الآن، صار واجبًا على جميع الموظفين باختلاف طبيعة وظائفهم تعلّم كيفية كتابة بريد إلكتروني مهني. إذ تُعد الرسائل الإلكترونية أداة هامة للتذكير بمهمةٍ ما، وتستخدم للتنويه على القرارات التي تعتزم الشركة اتخاذها، أو حتى لإنذار أحد الموظفين. وفي أحيان كثيرة تستخدم كدليل يخلّص أحدهم من تحمل مسؤولية أحد أخطاء العمل. إذًا كيف تكتب رسالة إلكترونية رسمية تحقق غرضها؟
جدول المحتويات:
أساسيات استخدام البريد الإلكتروني
قد يرى البعض أن استخدام البريد الإلكتروني قد تقلص حجمه عن الماضي، نظرًا لوجود منصات إدارة المهام، وترتيب الاجتماعات عن بعد، ووسائل التواصل الاجتماعي، التي تسهل تواصل أفراد فريق العمل مع بعضهم البعض ومع العملاء بنفس الوقت، ولكن بتحليل الموقف نجد أن استخدام البريد الإلكتروني ازداد أهمية عما كان عليه من قبل.
فإن كنت تستخدم أية وسيلة لإدارة المهام، فدائمًا ما سيصلك رسالة إلكترونية تشير إلى تنبيهات خاصة بتلك المنصة. وإن كنت تعقد كثيرًا من الاجتماعات، فدائمًا ما يصلك رابط الاجتماع عبر البريد الإلكتروني. وقد ازداد التسويق بالبريد الإلكتروني تطورًا، لأن الجميع في حاجة إلى مراجعة ما وصل إلى بريده بصورة متكررة باليوم الواحد.
استخدام البريد الإلكتروني في أثناء العمل
كأداة من أدوات العمل، غالبًا ما تنقسم الرسائل الإلكترونية إلى نوعين:
- رسائل إلكترونية لها رد
هي الرسائل الغالبة في أثناء يوم العمل، وهي دائمًا ما تكون لها ردود. وتشمل الرسائل التي تحتوي على استفسارات خاصة بالمهام، والسياسات والتنويهات، والاجتماعات، وغيرها.
- رسائل إلكترونية لا رد لها
رسائل ثابتة غرضها الأساسي التأكيد، واستخدامها كوثيقة إثبات لما تم الاتفاق عليه بخصوص مهمة تكلف بها أحد الطرفين أو كلاهما، وقد حدث التكليف شفويًا بواسطة الهاتف أو كتابيًا باستخدام أحد الوسائل الأخرى. لذلك هي رسائل لا تنتظر ردًا لما أُتفِق عليه من قبل.
عناصر كتابة بريد إلكتروني
على الموظف معرفة مكونات الرسالة الإلكترونية؛ ليعرف دور كلٍ منها جيدًا، فهناك 6 عناصر أساسية لكتابة بريد إلكتروني وهي:
أولًا: كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمرسل إليه
تعيين البريد الإلكتروني الخاص بمستقبل أو مستقبلي الرسالة هو بداية كتابة البريد الإلكتروني. هناك نوعان من حقول بريد المرسل إليه، وهي خاصة بنسخ البريد الإلكتروني:
1. حقل بريد إلكتروني لنسخة كربونية CC
كمثال: يُستخدم عندما ترغب كموظف مشاركة أحد الملفات الهامة فترسلها لفريق العمل، فتضيف جميع جهات الإرسال الخاصة بالأفراد في ذلك الحقل، وعندما تتلقى أحد الردود يصل الرد إلى من شملهم البريد الإلكتروني الأصلي، وبذلك يخلق البريد الإلكتروني حلقة للنقاش وتبادل الخبرات.
2. حقل بريد إلكتروني لنسخة كربونية عمياء BCC
إتمامًا للمثال السابق، يمكن أن تكون تلك الملفات أرسلها إليك مديرك لترسلها لبقية الفريق، لذلك تضع جهة الإرسال الخاصة بالمدير في حقل النسخة الكربونية العمياء لسببين؛ أولهما، إعطائه السماحية المناسبة التي تجعله يتأكد من إرسالك تلك الملفات، ثانيهما، لمنع وصول ردود خارج دائرة اهتمامه إليه.
