الفصل من العمل: كيف تستغني عن خدمات موظف عن بعد؟

تضطر الشركات في كثير من الأحيان إلى اتخاذ قرار الفصل من العمل لأحد الموظفين العاملين لديها. الكثير من هذه الشركات تفصل الموظف بشكل غير منظم، دون إدراك مدى تأثير فصل الموظف بطريقة غير منظمة على أداء الشركةK وما يتبع هذا الفصل من أضرار تؤثر على الشركة سواء على الصعيد المالي، أو إنجاز المهام.

جدول المحتويات:

ما أسباب الفصل من العمل؟

تتعدد أسباب فصل الموظف من العمل في الشركة أو المؤسسة، فمنها ما يتعلق بالسلوكيات السيئة في التعامل مع الآخرين، ومنها ما يتعلق بالتقصير في أداء المهام، وغيرها من العوامل التي تؤثر على أداء الشركة وموظفيها، ومن أهم الأسباب الأساسية التي تستدعي الفصل من العمل هي:

أولًا: إلحاق الضرر بممتلكات الشركة

يمكن إنهاء خدمات الموظف عند إتلاف أي مورد من موارد المؤسسة أو الشركة، سواء التشغيلية أو المُعِدات والتجهيزات في حال امتلاك الموظف لأحد الصلاحيات. حيث يتم اتخاذ الإجراء المناسب وِفق إجراءات فصل الموظف، الموضوعة ضمن قانون العمل في الشركة

ثانيًا: ضعف الأداء الوظيفي

يقوم المدير باتخاذ إجراءات الفصل من العمل لأي موظف من موظفي الشركة أو المؤسسة في حال تقصيره في أداء مهامه الوظيفية بشكل مباشر أو غير مباشر، ومن الأفضل مقابلة الموظف وإبلاغه عن تقصيره لتفاديه قبل اتخاذ قرار فصل الموظف من قبل المدير.

ثالثًا: التنمر أو التواصل بشكل غير أخلاقي

يشكل الموظف المتنمر خطرًا على أداء عمل الفريق في الشركة، وهو ما يستدعي إصدار إنذار بالفصل. وإعطاء المدير أحقية إصدار قرار الفصل من العمل في حال تكرار التنمر. من أخطر العوامل التي تؤثر على الفريق وإحباطه هو التواصل الغير أخلاقي من أحد أعضاء فرق العمل، وهو ما يستوجب إصدار قرار فصل الموظف فوريًا، حتى لو تم فصل الموظف قبل انتهاء العقد.

كما يعد العنف الذي تتم ممارسته ضد الغير في حال كان العمل ضمن مقر الشركة، وعدم الالتزام بإجراءات الأمن والسلامة الموضوعة من قِبل الإدارة أعمالا تستدعي إنذار فصل الموظف وإصدار قرار الفصل في حال التكرار.

رابعًا: ثقافة عمل سيئة

تظهر ثقافة العمل في الالتزام بالمهام الموكلة للموظف، والشغف بالعمل الذي يقوم به. يمكن للموظف أن يكون سلبيًا في الإيمان بثقافة العمل، من الاستهزاء ضمن بيئة العمل من خلال الضحك المستمر في أوقات العمل مع الزملاء، والتواصل الدائم بمواضيع لا تتعلق بالعمل إضافةً إلى لفت أنظار أعضاء الفريق عن العمل الأساسي الواجب أداؤه من قبلهم.

أسباب غير مشروعة في الفصل من العمل

هناك مجموعة من الأسباب الغير مشروعة في الاستغناء عن خدمات الموظف، التي لا يحق لصاحب العمل أو الشركة فصل الموظف استنادًا إليها، ومن أبرز هذه الأسباب:

1. التمييز

لا يمكن فصل الموظف بسبب سياسة تمييزية يتبعها مدير الشركة أو المؤسسة في تعيين موظف وإنهاء خدمة موظف آخر، حيث إن هذه السياسة مرفوضة استنادًا لقانون الفصل من العمل الموجود في معظم دول العالم، كل دولة حسب بيئة العمل المناسبة فيها، ويحق للموظف الاعتراض على هذا الفصل في أغلب قوانين العمل.

