كيف تتواصل بفعالية مع موظفيك الذين يعملون عن بعدلقد أصبح العمل عن بعد نظام عمل أساسي تعتمد عليه آلاف الشركات الآن، ما أضاف مهامًا جديدة إلى مدراء الشركات تستدعي الحاجة للوصول إلى طرق إبداعية تمكنهم من التواصل عن بعد بفعالية أكبر مع موظفيهم. فما هي الطرق التي تمكّنك البقاء على تواصل مع فريقك بينما يعمل كل منكم من منزله؟ وكيف يمكن تعزيز ثقافة الشركة عن بعد؟ وما هي النصائح الممكن تقديمها لمدير الفريق لكي ينجح في الحفاظ على الروابط الاجتماعية وتعزيزها عن بعد مع فريقه؟

لا تهمل اجتماعات الفيديو

لأن العمل عن بعد يستدعي إجراء جميع المكالمات والاجتماعات عبر الإنترنت طوال الوقت، فقد يشكّل الأمر عبئًا على الموظفين فيلجئون إلى اعتماد المكالمات الصوتية بدلًا من استخدام الفيديو في الاجتماعات، ما قد يخفض من حماسهم واستعدادهم مع الوقت. لذلك يُنصح المديرين بعدم تجاهل أهمية مكالمات الفيديو في الحفاظ على مستوى فعّال من التواصل عن بعد مع الموظفين.

وإن كانت مكالمات الفيديو لا توازي الاجتماعات وجهًا لوجه ولكنها كافية لإيصال ومشاركة التعبيرات والانفعالات بين الموظفين. يضاف إلى ذلك أنها دعوة لتطوير مهارة جيدة لدى الموظفين، فالعديد من الأشخاص يرهبون التحدث أمام الكاميرات أو لا يحبون كيف يبدو مظهرهم على الكاميرا، وهو ما يمكن لمدير الفريق أن يوليه عناية معينة ويشارك النصائح والطرق الممكنة لتحسين جودة الصورة وتعديل الإضاءة وآلية العرض المناسبة.

ليس هذا فحسب، بل إن العديد من الشركات تسعى إلى خلق بيئة عمل افتراضية عبر اعتماد مكالمات الفيديو التي يتواجد فيها كل موظف عن بعد موجهًا الكاميرا نحو مكتبه خلال فترات الدوام، حتى وإن لم يكن هناك أي حاجة إلى اجتماع أو نقاش. قد تبدو الفكرة غريبة لكنها بمثابة دافع للموظفين ليشعروا بالتحفيز.

فأن ترفع نظرك فتجد بقية فريقك يعملون بجد أمام مكاتبهم قد تكون كافية لشحن معنوياتك من جديد. كما تعدّ هذه فرصة جيدة ليطرح أفراد الفريق تساؤلاتهم مباشرة على مسمع الجميع، خصوصًا إذا كان مجرد تساؤل سريع أو تذكير مهم دون الحاجة إلى استخدام البريد الإلكتروني أو عقد اجتماع خاص.

اصنع مساحة دردشة افتراضية

ينصح أصحاب الشركات بأن يخصِّصوا لقاءًا شهريًا يجمع مديري الفرق مع الموظفين دون أي قيود أو تكاليف، فقط من أجل تبادل الأحاديث والدردشة بعيدًا عن ضغوطات ومهام العمل. تأتي هذه الفكرة لكسر جمود مكالمات الفيديو المتكررة في التواصل عن بعد، التي قد تتحول مع الوقت إلى هاجس لدى الموظفين لأنها تقترن عادة إما باجتماع أو تسليم مهام.

يمكن لمديري الفرق تحديد موعد ثابت لإجراء هذه الدردشات الاجتماعية، وربما قد يكون من الأفضل أن يُبقي المدير عينًا مفتوحة على الظروف والمناسبات التي تستدعيها. فغياب أحد الموظفين لظروف طارئة أو الاحتفال بترقية آخر أو زواج أحدهم وغيرها من الأسباب تعدّ دوافع جيدة للدعوة إلى فنجان قهوة.

