كيف تحقق أقصى استفادة من اجتماعات العمل

تأخذ اجتماعات العمل مساحة كبيرة من وقت المدير والموظفين على حد سواء، ما يزيد من العبء الواقع عليهم مع زيادة عدد الاجتماعات. فهل يمكن التعامل مع اجتماعات العمل بآليات جديدة لتكون أكثر كفاءة وتزيد من إنتاجية الموظفين؟ وما الأساليب الممكن اتباعها لتحقيق أقصى استفادة منها؟

ما هي أنواع إجتماعات العمل؟

تجرى اجتماعات العمل عادةً وجهًا لوجه داخل المكتب أو قاعة الاجتماعات، بهدف نقاش خطط الشركة أو أهدافها أو اتخاذ القرارات بكل ما يتعلق بعملياتها وتنظيمها الإداري. لكن مع ازدياد الاعتماد على التكنولوجيا أصبح الكثير من اجتماعات العمل تتم عبر الإنتلانت من خلال مكالمات الفيديو بواسطة تطبيقات مخصصة لذلك.

لعقد اجتماعات عمل أكثر فعالية، فلا بد من تحديد نوع الاجتماع قبل بدئه. هناك ستة أنواع رئيسية من اجتماعات العمل وفقًا للهدف منها في عالم الشركات والأعمال هي:

1. اجتماع أحدث المستجدات

يقوم هذا النوع من اجتماعات العمل على مبدأ مشاركة أحدث التطورات والمستجدات المتعلقة بالمشاريع والمهام الموكلة للموظفين في الشركة. إذ يغلب عليه الطابع العملي المباشر، وقد يتم بشكل أسبوعي أو أكثر من مرة أسبوعيًا بشكل سريع.

يعدّ هذا الاجتماع الأكثر استخدامًا وشيوعًا في عالم الشركات، وذلك كونه يساعد الشركة ومديروها في الوقوف على أي مشاكل أو القيام بالإجراءات اللازمة لضمان سير الخطة بالشكل السليم. بالإضافة إلى كونه من أهم الاجتماعات التي لا يمكن لأي شركة الاستغناء عنها، إذ يقدم لمحة عن سير العمل وفرصة لتقييمه أولًا بأول.

2. اجتماع اتخاذ القرارات

تكون الغاية من هذا النوع من اجتماعات العمل هي إجراء نقاش بشكل أكثر شمولية وعمق بين المدير والموظفين بشأن اتخاذ قرارات مهمة تتعلق بالأعمال القائمة. قد يختلف حجم اجتماع اتخاذ القرار وفقًا لحجم الشركة وطبيعة المشروع الذي يُتناقش حوله.

قد يلزم إجراء سلسلة اجتماعات من أجل اتخاذ القرار الأمثل، وعليه تكون هناك فرصة أفضل لنقاش أبعاد المشروع على عدة مراحل. يعد هذا النوع من اجتماعات العمل ذو مستوى عالٍ من الأهمية كون اتخاذ القرارات من أهم المهارات الإدارية التي تستلزم التواصل الجيد والتعاون المشترك داخل بيئة العمل.

3. اجتماع حل المشكلات

يعدّ هذا النوع من اجتماعات العمل ذو هدف واضح ومحدد وهو حل المشكلات المتعلقة بسيرورة العمل أو الطارئة في حال حدوثها خلال التنفيذ. لا يتخذ اجتماع حل المشكلات هيئة أو بروتوكول معين داخل الشركات كونه يعتمد على فريق العمل وتنظيم الشركة.

تنبع أهمية اجتماع حل المشكلات من كونه لا يمكن التنبؤ بموعده ولكن يمكن الدعوة إليه فور حدوث مشكلة أو تغيير في بيئة العمل. يضاف إلى ذلك، أن هذا النوع من اجتماعات العمل يمنح المدير وموظفي الشركة فرصة لعصف الأفكار وإيجاد الحلول وتقييم الأعمال بشكل سريع وعملي للخروج بأفضل الحلول الممكنة.

