أصبح العمل عن بعد نهج أساسي في العديد من الشركات، مما أدى إلى تعقيد عملية تقييم أداء الموظفين بكفاءة وفعالية وجعلها أكثر صعوبة وتحديًا، لا سيما أنهم يعملون من أماكن متباعدة جغرافيًا، ولا يجتمعون وجاهيًا في أغلب الأحوال. ومع ذلك، لا يمكنك تجاهل تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد، طالما تسعى إلى تحقيق النجاح.
جدول المحتويات:
- ما المقصود بـ تقييم أداء الموظفين؟
- أهمية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
- طرق تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
- كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
ما المقصود بـ تقييم أداء الموظفين؟
تقييم أداء الموظفين هو إجراء رسمي ودوري تنفذه الشركات بانتظام؛ لتتبُع وتقدير أداء موظفيها بناءً على مسؤولياتهم ومهامهم الوظيفية. ويستند إلى معايير محددة وأهداف واضحة ومعروفة مسبقًا، لقياس كفاءتهم وفعاليتهم في إنجاز واجباتهم ومدى إنتاجيتهم في العمل طيلة فترة التوظيف.
تختلف طرق تقييم أداء الموظفين من شركة لأخرى، حسب طبيعة عملها ونشاطها وصناعتها وهيكلها وثقافتها. ومع ذلك، تُعد أداة اتصالية فعّالة بين الموظفين، وتسهم في توثيق إنجازاتهم وإخفاقاتهم ونقاط قوتهم وضعفهم، وتمنحهم ملاحظات إيجابية وبنّاءة لتحسين أدائهم وزيادة إنتاجيتهم.
أهمية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
أصبح قياس أداء الموظفين العاملين عن بعد ضرورة مُلحة وليس مجرد خيار أو رفاهية لعدة أسباب، أبرزها:
1. الحفاظ على المساءلة الفعالة
يلعب تقييم أداء الموظفين دورًا كبيرًا في تعزيز المساءلة الفعالة والحفاظ عليها في بيئات العمل الافتراضية التي غالبًا ما تفتقر إلى الإشراف المباشر. إذ تساعدك على معرفة ما إذا كان موظفوك يلتزمون بالواجبات الوظيفية وينجزون أعمالهم في الوقت المناسب أم لا. أما إذا لم تُجرِ أي تقييم، سيكون هناك نقصًا في المساءلة، مما يترتب عليه ضعف الأداء الوظيفي والتقاعس عن إنجاز المهام المطلوبة.
2. مواءمة الأدوار الشخصية مع الأهداف
يساعدك تقييم أداء الموظفين بانتظام على توجيه جهودهم نحو تحقيق الأهداف العامة لشركتك، ويضمن أن عملهم وأدوارهم تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية التي تضعها. فعندما تناقشهم في أهداف الشركة وآليات تطبيقها، وتجعلهم يحددون أهدافًا شهرية ينفذونها، يسير اندماجهم وجهودهم نحو تحقيق رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها.
3. تدريب الموظفين وتحفيزهم
عندما تقيّم أداء موظفيك، تستكشف نقاط الضعف والجوانب التي تحتاج إلى تحسين لديهم، وتكون قادرًا على تحديد فرص التطوير المهني والتدريبات اللازمة التي تلبي احتياجاتهم وتطلعاتهم. من ثَمَّ، يصبحون أكثر استعدادًا للنمو الوظيفي ويقدّمون أقصى جهودهم لتعزيز الإنتاجية والوصول إلى ترقيات أعلى.
4. تعزيز التواصل وبناء الثقة
تُعزز تقييمات الأداء التواصل الشخصي بين المديرين والموظفين الذين يعلمون عن بعد، إذ ينخرطون في مناقشة هادفة واتصالات ودية حول مستوى التقدّم الوظيفي وتحقيق الأهداف وإدارة التحديات. فعندما تُجريها بشفافية وموضوعية، ويحصد موظفيك المكافآت وفرص الترقي، يشعرون بالتقدير والاعتراف بجهودهم ومساهماتهم، فتزيد ثقتهم في أنفسهم وفي مديريهم وشركتهم.
5. تحسين الإدارة وزيادة الإنتاجية
يفتح تقييم الأداء الوظيفي للعاملين عن بعد مجالًا لإدارة المهام بفعالية وتحسين الإدارة وزيادة الإنتاجية. فبمجرد تحليل أداء موظفيك، ستمتلك رؤى مستنيرة تمنحك القدرة على اتخاذ أفضل القرارات تجاه الفرص والتهديدات والتحديات المرتبطة بالموارد البشرية. بالإضافة إلى تحديد العوامل التي تجعل أداء الموظفين أكثر فعالية، وتركيز جهودهم على المهام الأكثر أهمية وتأثيرًا، مما ينعكس بالإيجاب على إنتاجية شركتك.
