لعلّ أصعب ما ستواجهه عند إدارة فريق عن بُعد هو إيجاد صيغة تعاونية بين أفراد أفراد فريقك، نظرًا لعدم تواجدهم في مكان جغرافي واحد، وصعوبة التواصل والمشاركة الفعالة فيما بينهم. لذلك، جمعنا لك في هذا المقال بعض النصائح العملية المفيدة التي ستنقل التعاون في العمل بين أفراد فريقك إلى مستوى أفضل بكثير.

جدول المحتويات:

ما أهمية التعاون بين فريق العمل الذي يعمل عن بعد؟

إذا كنت تتساءل؛ ما الفوائد التي ستعود عليك عند تفعيل دور التعاون في العمل ضمن فريقك؟ إليك الإجابة في 4 محاور:

رفع جودة العمل

لا شك أن تضافر خبرات عديدة لإنتاج عمل ما سيخرجه بجودة أفضل مما لو اقتصرت الخبرات المنتجة له على شخص واحد فقط، فعند تفعيل التعاون في العمل، يمكن لكل عضو في الفريق أن يكتشف نقطة ضعف معينة في العمل، ويقدم أفكارًا وحلولًا خاصة، إن اجتماع هذه الأفكار كلها معًا واستخلاص الزبد منها سيؤدي إلى عمل ذي جودة مرتفعة.

تحسين الإنتاجية

ليس فقط على مستوى الجودة، بل ستتحسن الإنتاجية أيضًا، إذ يساعد التعاون بين أعضاء الفريق على حل المشكلات المعقدة بسرعة، وابتكار حلول مميزة، وإنجاز المهام بسرعة وبكفاءة عالية، مما يساعد على رفع إنتاجية الفريق وتحقيق الأهداف المرجوّة.

تبادل الخبرات

ينقسم الموظفون في فريقك إلى عدة مستويات، فمنهم الموظف الخبير الذي يعمل في مجاله منذ زمن طويل ويتقنه جيدًا، ومنهم الموظف الأقل خبرةً، وهناك المتدرب الذي بدأ العمل منذ فترة وجيزة، سيكون من الصعب أن يرتقي الموظف وتتحسن خبراته بدون وجود بيئة تعاونية فعالة.

علاوةً على ذلك، سيساعد التعاون في العمل على تبادل الخبرات بين الموظفين من المستوى نفسه، وكذلك ما بين الموظفين مختلفي الاختصاصات، وحينها ستتحسن نوعية وخبرات أعضاء الفريق، وستجد بديلًا لأي موظف ربما تخسره فجأةً في يوم ما.

نمو الشركة وتحقيق أهدافها

لدى أي شركة طموحة أهدافًا تريد تحقيقها، سواءً على المستوى البعيد أو القريب، وللوصول إلى هذه الأهداف، لا بُدَّ لأعضاء الفريق معرفتها أولًا، ومن ثم العمل على تحقيقها معًا بروح الفريق، وهو ما يساعد على نمو الشركة وتحقيقها نجاحات كبيرة.

مهارات التعاون في العمل عن بعد

لكي يكون العامِل عن بُعد عضوًا فعالًا في الفريق، يجب عليه أن يمتلك بعض مهارات التعاون في العمل، أهمها:

1. تواصل فعّال

يأخذ التواصل عن بُعد أشكالًا ثلاثة، هي التواصل الكتابي والصوتي والمرئي، والتي يجب على العامِل عن بُعد أن يتقنها كلها، فينبغي أن يكون متمكنًا من إيصال أفكاره عبر الكتابة بلغة بسيطة وواضحة، وتجنب حالات سوء التفاهم التي تحدث عادةً في التواصل الكتابي، كما يجب أن يكون قادرًا على إجراء مكالمات صوتية، وعقد اجتماعات عبر الفيديو بفاعلية.

فضلًا عن ذلك، من المهم أن يكون الموظف عن بُعد متمكنًا من مهارات التواصل العامة، مثل مهارة الاستماع الجيد إلى الزملاء وفهم مقاصدهم، والتحدث معهم بلطف واحترام، والتفاعل مع حديثهم ونقل المشاعر بطريقة صحيحة، وغيرها من مهارات التواصل.