2. الانتقام

لا يحق لصاحب العمل أو مدير المؤسسة فصل موظف صاحب دعوى قضائية أو أكثر، خاصةً في حال كان مضمون الدعوى متعلقًا بانتهاكات السلامة المطبقة في الشركة أو المؤسسة، أو سياسة التمييز الظاهرة في التعامل مع الموظفين.

3. الوضع المدني للموظف

عند تعيين الموظف أو فصله، لا يمكن اللجوء إلى وضعه المدني، عازبًا كان أو متزوجًا، يملك جنسية بلد الإقامة أو مهاجرًا إليها طالما لم تكن هذه الشروط موضوعة سلفًا ضمن توصيف الوظيفة التي يشغلها الموظف.

7 أمور هامة يجب الانتباه لها قبل فصل موظف عن بعد

لا شك أن فصل موظف من شركة أو مؤسسة، سيكون له تأثيرات سلبية وإيجابية على الشركة وهو ما يؤثر على أداء الشركة، ولذلك يجب على المدير المسؤول أخذ النقاط التالية بعين الاعتبار قبل فصل الموظف لتخفيف أضرار الفصل من العمل قدر الإمكان:

1. تأهيل موظف بديل

من مسؤوليات المدير تأهيل موظف بديل وتدريبه قبل اتخاذ قرار الفصل بحق الموظف، حيث يجب ألا تتعرض الشركة لخسارة على الصعيد المهني بسبب فصل الموظف. يمكن القيام بالتدريب اللازم للموظف البديل بواسطة الموظف الذي سيتم فصله، أو بوضعه ضمن بيئة العمل التي يعمل بها الموظف الحالي.

2. التواصل المفتوح

يجب على المدير المسؤول عن الموظف المفصول، القيام بكل الاتصالات بشكل علني أمام باقي الموظفين الذين سيتأثرون مهنيًا برحيل الموظف، على الرغم من صعوبة التواصل في العمل عن بعد. كما يقع على عاتق المدير أن يكون واضحًا في تبرير أسباب الفصل، والإجابة الفورية على استفسارات الموظف المفصول، والحفاظ على إيجابية التواصل قدر الإمكان بين المدير والموظف.

3. مراعاة القوانين والأنظمة المرتبطة

يتعين على المدير المسؤول إدراك جميع النقاط القانونية اللازمة لفصل الموظف البعيد، التي يمكن أن تختلف عن قوانين المقر الأساسي للشركة. قد تواجه الشركة دعوى قضائية في حال إهمال النقاط القانونية اللازمة للفصل في موقع الموظف، ويمكن إيراد نوع الإشعار الذي سيتم تقديمه للموظف المفصول وزمن الإنهاء كأمثلة للنقاط القانونية الواجب على الشركة مراعاتها عند فصل الموظف.

4. تحديد زمان مناسب للمغادرة

يتوجب على المدير الناجح الاستغناء عن خدمات موظف بشكل راقي يؤثر بشكل إيجابي على فريق العمل، من الأفضل وضع جدول زمني لزمن المغادرة، وذلك ليكون الموظف الذي تم فصله قادرًا على ترتيب مسؤولياته قبل الفصل، وهذا ما سيعزز روح الفريق والالتزام بكل معايير الاحترام والمهنية في العمل.

5. امتلاك الإجابة عن التساؤلات

غالبًا ما يتم السؤال عن حقوق الموظف بعد الفصل، مثل لوازم انتهاء علاقة العمل بشكل رسمي، وتعويضه عن الفصل وغيرها. يجب على المدير أن يكون على أتم الجاهزية للإجابة عن تلك الاستفسارات، خاصةً أن إنهاء العمل عن بعد يزيد من احتمالية طرح الموظف المفصول لمزيد من الأسئلة.

6. منع الوصول إلى أنظمة وموارد الشركة

من الضروري إيجاد إجرائية لمنع وصول الموظف المراد فصله إلى أنظمة وموارد الشركة، ولا سيما فيما يتعلق بموضوع المخدمات والأنظمة الرقمية، لحماية معلومات الشركة من النسخ غير المشروع بهدف الانتقام من الشركة، ومن الأفضل تغيير جميع كلمات المرور المرتبطة بالأجهزة التي كان الموظف المفصول مخولًا لدخولها.