4. اجتماع بناء فريق العمل

يُخصص هذا النوع من الاجتماعات من أجل زيادة الروابط بين موظفي الشركة ورفع مستويات ولائهم لها. تمنح اجتماعات العمل بشكل عام الموظفين فرصة مستمرة للتقارب والتفاهم وتكون اجتماعات بناء فريق العمل مصممة وفق أهداف مخططة لتشكيل فرق العمل وسد فجوات التواصل بين الموظفين.

يعدّ هذا النوع من اجتماعات العمل ذو أهمية عالية كونه يقدّم فرصة للموظفين للتعبير عن أنفسهم وخلق روابط تواصل شخصية مع الآخرين بعيدًا عن الرسمية. ليس ذلك فحسب، بل يمكنّهم من المساهمة في تحسين ثقافة بيئة العمل وتقديم الاقتراحات بأريحية من أجل تطوير الشركة والمساعدة في نموها.

5. اجتماع العصف الذهني

يقوم اجتماع العصف الذهني على مبدأ عصف الأفكار وتبادلها بين مجموعة من الأفراد أو مع فريق العمل المكلّف بمشروع ما. يسمح هذا النوع من اجتماعات العمل بالتعمّق في أحد المواضيع ومناقشة جميع أبعاده ومحاوره بشكل حر وابداعي، الذي بدوره قد يستغرق وقتًا أطول من غيره من الاجتماعات.

يعدّ اجتماع العصف الذهني مهم جدًا في زيادة الروابط بين فريق العمل وتعزيز الانتماء للشركة، كونه يوفّر بيئة داعمة ومتقبلة لتنوع الأفكار. وتعدّ مرحلة العصف الذهني من أهم المراحل التي يتم التركيز عليها في استراتيجيات التفكير التصميمي Design Thinking.

6. اجتماع الابتكار

تجري الشركات اجتماع الابتكار بين الفينة والآخرى بهدف التفكير خارج الصندوق ومحاربة التقليدية والروتين في نمط العمل. تخطط الشركة للاجتماع قبل موعده بفترة كافية، ويشارك المديرون موظفيهم بقائمة مواعيد الاجتماعات المستقبلية ليتجهزوا مسبقًا ويأتوا محمّلين بالأفكار المبتكرة في جعبتهم.

تأتي أهمية هذا النوع من اجتماعات العمل كونه يعدّ المحرك والدافع لتقدم الشركة وتحررها من الطابع الروتيني والتقليدي للأعمال. وكذلك، كونه يقدّم نافذة حرّة لتجربة الأفكار الجديدة مما يعزّز من انتماء الموظفين وايمانهم بدورهم في نمو الشركة وتوسعها.

أهم النصائح لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعات العمل

أهمية تجهيز الأجندة في اجتماعات العمل

لا تغفل عن دور أجندة الاجتماع

الأجندة هي قائمة المواضيع التي سوف يركز الاجتماع على نقاشها، وتلعب دورًا مهمًا في نجاح أي اجتماع. تعدّ الأجندة خارطة العمل أو الطريق التي يتبعها الموظفين ومدير الشركة خلال الاجتماع. وبعض الأجندات تحتوي على تقدير زمني للوقت الخاص بنقاش كل نقطة.

من الضروري أن ترسل أجندة اجتماع العمل قبل وقت كافٍ من الاجتماع وغالبًا يكون قبل يوم أو اثنين، من أجل منح الموظفين فرصة كافية لتحضير نقاطهم وآرائهم حول ما سيتم نقاشه. وهو ما سينعكس بدوره على فعالية الاجتماع وكفاءة النقاشات والنقاط التي سوف يحضروها.

لا تسمح بالتشتت داخل الاجتماع

من السهل جدًا أن تحيد اجتماعات العمل عن النقاط الرئيسية التي ينبغي نقاشها، وبالتالي سينعكس على عدم تحقيق الأهداف التي تم الاجتماع من أجلها. لذلك يُنصح مدير الشركة بأخذ هذه النقطة بعين الاعتبار ووضعها نصب عينيه خلال الاجتماع والعمل على ضبط كفة الميزان لمنع التشتت والفوضى.

