فن الإدارة عن بعد: كيف تدير فريقك عن بعد لأول مرة؟

مع لجوء الكثير من الشركات إلى العمل عن بعد، ظهرت العديد من التحديات أبرزها كيفية الإدارة عن بعد بفاعلية والتحكم في سير العمل بداية من تحديد المهام التي تناسب كل عضو في الفريق، وتتبع التقدم في إنجازها، حتى حل المشكلات التي قد تواجههم. لكن ما هي تحديات الإدارة عن بعد؟ وكيف تدير فريقك عن بعد بفاعلية؟

تحديات الإدارة عن بعد

توجد العديد من التحديات التي قد تواجهك وتمثل عائقًا عند إدارة فريق عملك عن بعد للمرة الأولي منها:

• انعدام التواصل المباشر

ينعدم التواصل المفتوح في نظام إدارة الفريق عن بعد، وبالتالي لن تستطيع توجيه التعليمات والإرشادات للموظفين كما كنت تفعل في الوظيفة التقليدية. يمكنك التغلب على ذلك من خلال أدوات التواصل وعقد الاجتماعات، وخلق تواصل فعّال مع فريقك وإيصال توجيهاتك ومناقشتهم بسهولة.

• صعوبة تتبع المهام 

يظن معظم المديرين أنهم لن يستطيعوا تتبع مهام العمل عن بعد بكفاءة كما هو الحال في العمل من مقر الشركة. في الحقيقة توجد العديد من الأدوات التي تجعلك تتابع المهام وتباشر تنفيذ المشاريع كأنها رأي عين، أبرزها تطبيق أنا.

• الخوف من انخفاض الإنتاجية

هذا الخوف غالبًا ما يكون نابعًا من عدم الإلمام بطبيعة إدارة الموظفين عن بعد. يمكن للمدير تحقيق معدل أعلى من الإنتاجية في حالة العمل عن بعد عن العمل التقليدي. ذلك من خلال أدوات العمل عن بعد التي تساعده على وضع قوائم المهام وتوزيعها، ووضع خطة العمل، ومباشرة التنفيذ خطوة خطوة، حتى تحقيق الأهداف المرجوة.

عوامل نجاح الإدارة عن بعد

إدارة العمل عن بعد ليست سهلة كما يتخيلها البعض، وليست مستحيلة أيضًا. لكل شيء أسسه وقوانينه التي ينبغي اتباعها ليخرج صحيحًا مكتملًا. هذه بعض الإرشادات المهمة التي ترسم لك طريق ناجح للإدارة عن بعد، وتساعدك على تخطي التحديات السابقة:

1. وظف الأشخاص المناسبين

يحتاج الموظف عن بعد لامتلاك بعض المهارات الأساسية التي تؤهله للقيام بوظيفة عن بعد، مثل: مهارات التواصل عن بعد، استخدام الوسائل التقنية، تنظيم وإدارة الوقت، وغيرها من المهارات اللازمة. إضافة لامتلاكه المهارات والقدرات الخاصة بالوظيفة.

2. اختر الأدوات المناسبة

يعتمد العمل عن بعد كُليًّا على التكنولوجيا، لذا يجب أن تبذل المجهود الكافي في اختيار الأدوات والتطبيقات التي تناسب عملك. تتيح لك هذه الأدوات عقد الاجتماعات، وتنظيم وتحديد المهام، ومتابعة سير العمل والإنتاجية، وطرح المناقشات والاستفسارات، وغير ذلك من الأمور الأخرى.

يتم اختيار الأدوات بناء على نوعية المهام التي يقوم بها فريقك. تذكر أن اختيار الأدوات المناسبة يسهل على فريقك إنهاء المهام بسهولة، ويسهل عليك متابعة العمل والفريق دون عناء. إن كانت الأدوات المستخدمة بها بعض التعقيد، فتستطيع تخصيص جلسة تشرح فيها لفريقك كيفية الاستخدام، والإجابة عن تساؤلاتهم حولها.

3. اطلب مهام واضحة

الغموض في تحديد الأهداف يزيد من احتمالية الخروج عن المسار الصحيح. التزم بتحديد مهام محددة وواضحة، لتضمن الحصول على نتائج جيدة واحترافية. كذلك إن كانت المهمة تتطلب عملًا تعاونيًا، كن واضحًا في توزيع المهام على فريق العمل، واشرح نطاق العمل لكل عضو بوضوح.

من المهم أيضًا في هذه النقطة أن يبرز المدير رؤية الشركة بطريقة واضحة ومباشرة، ليكون دليلًا واضحًا يذكر بأولويات العمل، والقيم العامة للشركة. عندما تظهر فكرة للموظف أو اقتراح معين، سيقوم بقياسه مباشرة على رؤية الشركة ليعرف إن كان مناسبًا لتطبيقه أم لا.