طرق تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
هناك عدة طرق يمكن استخدامها لقياس أداء الموظفين العاملين عن بعد في شركتك، إذ يعتمد اختيارها على احتياجاتك والهدف من التقييم ذاته. وفيما يلي بعض الأساليب الشائعة لتقييم الأداء:
تقييم الأداء الذاتي
اطلب من كل موظف تقييم أدائه الشخصي في العمل بنفسه؛ لقياس قدراتهم ومهاراتهم وسلوكياتهم بصورة مستقلة. اجعلهم يفكرون في نقاط قوتهم وضعفهم والمجالات التي ينبغي تحسينها في أدائهم، والمشكلات والتحديات التي واجهتهم خلال الفترة الأخيرة. حثهم على تحديد أهدافهم المستقبلية، وما إذا كان لديهم أي أفكار إبداعية ومقترحات لتطوير العمل.
غالبًا ما يشتمل نموذج التقييم الذاتي على مجموعة من الأسئلة والعبارات المتعلقة بأداء الموظف خلال فترة زمنية معينة؛ بما في ذلك المهام التي يؤديها، وأهم أهدافه، والصعوبات التي تواجهه، وغير ذلك. مثلًا سؤالًا نصه: كيف تقيّم أداءك العام خلال الشهور الثلاثة الماضية؟ وتكون الإجابة باختيار إحدى الدرجات التالية: ممتاز، جيد، مقبول، سيئ.
تقييم المدير للموظفين
حث المديرين أو المشرفين على إجراء مراجعات متعمقة لأداء موظفيك مرة كل 6 أشهر مثلًا؛ للحصول على تقييم موضوعي وأكثر حيادية من المراجعة الذاتية. إذ يتولى المدير جمع المعلومات والبيانات المتعلقة بكل موظف من واقع السجلات والتقارير الوظيفية، وتقييمات الأداء السابقة.
بعد ذلك، يمكنهم عقد لقاءات فردية مع الموظفين تركز على كيفية تحسين أدائهم، وقدرتهم على تحقيق الأهداف المحددة، وما إذا كانوا بحاجة إلى تدريبات لصقل مهاراتهم.
بناءً على نتائج التقييم، يقدّم المدير ملاحظات إيجابية للموظف تحفزه على زيادة إنتاجيته، ويناقشه في كيفية تطوير خطة العمل وتحسينها. مع ضرورة إشراك الموظفين في وضع أهدافهم الشهرية والسنوية، ومتابعة أدائهم لقياس مدى تقدمهم مع مرور الوقت.
تقييم الموظفين لزملائهم
تقييم الموظفين من قِبل زملاء العمل، استراتيجية فعالة لمراجعة الأداء الوظيفي استنادًا إلى ملاحظات وتعليقات وآراء الزملاء المباشرين في الفريق. إذ تمنحك رؤى مختلفة حول أداء العاملين عن بعد، وتعزز التفاعل الاجتماعي في العمل، بالإضافة إلى تسليط الضوء على الجوانب الجوهرية التي ينبغي تحسينها وإتقانها ولا يعرفها أرباب العمل، مما يسهم في زيادة كفاءة موظفيك.
زوّد فريقك بنموذج استبيان كل فترة زمنية محددة وفق معايير واضحة لتقييم زملاء العمل، حتى تقيس مدى إتقان كل موظف لعمله ودرجة مرونته ومدى تواصله وتعاونه مع الفريق، وما إذا كان شخصية قيادية يمكن الاعتماد عليها أم يحتاج إلى المزيد من التدريب.
تقييم العملاء للموظفين
هدفك النهائي هو إسعاد عملائك لضمان الاحتفاظ بهم وبناء علاقة طويلة الأمد معهم، لذلك يجب معرفة تعليقاتهم وملاحظاتهم حول تجاربهم مع موظفيك الذين يتعاملون مباشرةً لدعمهم ومساعدتهم. إذ يمكنك الحصول على هذه المراجعات بالتواصل مع عملائك عبر المكالمات الهاتفية، أو البريد الإلكتروني، أو استطلاعات الرأي، أو فحص التقييمات التي يكتبونها على مواقع التواصل الاجتماعي.
