في الآونة الأخيرة حدث تغيير جذري في الوظائف وأساليب عمل الشركات، واتجهت العديد من المؤسسات الى العمل عن بعد عوضًا عن العمل من المكتب. وفي ظل الفروقات الكثيرة بين العمل التقليدي والعمل عن بعد، بات لزامًا على القيادات والمدراء العمل على تحسين بيئة العمل عن بعد وتعزيزها بكل السبل الممكنة. إليك 6 خطوات من أجل تحسين بيئة العمل عن بعد داخل شركتك.
جدول المحتويات:
- بناء سياسة شاملة للأمان الوظيفي
- تنظيم العمل بفعالية
- اتباع أساليب عمل مرنة
- خلق بيئة عمل محفزة
- وضع سياسة لتدريب الموظفين
- تنمية مهارات التواصل الفعال
أولًا: ابنِ سياسة شاملة للأمان الوظيفي
يختلف العمل عن بعد عن العمل التقليدي في الكثير من النواحي النفسية والمادية، وأبرز العوامل النفسية تتمثل بفقدان الموظف عن بعد ثقته بمنصبه أو باستمرارية عمله في المؤسسة، أما الناحية المادية تكمن بأن الموظف عن بعد لا يعمل تحت سقف المكتب في الشركة لذلك يتوجب على مدير المؤسسة أن يقوم بتوفير احتياجات الموظف المادية والمعنوية من أجل تحسين بيئة العمل عن بعد بالنسبة للموظفين:
وفر حاجات الأمان المعنوي
شعور الموظف بالثقة والأمان المعنوي هو أحد أبرز العوامل التي تساهم في تحسين بيئة العمل عن بعد وزيادة الإنتاجية، كما أن حاجات الأمان تحتل المرتبة الثالثة في هرم ماسلو للاحتياجات الإنسانية، لذلك يجب على مدير المؤسسة أن يشعر كل الموظفين عن بعد بالثقة والأمان الوظيفي لضمان أفضل أداء منهم.
كلف كل موظف بمسؤوليات واضحة ومحددة وابتعد عن تحميل بعض الموظفين مسؤوليات فوق طاقتهم. وتقبّل الأخطاء بدون أن تشعر الموظفين بالخوف من ارتكاب الخطأ أو إخفاء المشكلات، وحاول إصلاحها وتوجيه الموظفين إلى أفضل الإجراءات.
فعّل ثقافة إضافة التعليقات والملاحظات على كافة مراحل العمل، لتجنب وضع اللوم على أحد الموظفين بشكل كامل بعد انتهاء العمل ووجود أي خطأ. وقدم الملاحظات بشكل مستمر وحافظ على سير العمل بشكل دقيق، ولا بأس من توجيه الملاحظات عن طريق اتصال فردي.
أشبع حاجات الأمان المادية
يظن بعض المدراء أن العمل من المنزل لا يحتاج لأي متطلبات مادية ولا حاجة للتأمين على الموظف، ولكن في الواقع، رغم سهولة العمل من المنزل إلا أن المدير يجب أن يحمل على عاتقه التأكد من متطلبات العمل في مكان عمل الموظفين وتوفيرها.
تأكد من توافر متطلبات العمل بالحد الأدنى لدى الموظف مثل وجود حاسب شخصي مناسب للعمل أو توفر شبكة اتصال جيدة، ويجب أن يتم توظيف الأشخاص الجدد بوضع هذه الناحية بالاعتبار أو العمل على توفيرها إن أمكن بالنسبة للموظفين القدامى.
أحرص على أمان المعلومات، وهذه الناحية لا تفيد الموظف فقط، بل إنها من أهم الأمور التي يجب أن يحرص عليها مدير الشركة، خاصةً إذا كانت المؤسسة تتعامل مع بيانات ذات أهمية، ويجب على المدير التأكد تمامًا من أمان الاتصال بالشبكة لدى الموظف.