2. تبادل الأفكار والآراء

أحد الأهداف الأساسية للتواصل هو تبادل الأفكار والآراء، إذ لا يتساوى من يسعى بمفرده إلى حل مشكلة مع من يتعاون مع خمسة آخرين على حلها، ومن هذا المنطلق، من المهم أن يكون الموظف قادرًا على تقديم بعض الأفكار والآراء لزملائه، فضلًا عن الاستماع إلى آرائهم ووجهات نظرهم.

3. التعاون على حل المشكلات

سيواجه الموظف خلال عمله عددًا من المشكلات، وهو أمام خيارين في هذه الحالة، إما أن يسعى وحيدًا إلى حلها، فيهدر بذلك وقته وجهده، وربما يصل إلى حل غير مناسب أو لا يصل إلى حل أساسًا، وإما أن يتعاون مع زملائه، فيكسب من خبراتهم وتجاربهم السابقة، ويصلون معًا إلى الحل المناسب في أسرع وقت.

4. الصراحة والشفافية

غالبًا ما تؤدي المجاملات الزائدة في العمل إلى عواقب وخيمة، لأنها لا تساعد على التطور أو تفادي الأخطاء والمشكلات الحاصلة، وهو ما ينتج عنه تفاقم المشكلات في العمل. لذلك، يجب أن يتحلى الموظفون بالصراحة والشفافية في العمل، ولا يترددوا في الإشارة إلى أي نقاط ضعف تحتاج إلى معالجة، دون أن تتحول الصراحة إلى إساءة إلى زملاء العمل.

5. تقبل الانتقادات البناءة

على الجانب الآخر، من المهم أن يتلقى الزملاء في العمل الانتقادات بروح عالية، وأن يركزوا على معالجتها فعلًا والتطوير من أنفسهم، عوضًا عن الاستماتة في محاولة رفضها وإنكارها، وأخذ مواقف سلبية من زملائهم الذين يقدمون هذه الانتقادات بهدف تحسين قدرات ومهارات أعضاء الفريق.

7 نصائح لتعزيز التعاون في العمل بين أعضاء الفريق

أهم خطوة يجب عليك اتخاذها هي بناء ثقافة التعاون بين أعضاء فريقك، أي يجب أن يكون التعاون في العمل أحد المبادئ الأساسية للعمل ضمن فريقك، ولكي تتمكن من تعزيز هذه الثقافة، يمكنك اتباع النصائح التالية:

اجعل أهداف الشركة واضحة للجميع

عندما يدرك أعضاء فريقك الأهداف التي يطمحون إلى الوصول إليها، سينمو لديهم حس المسؤولية وسيدفعهم ذلك إلى التعاون معًا على تحقيق هذه الأهداف. يجب أن تتبنى إستراتيجية الأهداف الذكية SMART، وتعمل على وضع أهداف كبيرة أساسية للشركة، وأهداف أصغر سنوية وشهرية ويومية.

لنفترض على سبيل المثال أن لديك شركة تعمل في صناعة البرمجيات، فربما تكون الأهداف على النحو التالي:

  • أهداف الشركة العامة: الارتقاء بمستوى البرمجيات في السوق، وتوفير حلول تقنية مميزة.
  • هدف الشركة للعام الحالي: أن تكون شركتنا من أفضل 10 شركات تقنية على مستوى العالم العربي.
  • هدف شهر يونيو: برمجة تطبيق أندرويد للعيادات الطبية، بحيث يساعد الأطباء والممرضين على تسجيل بيانات المرضى ومتابعة حالاتهم والتواصل معهم.
  • هدف يوم الثلاثاء: تصميم واجهات إنشاء حساب وتسجيل دخول وتصميم واجهات التطبيق الرئيسية.

يجب أن يدرك كامل أعضاء الفريق هذه الأهداف، بحيث يتبنونها ويشعرون أنها أهدافهم وطموحاتهم، وهو ما يزيد من شغفهم ويدفعهم إلى التعاون ومساعدة بعضهم البعض في سبيل تحقيق هذه الأهداف.