7. استرداد ممتلكات الشركة الممنوحة للموظف

يجب على الشركة تحديد خطة منهجية لاسترداد موارد الشركة التي تم تقديمها للموظف المفصول بغية تسهيل العمل خلال مدة عمله. في حال كان الفصل من العمل بالتراضي فلن يكون هناك أي عائق في تسليم الممتلكات للشركة أو المؤسسة. أما إن كان إنهاء خدمات الموظف قد سبب مشكلة شخصية بين الشركة والموظف، فستضطر الشركة إلى استخدام الوسائل القانونية في غالب الأحيان لاستعادة هذه الممتلكات.

إجراءات الفصل من العمل

تمتلك العديد من الشركات سياسات مكتوبة تحدد إجراءات إنهاء خدمة موظف في الشركة، تتضمن حالات الفصل من العمل، حقوق العامل في حالة الفصل إضافة إلى صيغة قرار فصل موظف تبعًا للقسم الذي يعمل به.

تختلف سياسات الفصل من العمل بين شركة وأخرى، حيث تختلف المصادر المرجعية في إعداد السياسة حسب كل شركة، إلا أن هناك مجموعة من الإجراءات الموحدة تقريبًا بين الشركات والتي تتبع للقوانين الناظمة في بلد العمل، خصوصًا قانون الفصل من العمل. ومن أهم هذه الإجراءات:

أولًا: صيغة قرار فصل موظف

يجب أن يكون سبب الفصل مؤثرًا بشكل لا يمكن المراوغة به من قِبل الموظف، بما يضمن الإيجاز في الشرح، وعدم ترك أي مجال للموظف لإجراء مناقشة طويلة قد تسبب الإساءة للشركة بين الموظفين إن تم نشرها، ويمكن أن تتعدى هذا بنشر هذه الإساءة على شبكات التواصل الاجتماعي.

لا بد لصيغة قرار الفصل من العمل أن تحتوي على نص قانوني محدد يشير إلى أن القرار لا رجوع فيه، والتأكيد على إنهاء العلاقة المهنية بين الموظف والشركة بشكل رسمي، المزايا والتعويضات التي سيحصل عليها الموظف، إضافةً إلى تحديد تاريخ دقيق للإنهاء.

يجب أن يراعي الموظف المسؤول عند كتابة قرار الفصل من العمل استخدام مجموعة من الكلمات ذات الدلالة الإيجابية التي لها وقع أفضل على الموظف المفصول، والابتعاد عن الغموض في صياغة عبارات القرار.

ثانيًا: إعداد وترتيب ملفات الفصل من العمل

لا بد للموظف المفصول من تقديم كل ما لديه من معلومات وأدوات تخص الشركة قبل إنهاء عقد العمل مع الشركة، وتندرج هذه المعلومات ضمن تصنيفين أحدهما يتعلق بالموظفين والثاني يتعلق بالمعدات والوصول إلى البيانات:

1. سجلات الموظفين

تتضمن سجلات الموظفين ما قام به الموظف من مهام تم توكيلها إليه، والنشاطات التي قام بها الموظف خلال مدة توظيفه من اجتماعات لمساندة الموظف المفصول أو الدورات التدريبية التي خضع لها من خلال الشركة. كما تحتوي على القرارات التأديبية التي تم إبرامها سابقًا بحق الموظف المفصول، والملاحظات المتعلقة بسبب الإنهاء.

2. سجلات المعدات والوصول

تشمل سجلات المعدات والوصول جميع المعلومات المتعلقة بالمعدات التي يمتلكها الموظف والتي تم منحها من قِبل الشركة، إضافةً إلى البيانات التي تم الحصول عليها من مواقع الإنترنت، وشبكات التواصل الاجتماعي أو قواعد البيانات الخاصة بالشركة، البريد الإلكتروني إضافةً لمعلومات الدخول لأبنية الشركة في حال وجود مثل هذه الصلاحيات لدى الموظف الذي تعرض إلى الفصل من العمل.

ثالثًا: مراجعة قانون الفصل من العمل

قبل مقابلة الموظف المفصول، لا بد من مراجعة قانون العمل الذي تستند إليه الشركة في تنفيذ مهامها، لتلافي أي ثغرة قانونية قد تؤثر على سير عمل الشركة في حال فصل الموظف من العمل، ومراجعة المسؤولين المختصين لسد هذه الثغرات.

