إدارة الاجتماعات الفردية بفعالية تساعدك في إنشاء حلقة تواصل مع الموظفين ومواجهة التحديات، وتساعد الموظفين على تطوير أدوارهم الوظيفية. ونظرًا لعدم وضوح أثر الاجتماعات الفردية في تطوير أداء الموظفين، يتعسّر على بعض المديرين تحقيق أفضل استفادة منها، فكيف يمكنك إدارة اجتماعات فردية عن بعد باحترافية؟
جدول المحتويات:
- ما هي الاجتماعات الفردية؟
- أهمية الاجتماعات الفردية
- طرق التحضير للاجتماعات الفردية
- نصائح لإدارة الاجتماعات الفردية بفعالية
ما هي الاجتماعات الفردية؟
الاجتماعات الفردية هي اجتماعات دورية تُجرى داخل المؤسسة بين المدير وأحد الموظفين، وتكون ذات طابع حواري، هدفها الأساسي الاهتمام بالموظفين وتذليل ما يواجهون من صعوبات وتحديات، ودراسة أوجه زيادة الإنتاجية والكفاءة. وتُصنف على أنها نوع من الاتصال المباشر الذي يجرّى بانتظام.
أهمية الاجتماعات الفردية
فهم الغرض الحقيقي من إدارة الاجتماعات الفردية يجعل الوقت المخصص لها مثمرًا، إذ إنها تُعدّ الطريق الأمثل للتواصل مع أعضاء الفريق، وإنشاء العلاقات، وأيضًا توظيف قدراتهم. ولأن هناك العديد من الأسباب التي تجعل من استضافتها أمرًا هامًا، والتي قد تتغير من مؤسسة لأخرى حسب الأهداف التي تطمح إليها، فيما يلي بعضها:
1. توضيح الصورة الكاملة
لا تقتصر وظيفة المدير على إصدار الأوامر، وتوقيع الاتفاقات وإلقاء الخطابات، فمن المهام الأساسية له التوجيه الصحيح للموظفين، ويكون ذلك أكثر تأثيرًا من خلال إدارة الاجتماعات الفردية. فمن خلالها يمكن للمدير توضيح الصورة الكاملة للمهام المناطة لكل موظف، والأعمال الموكلة إليه، وكذلك توضيح النتائج المتوقعة منه.
توفر الاجتماعات الفردية كذلك فرصة للمدير لتقييم المهارات التي يمتلكها كل موظف، متضمنة كل من القدرات المهنية والشخصية؛ متمثلة بمستوى ذكائه وقدرته على العمل ضمن الفريق وكذلك شعوره تجاه ما يقوم به من عمل، كل هذا يضمن للموظف التوجيه الصحيح الذي يمكّنه من العمل بكفاءة.
2. خلق مساحة خاصة بالموظفين
توفر الاجتماعات الفردية بيئة تشاركية آمنة للموظفين، ولأن الكثير من الموظفين يعانون رهبة مشاركة مشكلاتهم والتحديات التي تواجههم أمام بقية أعضاء الفريق خلال الاجتماع العام، فإنها تمكّنهم من إثارة الأمور الصعبة خاصةً مع المدير، وأيضًا تساعد المدير في معالجة المخاوف المتعلق بالموظفين. كما تُتيح هذه الاجتماعات وقت ومساحة خاصة لتحديد مدى توافق الأهداف المهنية للموظف مع أهداف الفريق.
3. اكتشاف المشكلات وتبادل الملاحظات
كثير من المشكلات والتحديات المتعلقة بالعمل تُكتشف خلال إدارة الاجتماعات الفردية، خصوصًا وأن كثير من الموظفين لا يحبذون الإفصاح عن الصعوبات التي تواجههم إذا لم يتم سؤالهم عنها. وكون الاجتماعات الفردية توفر مساحة خاصة وآمنة للموظف، يجعل عملية اكتشافها وتحديدها أسرع، وبذلك عملية إصلاحها أسهل، ما يعطي فرصة للمديرين لطلب التقييمات حول أسلوب إدارته.
4. توفير التطوير المهني
تُعدّ استضافة الاجتماعات الفردية الطريقة الأمثل لتقديم التوجيهات والإرشادات للموظف في كافة المجالات التي يحتاج فيها لتطوير، إذ أنه من خلال الدعم الذي يقدمه المدير للموظف، يجعله قادر على اتخاذ قرارات وخطوات رسمية تساهم في التطوير المهني تحت إشرافه. أيضًا تساعد المدير في توفير التدريبات اللازمة، ومعالجة نقاط ضعف الموظف بعد اكتشافها.