تختلف الشركات في طريقة رسم رؤيتها للموظفين بصورة واضحة. الطريقة ليست مهمة، المهم أن تصل الرؤية للموظفين بوضوح، ولضمان تحقيق ذلك يجب أن يستطيع كل موظف في الشركة الإجابة عن هذين السؤالين: ما هي نقطة تميز الشركة؟ لمن تقدم الشركة خدماتها؟

4. لا تُضيق على موظفيك

تتلخص ميزة العمل عن بعد في الاستمتاع بالعمل بمرونة أكثر، ما يساهم في تنفيذ المهام بفاعلية ونشاط أكبر. لا تفسد عليهم هذا الأمر وادعم فترات الراحة والمرونة في العمل، بما لا يؤثر سلبًا على تأدية المهام وتحقيق النتائج.

أحيانًا قد تتطلب طبيعة الوظيفة التعامل بطريقة رسمية صارمة مع الموظفين، لكن في العمل عن بعد سيكون من الأفضل أن تعاملهم كأصدقاء نوعًا ما. تعزيز الثقة بين أعضاء فريقك ومنحهم بعض المرونة في العمل، سيرفع من إنتاجيتهم بشكل كبير.

5. ركز على النتائج والجودة

تتبع عدد الساعات ومواعيد الحضور والانصراف، لا تصلح معيارا لتقييم أداء الموظفين عن بعد، إنما التركيز على النتائج وجودة العمل هو المعيار الفعّال للتقييم. ثِق بموظفيك وأطلق لهم العنان في طريقة توجيه سفينة أعمالهم. اشحذ همتهم، وانتظر النتائج المبهرة في الوقت المحدد للتسليم.

6. وفّر للموظفين بيئة تفاعلية معززة بالثقة

يكون فريق العمل أكثر إنتاجية ومحبًا للوظيفة، إذا كان بينه تفاعل ومودة. وفّر بيئة عمل إيجابية ومساحة تفاعلية تسمح للموظفين بطرح الاستفسارات والأسئلة والاقتراحات. اطلع على هذه المساحة باستمرار وجاوب على استفساراتهم وأسئلتهم.

اعرف ما هي المشكلات التي تواجههم وساعدهم في حلها. اجعل فريقك يشعر بوجودك معه على مدار اليوم. حدد وقتًا ثابتًا تكون متاحًا فيه يوميًا. سيقلل هذا من احتمالية وقوع الأخطاء، وتدارك الأمر سريعًا إن وقع لأحدهم ظرف طارئ.

7. قدِّم مكافآت ومزايا حسب الحاجة

بناءً على النقاط السابقة، ستتعرف أكثر على فريقك، وستعرف نوعية المكافآت التي تناسب كل عضو، وتتعرف أيضًا على ظروفهم. يمكنك منح كل عضو الميزة التي يحتاجها ليكون أكثر إنتاجية، كما يمكنك تحديد المكافأة التي تجعله يخرج كل طاقته ومهاراته في تأدية المهام.

8. تطوير فريق العمل

ركز على معرفة مهارات كل عضو في الفريق في أثناء تنفيذه للمهام، ومعرفة ما ينقصه. امنح كل عضو بعض النصائح التي ترشده لطريقة تنمية ما ينقصه. خصص بعض الوقت لإعطائهم دورات تدريبية ترفع من قدراتهم. أرشدهم للتعلم من خلال مصادر موثوقة.

نوّع في طبيعة المهام التي يتلقاها كل عضو حتى يُخرج كل إمكانياته وقدراته، ويجد الفرصة لتطوير مهاراته. أعطهم مساحة لإعطاء الآراء والمقترحات وتنفيذها، وساعدهم على تقييم الخطأ، وتقديم الحلول المقترحة لعدم حدوث الخطأ مرة أخرى.

9. ساعدهم على الموازنة بين الحياة المهنية والشخصية

يفقد الموظف وجهته وهدفه عندما يحدث الخلط بين الحياة المهنية والشخصية. بالإضافة لذلك فإن هذا الخلط من أهم الأسباب التي تجعل الموظفين يكرهون وظائفهم، وتقلل من إنتاجيتهم، ويفكرون في الاستقالة منها. ساعد موظفيك على تحقيق التوازن بين الحياتين، وأرشدهم إلى كيفية إدارة الوقت وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

الإدارة عن بعد لا تتوقف على تطبيق النظريات والقوانين فحسب، بل هي فن يتطلب من المدير معرفة الموظف وقدراته جيدًا، ليساعده على إخراج أفضل ما لديه. إن كانت لديك إضافة أو تجربة مررت بها، فأخبرنا عنها في التعليقات.