احتفل بإنجازات الفريق

لا يكفي أن تضع أهدافًا وتخبر أعضاء الفريق بها، ومن ثم عند تحقيقها؛ تفرح بهذه الإنجازات وتحتفل بها وحدك، سيثبط ذلك من معنويات فريقك، وسيشعرون أنهم يعملون لغيرهم، لذلك يجب أن تحتفل مع أعضاء فريقك بعد كل إنجاز أو تحقيق هدف.

من المهم أن تكون الاحتفالات والمكافآت جماعيةً، بحيث يدرك الموظفون أن النجاح هو نجاح الكل وليس نجاح الفرد، لذا حاول ألا تكثر من المكافآت الفردية، لكي لا تترسخ الأنانية والطموح الفردي عند الموظفين، بل ازرع فيهم مبادئ التعاون معًا لتحقيق النجاح الجماعي.

عزّز التواصل بين الموظفين

يُعَد التواصل أحد أصعب التحديات التي ستواجهها عند إدارة فريق عن بعد، فرغم التطور الكبير في وسائل التواصل الرقمية، ما يزال البعد الجغرافي حاجزًا أمام التواصل الفعّال، ويمكنك كسر هذا الحجز باتباع الخطوات التالية:

  • إنشاء قنوات للتواصل: ينبغي أن يكون لديك قناة تضم جميع أعضاء الفريق للتواصل معًا، وإذا كان لديك فريق عمل كبير، فيمكنك إنشاء قناة عامة تجمع كل الموظفين، وقنوات خاصة بكل فريق، كما يمكنك إنشاء قناة ترفيهية للتواصل المرح والفكاهي خارج نطاق العمل.
  • اكسر الحواجز بين الموظفين ما استطعت: احرص على أن يكون بإمكان الجميع التواصل معًا وفي أي وقت، ما دام التواصل لأهداف تتعلق بالعمل وتحسينه.
  • استخدام لغة واضحة: يتوزع أحيانًا فريق العمل عن بُعد على عدة مناطق ودول حول العالم، وهو ما قد يؤدي إلى اختلاف اللهجات والتعابير، لذلك من المهم تحديد لهجة واحدة مشتركة، أو اعتماد اللغة العربية الفصحى للتواصل، مما يجنب سوء الفهم بين الموظفين.
  • ساعات عمل متراكبة: لنفس السبب السابق، قد تختلف ساعات العمل بين الموظفين لاختلاف توزعهم الجغرافي، لذلك احرص على أن تزيد ساعات العمل المشتركة بين الموظفين قدر الإمكان، بحيث يتمكنوا من التواصل الفوري مع بعضهم البعض.
  • تواصل صوتي ومرئي: قد يكون التواصل الكتابي مفيدًا عند إحالة بعض المهام البسيطة أو تقديم تعقيبات سريعة، لكنه صعب وغير مفيد في المحادثات الطويلة والعميقة، لذا يجب أن تزرع ثقافة التواصل الصوتي والمرئي بين أعضاء الفريق عند الحاجة.
  • تجنب الإساءات والنقاشات الخلافية: احرص على منع أي نقاشات تثير الفتنة والكراهية بين الموظفين، مثل تبادل الإساءات أو الدخول في جدالات عقائدية أو سياسية.

اعقد اجتماعات دورية بين فريقك

ستساعدك اجتماعات العمل في الحفاظ على وحدة وتماسك الفريق، والوقوف جميعًا على الهدف نفسه، وتبادل الأفكار والآراء بفاعلية للوصول إلى القرارات الأفضل. لذا من المهم عقد اجتماعات دورية أسبوعية أو شهرية مع الموظفين جميعًا، بحيث تتيح الفرصة لفهم الموظفين بعضهم البعض وتعزيز العلاقات فيما بينهم. من النصائح التي يمكنك اتباعها لضمان اجتماع فعال:

  • تحديد الهدف من الاجتماع مسبقًا.
  • تحديد موعد يناسب جميع أعضاء الفريق، والتأكيد على التزام الجميع به.
  • يفتتح مدير الفريق الاجتماع ويناقش ما لديه من أفكار.
  • تخصيص وقت محدد لكل فرد يتحدث فيه عن أفكاره وآرائه.
  • عدم مقاطعة المتحدث، وفي حال كان لدى أحد تعقيب، فيرفع اليد أو يعطي إشارة بطلب التحدث.
  • اختتام الاجتماع بنتائج وقرارات واضحة.