5. بناء علاقات فعالة
تمنح الاجتماعات الفردية المدير فرصة مثالية لبناء العلاقات بموظفيه، من خلال التواصل المنتظم مع كل موظف على حِدة، ما يسمح له بالتعرف أكثر على شخصية كل موظف ولمس أهم الجوانب التي يهتم لأمرها، فضلًا على التحديات التي يقابلها، سواء في العمل أو في حياته خارج العمل، وتؤثر على أدائه في بعض الأحيان. كل ذلك يتحقق من خلال التواصل والاستماع، والمحاولة الجادة لمساعدة الموظف، ما ينتج عنه أشخاص لديهم ولاء أكبر ويُحسن الجو العام لبيئة العمل ويجعلها أكثر فعالية وإنتاجًا.
طرق التحضير للاجتماعات الفردية
إدارة الاجتماعات الفردية ليس بالأمر المعقد، إذ يضمن الاستعداد الجيد لها تحقيق أكبر استفادة من وقت كلا الطرفين، وذلك لأنه يتيح لك الوصول مباشرةً للأمور الهامة دون الحاجة لمناقشة الأمور الهامشية. فهناك العديد من العوامل التي قد تساعد في نجاحه، أفضلها ما يلي:
1. الإعلان عن الاجتماعات الفردية
سواء كانت استضافة الاجتماعات الفردية حدث جديد على الموظفين أم أُعلن عنه في اجتماع الفريق، وذلك حتى يصل الإعلان للجميع في نفس الوقت دون أن يشعر أي شخص بأنه منفرد بها. وأيضًا نوّه إلى أن هذه الاجتماعات هدفها الأساسي توثيق العلاقات، والتعرف على التحديات، ومناقشة الأعمال، وتقديم المساعدة للموظفين عند حاجتهم لها، بعيدًا عن كونها اجتماعات رقابية هدفها التعبير عن عدم رضا المدير عن الأداء، كما هو متعارف عند البعض.
2. تحديد الأداة المناسبة
إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد يتطلب منك اختيار وسيلة مناسبة للتواصل خلال الاجتماع، إذ تعتمد الشركات العاملة عن بعد على التطبيقات الاجتماعية ومكالمات الفيديو للتواصل خلال الاجتماع، إذ يوجد الكثير منها، أبرزها:
- Zoom
- Google Hangouts
- Google DUO
- Free Conference Call
- UberConference
- webex
3. تحديد الإيقاع المناسب
يجب عليك اختيار الفترة الزمنية المناسبة لإجراء وتكرار الاجتماعات الفردية، بما يتناسب معك ومع موظفيك. فهناك عدّة خطط قد تكون مناسبة، منها أن تلتقي بكل موظف مرة واحدة أسبوعيًا لمدة 30 دقيقة، والخطة الثانية هي لقاء كل أسبوعين يُناقش خلاله أهم المستجدات والتحديات التي قابلها الموظف من آخر اجتماع.
وآخرها الخطة المختلطة، والتي تعني أن تلتقي ببعض الموظفين أسبوعيًا والبعض الآخر كل أسبوعين. ومن الجدير بالذكر أن الخطة الأولى أفضلهم، إذ ترتبط بأعلى مستويات المشاركة، خصوصًا في حالة العمل عن بعد.
ولضمان حصول الموظفين على الدعم الشخصي الكافي منك، احرص على قضاء فترات متكافئة معهم جميعًا. لذا عند تحديدك لإيقاع اللقاء المناسب، راعي ما يلي:
- الخبرة العملية للموظفين، فالجدد منهم نلجأ إلى عقد الاجتماعات الأسبوعية، وذلك حتى يتسنى لك معرفة نقاط الضعف، وإيجاد الحلول المناسبة.
- حجم الفريق، إذا كان عدد الموظفين أكثر من 10، فالأفضل هو إجراء اجتماعات فردية كل أسبوعين، من أجل استيعاب كافة الموظفين، وقد تلجأ إلى تقليل الفترة الزمنية للاجتماع.