ثانيًا: نظم العمل بفعالية
عند التوظيف عن بعد وإدارة أعمال الفريق بشكل غير مباشر، عليك أن تقلل نسبة المخاطرة في العمل عن طريق تقسيم الأعمال والمهام وفق طرق محددة تضمن عدم وجود أخطاء أو تقصير. مع التأكد من أن الفريق يعي تمامًا المسؤوليات الموكلة له بطريقة تحاكي التنظيم داخل جدران المؤسسة وهو ما يساهم في تحسين بيئة العمل عن بعد من الناحية المعنوية والمادية.
يمكن تنظيم العمل اعتمادًا على عدّة أمور وهي:
تقسيم العمل
- قسم العمل على أساس فردي
وكل للموظفين الجدد المهام البسيطة التي لا تحتاج الى خبرة كبيرة، وحاول أن تمتلك الوصول الى أعمالهم في البداية وأن تتحكم فيها بشكل جزئي حرصًا على قيام الموظف بالعمل بالطريقة الصحيحة. ولضمان اعتياد الموظف على بيئة العمل عن بعد بسرعة، ضع له خطة عمل قصيرة أسبوعية أو نصف شهرية.
- قسم العمل وفق مجموعات
بدلًا من أن يقوم كل موظف بعمله بشكل فردي، يمكن تقسيم الأعمال على شكل مجموعات وتعيين مشرف لكل مجموعة، وبذلك يمكن أن تتأكد أن العمل يسير بشكلٍ صحيح لوجود مشرف متمرّس بين أعضاء الفريق، إضافةً لتعزيز ثقافة الفريق عن بعد عند جمع عدد من الموظفين للعمل على هدف واحد وخطة واحدة، ويمكن للموظفين الجدد في هذه الحالة التعرف أكثر طبيعة العمل.
استخدام المنصات التعاونية
لا يمكن ضبط مهمات الفريق بشكل شفهي فقط، كما أن تنظيم المهام بشكل فردي سيصعّب على المدير معرفة العمل المنجز والعمل غير المكتمل، لذلك يتوجب على كل مدير استخدام المنصات التعاونية من أجل إدارة الفريق عن بعد والتأكد أن الفريق يعمل ككتلة واحدة لإنجاز المهام المطلوبة دون تقصير أو نسيان، فمنصات التواصل التقليدية يمكن أن تترك مجالًا للخطأ.
وأفضل منصات العمل التعاونية التي يمكن أن تعطيك تجربة فريدة في ثقافة التواصل عن بعد هي أداة أنا الأداة الأولى عربيًا لإدارة العمل، وتفيد هذه الأداة الفرق في العمل عن بعد عن طريق إنشاء لوحات للمشاريع لمعرفة التقدم الحاصل في كل مشروع ومشاركة القائمة مع فريق العمل ليتمكن من الاطلاع عليها والتعديل فيها دون الحاجة الى تحميلها.
وأبرز مزايا أداة أنا هي المرونة حيث تتيح الأداة إضافة مجموعة من التطبيقات على كل قائمة مثل تطبيقات التحرير أو تطبيقات الملاحظات، لتتمكن من إضافة الملاحظات على تقدم المهام دون الحاجة لإرسال ملاحظات فردية لكل شخص في الفريق، ليسهل عليك إدارة ومتابعة مشاريعك مع الفريق، إضافة لكون هذه الأداة تتيح لك درجة عالية من الأمان والخصوصية.