عزِّز جودة اللقاءات الرقمية

مع وجود الاجتماعات الرقمية تظهر ضرورة تحسين جودة اللقاء. ولا نقصد بالجودة هنا جودة الاتصال أو الصورة، بل الجودة المعنوية والطريقة التي يُدار بها الفريق، ويتم بها التواصل عن بعد معهم لإنجاز المهام. يمكن ذلك من خلال التفكير بطرق أكثر إبداعية لزيادة تفاعل وارتباط الفريق خلال الاجتماعات، فمن المهم ألّا تتم الاجتماعات بشكل تقليدي على طريقة تسليم المهام.

هناك الكثير من الأساليب التي تضيف الحيوية على النقاشات والتعليقات وتدعم الاستماع إلى جميع وجهات النظر المطروحة والأفكار خارج الصندوق. ومن ضمن الطرق المقترحة استخدام استراتيجية قبعات التفكير الست التي تفترض أن هناك 6 قبعات للتفكير، لكل منها لون معين يشير إلى دلالة تفكير محددة. على سبيل المثال؛ القبعة البيضاء مسؤولة عن طرح الحقائق والمعلومات فقط بشكل حيادي، والقبعة السوداء للحكم على الأفكار بشكل منطقي يوضح المنافع والمخاطر المصاحبة، والقبعة الحمراء تمثل العواطف المصاحبة لفكرة ما كالمخاوف والإعجاب.

أما القبعة الصفراء فتتعلق بدراسة احتمالات النجاح والفوائد الإيجابية المتعلقة بتطبيق فكرة ما، والقبعة الخضراء تمثل التفكير الابتكاري والإبداع والتفكير خارج الصندوق، بينما القبعة الزرقاء وترمز إلى التفكير الشمولي الذي ينظم جميع القبعات السابقة داخل إطار عملي منظّم. وبذلك يمكن من خلال هذه الاستراتيجة تقسيم وتوجيه تدفق الأفكار خلال جلسات العصف الذهني مع فريق العمل ما يزيد من الانتاجية وكفاءة التواصل عن بعد خلال اللقاءات الافتراضية.

اغتنم فرص اللقاء على الواقع

قد يفرض العمل عن بعد نمطًا مختلفًا من التواصل بين مدير العمل وفريقه تقل أو تنعدم فيه فرص اللقاء على أرض الواقع، إلا أنّ المدير الناجح يُبقِي عينًا مفتوحة لاغتنام الفرصة المناسبة ودعوة فريقه إلى لقاء. تظهر أهمية تنسيق اللقاءات على أرض الواقع بين فترة وأخرى في قدرتها على تحفيز فريق العمل، ورفع معنوياتهم للعمل بكفاءة أعلى من جديد قبل العودة إلى روتين التواصل عن بعد.

لا بأس ببعض المداخلات العفوية

يمكن لمدير الفريق إضافة لمسات بسيطة خلال الاجتماع كأن يشارك صورة لنبتة جديدة يزرعها في حديقته، أو تصميم جديد في منزله، أو أن يأخذ الموظفين في جولة عفوية في حيّه. ففي الوقت الذي يتوقع الموظف عرضًا للاحصائيات أو خطط لمشاريع قادمة، قد تساعد هذه الأفكار على زيادة التواصل عن بعد مع فريق العمل.

تقدّم الأفكار المختلفة فرصة لكسر الروتين والأفكار النمطية حول بيئة العمل، وفيها دعوة إلى التقارب والتواصل بشكل أكثر عفوية عبر الشاشة. فالعلاقة عن بعد لا يجب أن تكون محصورة بالمهام والتقارير ويُنصح بأن تشمل الجانب الإنساني واليومي في حياة الموظفين.

شجّع فريقك على ممارسة الرياضة

توفر الكثير من الشركات مساحة خاصة للموظفين لممارسة الرياضة والحفاظ على صحتهم الجسدية والنفسية، التي يرافقها مساحة من الدردشات ومشاركة الهموم بشكل غير رسمي بين الموظفين. واحدة من الأفكار التي تعزّز الحفاظ على جسم رياضي خلال العمل عن بعد هو أن يدعو المدير إلى تنظيم مجموعة رياضية افتراضية يتشارك فيها الموظفون ممارسة الرياضة عبر الفيديو. قد تشمل هذه الفكرة أنواع من الرياضة لا تتطلب آلات معقدة ومكلفة مثل رياضة اليوغا والتأمل ورفع الأوزان الخفيفة والجري.

