دليل إعداد سياسات العمل عن بعد داخل شركتك

اتجهت العديد من الشركات مؤخرًا إلى تبني ثقافة العمل عن بعد، فصار لزامًا عليها إنشاء سياسات العمل عن بعد لتوفير الوضوح والشفافية للموظفين بشأن آلية العمل. لا يعد وجود سياسات العمل عن بعد شرطًا قانونيًا فحسب، إنما ضرورة للموظفين ليكونوا على علم بمهامهم الوظيفية وحقوقهم.

جدول المحتويات:

ما هي سياسات العمل عن بعد؟

سياسات العمل عن بعد هي اتفاقية تسن للموظفين قوانين وضوابط العمل عن بعد، إذ تحدد متى وكيف يمكن للموظف العمل من أي مكان آخر غير مقر شركته، وتوضح أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند أداء العمل عن بعد. كما أنها تشرع الحقوق القانونية للموظفين، وقد تكون هذه السياسات مؤقتة أو دائمة.

كيفية إعداد سياسات العمل عن بعد

هناك بعض الخطوات والترتيبات التي تحتاج الشركة إلى القيام بها أولًا قبل أن تشرع في كتابة النسخة النهائية من سياسات العمل عن بعد؛ وذلك للحرص على عدم تفويت أي بند مهم دون إضافته إلى السياسات. وفيما يلي 7 خطوات هامة تضمن لك إنشاء سياسات ناجحة:

1. تحديد آلية عمل الموظفين عن بعد

بداية، في حال لم تتحول الشركة إلى العمل عن بعد بشكل كامل فستحتاج أولًا إلى تحديد النهج الذي ستتبعه شركتك في العمل عن بعد. فهناك بعض الشركات التي بالفعل سمحت لموظفيها بالعمل عن بعد بدوام كامل، وشركات أخرى تسمح للموظفين بالعمل عن بعد بشكل جزئي لبضعة أيام في الأسبوع، وشركات ثالثة تمزج ما بين الأسلوبين معًا بجعل بعض الموظفين يعملون عن بعد بدوام كامل بينما يعمل الآخرون عن بعد لبضعة أيام فقط.

أي كان النهج الذي تتبعه شركتك في تطبيق العمل عن بعد، فإن سياسات العمل عن بعد الخاصة بشركتك ستحدد الأدوات الضرورية لإنجاز العمل وكيفية استخدامها، بالإضافة إلى الاستراتيجيات اللازمة لأداء كل مهمة بكفاءة وفعالية.

يوجد بعض النقاط المهمة التي يجب عليك أخذها بعين الاعتبار عند تحديد تلك السياسات مثل:

  • الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند تحديد موظفي قسم إدارة الموظفين عن بعد. وحاجة أولئك الموظفين إلى الخضوع إلى أي نوع من أنواع التدريب أولًا.
  • الصعوبات التي قد تعيق أداء أي وظيفة عن بعد.
  • التدريبات التي قد يحتاجها الموظفين لكي يكونوا قادرين على إنجاز مهامهم الوظيفية بسلاسة.
  • تأثير العمل عن بعد على الموظفين وإنتاجيتهم وقدرتهم على التعاون والعمل كفريق.
  • إمكانية تبديل الأدوار بين العاملين عن بعد والموظفين الذين يعملون من مقر الشركة.
  • الوقت المتوقع أن يكون الموظفون فيه متاحين للعمل، أو إذا كان بإمكانهم العمل وفقًا لجدول زمني مرن يلائم التزاماتهم الشخصية.

قد يواجه موظفوك بعض التحديات والصعوبات عند ممارسة العمل عن بعد لأول مرة. لذا، تأكد من أن فريق الموارد البشرية لديك على أتم الاستعداد لمثل هذه المواقف مسبقًا. ويمكن للفريق إنشاء دليل عن العمل عن بعد أو كتيب يتناول الأسئلة الشائعة الخاصة بالموظفين.

2. توفير الأدوات المناسبة للعمل عن بعد بكفاءة وسلاسة

يحتاج الموظفون عن بعد إلى الأدوات المناسبة التي تسهل عليهم إنجاز مهامهم الوظيفية. وبالطبع، فإن امتلاك جهاز حاسوب محمول واتصال بشبكة الإنترنت وحده لن يكون كافيًا. فهناك حاجة إلى مجموعة من البرامج والأدوات المتخصصة من أجل تعويض غياب التفاعل المباشر بين الموظفين، والذي هو أمر ضروري لإتمام أي عمل. لذا تأكد من توضيح الأمور التالية في سياسات العمل عن بعد الخاصة بك:

  • كيفية تواصل فريق العمل مع بعضهم البعض.
  • الأدوات والبرامج التي ستُستخدم.
  • المعدات التقنية التي قد يحتاجها الموظفون لإنشاء مساحة عمل ملائمة في المنزل وإرشادات حول طريقة استخدامها.
  • التعويضات المالية التي ستقدمها للموظفين لكي يتمكنوا من شراء المعدات اللازمة.

