4 خطوات بسيطة تمكنك من كتابة محضر اجتماع فعال

يعد محضر الاجتماع بمثابة سجل دائم لما تم اتخاذه من السياسات والقرارات والإجراءات التي يجب اتباعها بعد الإنتهاء من أي اجتماع داخل الشركة أو المؤسسة سواء كان هذا العمل وجهًا لوجه أو عمل عن بعد. لذا، ليس من المستغرب أن يقدّر أصحاب العمل والشركات والمؤسسات كتابة محضر اجتماع الشركة أكثر من أي وقت مضى.

ما هو محضر الاجتماع؟ وما خطوات كتابته؟

محاضر الاجتماعات هي ملاحظات مكتوبة يتم تدوينها خلال اجتماعات أصحاب الأعمال والشركات والمؤسسات، وتؤكد تلك المحاضر على  النقاط التي تمت مناقشتها خلال الاجتماعات، والأفكار التي تم اقتراحها من قبل المشاركين فيها، والخطوات التي سيتم تنفيذها بعد انتهاء تلك الاجتماعات. يشمل كتابة محضر الاجتماع عدة خطوات أهمها:

أولًا: التخطيط قبل كتابة محضر الاجتماع

قبل بدأ أى اجتماع، من البديهي أن تأخذ بعض الوقت لكي تقوم بالتخطيط والإستعداد لما سيتم مناقشته فى هذا الاجتماع، لذا إليك بعض النقاط التى يجب الانتباه لها قبل كتابة محضر الاجتماع.

1. راجع الملاحظات ومحاضر الاجتماعات التي تم مناقشتها سابقاً

من الجيد مراجعة الملاحظات ومحاضر الاجتماعات من الاجتماعات السابقة والتى تم تدوينها بواسطتك أو بواسطة زملائك فى العمل. لاحظ طريقة كتابة محضر الاجتماع، بما في ذلك النقاط التى تم الإهتمام بها، بالإضافة إلى أى ملاحظات أو اقتراحات تم الإشارة إليها فى هذا المحضر.

2. جهز الأدوات المستخدمة في كتابة محضر اجتماع شركتك

عليك بتحضير الأدوات التى سوف تستخدمها فى كتابة محضر اجتماع شركتك بعناية، يستخدم معظم الأشخاص الأن هواتفهم المحمولة أو أجهزة الحاسوب المحمولة فى كتابة ملاحظاتهم عوضًا عن استخدام الورقة والقلم، مما يوفر لهم الكثير من الوقت.

ويمكنك تسجيل هذه الملاحظات على أجهزتك نصيًا أو صوتيًا أو عن طريق الفيديو، كما توجد هناك الكثير من الأدوات الرقمية التي تساعدك في أخذ الملاحظات وتخزينها ومشاركتها مع زملائك فى العمل، مثل أداة “أنا” المقدمة من شركة حسوب.

تعد “أنا” أداة واحدة تجمع كل ما تحتاجه لإدارة مشاريعك وفريق عملك عن بعد. من خلال واجهة سهلة الاستخدام، ستتمكن من كتابة ملاحظاتك وبناء القوائم وتخصيصها لتناسب أسلوبك بالعمل، وتعد “أنا” أداة متعددة الاستخدامات، تستطيع استخدامها فى العديد من المهام.

فمثلاً أثناء الاجتماع، يمكنك كتابة ملاحظاتك الشخصية وتتبع الوقت وإدارة الأشياء الأخرى المهمة. وبعد انتهاء الاجتماع، يمكنك التعديل على الملاحظات التي أخذتها وإضافة معلومات إضافية وضبط تنسيق محضر اجتماع شركتك الذي قمت بكتابته بكل سهولة.

كما أن أداة “أنا” تمكنك من حفظ ومشاركة ملاحظاتك وملفاتك وجمعها بمكان واحد ومشاركة هذه الملاحظات مع فريق عملك أو رؤسائك، وهو ما ستحتاجه عندما تود كتابة محضر اجتماع جيد لشركتك أو مؤسستك.

3. جهز جدول أعمال الاجتماع

يعد تجهيز جدول أعمال الاجتماع مفيد للجميع، بغض النظر عن المسؤول عن إنشاء جدول أعمال الاجتماع. كما أن جدول الأعمال هذا سيسهل على الحاضرين فى الاجتماع التخطيط مسبقًا، وتكوين رؤية واضحة حول آلية عمل الاجتماع، والنقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها بالإضافة إلى الأهداف التي يجب الوصول لها وتحقيقها.