تختلف حاجة كل مؤسسة عن الأخرى بالتأكيد فيما يتعلق بالمنصات التعاونية أو أدوات إدارة المشاريع، لذلك عليك أن تختار ما يناسبك من بين أفضل أدوات إدارة المشاريع عن بعد. سيساعدك معرفة نوع شركتك وطريقة عملها على اختيار الأداة الأفضل أو يمكن أن تشرك الموظفين في قرار اختيار أكثر أداة مناسبة،
ثالثًا: اتبع أساليب عمل مرنة
لا يمكن لأي عمل أن يستمر إذا لم يحقق قابلية للتكيف مع الظروف المحيطة، لذلك عليك أن تتمتع ببعض الأساليب المرنة التي من شأنها تحسين بيئة العمل عن بعد مثل:
1. أوقات العمل
يختلف العمل التقليدي عن العمل من المنزل في عدة نواحي أبرزها أوقات العمل، لذلك يجب أن تكون ساعات العمل أكثر مرونة بالنسبة للموظف، وامنح موظفيك حرية اختيار ساعات العمل المناسبة لهم بعد التشاور معك على أن يلتزم الموظف أثناء هذه الساعات بمهامه.
2. مراسلات العمل
ابتعد عن الجمود في المراسلات الداخلية للشركة، ولا تعتمد على مبدأ الرسائل الطويلة والمكررة عن طريق البريد الإلكتروني، لأن هذا الأمر من شأنه أن يزيد من الملل لدى الموظف، كما أن العديد من الموظفين عن بعد يشتكون من شكل المراسلات الداخلية.
يجب عليك أن تكون مرنًا من هذه الناحية وأن تحسن ثقافة التواصل عن بعد مع موظفيك، مثل توجيه الرسائل الصوتية أو الفيديوهات القصيرة، واجعل البريد الإلكتروني مقتصرًا على الرسائل ذات الطابع الرسمي أو الضروريّة فقط.
3. اهتم بالإنتاجية وليس ساعات العمل
غالبية الموظفين عن بعد يعملون من منازلهم بين عائلاتهم، ومن الصعب الفصل بين ضجيج المنزل والعمل وفق ساعات محددة. لذلك إن كانت طبيعة العمل تسمح بالمرونة، فلا تلزم الموظف بساعات عمل محددة، واربط عمل الموظف بالإنتاجية بدلًا من الوقت، فمثلًا لا تهتم بالتوقيت الذي يتواجد فيه الموظف في العمل، بل دع اهتمامك لقدر العمل الذي ينجزه الموظف.
4. توفير البديل
في بعض الحالات قد يضطر الموظفين للغياب لسببٍ طارئ أو بسبب انقطاع الخدمة مثلًا، وهنا عليك تدارك الأمر، بالتأكيد لا يعني ذلك توظيف بديل عن كل موظف، ولكن اجعل عملك مرنًا بحيث يستطيع أعضاء الفريق تولي المسؤوليات عن بعضهم في حال غياب أحدهم.
رابعًا: اخلق بيئة عمل محفزة
رغم أن العمل عن بعد غالبًا ما يكون أكثر راحة بالنسبة للموظفين، ولكنه يفتقر الى التواصل المباشر بين الأفراد في نفس المؤسسة، واستمرار العمل لعدة ساعات متواصلة يمكن أن يخلق نوعًا من العزلة، وهنا يكمن دور المدير بخلق بيئة عمل مناسبة للموظفين ومراعية للحاجات الاجتماعية من أجل تجديد نشاط الموظفين، ويمكن صناعة بيئة عمل محفزة من أجل تحسين بيئة العمل عن بعد أكثر عن طريق:
1. فترات الراحة
فترات الراحة أثناء العمل ليست مجرد إضافة للعمل، بل أنها السر وراء الإنتاجية العالية، والحد الأدنى للراحة في العمل لمدة 8 ساعات هي 30 دقيقة أساسية، وفترتين إضافيتين مدة الواحدة 15 دقيقة، ولا تقل حاجة الموظف عن بعد للراحة أهمية عن حاجة الموظف في المكتب لها، وبصفتك المدير لا تتردد بالالتزام بفترات راحة للموظفين دون أي قيود.