بعد حصول أي عميل على خدمتك أو عقب تفاعله مع موظفيك، اطرح عليه أسئلة موجزة وسريعة حول درجة رضاه عن الخدمة وسرعة استجابة الموظف، وأسلوبه في التعامل، ومدى وضوح الردود والمعلومات التي حصل عليها لحل مشكلته. يمكنك استخدام مقياس من 1 إلى 5، ليعبر رقم 1 عن عدم الرضا، بينما يعكس رقم 5 سعادة العميل. بالتالي، تستطيع تحسين خدمة العملاء بدقة، وتحفيز فريقك على تقديم الأداء أفضل.
تقييم 360 درجة
يُعد تقييم 360 درجة مراجعة شاملة لأداء الموظفين من خلال مصادر متعددة مثل: التقييم الذاتي، وتعليقات زملاء العمل، والمديرين والمشرفين، ومراجعات العملاء، والتقارير المباشرة. إذ يمكّنك من الحصول على نظرة شاملة وآراء موضوعية وصادقة حول أداء موظفيك؛ تجعلك قادرًا على اكتشاف نقاط الألم والفجوات داخل الفريق.
تتطلب هذه الطريقة استخدام حلول برمجية تُسهّل عملية التقييم، وتبسّط تصميم الاستبيان الذي يتمحور عادةً حول تقييم أداء الموظف من جميع النواحي. بعد ذلك، ادرس النتائج وحللها جيدًا للخروج بتوصيات وقرارات مدروسة تسهم في تحسين الأداء.
كيفية تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد
مراجعة أداء الموظفين العاملين عن بعد ليس مجرد تقييم لفريقك، إنما يُعد ركيزة أساسية في إدارة الموارد البشرية لتحقيق أهداف مؤسستك، وتتطلب هذه العملية عدة خطوات منهجية، تتضمن:
1. تحديد أهداف التقييم
تحديد الأهداف خطوة ضرورية في عملية تقييم أداء الموظفين؛ لضمان إجرائها بفعالية وسلاسة ولتحقيق المزيد من الجودة والإنتاجية والأداء الأفضل، فبدونها قد تهدر وقتك ولن تحقق أي فائدة لموظفيك. ومع ذلك، ينبغي أن تكون أهداف التقييم واضحة ومحددة وقابلة للتطبيق والقياس، ومتوافقة مع غايات شركتك وأولوياتها.
لنفترض أنك تود تقييم أداء مندوب مبيعات يعمل عن بعد، فقد يتمثل هدفك في تحسين معدل التحويل لمنتجك بنسبة 30% خلال الأشهر الستة المقبلة، أو زيادة عدد العروض التجارية المقدّمة للعملاء بنسبة 10% شهريًا. بهذه الطريقة سيُدرك الموظف هدفه في العمل، ويسعى إلى تحقيقه عبر استراتيجيات واضحة، وستتمكن من قياس مدى تقدّمه ونجاحه.
في هذه المرحلة، يجب توضيح توقعاتك للموظفين ومناقشتهم حول الأهداف والمهام المطلوبة. دعهم يعرفون المعايير التي وضعتها لتقييم الأداء، وأولوياتك، وما الأدوات والموارد التي يحتاجون إليها، وكيف ينجحون في تحقيق أهدافهم، وما مستوى تقدّم أدائهم مقارنةً بآخر تقييم، وما إلى ذلك.
2. تخصيص مؤشرات الأداء المناسبة
قد يشكل قياس أداء الموظفين العاملين عن بعد تحدي كبير؛ لغياب الاحتكاك المباشر مع المديرين وعدم الانخراط معهم كما يحدث في بيئات العمل التقليدية. ورغم ذلك، يمكنك تحديد المقاييس المناسبة لتتبُع أداء موظفيك، مثل: معدل التحويلات، أو متوسط سرعة الاستجابة، أو صافي الربح، أو معدل الإنتاجية، وما إلى ذلك.
إذ يُعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية KPI قبل البدء في تقييم أداء الموظفين أمرًا مهمًا للغاية؛ لأنها تجعل العاملين عن بعد على دراية واضحة بالنتائج المتوقعة، وتقدير مدى إنجازهم للأهداف بسهولة، وتساعدك على تقديم ملاحظات أداء فعالة ودقيقة. فمثلًا، إذا كان هدفك هو زيادة مبيعات منتجك الجديد، فإنه يمكنك قياس أداء موظفيك من خلال مؤشر المبيعات الشهرية.
3. تصميم نموذج تقييم الأداء
تعتمد عملية التقييم على نموذج استبيان يتضمن مجموعة من الأسئلة التي تستند إلى أهداف ومعايير محددة؛ لقياس وإدارة أداء الموظفين. في هذه الخطوة، يجب تحديد نوع النموذج، هل تريده للتقييم الذاتي؟ أم تقييم 360 درجة؟ أم نموذج مخصص لتقييم المديرين للموظفين؟ بعد ذلك، ينبغي تحديد الجوانب المختلفة لأداء الموظف، مثلًا: المهارات الفنية، والأهداف المهنية المستقبلية، والتحديات الحالية والمحتملة.