3. توضيح تدابير الأمن السيبراني التي يجب على الموظفين اتباعها

الأمن السيبراني أو الأمن الرقمي هو مجموعة من الإجراءات الأمنية التي تُستخدم بغرض حماية الأنظمة والشبكات من الهجمات الرقمية التي تهدف إلى اختراق المعلومات الشخصية والحساسة والعبث بها وإتلافها أو ابتزاز الشركات لاسترداد تلك المعلومات.

بالتالي، يحتاج العاملون عن بعد إلى استخدام برامج الحماية لكي يتمكنوا من العمل على ملفات الشركة المهمة وبيانات العملاء الشخصية بأمان. فقد يؤدي استخدام شبكة إنترنت غير محمية على جهاز شخصي إلى تعريض بيانات العمل الحساسة لهجمات القرصنة أو البرامج الضارة.

ولتجنب مثل هذه الحوادث، اذكر بوضوح في سياسات العمل عن بعد سياسات الخصوصية والأمان التي يجب على العاملين عن بعد اتباعها.  فعلى سبيل المثال، يمكنك تحديد استخدام شبكة افتراضية خاصة (VPN) لضمان اتصال شبكة آمن. كما سيحتاج الموظفون إلى تثبيت أدوات أمان البيانات والخصوصية كتطبيقات إدارة كلمات المرور أو الهوية؛ للحماية من الهجمات والبرامج الضارة.

تستخدم معظم الشركات برنامج Google Workspace لإدارة وتنظيم العمل عن بعد. وإذا كانت شركتك تعتمد على هذا البرنامج كذلك، فيمكنك تفعيل المصادقة الثنائية لخصوصية البيانات. وإذا لم تكن تستخدم برنامج Google Workspace، فاستخدم أحد برامج إدارة الهوية للتأكد من أنه لا يمكن الوصول إلى بيانات العمل إلا من قبل المستخدمين المصرح لهم.

وتستطيع أيضًا تشفير محركات الأقراص الثابتة للموظفين لحماية البيانات الموجودة على أجهزة الحاسوب الخاصة بهم. ويجب تضمين جميع تلك التفاصيل في سياسات العمل عن بعد.

4. اختيار أوقات للتواصل واللقاء وجهًا لوجه

تأكد من أن سياسات العمل عن بعد تحدد وقت أو ميعاد شهري أو ربع أو نصف سنوي أو سنوي يمكنك فيه جمع العاملين عن بعد لتبادل الأفكار والتخطيط للعمل وقضاء الوقت معًا والاستمتاع. وفي حالة تعذر إقامة اللقاء لأي سبب من الأسباب، يمكنك عقد اجتماع افتراضي أو إعداد مكالمة فيديو جماعية. وهذا من شأنه أن يساعد على تقوية الروابط بين الموظفين وزيادة شعورهم بالانتماء لفريق العمل والشركة.

يحق للموظفين العاملين عن بعد الحصول على نفس الحماية القانونية التي يتمتع بها الموظفون في المكتب. ولكن، يمكن أن يمثل العمل عن بعد بعض التحديات الإضافية التي يجب معالجتها لضمان امتثال شركتك للقانون.

عليك بتتبع عدد ساعات عمل الموظفين الذين يعملون بنظام الساعة، إذا عملوا لأكثر من 40 ساعة في الأسبوع فهذا يعني أنهم عملوا لأوقات إضافية ويجب أن تُحاسبهم مقابل تلك الأوقات. وللحرص على عدم إرهاق الموظفين وتجنب تحمل تكاليف إضافية، ضع إرشادات واضحة عن أوقات العمل والظروف التي يجب أن يعملوا بها ومتى يجب أن يتوقفوا عن العمل.

ومن المهم أيضًا تقديم الدعم اللازم للموظفين العاملين عن بعد تمامًا كزملائهم العاملين بمقر العمل. كالاستماع إلى شكواهم ومشاكلهم والاهتمام بحلها واتخاذ إجراءات وتدابير فورية.

6. حدد التعويضات والمزايا المالية التي سيحصل عليها العاملون عن بعد

تمنح بعض الشركات رواتبًا مقابل المعدات اللازمة للعمل كالحواسيب أو المعدات المكتبية. بينما توفر شركات أخرى تعويضات للموظفين لاستخدامها في تغطية تكاليف العمل مثل الكهرباء والإنترنت. أي كانت التعويضات التي ستقدمها لموظفيك، فيجب أن تذكرها بتفصيل ووضوح لتجنب وقوع أي سوء فهم من الموظفين.

