذلك كل من له يد في إنجاز العمليات مثل:
- مدير الفريق: متابعة مدير الفريق لعملية توثيق إجراءات العمل الخاصة بفريقه أمر ضروري، يجعله أكثر اطمئنانًا على سير العمل، ويضمن الحصول على نتائج مُرضية.
- الموظفون: إشراك الموظفين من البداية يجعلك تستفيد من خبرتهم في المجال، ويبني لديهم تصور عن المشروع من البداية، وبناء الخطوات التي تتناسب مع ما يتقنون من برامج ومنصات، مع التأكد على تحقيق الأهداف نفسها.
- جهات خارجية: الوظيفة الأساسية لهم، هي الإضافة لإجراءات العمل والمنفعة من خبراتهم في التعديل أو تبسيط الخطوات. وقد تحتاج لشخص لإنجاز خطوة معينة لا يتقنها أي موظف لديك وهي ضرورية لإنجاز المشروع.
فوائد توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد
تحصد عن عملية توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد فوائد عدّة، تدفع الشركة للأمام وتحافظ على إنتاجية الموظفين، كما وتقلل التكاليف على الشركة. وهذه الفوائد هي:
تحسين سير العمليات
يساعدك التوثيق في مراجعة وفحص خطوات العمليات، وإبقاء النافع منها وتعديل أو حذف غير اللازم، وبذلك تحصل على منهج سليم خالٍ من الأخطاء، وذو خطوات بسيطة ومباشرة دون تكرار. كذلك تستطيع تحديد مهام العاملين من الرئيس إلى الموظف، ودفعهم للتركيز على المهام الرئيسية، وتعزز العمل الجماعي إذ توفر لهم الوثائق وضوح تنظيمي، مما يزيد من إنتاجية الشركة.
تقليل الارتباك
وجود توثيق واضح لإجراءات العمل للرؤساء والموظفين، سيجنبهم الوقوع في المشاكل بسبب عدم الفهم، وإن حدثت مشكلة ما فبالرجوع إلى ما وُثق فإنهم يجدون حلًا لها، ما يقلل الوقت الضائع في الخلافات ومناوشات البحث عن حل، ما يسرّع العجلة الإنتاجية.
ثم أن عملية التوثيق ومشاركتها مع الموظفين الجدد يسهل عملية تدريبهم والتعامل معهم، ويقلل من الانشغال معهم في شرح سياسة الشركة، وتفاصيل وظيفتهم والمهام المطلوبة منهم؛ لأن كل شيء مكتوب أمامهم، ويمكنهم الرجوع إليه في أي وقت.
تحليل النتائج
توثيق المرجو من العمليات والمقارنة بالنماذج السابقة للعمل، يُظهر لك مدى نجاح العملية الإنتاجية عند فريق العمل، وبذلك تستطيع أن تطمئن على سير الفريق. كما يمكّنك من اختيار المنهج الأفضل من بين خطوات العملية الإنتاجية؛ لتعتمده في سير الشركة، وبذلك تحقق به أفضل إنتاجية وأكثر راحة للموظفين.
تقليل التكاليف
مراقبة سير العملية الإنتاجية وتوثيق إجراءات العمل، يمكّنك من معرفة الموارد التي تحتاجها لإنجاز العملية، وعدد الموظفين الذين يستطيعون إنجازها، وبعد المراجعة تتخلى عن الموارد التي لا تدخل في عملية الإنتاج، كالبرامج غير اللازمة، والحد من عدد الموظفين. وهذه النتائج جميعها تؤدي إلى إنجاز العملية الإنتاجية بأقل التكاليف.
خطوات توثيق إجراءات العمل
إتباعك لخطوات توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد سيضمن تكوين صورة كاملة عن عملية التوثيق، لإجراء العملية بأفضل طريقة، والذي سيساعد بإنجاز العمليات ويقلل من الأسئلة. فما هي هذه الخطوات؟
1. حدد العملية المراد إنجازها
ضع تصوّر عام وسريع للعملية المراد توثيق إجراءات تنفيذها، اكتب الهدف منها، والموارد التي تحتاجها والأنشطة خلال تنفيذ العملية، ومن قد يعمل بها؟ جميعها إجابات أولية وعامة يُعدّل عليها في الخطوات القادمة، لكنها خطوة ضرورية لوضع الخطوط الأولى للعملية وتوقع مخرجاتها. فمثلًا عندما تريد توفير خاصية الدعم الفني لشركتك، فأنت تحدد الهدف والفائدة منها، وتضع في الحسبان عدد الأشخاص المسؤولون عن الخاصية، وكيف سيفعلون ذلك.
2. اكتب تفاصيل العملية المراد إنجازها
هنا يُكتب ويُحدد بدقة الموارد التي يحتاجها الموظفين لإنجاز العملية، والموظفين الذين سيعملون عليها ومهام كل شخصٍ منهم. كذلك المخرجات وأوقات البدء والانتهاء من العملية كليًّا، وقد يتم الاستعانة بالموظفين لكتابة التفاصيل التي يحتاجونها كافةً. ولنكمل على مثال خاصية الدعم الفني، ففي هذه الخطوة تحدد من المستهدف هنا، العملاء أم المستخدمون أم كلاهما، بالإضافة لوضع كل شخص في مكانه وتعليمهم، ثم ترتيب السلم الوظيفي بين مدير للفريق وأعضاء، وتحديد مهام الفريق كليًّا.