نظّم بيئة العمل الافتراضية

يساعد تنظيم المحتوى والمصادر والمهام في مكان واحد على زيادة إنتاجية فريق العمل وتسهيل وصولهم إليها. قد يخلق العمل عن بعد بعض الفوضى بسبب تخزين الملفات عبر الإنترنت بشكل مستمر وهو ما سيزيد تعقيدًا إذا لم يتدارك المديرين ضرورة خلق نظام لإدارة الملفات عن بعد.

يعدّ تنظيم بيئة العمل باستخدام الأدوات المناسبة ضرورة لا غنى عليها لتسهيل التواصل بين مدير العمل وفريقه. على سبيل المثال، يمكن استخدام أداة “أنا” التابعة لحسوب من أجل إدارة أعمالك ومشاريعك والتواصل عن بعد بفاعلية مع فريق العمل.

يمكنك الاستفادة من القوائم المنفصلة التي توفرها أداة أنا في تنظيم التواصل عن بعد. إذ تتبع هذه القوائم آلية توزيع مريحة للاستخدام تفصل بين المهام القائمة والمنجزة والملفات المتعلقة بكل مشروع. كما يمكنك تخصيص قائمة منفصلة لكل فريق على حدة كفريق التسويق والتصميم والإدارة وغيرها، وفي حال كانت هناك مشاريع قائمة تجمع أشخاصًا من فرق مختلفة فيفضل أن يخصص لكل فريق لوحة لمشاركة الأفكار ومتابعة التقدم.

لا يكفي أن يتم تقسيم العمل في قوائم مختلفة بل أن يتم وضع بروتوكول معين للعمل من خلاله، فيمكن تخصيص “لوح المراجع” في أداة أنا لنشر السياسات العامة للشركة وغيرها من التعديلات المُحدّثة التي يجب على كل موظف فحصه يوميًا.

ادعم مواهب واهتمامات فريقك

يُنصح مدراء الشركات بالتفكير خارج الصندوق بطرق متنوعة لزيادة التواصل عن بعد بين الموظفين من خلال تشجيع هواياتهم واهتماماتهم. يمكن أن يستفيد المدير من الدردشات الافتراضية للتعرف أكثر على اهتمامات فريق العمل وبالتالي يخطط وفقًا لها.

على سبيل المثال؛ إذا وجد المدير رغبة مشتركة بين أفراد فريقه لتعلم مهارة جديدة مثل: التصوير أو إنتاج الموسيقى أو حتى البرمجة، فيمكن للمدير أن يوفّر دورات تدريبية مناسبة تتحمل الشركة جزءًا من تكاليفها، وتكون هذه الفكرة في ذات الوقت فرصة لزيادة التواصل عن بعد بين فريق العمل.

اخلق جوًا من التحدي والمنافسة

العمل عن بعد لا يعني تجاهل الفرصة للاحتفال بأي مناسبة أو تقاليد سنوية، التي من المعتاد الاحتفال بها في بيئة العمل التقليدية كالأعياد الدينية والإجازات الرسمية. يمكن فعل ذلك على هيئة نشاط ابتكاري يضيف لمسة التحدي أو التنافس بين أفراد الفريق، كأن يكون هناك جائزة لأفضل من يصوّر أكثر لحظة احتفال مجنونة في منزله مثلًا، وغير ذلك من الأنشطة الترفيهية الممتعة.

في هذه الفكرة، فرصة لربط الفريق ومنحهم فرصة للتواصل عن بعد بشكل خارج عن الصندوق وغير اعتيادي. فبعض الشركات تقيم تحديات افتراضية مستفيدة من ألعاب متنوعة متوفرة على الانترنت كألعاب الليجو والشطرنج وألعاب الطاولة مما يضيف طابع المرح المصاحب لفكرة العمل عن بعد.

أخيرًا، تتنوع الأفكار التي تعزز التواصل عن بعد بكفاءة أعلى بين المدير وفريقه وجميعها تسعى للتأكيد على أن العمل عن بعد لا يعني أن تكون وحيدًا. لذلك من المهم أن تخلق الشركات بيئة عمل افتراضية محفزّة تبقي موظفيها على تواصل وتحافظ على صحتهم النفسية خلال العمل عن بعد.

تم النشر في: إدارة فرق العمل عن بعد منذ 8 أشهر