وأهم شئ هو أن جدول أعمال الاجتماع سيوفر لك إطار عمل من حيث كتابة محاضر الاجتماعات، الذي سيجعل عملية كتابة المحضر أكثر كفاءة وإنتاجية. لذا تأكد من حصولك على نسخة من جدول الأعمال مقدمًا من منظم الاجتماع خاصةً إذا لم تكن مشاركًا في إنشاء هذا الجدول.

أخيرًا، تأكد أيضًا من وضع ما يلي بداخل جدول الأعمال:

  •  تسجيل أسماء جميع الحاضرين سواء كانوا ضيوفًا أو متحدثين فى هذا الاجتماع.
  • تاريخ ووقت عقد الاجتماع.
  • القرارات التي سيتم مناقشتها.
  • التصويت على قرارات الاجتماع.
  • نتائج الاجتماع سواء كان قبول الاقتراحات أو رفضها.
  • تاريخ ووقت الاجتماع القادم.

ثانيًا: كتابة محضر اجتماع شركتك

فى الخطوة السابقة قمت بإعداد جدول أعمال محدد مسبقًا للاجتماع، يجب استخدام ذلك كمخطط تفصيلي لمحضر الاجتماع والانتباه للأمور التي تم ذكرها في جدول الأعمال وتضمينها في محضر الاجتماع. وفيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر اجتماع شركتك:

1. ركز دائمًا على الأساسيات

يركز الكثير من الأشخاص على الاجتماعات نفسها وأهدافها وينسون تمامًا أساسيات كتابة محضر الاجتماع، ما يؤدي إلى كتابة محاضر اجتماعات رديئة الجودة، لذلك عليك التذكر أن تركز على الأساسيات، وتشمل هذه الأساسيات ما يلي:

  • معلومات الاجتماع الأساسية: بما في ذلك اليوم والتاريخ في أعلى ورقة محضر الاجتماع، حيث أن هذا سيضمن أن كل شيء في محله وأن محضر الاجتماع يمكن التعرف عليه بسهولة من قبل زملائك في الفريق ورئيسك في العمل أو منظم الاجتماع.
  • أسماء الحاضرين في الاجتماع: نعني بهذا أنه يجب عليك تضمين قائمة بكل من حضر اجتماعك، كما يجب عليك تضمين كل من يعمل أو متصل بمشروع أو موضوع معين يتعلق بالاجتماع، بالإضافة إلى من تم إخطاره بهذا الاجتماع.

2. ضمن الأشياء الهامة فى محضر اجتماع شركتك

يجب عليك تحديد الغرض الأساسي للاجتماع بمعنى أنه يجب عليك تضمين جميع المناقشات التي تم تناولها في الاجتماع فى محضر الاجتماع الخاص بك. أيضًا، من الأفضل التحدث إلى منظم الاجتماع وتدوين هذه الأفكار والنقاشات والاقتراحات بعد الاجتماع لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في تدوين الملاحظات.

كذلك قد تكون لديك مستندات وملفات ترغب في تضمينها في تقريرك والرجوع إليها لاحقًا. يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل التقارير والعروض التقديمية والوثائق والصور ومقاطع الصوت ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك.

3. اجعل كتابة محضر الاجتماع عادلاً وموجزًا

ينبغي أن تكون كتابة محاضر الاجتماعات مختصرة قدر الإمكان مع الوضع فى الحسبان أهمية فهمها تمامًا لمن سيقرأها من زملائك بعد ذلك. لا تحاول تذكر كل شيء، بدلًا من ذلك، انتبه إلى منظم الاجتماع والحاضرين من زملائك وركز على الاقتراحات والأفكار التي تمت مناقشتها فى الاجتماع، بالإضافة إلى القرارات والإجراءات التي تمت الموافقة عليها فى الاجتماع.

ويجب عليك ترك المعتقدات والأحكام الشخصية والتحيزات خارج غرفة الاجتماع، فيجب عليك أن تظل محترفًا ومحايدًا وأن تقدم وجهة نظر موضوعية حول ما تتم مناقشته، لذا يجب عليك التركيز على ذلك فقط. باختصار، كن صادقًا وموجزًا واترك معتقداتك وتحيزاتك خارج مكان عملك.