يضاف إلى ذلك، أنه قد يتخذ بعض الموظفين من الاجتماع فرصة للتحدث في أمور شخصية أو تداول بعض الأخبار على الساحة. وهنا ينصح مدير الشركة بأن يمنح دقائق معدودة للاطمئنان في بداية الاجتماع على موظفيه. من ناحية أخرى، من المهم أن يخصص وقت كافٍ للموظف خلال عمله للترويح عن نفسه وتفريغ طاقته من أجل ضمان تركيزه واستعداده لاجتماعات العمل.

التزم بوقت الاجتماع

يُنصح مدير الشركة بتحديد وقت واضح للاجتماع والالتزام به، من أجل تجنب تداخل الاجتماعات مع غيرها من المهام على جدول الموظف والمدير على حد سواء. لا يكفي أن يدعو المدير موظفيه إلى عدم تجاوز وقت اجتماع العمل بل يجب أن يلتزم بذلك شخصيًا، لكي يترك طابعًا من الالتزام ويعزّز من المسؤولية الفردية والجماعية.

وحين يدرك موظفي الشركة أنه لا يمكن تجاوز وقت اجتماع العمل فإنه سوف يدعوهم إلى التحضير بشكل كافٍ ونقاش نقاطهم بإيجاز ووضوح في كل مرة. قد تحدث استثناءات وطوارئ في بعض اجتماعات العمل تتطلب تجاوز وقت الاجتماع، ولكن ينصح المدير بأن يكون مرنًا ويتساءل حول جدول كل موظف وما إذا كان يمكن تمديد الاجتماع لعدة دقائق إضافية.

حدّد إجراءات عملية

ينصح مدير الشركة بأن يختم اجتماعات العمل بفرز قائمة من النقاط أو الإجراءات العملية الخاصة بكل نقطة تم نقاشها. يساعد تحديد المهام والتكاليف في نهاية كل اجتماع أن يرتب الموظف جدوله وأن يراعي تسليم مهامه دون ضغط أو تأخير.

لذلك من المهم أن يتم نقاش موعد تسليم المهام مع الموظف المسؤول خلال الاجتماع والاتفاق على الموعد الذي يتناسب مع جدوله من البداية. وكذلك، يُنصح مدير الشركة بأن يقدم ملخصًا لمخرجات كل اجتماع عمل، وعليه أن يختار الطريقة الأفضل لتوصيله لموظفيه سواء بشكل ورقي أو عبر البريد الإلكتروني.

امنح فرصة للتقييم

من المهم أن يترك مدير الشركة مساحة في نهاية الاجتماع للتحسين والتقييم، يمكن أن تحدث هذه التقييمات بشكل شفهي خلال الاجتماع أو أن تُخصص نموذج يجيب فيه الموظف عن بعض الأسئلة ويقدم اقتراحاته وآرائه حول الاجتماع. من الممكن أيضًا أن تكون هذه المساحة فردية بمعنى أن يرسل الموظف تعقيباته بشكل مستقل بعد الانتهاء من الاجتماع.

تأتي أهمية التقييم من أنه يمنح الموظف الشعور بكونه جزءًا من المنظومة الإدارية وأن آراؤه محط اهتمام وتقدير في الشركة. وفي نفس الوقت، يعدّ التقييم ضروريًا لمدير الشركة من أجل تحسين نقاط الضعف والمشاكل التي تواجه الفريق خلال اجتماع العمل وتقلل من كفاءته.

في النهاية، يُنصح مدير العمل بالتركيز على تحسين جودة اجتماعات العمل خصوصًا في العصر الحالي، إذ يزداد الاعتماد على اللقاءات والاجتماعات الرقمية بشكل كبير. يشمل ذلك الآليات المتبعة في الاجتماعات وأساليب النقاش، والأهم من ذلك تعزيز دور الموظف لتحقيق أقصى استفادة ممكنة.

تم النشر في: نصائح منذ 4 أشهر