وبالإضافة إلى التعويضات، يجب أن توضح سياسات العمل عن بعد كافة الامتيازات الوظيفية التي يحظى بها الموظفون، مثل: التأمين الصحي والاجتماعي والحوافز والزيادات والعطلات الرسمية والراتب كذلك. وإذا كان هناك تغيير في قيمة الرواتب، فتحقق أولًا من أنها متوافقة مع قوانين العمل والأجور الخاصة ببلدك. كما يجب أن تدرج أهداف العمل التي يجب أن يحققها الموظفين وما هي المعايير التي ستُقيمهم بناءًا عليها.

7. التأكد من الامتثال للوائح المحلية والعالمية

يُعد الامتثال لقوانين الصناعة وقوانين العمل الخاصة ببلدك أمرًا ضروريًا يجب عليك التأكد منه لكي لا تتعرض للمساءلة القانونية بحجة خرق قوانين العمل. كما يجب عليك تحديد الحقوق القانونية للموظفين وفقًا لهذه القوانين في سياسات العمل عن بعد.

تتضمن تلك القوانين معايير الصحة والسلامة المهنية وقوانين العمل وقوانين أمن المعلومات واللوائح الضريبية. فعلى سبيل المثال، تطلب منك قوانين الصحة والسلامة المهنية التأكد من خلو موقع العمل من المخاطر التي من الممكن أن تؤدي إلى أضرار جسدية حتى عند العمل عن بعد من المنزل. لذلك، يجب أن تذكر بوضوح في سياسات العمل عن بعد أنه يجب على الموظفين التأكد من أن مساحة عملهم خالية من المخاطر.

في بعض البلدان تعفي قوانين العمل الموظفين من جميع واجباتهم الوظيفية أثناء فترات الراحة حتى العاملين عن بعد منهم. يمكنك إضافة هذا البند في سياسات العمل عن بعد خاصتك لتشجيع الموظفين على أخذ راحة وتحفيز إنتاجيتهم.

البنود التي يجب إضافتها في سياسات العمل عن بعد وكيفية صياغتها

قد يؤدي عدم وجود سياسات رسمية للعمل عن بعد إلى سوء التواصل وضعف الإنتاجية. ولهذا، فإنه من المهم أن تُبنى سياسات العمل عن بعد لوضع أسس العمل وتنظيمه بشكل صحيح لتجنب وقوع أي مشاكل يمكن تجنبها. وفيما يلي الإرشادات والقواعد التي يجب تضمينها في سياسات العمل عن بعد:

الغرض والنطاق

ابدأ بشرح سبب إنشاء سياسات العمل عن بعد، ومن تنطبق عليه. فعلى سبيل المثال، هل تشمل تلك السياسات المتعاقدون والمتدربون والموظفون الجدد أم أنها تنطبق فقط على الموظفين الذين عملوا مع شركتك لفترة معينة من الوقت؟ يمكنك على سبيل المثال لا الحصر، صياغة هذا الجزء كما هو موضح:

  • الغرض

مثال على غرض العمل عن بعد في سياسات العمل عن بعد

  • النطاق

الموظفون المؤهلون

ستحتاج إلى بعض معايير الأهلية التي ترغب في تضمينها في سياستك. فمثلًا، هل يحتاج الموظفون إلى العيش في نفس المدينة التي يقع فيها مقر العمل، أم يمكنهم الانتقال إلى أي مكان وقتما شاؤوا؟

إذا كانت هناك بعض الوظائف التي تُنفّذ عن بعد بشكل جزئي، فحدد من يعمل من المنزل ومتى. قد تنص سياسات العمل عن بعد الخاصة بك مثلًا على أن الموظفين الذين عملوا في شركتك لمدة ثلاثة أشهر على الأقل مؤهلون للعمل من المنزل، أو فقط أولئك الذين ليس لديهم إجراءات تأديبية سارية يمكنهم العمل عن بعد. ويمكنك صياغة ذلك الجزء كالتالي:

  • الحالة الأولى: إذا كان العمل يُنفذ عن بعد بشكل كامل

العمل عن بعد ينفذ بشكل كامل في سياسات العمل عن بعد

  • الحالة الثانية: إذا كان التحول إلى العمل عن بعد يتم بشكل جزئي

توقعات العمل والجدول الزمني

يتناول هذا الجزء آليات العمل عن بعد التي تحدثنا عنها سابقًا، مثل أوقات عمل الموظفين وطريقة التواصل معهم وفيما بينهم. ويمكن صياغتها كالتالي:

