كيف تستخدم التدريب عن بعد في صقل مهارات موظفيك؟

أصبح التدريب عن بعد Remote training ضرورة حتمية للشركات التي تعمل عن بعد في ظل التطورات التكنولوجية المتلاحقة التي تفرض نفسها على الجميع. يساعد تدريب الموظفين على مواكبة التغييرات التي تحدث ويمثل استثمارًا بشريًا يؤتي ثماره في مستقبل الشركة. لكن ما هو التدريب عن بعد، وكيف يمكن إعداد عملية التدريب لموظفي الشركة الذين يعملون عن بعد؟

جدول المحتويات:

ما هو التدريب عن بعد للموظفين؟

التدريب عن بعد للموظفين هو وسيلة لتدريب الموظفين من خلال شبكة الإنترنت، عن طريق إرسال المحاضرات والمواد التعليمية الأخرى عبر الشبكة العنكبوتية دون الحاجة إلى الذهاب إلى فصل دراسي أو حتى لقاء المدرب. وتتخذ هذه المواد التعليمية أشكالًا مختلفة مثل: الكتب الإلكترونية، مقاطع الفيديو المسجلة، جلسات الفيديو المباشرة، تسجيلات صوتية، شرائح العروض التقديمية. ويتراوح طول الدورة التدريبية ما بين بضعة أسابيع إلى عدة أشهر.

خلال التدريب يحدد المدرب موضوع الدراسة لكل أسبوع، ويقترح موضوعات للمناقشة، ويضع المهمات والأنشطة للمتعلمين بعد كل درس. في حين يشاهد الموظفون مقاطع الفيديو والعروض التقديمية ويدرسونها جيدًا، إلى جانب البحث في موضوعات المناقشة، وأداء الأنشطة والمهام المطلوبة وإرسالها إلى المدرب، مع إمكانية مراسلة المدرب عبر البريد الإلكتروني أو وسيلة التواصل المحددة في حالة وجود أي مشاكل أو استفسارات.

تتمثل فوائد تدريب الموظفين عن بعد في عدة أمور: أولًا رفع مستوى أداء الموظفين في العمل وزيادة خبراتهم بشكل يجعلهم مواكبين لتغيرات ومتطلبات سوق العمل التي تحدث باستمرار. وثانيًا مساعدة الموظفين على تحقيق التوازن بين أعباء العمل والتدريب من خلال منحهم حرية الاختيار والمرونة لكي يتمكنوا من التعلم بالوتيرة المناسبة وفي الوقت والمكان الملائمين.

كيف تتغلب على أبرز تحديات التدريب عن بعد؟

لا تقتصر مهارات تدريب الموظفين عن بعد على مهارات استخدام برامج الاجتماعات المباشرة عبر الإنترنت. إذ توجد بعض التحديات التي قد تتعرض لها عندما تدرب موظفيك عند بعد، جمعنا فيما يلي أبرزها وطرق التغلب عليها:

صعوبة الحصول على المعلومات

بخلاف عملية التعليم التقليدي التي تعتمد على مصدر واحد للمعلومة وهو الكتاب الذي يحتوي على المنهج المقرر أو المعلم واللذان يمكنك الرجوع إليهما في أي وقت وبسهولة. فإن الدورات التدريبية الحديثة تعتمد على جعل المتدرب يبحث بنفسه عن المعلومة بشكل أوسع عبر الإنترنت أو بالتعاون مع زملاء العمل وهو أمر يتطلب المزيد من الجهد والوقت وقد يُشعر المتدرب بالتشتت والإحباط ويشكل عقبة كبيرة أمامه.

لحل تلك المشكلة، ينبغي تقديم دليل شامل للموظفين عن طريقة التعامل مع التدريب عن بعد وكيفية طرح الأسئلة والحصول على الإجابات وبدء جلسة تجريبية للتأكد من تمكن جميع الموظفين من الوصول للدورة واستخدامها دون مشاكل.

العزلة الإجتماعية

إذا كان تدريب الموظفين عن بعد لا يشمل جلسات جماعية يكون فيها لدى الأشخاص القدرة على التواصل عن بعد مع زملائهم، فإن ذلك قد يعزز من شعور الموظف بالعزلة. لذا، تأكد دائمًا من أن جلسات التدريب عن بعد لموظفيك تكون بشكل جماعي مع تضمين الأسئلة في جلسات التدريب لتشجيع الموظفين على المشاركة النشطة ومنحهم وقتًا لطرح الأسئلة والنقاش.