على المدير مراجعة البيانات المتعلقة بكيفية إجراء الإنهاء في البلد التي يقطن فيها الموظف، والتأكيد على وجود وثائق تثبت محاولات معالجة سبب الفصل، إضافةً إلى عضويات النقابات وتبعيات العقود التي قام بها الموظف.

رابعًا: ما سيتم إعلانه عن فصل الموظف

بهدف الإجابة على الاستفسارات وطمأنة باقي أعضاء الفريق، قد يحتاج المدير إلى إصدار وثيقة لأعضاء الفريق حول سبب فصل الموظف، أو إجراء جلسة مناقشة مع الموظفين، وذلك تبعًا لمكانة الموظف ودوره الوظيفي في الشركة. يجب على المدير الحذر من الدخول في تفاصيل الفصل وأسبابه.

غالبًا ما ستظهر ردود أفعال متفاوتة بين أعضاء الفريق بسبب إنهاء خدمات الموظف والفصل من العمل، يجب على المدير إدراك الاختلاف المؤقت الحاصل، ومحاولة السيطرة على هذا الخلاف من خلال تعزيز الروح الإيجابية للفريق وإعادة تجميعهم من خلال مهارات إدارة الفريق من قبل المدير أو القائد.

يجب على الموظف الممثل للموارد البشرية، إضافةً إلى الموظف ممثل الشركة الذي يتعامل مع الإنهاء الاستعداد للأسئلة المحتملة في وقت مبكر.

خامسًا: مقابلة فصل الموظف

من الأفضل للشركة -رغم امتلاكها سببًا وجيها لإقالة الموظف- أن تظهر نوعًا من التعاطف مع الموظف من خلال مقابلة الفصل، حيث تزداد صعوبات إبراز هذا التعاطف من خلال جلسة فيديو افتراضية على شبكة الويب.

بسبب الصعوبات المرافقة للجلسات الافتراضية، يقوم المسؤولون عن إجراءات إنهاء خدمة الموظف، بتصميم كل ما يشعر الموظف بالارتياح من طرف الشركة خلال المقابلة بدءًا بالإضاءة، مرورًا بلغة الجسد وغيرها.

سادسًا: متابعة تفاصيل ما بعد الفصل من العمل

على الشركة تحديد آلية لمتابعة تفاصيل العمليات التي ستجري ما بعد المقابلة، معظم الشركات تقوم بإعداد قائمة مراجعة خاصة بكل قسم وظيفي للتحقق من إعادة المعدات وإلغاء الوصول. من أبرز العناصر المتواجدة في أغلب قوائم المراجعة:

  • دفع الأموال المترتبة على العامل المفصول في حال وجودها.
  • التأكد من تسليم جميع معدات الشركة قبل المغادرة.
  • إجراء الاجتماعات الافتراضية أو تقديم الملفات اللازمة لإخبار الموظفين بإنهاء عمل الموظف المفصول.
  • مسح جميع المعرفات الخاصة بالموظف المفصول من جميع مصادر المعلومات الخاصة بالشركة.
  • تتبع التعليقات المدلاة من قِبل الموظف المفصول، وتجهيز ردود للنشر على وسائل الإعلام والتواصل الاجتماعي إن كانت مكانة الموظف المفصول مرموقة في الشركة.
  • إلغاء الاتصالات الممنوحة كصلاحيات عمل للموظف المفصول إلى تجهيزات الشركة.
  • تزويد موظفي قسم الموارد البشرية بالمعلومات الكافية للرد على الاستفسارات المطروحة من باقي أعضاء الفريق.
  • إلغاء وصول الموظف المفصول إلى جميع مقرات وبرمجيات ومواقع الإنترنت الخاصة بالشركة.

سابعًا: حقوق الموظف بعد الفصل من العمل

على المسؤولين من فريق الموارد البشرية إضافة للفريق القانوني في الشركة أو المؤسسة البدء بتحديد حقوق الموظف المفصول من لحظة إصدار قرار الفصل من العمل، وذلك وفقًا للقوانين المتبعة في الشركة والقوانين المرتبطة.