4. كن مستمعًا نشطًا وقم بالسؤال إذا كنت لا تفهم شيئًا ما

إذا قام شخص ما بشرح شئ ولم تسمعه بوضوح، فقاطعه إذا كان هناك شيء غير مفهوم. لا بأس بالمقاطعة وطلب التوضيح إذا لم تفهم تمامًا ما يقال، ويمكنك صياغة أسئلتك على النحو التالي:

  • “سامحني أنا مرتبك قليلاً بشأن …”.
  • “معذرة يا …، أعتقد أن هذا ما قلته … هل هذا صحيح؟”.
  • “أظن أنني لم أفهمك تمامًا، هل يمكنك من فضلك إعادة ما ذكرته للتو بخصوص …”.
  • “أنا متأكد من أنه من المفترض أن هذا واضحًا للجميع بالفعل، لكن …”.

ومع ذلك، إذا كنت لا تفهم شيئًا ما تتم مناقشته، لكنك لا تستطيع مقاطعة الاجتماع، فقم بتدوين ملاحظاتك واسأل منظم الاجتماع أو زملائك عنها لاحقًا.

ثالثًا: الانتهاء من الاجتماع وتلخيصه

والآن حان الوقت إنهاء الأمور. لذا قم بجمع ملاحظاتك معًا فى محضر الاجتماع. وانتهي منها ولخص النقاط الهامة فى الاجتماع. حاول الانتهاء من ملاحظات محضر اجتماع شركتك في أقرب وقت بعد الاجتماع قدر الإمكان بينما كل شيء جديد في ذهنك.

وإذا لزم الأمر، أضف ملاحظات إضافية ووضّح النقاط الهامة كالأفكار والقرارات والإجراءات والاقتراحات التي أثيرت في الاجتماع ولخصها بوضوح. يجب عليك أيضًا تضمين وصف موجز لكل إجراء تم اتخاذه، بالإضافة إلى الأسباب والمنطق وراء تلك الإجراءات، وإذا كان هناك الكثير من النقاش قبل تمرير أي قرار، فاكتب الحجج الرئيسية المؤيدة والمعارضة لهذا القرار.

رابعًا: مشاركة ما تمت كتابته مع زملائك وأرباب العمل

قبل مشاركة محضر الاجتماع، تأكد من أن منظم الاجتماع قد قام بمراجعة واعتماد محاضر الاجتماع، بحيث يمكن اعتبار ملاحظاتك بمثابة مستند رسمي. وعادةً، يمكن الموافقة على محضر الاجتماع في نهاية الاجتماع الحالي أو بداية الاجتماع التالي، ولكن يمكنك دائمًا إرسال محضر الاجتماع إلى منظم الاجتماع لمراجعته في أي وقت.

أحد أهم جوانب مشاركة محاضر اجتماع شركتك هو أنك تأكدت من أن كل شخص حضر الاجتماع لديه حق الوصول إلى الملاحظات. وعندما يتعلق الأمر بمكان تخزين ملاحظات الاجتماع، فالأمر بأكمله متروك لرئيسك، لكن أكثر طرق مشاركة الملاحظات شيوعًا هي المشاركة عبر الإنترنت.

تستخدم معظم المؤسسات أدوات عبر الإنترنت لمشاركة المستندات، لكن أحيانًا يستخدمون طرقًا لا تقدم المشاركة عبر الإنترنت بشكل افتراضي، لذا يتعين عليهم مشاركة ملاحظاتهم في صيغة PDF وإرسالها عبر البريد الإلكتروني. لكن باستخدام أداة “أنا” يمكنك تجنب كل ذلك، حيث يمكنك إضافة أعضاء فريقك ومشاركة ملاحظاتك معهم وجعلهم يضيفون تعديلاتهم واقتراحاتهم على ملاحظاتك إذا لزم الأمر.

ختاماً، تعد محاضر الاجتماعات مهمة للغاية، فيمكن لمحاضر الاجتماعات الفعالة أن توضح الأساليب التي تم اقتراحها لحل مشكلة معينة والسبب الرئيسي الذي يجعل الأعضاء يختارون إحدى الطرق على الأخرى. كما تُستخدم محاضر الاجتماعات في توثيق الأفكار والمقترحات والإجراءات التي أثيرت أثناء الاجتماع وتستخدم لتتبع الاجتماع ومشاركة المعلومات.

تم النشر في: نصائح لأصحاب الشركات منذ شهرين