ثانيًا: كتابة عنوان موضوع البريد الإلكتروني
عنوان الموضوع Subject Line هو الذي يحدد الهدف من كتابة تلك الرسالة الإلكترونية، تسليم مهمة، طلب ترقية، توضيح موقف، …وغيرها. وكلما كان العنوان الموضوع به تفاصيل دقيقة ومختصرة بنفس الوقت، كان أفضل.
لتحقيق أكبر استفادة للاجتماعات يمكنك إرسال محضر اجتماع للمشاركين فيه عن طريق البريد الإلكتروني، فيكون عنوانه مثلًا: محضر اجتماع 15/3/2022 (تحسين تجربة المستخدم).
ذلك العنوان شمل:
- المحتوى الذي سيقبل القارئ على قراءته: محضر اجتماع.
- معلومة 1 عن المحتوى: تاريخ ذلك الاجتماع 15/1/2022.
- معلومة 2 عن المحتوى: موضوع الاجتماع هو (تحسين تجربة المستخدم).
في حالات أخرى من الممكن استخدام عناوين ثابتة، مع إضافة كود متفق عليه مثل: دقائق اجتماع -001، تسليم مهمة -010، …إلخ. وذلك ليسهل تصنيف رسائل البريد الإلكتروني فيما بعد.
ثالثًا: تحديد التحية المناسبة لمستقبل الرسالة
التحية تختلف من شخصٍ إلى آخر، ومن شركة إلى أخرى، فهناك ثقافات تنظيمية لبعض الشركات توصي بمناداة الآخر دون ألقاب، حتى وإن كان أعلى بالسلم الوظيفي، وهي ترغب بتقليل الرسمية. أما عن كتابة بريد إلكتروني رسمي، فيجب استخدام اللقب كما يجب أن يكون، سيد/ سيدة، أستاذ/ دكتور، …وهكذا. لتوضيح مدى التزامك بكل ما هو رسمي في الرسالة.
أحيانًا تحتاج إلي إرسال بريد إلكتروني لأقسام محددة دون معرفة مَن من القسم مسئوليته الاطّلاع على تلك الرسالة، ومنعًا للإحراج أو التسبب في خطأ غير مقصود، تلجأ إلى صيغة إلى من يهمه الأمر، دون وضع أسماء أو ألقاب.
مع تحديد الشخص المرسلة إليه الرسالة، يجب أن يرتبط اسمه بأسلوب التحية المتعارف، والذي تقبله ثقافة الشركة، سواء كان باستخدام: أهلًا، مرحبًا، أم كيف حالك، التي تبدو أقل رسمية.
رابعًا: كتابة بريد إلكتروني ذو هيكل مترابط
نص البريد الإلكتروني هو المحتوى الذي ترغب بإرساله إلى المتلقي. وكأي محتوى، عليك تحديد الهدف منه، هل هو إعلام الطرف الآخر بقرار هام؟ طلب إجازة؟ تكليف بمهمة جديدة؟ كل غرض من الأغراض السابقة له أسلوبه الذي يحتم على صاحبه الالتزام به على طول النص، دون حدوث إخلال باللهجة أو تغير في التعبير، ودون الخروج عن الخطوط العامة التي تضعها الشركة.
يجب أن يكون متن البريد الإلكتروني مباشرًا قدر الإمكان، مع وجود تمهيد بسيط للموضوع، وتكون خاتمته تميل إلى الود لأنها آخر ما يقرأه المتلقي. حتى وإن كانت الرسالة متعلقة بشكوى، فالرسالة هنا يجب أن تتخذ أسلوب الساندوتش Sandwich Method، والذي كثيرًا ما يستخدمه أفراد المبيعات، حيث تعطي انطباعًا جيدًا عن العمل كليًّا وإيجابياته، ثم تظهر مصدر شكواك، وأخيرًا تعبر عن امتنانك لانتمائك إلى تلك الشركة التي دائمًا ما تهتم بموظفيها، والبريد الإلكتروني من التفاصيل البسيطة التي إن أتقنتها تركت انطباعًا جيدًا لدى مديرك.