2. الابتعاد عن الجمود
بسبب افتقاد العمل عن بعد لميزة التواصل المباشر، حاول أن تخلق جوًا ممتعًا لموظفيك في ساعات العمل، عن طريق تخصيص بعض مجموعات التواصل الاجتماعي للترفيه في فترة العمل وتبادل المعلومات أو النكات اللطيفة أو أي وسيلة أخرى من شأنها أن تشعر الموظفين بالمتعة. لا تكن جامدًا، فالترفيه عن النفس هي حاجة ضرورية لأي إنسان.
3. نظام الحوافز والمسابقات
في حالة العمل عن بعد غالبًا ما يفقد الموظفين حماسهم للمنافسة فيما بينهم، فليس هناك أي وسيلة تواصل على أرض الواقع بين الموظف وبقية أعضاء الفريق، وللحرص على خلق المنافسة، نظّم بعض المنافسات بين أعضاء الفريق ولا تجعل هذه المنافسة عديمة الفائدة بل حاول أن تقرن الفوز ببعض الحوافز المادية أو المعنوية لتحافظ على نشاط الفريق والابتعاد عن شعور الملل الذي يصيب الموظفين.
4. وفّر الخصوصية
تلجأ العديد من المؤسسات لمراقبة نشاط موظفيها أثناء فترة العمل عن بعد للتأكد من إنجازهم لمهامهم بالشكل الصحيح، ويلجأ بعض المدراء للانخراط بجميع النشاطات في المؤسسة مع فريق العمل، وهذا أمر ينتهك خصوصية الموظفين إلى حدٍ ما.
يجب على المدير الناجح أن يترك حيزًا من الحرية بين مجموعات الموظفين دون الدخول فيها، ويمكن هذا الأمر عن طريق ترك بعض الخصوصية في مجموعات برامج التواصل المستخدمة في العمل ليقتصر الأمر على الزملاء فيما بينهم، فهو أمر طبيعي بالنسبة للمكاتب التقليدية على كل حال، ويجب توفير الأمر عندما يكون العمل عن بعد.
خامسًا: ضع سياسة لتدريب الموظفين
يمكن إيجاد أشخاص بمهارات مناسبة للعمل في مؤسستك، ولكن هل يمكن أن تجد أشخاصًا ملائمين تمامًا لهذا الأمر؟ بالتأكيد سيكون هذا الأمر صعبًا إلى حدّ ما، كما أن متطلبات المؤسسة ستحتاج إلى تطوير المهارات مع مرور الوقت، وهنا يبرز دورك لتقديم التدريب والاستشارات للفريق للمحافظة على تحسين بيئة العمل عن بعد وتطوير مهارات الفريق، ويمكن العمل على هذه الناحية بمجموعة طرق:
1. وفّر مراجع متاحة لكل الفريق
مهما بلغت مهارة الموظف في المؤسسة فهو دائمًا بحاجة الى مراجع يعود إليها عندما تواجهه أي مشكلة، لذلك يجب توفير نسخ إلكترونية من الخطوط العريضة للمؤسسة أو الدليل العام لها، ومشاركة هذه الملفات مع أعضاء الفريق لتوفير مرجع دائم لهم وخطوط إرشادية أثناء عملهم، كما يمكن رفع بعض الأدلة عن استخدام البرامج اللازمة في العمل، ويمكنك إنشاء هذه الأدلة بنفسك أو الاستعانة بالخبراء لتنفيذ هذا العمل.
2. الاجتماعات الدورية
وتعد هذه الناحية من أبرز العوامل التي تساهم في تحسين بيئة العمل عن بعد، إذ يجب تحديد مواعيد ثابتة أو دورية لاجتماع الفريق مع القائد أو مع أحد الموظفين ذوي الخبرة في المؤسسة. وعندما نتكلم عن العمل عن بعد، فبالتأكيد الاجتماعات هنا هي اجتماعات الفيديو عبر البرامج المخصصة. تساهم هذه الاجتماعات في توفير الاستشارات والدعم لأعضاء الفريق إضافة الى أنها تزيد من الترابط والعلاقة الاجتماعية بين أعضاء الفريق.