توقعات العمل في سياسات العمل عن بعد

المعدات والأدوات

تُكتب سياسات العمل عن بعد هنا على حسب ما توفره الشركة من خيارات بشأن الأدوات المهمة لإتمام العمل. يمكنك صياغة هذا البند على حسب الحالة، فإذا كانت الشركة:

  • توفر معدات العمل على حسابها الشخصي

  • تدفع للموظفين مقابل المعدات

مثال على سياسات العمل عن بعد عندما تعوض الشركة نفقات الأدوات

  • لا تتكفل بالمصاريف والنفقات المتعلقة بالعمل عن بعد

  • تدفع مقابل نفقات العمل عن بعد

الدعم الفني

حدد آلية وكيفية تقديم الدعم الفني للموظفين عن بعد ببعض الجملة البسيطة، مثل:

صياغة الدعم الفني في سياسات العمل عن بعد

إرشادات السلامة المهنية

من المهم توضيح بعض النصائح والإرشادات للموظفين عن بعد؛ لضمان عدم تعرضهم للخطر، يمكنك أن تكتب:

كما يمكن للشركات أن تضع شرط الموافقة على مساحة عمل الموظفين عن بعد قبل بدء العمل من المنزل. إذ يجب على الموظفين تقديم مخطط للمنزل وإكمال قائمة التحقق من السلامة.

وفي حالة الإصابة بمرض أو وقوع إصابة مرتبطة بالعمل، يجب على الموظفين عن بعد اتباع الإجراءات العادية للإبلاغ عن الحوادث.

الأمن والخصوصية

من المتوقع أن يتخذ الموظفون عن بعد التدابير المناسبة لضمان حماية بيانات الشركة والمعلومات والأصول الخاصة. لهذا عليك عند كتابة سياسة العمل عن بعد أن توضح قائمة بأهم تدابير الأمان والخصوصية التي يجب على الموظفين عن بعد اتباعها: كحماية جميع المعدات بكلمات المرور والاحتفاظ بالمستندات التي تحتوي على معلومات حساسة في خزانات محكمة الإغلاق والامتناع عن استخدام شبكة إنترنت عامة، وغيرها.

العواقب

عليك أن توضح العواقب التي قد تحدث في حال عدم الالتزام بسياسات العمل عن بعد المطروحة والموضحة للموظفين عن بعد، كأن تكتب:

تجدر الإشارة إلى أن الصياغات السابقة ليست قالبًا ثابتًا، إذ يمكنك إزالة أو إضافة المزيد من القوانين بما يناسب طبيعة عمل شركتك ويصب في مصلحة العمل والموظفين.

كيف تقيس مدى نجاح سياسات العمل عن بعد التي وضعتها؟

نتائج العمل الجيدة هي دليل على النجاح. وعادةً ما يلجأ المدراء إلى استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء الموظفين. ولأن لكل دور وظيفي مهام مختلفة، ستحتاج إلى مؤشرات مختلفة. فكاتب المحتوى تُقاس إنتاجيته بعدد الكلمات أو عدد المقالات التي أنجزها. بينما المبرمج فقد تُقاس إنتاجيته بعدد الأخطاء البرمجية التي أصلحها أو ملفات البرمجة التي كتبها.

من السهل تتبع التقدم عندما يكون هناك مهمات أو أهداف قصيرة المدى لتحقيقها بشكل يومي أو أسبوعي. ومن خلال تقارير التقييم يمكنك معرفة ما إذا كان الموظف ينهي مهامه بنجاح في الوقت المحدد أم لا.

كما يُعد تتبع الوقت أمرًا ضروريًا لقياس إنتاجية الموظف لكي تتمكن من وضع المهام والأهداف بما يلائم قدرة كل موظف. وهناك برامج مخصصة لذلك مثل برنامج HiveDesk الذي يتتبع تلقائيًا مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل. وبنهاية كل أسبوع أو شهر، يمكنك الاطلاع على تقرير دقيق حول عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف.

كما أن تتبع الوقت يساعدك على منع الموظفين من العمل لساعات إضافية فتحافظ بذلك على سلامة موظفيك العقلية والجسدية لتضمن منهم مستوى جيد من الإنتاجية وأداء ممتاز في العمل.

في الختام، قد يكون العمل على إنشاء سياسات العمل عن بعد الخاصة بشركتك أمرًا مرهقًا ومحيرًا في البداية. لكن لا تقلق، فلا شيء يخرج بشكل مثالي بالكامل من المرة الأولى. ستساعدك التجربة والتطبيق العملي على اكتشاف الأخطاء في السياسة وتعديلها في أي وقت حتى تصل إلى السياسة المثالية.

تم النشر في: العمل عن بعد، نصائح لأصحاب الشركات منذ شهر واحد