الأعطال الفنية

من المحتمل أن تحدث مشاكل تقنية تعطل جلسة التدريب عن بعد لحين إصلاح العطل أو قد تُلغى الجلسة وتُأجل لوقت لاحق إذا كان إصلاح العطل سيستغرق وقتًا طويلًا. مشاكل مثل: عطل في الاتصال بشبكة الإنترنت، أعطال بأجهزة المدربين، أو أعطال بالبرامج المستخدمة لإنشاء الجلسة التدريبية.

لا توجد طريقة تضمن أنك لن تواجه أي مشاكل أو أعطال فنية عند بدء جلسة التدريب عن بعد، ولكن يمكنك بدء جلسة تجريبية والتأكد من أن كافة الأمور على ما يرام وذلك لتقليل احتمالية حدوث المشكلات على الأقل.

أفضل ممارسات تدريب الموظفين عن بعد

من أجل منح موظفيك تجربة تعليمية احترافية كاملة تضمن لهم الاستفادة العظمى من التدريب عن بعد، نقدم لك مجموعة من النصائح لاتباعها أثناء تدريب الموظفين عن بعد لضمان الحصول على ردود فعل إيجابية من الموظفين والتزامهم بالتدريب بجدية.

تعرف على نقاط الضعف والقوة لدى موظفيك

قبل أن تبدأ في تدريب الموظفين عن بعد، عليك أن تتعرف أولًا على نقاط الضعف والقوة لديهم لتتمكن من تحديد ما ينقصهم من مهارات وتعمل على تقويتها من خلال التدريب عن بعد الذي ستقدمه لهم. إذ يساعدك هذا الأمر على الحصول على أفضل النتائج وحدوث تطور وتحسن ملحوظ في أداء الموظفين.

من ناحية أخرى، بدلاً من جعل جميع الموظفين يحصلون على نفس الدورة التدريبية، والتي قد تكون غير مفيدة تمامًا للموظفين الذي لديهم علم أو خبرة مسبقة بموضوع الدورة، يمكنك دعوة الموظفين لاختيار الدروس التي تناسب احتياجاتهم على أفضل وجه.

ارسم خطة للتدريب وحدد أهدافًا قصيرة المدى

ستحتاج أولًا إلى وضع خطة للتدريب، تشتمل على تحديد ما سيُدرس للموظفين وكيف سيتم والمدة التي سيستغرقها كل فصل وترتيب الفصول وتوزيع العمل على المدربين. من الأفضل وضع أهداف قصيرة الأجل لمساعدة الموظف في الحفاظ على تركيزه بشكل أفضل، وعند تحقيقها فإنها تحفزه للاستمرار على نفس الوتيرة.

على سبيل المثال قد تتضمن تلك الأهداف، إتمام دراسة عدد معين من الفصول والخضوع للإمتحان عقب كل فصل والنجاح فيه. لذا، يرجى مراعاة الفروق الفردية في قدرات التعلم بين الموظفين عند تحديد تلك الأهداف لتكون واقعية وملائمة للكل.

احرص على وضع أهداف قابلة للتطبيق وذات صلة بالعمل من أجل جعل التدريب عملي وأكثر ديناميكية. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم لموظفيك تدريبًا في استراتيجيات التسويق الحديثة، اطلب منهم تطبيق إحدى تلك الاستراتيجيات على حملتهم التالية. إذ تظهر النتائج الملموسة للموظفين كيف أن تعلم مهارات جديدة يزيد من كفاءتهم.

ضع جدول تدريب فعال

بشكل عام، عندما يكون لدى الأشخاص جدول زمني واضح للتدريب عن بعد، فإنهم سيعطون الأولوية لذلك التدريب وستلاحظ تسجيل نسبة حضور أعلى. كما أن جدول التدريب المدروس جيدًا سيضمن تمكن أي شخص يحتاج إلى التعلم من الوصول إلى التدريب في الوقت والتاريخ المناسبين.

ضع في اعتبارك ضيق وقت فراغ الموظفين خلال يوم العمل، إذ تنتظرهم العديد من المسؤوليات الحياتية فاحرص على اختيار مواعيد مناسبة. أو يمكنك حتى عمل تصويت للموظفين لاختيار أكثر المواعيد ملائمة.