3. وثّق خطوات العملية المراد إنجازها
جزّء العملية المراد إنجازها إلى خطوات تفصيلية ومبسطة، تكون دليلًا للموظف وتسهل عملية الإنجاز عليه، وتحدد فيها التسلسل المناسب والوقت اللازم لإنجاز كل خطوة على حِدة والأدوات المستخدمة فيها، واستخدم هنا العصف الذهني لتوقع المشكلات التي قد تواجه الموظف، وضع لها الحلول قبل وقوعها. فمثلًا: خطوات الدعم الفني، أولًا تحديد المرسل والمشكلة المُراد حلها، وضعها ضمن جدول زمني، ثم الرد بأسرع وقت ممكن وبطريقة مباشرة ووافية.
4. استخدم الأدوات اللازمة
تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تنظيم العملية الإدارية خلال إنجاز الأعمال الموكلة للموظفين، إضافةً إلى توثيق إجراءات العمل بفعالية. من أبرز هذه الأدوات أداة أنا التابعة لشركة حسوب، إذ تمكّنك من إنشاء لوحات تضع فيها مشاريعك، وتُفصّل خطوات المشروع في أكثر من قائمة، وتضيف لها أعضاء شركتك أو غيرهم، كلٌ حسب مهمته، وتوفر لك لوحة سنوية مجزأة حسب الشهر لتكسب تنظيمًا على المدى البعيد كأهداف الشركة أو اجتماعاتها.
5. احصل على التغذية الراجعة
غالبًا ما تتعرض العملية الإنتاجية للمشكلات التي تؤخر من إنجازها أو تقلل من جودتها، وبما أنك تمتلك توثيق أولي لإجراءات العملية؛ تستطيع معرفة مكان المشكلة بسهولة، وبالمراقبة تعلم كيف تغلب عليها فريق العمل في أثناء إنجازها، وبتسجيل الملاحظات تستطيع التعديل على أي مكان في العملية. ومع تكرر عملية التغذية الراجعة ومعرفة حلول أغلب المشكلات التي واجهت فريق العمل، تصبح العملية الإنتاجية أكثر سلاسة وبأفضل منهج للموظفين، وتزيدك خبرة وقدرة على وضع خطوات استراتيجية متكاملة.
نصائح لجعل توثيق إجراءات العمل أكثر فاعلية
تتوقف فائدة إجراءات العمل على مدى الاستفادة منها، والركون إليها عند التعرض للمشكلات بلا تأخير أو مماطلة. إليك كيف تحقق أكبر فائدة من عملية التوثيق:
سهولة الوصول
أنت كمسؤول مهتم بجعل الموظفين على اطّلاع على الإجراءات، ومراجعتها عند الحاجة وإتباع الخطوات فيها؛ لذلك من الضروري جعلها متاحة لهم دومًا، وذلك باستخدام أداة أنا، أو Google drive أو dropbox ومشاركة هذه الملفات معهم دون كلمات سر أو شروط، للوصول لها والحرص على قراءاتهم لها.
استخدم العناصر المرئية
أثبتت الدراسات أن المعلومات المرئية تبقى عالقة في عقل المشاهد أكثر من باقي طرق نقل المعلومات، فبتحويل النصوص إلى مخططات مرئية، يضمن لك فهم أفضل وأكثر إمتاعًا للموظف. كما يمكنك استخدام صور أو لقطات الشاشة لتوضيح خطوات عملية كدليل لاستخدام برنامج أو موقع ما.
سهولة التعديل
اجعل مستنداتك مرنة في التعامل مع الموظفين طالما أنها تحقق شرطين، أولها تحقيق الإنجاز بشكل أفضل والثاني هو بساطة الخطوات، فإن كان التعديل يحافظ على الشرطين السابقين فلا مشكلة به. ومن المهم أن يشعر الموظف أن المخطط الذي يسير عليه يراعي إمكاناته، فهذا يزيد ثقته في نفسه، ويزيل عنه شعور بأنه يُعامل كآلة تُنفذ ما تؤمر به فقط.
أوجز قدر الإمكان
كثرة التفاصيل غير الضرورية فقد تشتت الموظف وتأخذ وقت أكبر في الفهم، مما يؤدي للوقوع في الأخطاء، لذلك اختصر ثم اختصر واستخدم أسلوب التوجيه، مثل: استخدم، امتنع، ضع، أعلمني. فهذه الكلمات تقلل الارتباك وتضع الموظف مباشرةً في الأمر المراد من الخطوة أو القاعدة.
أخيرًا، لا تتوقف عن عملية توثيق إجراءات العمل لتتمكن من إبقاء الموظفين على المسار الصحيح، وتضمن تحقيق الإنجازات في العمليات كافةً بأقل مجهود وأفضل جودة، ما ينعكس على استمرارية الشركة وتطورها.
تم النشر في: تأهيل الموظفين الجدد