عزز العلاقات الشخصية بين أفراد الفريق

كيف يمكن لأعضاء فريقك أن يتعاونوا بفاعلية دون معرفة بعضهم البعض على المستوى الشخصي؟ لذلك احرص على تعزيز العلاقات الشخصية بين أعضاء فريقك، وبناء روابط الألفة والمحبة بينهم، ويمكنك اتباع عدد من الإستراتيجيات لتحقيق ذلك:

  • لقاءات ميدانية: إذا كان أفراد فريقك من ذات المنطقة أو البلد، فيمكنك عقد اجتماعات ميدانية بين الفينة والأخرى، ولا سيّما في أيام العطلات، بحيث تمارس مع أفراد فريقك مختلف النشاطات الترفيهية.
  • حفلات أعياد الميلاد: أضف إلى تقويمك تواريخ أعياد ميلاد فريقك، وأجرِ احتفالات بسيطة عبر مكالمة فيديو مثلًا في كل مناسبة عيد ميلاد.
  • إجازات مشتركة: إذا كان لديك الميزانية الكافية، فسيكون من المفيد حقًا منح رحلات مشتركة للموظفين، بحيث يقضون فترة العطلة سويًا وتزيد روابط الألفة بينهم.

استخدم أدوات إدارة المشاريع

من الأمور الأساسية التي يجب مراعاتها لتحقيق التعاون الفعّال عن بُعد هي استخدام إحدى أدوات إدارة المشاريع التي تساعدك على التخطيط الجيد للمشروع ومتابعة مراحل التقدم فيه مع الفريق، إضافةً إلى التواصل مع أعضاء الفريق وإحالة المهام المتنوعة لهم، ما يضمن إنتاجية عمل عالية.

أحد أهم تلك الأدوات التي يمكنك استخدامها هي أداة أنا التي تساعدك على إدارة فريقك عن بُعد بنجاح وكفاءة عالية. إذ تتميز بأنها تأتي بواجهة عربية، مع فيض واسع من جميع المزايا التي تحتاجها لإدارة مشاريعك وتنظيم عملك من مكانٍ واحد.

حُلَّ النزاعات والخلافات

إذا طبقت النصائح السابقة، فستقلل من فرص حدوث الخلافات إلى حدٍ كبير، وربما لن تصادفك أي مشكلة بين الموظفين، لكن ماذا لو حدث واختلف الموظفين؟ يجب عليك حينها إدارة الصراع وفض النزاع بأسرع وقت باتباع الخطوات التالية:

  1. معرفة سبب الخلاف والاستماع إلى الطرفين، ربما عن طريق إجراء اتصال هاتفي منفرد مع كل طرف.
  2. محاول تقريب وجهات النظر، وإصلاح ذات البين عن طريقة تأليف القلوب، يمكنك مثلًا أن تخبر كل طرف أن الطرف الآخر يوده بالفعل ولم يكن يقصد الإساءة إليه.
  3. التحضير لمقابلة مشتركة عبر مكالمة الفيديو، من خلال حث كل طرف على الاعتذار وإنهاء المشكلة.
  4. إدارة مكالمة فيديو الصلح بينهما، والتأكد من صفاء القلوب.

يجب عليك بالتأكيد أن تعالج كل خلاف على قدره، فقد لا تحتاج بعض الخلافات إلى كل هذه الخطوات، ويكفي أن تطلب من كل طرف الاعتذار من الآخر، وتأكد أنه بمجرد عقد مكالمة فيديو بين الطرفين، ستنتهي كل الخلافات، والتي غالبًا ما تنجم عن التواصل الكتابي الذي يعجز عن نقل المشاعر.

ختامًا، ما يحدد مستوى التعاون في أي فريق بالدرجة الأولى هو قائد الفريق نفسه، فمن صفات المدير الناجح أنه قادر على تحقيق التعاون الفعّال بين أعضاء فريقه، بغض النظر عن الحواجز الجغرافية بين الموظفين واختلاف ثقافاتهم وطرق تفكيرهم.

تم النشر في: تأهيل الموظفين الجدد