ضع أسئلة واضحة ومباشرة تغطي جميع جوانب الأداء، وحدد وزن كل عبارة في الأسئلة المقياسية التي تحتوي على عبارات متعددة، فربما تتضمن قيمًا عددية من واحد إلى عشرة أو قيمًا تعبيرية مثل: جيد جدًا، جيد، مقبول، سيئ، سيئ جدًا. واطرح أسئلة مفتوحة تتيح للموظفين التعبير عن أفكارهم ومشاعرهم وأفعالهم بحرية، واستخدم لغة مألوفة وسهلة الفهم. فقد يتضمن النموذج أسئلة متنوعة، مثل:
- كيف حققت الأهداف المطلوبة خلال الفترة الماضية؟
- كيف تقيّم مهاراتك وأدائك خلال الفترة الماضية؟
- ما أبرز التحديات والصعوبات التي تواجهك خلال العمل؟
- ما التدريبات والموارد التي تحتاجها لتعزيز أدائك؟
- ما أهم المهام والمسؤوليات التي تقع على عاتقك؟
4. تحليل نتائج تقييم الأداء
بعد الانتهاء من الصياغة النهائية للنموذج، وتوزيعه على الموظفين الذين يشاركون في عملية التقييم، ستحصل على ردود فعل وإجابات وافية تمكّنك من مراجعة الأداء بدقة. فبمجرد جمع نماذج التقييم والتأكد من استيفاء جميع الأسئلة، تبدأ في قياس أداء كل موظف بناءً على الأهداف والمعايير الموضوعة.
قارن أداء كل موظف بتلك الأهداف وتأكد من مدى إنجازها. فإذا وجدت تراجعًا في الأداء، فكّر في الأسباب التي أدت إلى ذلك، هل يحتاج الموظف إلى تدريب لصقل مهاراته؟ هل هناك تحديات في بيئة العمل تعوق تقدّمه؟ هل علاقته مع زملاء العمل ليست على ما يرام؟ ومن المهم احتساب القيمة المضافة التي يقدمها الموظف للشركة من خلال معرفة الفرق بين أدائه الفعلي والأداء المتوقع.
5. استنتاج توصيات تحسين الأداء
تلعب توصيات تحسين الأداء دورًا مهمًا في تحديد الخطوات والإجراءات التي من شأنها تحسين أداء موظفيك، وتعزيز إنتاجيتهم وكفاءتهم والتغلب على التحديات التي تواجههم، وتوجيههم نحو المهام الأكثر إلحاحًا والأولويات الصحيحة، مما يزيد من فعالية العمل، ويعود بالنفع على شركتك بأكملها.
للخروج بتوصيات فعالة، ينبغي مراجعة جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بأداء الموظفين؛ بما في فيها التقارير السابقة، وتحديد نقاط القوة والضعف لديهم، وتحليل الفرص والتهديدات التي تعيق تحقيق الأداء الأفضل. بناءً على ذلك، تتخذ قرارات وتحسينات محددة وقابلة للتنفيذ لتحقيق أهدافك العامة.
6. تقديم التغذية الراجعة
بمجرد كتابة التوصيات، اجتمع مع كل موظف على حِدة لمناقشة نتائج تقييم الأداء، وتزويدهم بالمعلومات والملاحظات البنّاءة حول أعمالهم والمجالات التي يجب تحسينها لتطوير أدائهم. بعد ذلك، ضع خطة عمل واضحة مع موظفيك تتضمن أهدافًا محددة قابلة للتطبيق والقياس لتحسين الأداء.
مع ضرورة متابعة درجة تقدّمهم نحو تحقيق تلك الأهداف، ولا مانع من تغيير خطتك حسب التغيرات التي تطرأ على بيئة العمل أو أهدافك. من ثَمَّ، تستطيع تقييم أداء الموظفين بفعالية، بما يسهم في زيادة إنتاجيتهم، وبالتالي تعزيز مبيعاتك وأرباحك.
أخيرًا، تقييم أداء الموظفين العاملين عن بعد ليس أداة لتأنيب الموظفين وعقابهم، إنما لتوجيههم نحو الأداء الأمثل ومكافآتهم وتدريبهم لضمان التحسين المستمر وتعزيز الرضا الوظيفي، وتحقيق الأهداف العام والازدهار المستدام لشركتك.
تم النشر في: تأهيل الموظفين الجدد