صور فيديو تمهيدي للدورة التدريبية

يشمل هذا الفيديو عادة نظرة عامة على المنهج الدراسي وتخطيط الدورة التدريبية والإرشادات التعليمية الخاصة بالمنهج والمهام والأنشطة وكيفية إنجازها، فيكون الموظفون على اطلاع مسبق بما سيدرسونه وكيف يمكنهم دراسته بشكل صحيح.

وفر تحديثات وتذكيرات أسبوعية

سجل فيديوهات قصيرة تجيب فيها على أسئلة الموظفين التي تردك طيلة الأسبوع، أو فيديوهات تعيد فيها شرح الأجزاء الصعبة التي تحتاج إلى استفاضة أو تضيف معلومات تساعدهم على حل الواجبات المطلوبة منهم. وعند اقتراب موعد تسليم تلك الواجبات، ذكرهم واسألهم عما إذا كانوا بحاجة إلى المساعدة.

قدم خدمة دعم فني سريعة الاستجابة

تهتم الشركات بتوفير خدمة دعم فني مميزة لموظفيها الذين يحصلون على التدريب عن بعد. فقد يتعرض الموظفون إلى بعض المشاكل التي تعرقل تدريبهم كحدوث مشكلة في البرنامج الذي يستخدمونه أو مشكلة بتسجيل الدخول وغيرها من المشاكل الفنية. لذا احرص على تخصيص فريق للدعم من أجل تلك المهمة.

كيفية إعداد وإدارة عملية تدريب الموظفين عن بعد

توجد العديد من الطرق لإعداد البيئة التدريبية عن بعد الخاصة بموظفيك. وتختلف تلك الطرق والأساليب المتبعة في العملية التدريبية باختلاف احتياجاتك وأهدافك. نستعرض معًا فيما يلي بعض الخطوات التي تضمن لك بداية سلسة وخالية من المتاعب:

الخطوة الأولى: تحديد أسلوب التعلم عن بعد المُتّبع في الدورات التدريبية

ينقسم التدريب عن بعد إلى أربعة أنواع: مؤتمرات الفيديو (Video Conference)، التعليم المدمج (hybrid learning)، الدورات التدريبية المفتوحة عبر الإنترنت، وأخيرًا الدورات التدريبية ذات الوقت المحدد عبر الإنترنت. سنتناول كلًا منهم بالتفاصيل كما يلي:

مؤتمرات الفيديو Video Conference

يعتمد هذا النوع على الفيديو كوسيلة للتواصل بين عدد غير محدود من الدارسين عبر الإنترنت. ويُستخدم لهذا النوع برامج الاتصال عبر الفيديو مثل: Zoom أو Blackboard Collaborate أو Adobe Connect وغيرها. وتعمل مؤتمرات الفيديو على تحسين التواصل بين الدارس والمدرب وتعزيز التفاعل بينهما لتوفير بيئة تعلم ديناميكية وتفاعلية.

التعليم المدمج Hybrid learning

يُحدد  التعليم المدمج للدارسين مواعيد نهائية لإكمال المهام الدراسية والخضوع لكافة الامتحانات لا يجب أن يتجاوزوها. وفي المقابل، فإنهم يدرسون وفقًا لوتيرتهم وبما يلائمهم وهم من يختارون مواعيد جلساتهم التدريبية الخاصة.

تُقدّر إجابات المهام أو الأسئلة المقررة على منتدى تعليمي خاص يسجل فيه الدارسين ويكون لهم حسابات شخصية ليتمكنوا من التواصل مع المدربين بسهولة متى احتاجوا إلى مساعدتهم. كما يمكنهم طرح الأسئلة وبدء النقاشات بشكل عام مع زملائهم الآخرين.

الدورات التدريبية المفتوحة عبر الإنترنت

توفر الدورات التدريبية المفتوحة للطلاب الكثير من المرونة والأريحية. إذ يُمنح للطلاب الدورة الدراسية كاملة على الإنترنت شاملة للفيديوهات ومصادر للقراءة منها ونماذج للأسئلة. كما يُعلن للطلاب المواعيد النهائية التي يتوجب عليهم إنهاء الدورة قبل حلولها.

وبالرغم من المرونة التي يتمتع بها هذا النوع من التدريب عن بعد، إلا أنه لا يلائم الجميع لأنه يتطلب مجهودًا كبيرًا من الانضباط الذاتي والتحفيز للاستمرارية. فيكون مناسبًا لأولئك الذين يستطيعون الالتزام وضبط أنفسهم بسهولة. قد يجد معظم الموظفين هذا النهج شاقًا ويفتقرون إلى الدافع لإنهاء الدورة بطريقة فعالة.