ومن أهم حقوق الموظف بعد الفصل من العمل هي تعويضه عن الفصل، ومكافأة نهاية الخدمة، الأجور المستحقة والتعويضات بسبب الفصل من العمل، الأجور أو المبالغ التأمينية المرتبطة بعمل الموظف المفصول، مع التأكيد على أنها تختلف من شركة إلى أخرى، ومن بلد إلى آخر، وبنوعية العمل.

يجب على فريق الموارد البشرية التأكد من استلام ما يثبت تأكيد الموظف المفصول على استلام كامل حقوقه من الشركة، لكي لا تتعرض الشركة لمساءلة قانونية متعلقة بانتهاك حقوق الموظفين، سواء بوثيقة رسمية أو بريد إلكتروني صادر من الموظف المسؤول أو غيرها.

مقابلة الفصل من العمل

تعد مقابلة الفصل من العمل أهم إجراء من إجراءات فصل الموظف، لِما لها من أهمية وحساسية بين الشركة والموظف، ويمكن أن تؤثر على طبيعة العلاقة بينهما بعد الاستغناء عن خدمات الموظف. أهم النقاط الهامة التي يجب تنظيمها فيما يتعلق بمقابلة الفصل من العمل:

1. تعيين الحضور

لا بد من تحديد الأشخاص الذين سيحضرون مقابلة الفصل من العمل، عادةً ما يستوجب وجود سبب هام يحتم حضور موظف معين للمقابلة. في معظم الأحيان يتم تعيين المدير المباشر كمشرف على جلسة الفصل من العمل.

من الممارسات الأفضل في تعيين حضور مقابلات الفصل من العمل، هو وجود ممثل قانوني وممثل عن الموارد البشرية. يظهر هذا السيناريو أن قرار الفصل قد تم اتخاذه بالإجماع، إضافةً إلى توثيق كيفية حدوث الفصل من العمل من قِبل شهود حضروا مقابلة الفصل.

2. عدم ذكر مسألة الفصل الشخصي

يجب على مدير جلسة الفصل من العمل إدراك أن الموظف سيتلقى أسباب الفصل على أساس شخصي. من المؤلم للموظف المفصول سماع فكرة أن الفصل ليس بسبب شخصي. لن يقتنع الموظف المفصول أن السبب ليس شخصيًا، مهما كانت الأسباب التي أدت إلى فصل الموظف مبررة. لذا يجب الابتعاد عن توجيه تقصير مباشر من قبل الموظف في مقابلة الفصل من العمل.

3. منح المجال للموظف ليتحدث

مهما كانت الأسباب التي أدت إلى فصل الموظف، قد يكون للموظف جملة من النقاط الهامة المأخوذة على الشركة في أدائها، ضعف الإنتاجية لفريق الشركة أو تعاملها مع موظفيها. لذا لا بد من الاستماع لملاحظات الموظف في مقابلة الفصل من العمل، وتدوينها للاطلاع عليها ومعالجتها فيما بعد إن كانت صحيحة بهدف تخفيض ظاهرة إنهاء عقود العمل في الشركة أو المؤسسة.

4. إنهاء المقابلة بود ومحبة

من الأفضل إنهاء مقابلة الفصل من العمل والتي تمثل اللقاء الرسمي الأخير بود ومحبة، وإشعار الموظف بالاهتمام حتى لو كان مفصولًا. فإن كان سبب الفصل هو تقصير في الأداء، فأسباب الفصل معروفة ولا داعي للتعمق بهذا الجانب، ومنح مكافأة للموظف كهدية من الشركة. أما إن كانت أسباب الفصل مالية، فيمكن مكافأة المفصول بشهادة توصية مستقبلية للعمل بالشركات الأخرى.

اتخاذ قرار الفصل من العمل بحق موظف أو أكثر ضمن الشركة أمر لا مهرب منه، مهما كانت الشركة أو المؤسسة رائدة في مجال عملها. يكمن نجاح الشركة في سياسة فصل الموظفين بطريقة انتهاء علاقة العمل بين الموظف والشركة. وقدرة الشركة على منح الحقوق المستحقة للموظف المفصول واستعادة الحقوق الخاصة بالشركة والموجودة لدى الموظف المفصول.

تم النشر في: نصائح لأصحاب الشركات منذ شهر واحد