خامسًا: خاتمة البريد الإلكتروني
كما بدأت الرسالة بالتحية المناسبة، اختمها بالجملة التي تلائم الموقف وعلاقتك بالمرسل إليه، فإن كانت عَلاقة يغلبها الرسمية، ستكتب: مع تحياتي، مع احترامي، مع تقديري، …إلخ. أما لو كنت ترغب في إظهار مزيدًا من التقدير تكتب: أنا مدين لك بذلك، لا أستطيع التعبير عن مدى امتناني، …إلخ.
سادسًا: توقيع البريد الإلكتروني
اكتب اسمك ثنائيًا أو ثلاثيًا، ثم بالسطر الذي يليه وظيفتك بالشركة، وأخيرًا جهات الاتصال بك من هاتف خاص بالعمل والبريد الإلكتروني، وقد تضيف حسابك على لينكد إن، وفي النهاية ترفق اسم الشركة وشعارها. ويمكنك استخدام أدوات لإنشاء الإمضاء الذي يناسبك. وقد ترفق توقيع إلكتروني خاص بك، بإدخاله على الإعدادات الخاصة ببريدك الإلكتروني.
10 خطوات عملية تعلمك كيفية كتابة بريد إلكتروني بشكل صحيح
في حالة إذا كنت موظفًا عن بعد أو بمكان العمل، فعليك تعلم كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باحترافية. طريقة كتابة بريد إلكتروني لا تُختصَر في تحرير النص، مع إرفاق الملفات ثم الضغط على إرسال، فتلك المهارة مرتبطة بنجاح الرسالة وتحقيقها لهدفها، وكتابة رسالة إلكترونية ناجحة تساهم في تميزك كموظف، لذلك هناك 10 خطوات وراء نجاح أي رسالة إلكترونية وهي:
1. كن مباشرًا
استخدام الجمل الطويلة لن يفيد، وصناعة متاهة للمرسل إليه ستضر كاتبها أكثر مما تنفعه، وكلما اختصرت المسافات نحو هدفك، كان تلبية مطلبك في الإمكان. فأسوأ شعور ينتاب القارئ حين يسأل كاتب البريد الإلكتروني عما يريده بالضبط، فإحساس المتلقي بالحيرة يحكم على الرسالة بالفشل. الأسلوب المختصر مرتبط بقصر الرسالة الإلكترونية، فكتابة نص طويل أو مُمتلِئ بالحشو لن يفيد أيضًا.
2. تجنب التصنع قدر الإمكان
في أثناء كتابة البريد الإلكتروني، عليك كموظف إظهار مهارتك لمن ترسل إليه الرسالة، دون تصنع أو استخدام كليشيهات، فالتصنع والمبالغة كثيرًا ما يدفع القارئ إلى النفور من المرسل، وقد ينتهي بتجاهل الرسالة وعدم إرسال الرد. حاول أن تعبر عما تريد أن تبلغه بصدق دون تجميل زائف، بتعبير وجمل مُحكمة الصنع تصل إلى ما تريد.
3. ابتعد عن تكرار الكلمات
تكرار الكلمات بنفس الفِقْرة وأحيانًا بنفس السطر يدل على تعجل الكاتب، وعدم كتابته ذلك النص في تمهل وتركيز، مما يسبب تأثيرًا سيئًا على قارئه، والذي سيفهم أن كتابة بريد إلكتروني إليه من آخر أولويات المرسل.
عليك مراجعة النص جيدًا، وقراءته عدد مرات بصوتٍ عالٍ؛ لتتأكد من أثره عليك، وإن كانت توجد إضافات أو تعديلات يحتاجها النص لتحسينه.