3. توفير الدورات التدريبية
لا تعتمد على المبادرات الفردية للتعلم بين أعضاء فريقك، بل كن أنت المبادر ووفر لهم الدورات التدريبية التي من شأنها رفع مهارات الموظفين وتطوير قدراتهم.
سادسًا: نمِّ مهارات التواصل الفعال
في العلاقات البشرية، لا يمكن أن يحدث أي اتصال كامل دون أن تكتمل عناصر الاتصال وهي: المرسل والمستقبل والرسالة، وبالنسبة للعمل عن بعد، يجب العمل على مهارات التواصل الفعال للتأكد من وضوح الرسائل ضمن الفريق، وهنا عليك إتقان مهارات التواصل الفعال داخل المؤسسة لتحقيق أفضل اتصال بينك وبين الفريق ومن أهم هذه المهارات:
1. تلقي التغذية الراجعة وفهمها
لا يمكن أن تتم أعمال المؤسسة من دون أي تغذية راجعة أو نقد من الفريق، وإذا حصل هذا الأمر يجب أن تعرف أن الأعمال تسير بشكل غير مكتمل. ينبغي أن تحفز الفريق لتقديم تغذية راجعة بعد القيام بأي خطوة، كما يجب تحفيز الموظفين على النقد البنّاء لأن هذه الطريقة هي الأفضل لمعرفة نواحي التقصير في المؤسسة والعمل على إصلاحها أو تجنبها في المرات القادمة.
2. اصغِ لمشكلات الموظفين
خصوصًا أن العمل عن بعد يعد تجربة جديدة نسبيًا ويمكن أن يكون العديد من موظفيك يعملون عن بعد للمرة الأولى، مما يترك لديهم بعض المشاكل في التعامل مع أدوات العمل، لذلك احرص على الاستماع لمشاكل الموظفين بشكل دوري ولكن شرط هذا الإصغاء هو أن يكون مقترنًا بأفعال حقيقية وليس استماع فقط، وهكذا يمكن أن تحصل على المزيد من المعلومات التي من شأنها تحسين بيئة العمل عن بعد في مؤسستك.
3. عزز ثقافة السؤال
يشتكي بعض المدراء من الأسئلة الكثيرة من الموظفين، ولكن في الحقيقة هذه الناحية تدل على أن الموظفين يميلون إلى العمل بإخلاص للمؤسسة. كقائد عليك أن تسأل موظفيك عن سير عملهم وأن تشجع موظفيك على السؤال عن أي ناحية غير واضحة، فهذا الأمر من شأنه تحسين بيئة العمل عن بعد بشكل كبير وعند السؤال يجب عليك أن تقدم الإجابة المناسبة لكل سؤال ولا تتجاهل أي منها، لأن التجاهل يمنع الموظف من سؤال المزيد من الأسئلة.
4. كن لطيفًا
اللطف لا يتنافى مع قوة الشخصية التي يجب أن تكون موجودة لدى القائد، وعندما تتواصل مع فريقك حاول أن تكون لطيفًا ولا توجّه عبارات قاسية لموظفيك، كما أن اللطف سيساهم في تقبّل الموظف للرسالة وتنفيذها بشكل أفضل، لذلك راقب عباراتك مع الموظفين ووضح المعنى فيها بطريقة لطيفة وغير هجومية، وينطبق هذا الأمر على الملاحظات الصوتية أو اجتماعات الفيديو أيضًا.
في الختام، تحسين بيئة العمل ضمن أي شركة هو أحد أهم الأمور التي يجب مراعاتها لضمان تحقيق نتائج حقيقية، ولكن الفوارق الحقيقية تكمن في اختيار أفضل الاستراتيجيات من أجل تحسين بيئة العمل عن بعد لتناسب متطلبات العصر الذي يتجه اليوم إلى العمل عن بعد عوضًا عن الأساليب التقليدية. أخبرنا، أي من هذه الطرق تتبع في مؤسستك؟
تم النشر في: تأهيل الموظفين الجدد