الدورات التدريبية عبر الإنترنت ذات الوقت المحدد

تعد تلك الدورات أكثر أشكال التدريب عن بعد شيوعًا واستخدامًا. وفيها يسجل الطلاب الدخول إلى موقع خاص بالدورة التدريبية في أوقات تحدد مسبقًا من أجل حضور الجلسة المباشرة. كما يجب عليهم إكمال أنشطة ومهام الدورة خلال فترة محددة.

غالبًا ما تتضمن تلك الأنشطة التفاعل على موقع الدورة والمنتدى الخاص بمناقشات الطلاب. وهذا بدوره يوفر للطلاب بيئة تعليمية تفاعلية لكنها على الجانب الآخر، قد تسبب لهم الإحباط والتوتر بسبب المواعيد التي تفرض عليهم مسبقًا.

الخطوة الثانية: شراء الأدوات اللازمة من أجل التدريب عن بعد

يشمل الخيار الأساسي لأدوات التدريب عن بعد برنامج اتصال عبر الإنترنت مثل Skype من أجل تشغيل الجلسات التدريبية المباشرة. بالإضافة إلى برنامج PowerPoint من أجل العروض التقديمية الخاصة بالتدريب وبرنامج Excel الذي يساعدك على تسجيل بيانات الموظفين المشاركين في التدريب.

أما الخيار المتقدم  فيشمل أدوات مخصصة لتواصل أكثر فعالية عبر الإنترنت لديها القدرة على مشاركة الشاشة والوصول إلى أجهزة سطح المكتب الخاصة بالمتدربين عن بعد، والدردشة عبر الرسائل النصية، وتبادل الملفات، والبث إلى مجموعات كبيرة من المشاهدين.

هناك نوعان من المنصات التي يمكن استخدامها لتقديم التدريب عن بعد، النوع الأول هو منصة مؤتمرات او ندوات عبر الإنترنت مثل: Zoom وBluejeans وJoin.me وWebex وGoToMeeting وZoho. والنوع الثاني هو منصات التدريب الإلكتروني التي تحتوي على العديد من الميزات المصممة خصيصًا لتشغيل التدريب الإلكتروني مثل: GoToTraining وBigBlueButton وLarksuite.

الخطوة الثالثة: جهز المحتوى الخاصة بالدورة التدريبية

تعتمد هذه الخطوة في الأساس على نوع النهج الذي تستخدمه. فإذا قررت اتباع النهج المتزامن، إذ يلتقي المتعلمين بمدربهم في أوقات محددة مسبقًا فقط، فستحتاج إلى إعداد بعض الشرائح من أجل العروض التقديمية التي ستستخدمها في الشرح أثناء جلسات التدريب المباشرة، وتجهيز بعض المواد المرجعية أو مقاطع الفيديو لإدراجها في الجلسة.

أما إذا اخترت اتباع النهج غير المتزامن، فيجب أن تبدأ بتحضير وتسجيل مقاطع الفيديو ليستمع لها طلابك في الوقت الذي يلائمهم. وبالنسبة للنهج المدمج (متزامن وغير متزامن)، فستحتاج إلى الفيديوهات المسجلة مسبقًا والتحضير كذلك لبعض الجلسات المباشرة.

الخطوة الرابعة: تتبع نتائج التعلم

الخطوة الأخيرة هي تتبع نتائج التدريب عن بعد. قد تريد متابعة نسبة استكمال الدورة التدريبية أو قد ترغب في تتبع مقاييس أخرى مثل المدة التي يستغرقها الموظفون لإكمال الدورة أو نتائجهم وتقييمات المدربين لهم. أو ربما تود أن تعرف نسبة حضور الجلسات التدريبية المباشرة وكذلك مدى تفاعل ومشاركة الموظفين بها. سيساعدك معرفة أهدافك من تلك العملية التدريبية على تحديد العوامل التي ترغب بقياسها.

ختاما، نأمل أن يكون العرض السابق عن الجوانب المختلفة لعملية التدريب عن بعد وفر المعلومات الهامة التي ستساعدك على إطلاق عملية تدريب الموظفين عن بعد ودفع الشركة للمضي قدمًا في خطتها لتطوير مواردها البشرية والوصول إلى أفضل أداء ممكن للموظفين.

تم النشر في: إدارة فرق العمل عن بعد منذ 4 أشهر