4. أنت تستخدم آلة، فلا تكن مثلها
استخدام الوسائل التقنية من أبرز مهارات العمل عن بعد، ولكنها في النهاية آلة. لذلك عليك دائمًا إضفاء الطابع البشري عند كتابة بريد إلكتروني، فحاول أن تلجأ إلى لغة بسيطة سهلة لتساعد القارئ على سرعة فهم محتوى الرسالة دون الإخلال بشرط الرسمية، وتجنب التعبيرات السلبية قدر الإمكان، للحفاظ على انتباه المتلقي حتى النهاية.
5. التزم بالنبرة المناسبة عند كتابة بريد إلكتروني
تجنب استخدام القوالب الثابتة، التي تجعلك تكتب رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى المدير بنفس الأسلوب الذي تكتب به رسالة إلى زميل بالفريق أو أحد الأقسام الأخرى. فكل رسالة إلكترونية قائمة بذاتها، وموجهة لصاحبها، لذلك تحتاج إلى صياغة أسلوب محكم يناسبه، فلا يقل من قدره أو يرفع منه، ولا تجعله يتردد ما بين أسلوبين متناقضين.
6. اكتب بريد إلكتروني بدون أخطاء لغوية
من أساسيات الرسائل الإلكترونية الرسمية أن تكون خالية من الأخطاء اللغوية، فإن وقع ذلك الخطأ، دل ذلك على عدم مهنية المرسل وإهماله لهذه العناصر؛ مما يعرض القارئ للضيق والتقليل من مهارات المرسل. هناك عدة أدوات تراجع النصوص لغويًا يمكن استخدامها، ويفضل مراجعة النص مرة أخرى بعد استخدام تلك الأداة.
7. التنسيق
يجب محاذاة النص إلى أحد الجانبين، فتكون المحاذاة إلى اليسار لاستخدام اللغة الإنجليزية، وإلى اليمين عند استخدام اللغة العربية. وتختلف محاذاة النص فقط عند استخدام أسلوب القوائم، لتتناول عدة نِقَاط أو فقرات مرقمة، التي تناقش معلومات ذات أهمية أكبر من باقي النص وجب لفت النظر إليها. وعند إضافة رابط إلى البريد الإلكتروني، إن وجدت إمكانية لإضافته كـ Anchor Text كان أفضل.
8. اكتب الدعوة إلى إجراء Call To Action باحترافية
إن كنت تنتظر ردًا من المرسل إليه، عليك تضمين دعوة إلى إجراء عند كتابة البريد إلكتروني، والدعوة ستكون معبرة عما تريده، مثل: من فضلك أرسل لي ردك في موعد أقصاه يومان، إذا سمحت ادعمني بالمصادر الموثوقة بأقرب وقت ممكن، …إلخ.
9. ارسل البريد الإلكتروني لنفسك قبل أن ترسله لغيرك
في النهاية عليك مرسالة نفسك بتلك الرسالة؛ لتراها بعين مختلفة وتلاحظ ما بها من عيوب بعين المرسل إليه لا المُرسِل؛ لتراجع التنسيق وإن كل شيء يبدو مكانه، وإن كانت توجد إمكانية لتوضيح الهدف من البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من المراجعة، يمكنك إرسال البريد الإلكتروني.
10. متابعة ردود فعل البريد الإلكتروني
في أحيانٍ كثيرة، دورك لا ينحصر على كتابة بريد إلكتروني يجب إرساله، ولكنه يتضمن أيضًا متابعة رد الفعل والذي سينتج عن قرارات أو تكليف بمهام محددة، كل ما عليك أن تنتظر 24 ساعة فقط لتُرسِل بريد إلكتروني جديد يدعم ما قبله، وتجنب الإلحاح أيضًا حتى لا يتسبب ذلك في توليد ضغط على المرسل إليه.
كتابة بريد إلكتروني مهني باحترافية من المهارات الأساسية التي يحتاجها أي موظف، فالبريد الإلكتروني هو وسيلة التواصل الرسمية التي تتبناها كل الشركات، وتستخدمها مع كل أمر عام يشمل أفراد الشركة أو خاص بالموظف وحده. لذا، يحتاج تعلم كيفية الرد على البريد الإلكتروني وكتابته إلى تطوير مستمر لن ينتهي.
تم النشر في: مهارات وظيفية