4. تحديد جدول أعمال الاجتماع
يقصد بجدول الأعمال أو الأجندة، قائمة بالموضوعات والأنشطة التي تحتاج مناقشتها خلال الاجتماع، ويكون الهدف الرئيسي منها إنشاء مخطط واضح لما سيكون عليه الاجتماع، لتغطية كافة الموضوعات، وفيها المخاوف والتحديات التي تواجه الموظفين. ولأن الوقت قليل مقارنةً بالموضوعات التي يجب مناقشتها، فوجود الأجندة يُسهل عملية سير الاجتماع بسلاسة. فيما يلي بعض النصائح التي تساعدك في إنشاء جدول الأعمال:
- حدد كلًا من الوقت والتاريخ والأداة.
- وضح الهدف الرئيسي من الاجتماع.
- حدد البنود التي تنوي مناقشتها خلال الاجتماع، متضمنة الأسئلة التي تريد الإجابة عنها أيضًا.
- أنشئ نسخة خاصة بالموظفين، وشاركها معهم.
- حدد مقدار الوقت الذي يحتاجه كل موضوع.
- اطلب من الموظفين المشاركة في إعداده.
- حدِث جدول الأعمال باستمرار، بما يتناسب مع الاحتياجات.
ومن الجدير بالذكر، أنه لا بأس بالخروج في بعض الأحيان عن أجندة الاجتماع في حال تناول أحد الموظفين صعوبة أو تحدي يواجهه، هنا من الضروري التحلي بالمرونة وترك المجال له للحديث عما يواجهه، ومساعدته بالاستماع الجيد وتقديم حلول عملية تعينه على تجاوزها.
نصائح لإدارة الاجتماعات الفردية بفعالية
إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد تتطلب من المدير القدرة على توفير بيئة يشعر فيها الموظفون بالأمان والراحة، تمكّنهم من إبداء آرائهم فيما يخص العمل. فالهدف الأساسي منها بعد الاهتمام بالأمور المهنية والعملية، هو بناء العلاقات وتعزيزها من خلال معالجة الاحتياجات الشخصية. ويتم ذلك بممارسات نوعية فعالة أهمها:
استعد جيدًا
تتأثر إدارة الاجتماعات الفردية بحضورك الذهني، لذلك أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني، وضع هاتفك بعيدًا، وابتعد عن أي مشتتات، وذكر نفسك قبل بداية الاجتماع بأنه يتعلق بشكل رئيسي باحتياجات الموظفين وأدائهم. يجب عليك خلال الاجتماع التأكيد على الأهداف المرجوة منه، والإشارة للنتائج المتوقع الحصول عليها. وضع في الحسبان أنه لا بأس بالقليل من الموضوعات الخارجة عن العمل، من أجل بناء العلاقات وتعزيزها.
كن مستمعًا جيدًا
خلال الاجتماعات الفردية، ينبغي لك الاستماع أكثر مما تتكلم، فهناك العديد من مؤشرات نجاح إدارة الاجتماعات الفردية. على سبيل المثال، إتاحة الفرصة للموظفين لمناقشة أفكارهم وآرائهم دون التقيد بالأفكار المجدولة سابقًا، خصوصًا في حال وجود مهام صعبة وتحديات تواجههم. والجدير بالذكر أن استماعك الجيد خلال الاجتماع يعطي انطباع للموظفين بالدعم والاهتمام لآرائهم.
قدم المساعدة
عند عقد الاجتماعات الفردية، اعرض المساعدة على موظفيك، فمساعدتك لهم سواء على صعيد المهام المفوضة إليهم أو تطوير مهاراتهم، تُساعد شركتك على النمو والتطور. أيضًا في بداية كل اجتماع، اهتم بمتابعة سير المواضيع التي تم مناقشتها في الاجتماع السابق، وتأكد من أن المخرجات سارت كما خُطط له.
أَنهِ الاجتماع ببنود عمل واضحة
عند إنهاء الاجتماعات الفردية عليك مراجعة ما نتج عن النقاشات خلاله، وذلك للتأكد من وضوح الأمور التي تم الاتفاق عليها، سواء من الأعمال المطلوبة أو الفترات الزمنية لتنفيذها. أيضًا يمكنك إرسال قائمة بالقرارات وبنود العمل التي تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع للموظفين، بهدف توضيح المسؤوليات الواقعة على عاتق كل منهم لضمان سير العمل بفعالية.
ختامًا، قد تبدو إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد بانتظام أمرًا صعبًا يحتاج إلى جهد ووقت والتزام، إلا أن فوائده مثمرة في تعزيز أداء الموظفين، وبالتالي شركتك. ولا تنسَ الاعتماد على ما ذكرناه من خطوات ونصائح للتحضير لاجتماع فعال.
تم النشر في: نوفمبر 2022
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | بناء خبرات العمل عن بعد