لماذا ينبغي للشركات الجديدة البدء عن بعد من أول يوم؟

ازدادت اعتمادية الشركات على نظام العمل عن بعد كطريقة أساسية لإدارة أعمالها، وأصبح هذا النظام هو المستقبل للعديد من الشركات لمزاياه المتنوعة. لذا، إذا كنت بصدد إنشاء شركة جديدة، فسيكون من الجيد لك البدء باستخدام نظام العمل عن بعد من اللحظة الأولى في حياة شركتك.

جدول المحتويات:

ما هي أهمية العمل عن بعد للشركات؟

يشير مفهوم العمل عن بعد إلى السماح للموظفين بالعمل بعيدًا عن المكتب التقليدي، إذ يمكن للموظف العمل من المنزل أو من أي مكان يريده، وفي هذه الحالة يمكن للشركة الاستغناء عن وجود مقر فعلي للموظفين. توجد أسباب تدفع الشركات لاتباع أسلوب العمل عن بعد، إذ يمكن تمثيل أهمية العمل عن بعد للشركات في النقاط التالية:

1. الوصول إلى كفاءات متنوعة من جميع أنحاء العالم

إذا كانت الشركة تستخدم نظام العمل التقليدي، فغالبًا تكون قدرتها على الوصول إلى كفاءات محدودة بموقعها الجغرافي. حتى إذا كان بالإمكان جذب مواهب من خارج الموقع الجغرافي، فغالبًا ما تلتزم الشركة بتوفير إقامة لهم، أو حتى إعطائهم تعويضات مالية عن الإقامة، وفي النهاية تكون الشركة محكومة بنطاق محدد، مثلًا جذب كفاءات من ذات الدولة التي تعمل بها فقط.

من ناحية أخرى، يوجد العديد من الأشخاص الذين يفضلون العمل عن بعد من الأساس، لأنّه يمنحهم مزايا أفضل، وبالتالي حتى مع تواجد هذه الكفاءات في دولتك، فقد لا يقبلون على التقدم للوظائف التي تعلن عنها إذا كنت تستخدم نظام العمل التقليدي.

لكن واحدة من فوائد العمل عن بعد للمؤسسات، فهي أنّه يمكن للشركات من الوصول إلى كفاءات متنوعة من جميع أنحاء العالم، إذ لا توجد قيود على عملية التوظيف. يؤدي ذلك إلى توفير قاعدة كبيرة من الكفاءات بأفكار وثقافات مختلفة، فتكون نسبة المواهب المتوفرة أكبر.

وهو ما يمكن للشركة الاستفادة منه في الحصول على وجهات نظر متنوعة داخل بيئة العمل، مما يساعدها على تحسين المنتجات والخدمات التي تقدمها للعملاء. إلى جانب إمكانية التوسع في تقديم خدماتها في أماكن أكثر، بالاستفادة من وجود موظفين لها بهذه الأماكن، وفهمهم لطبيعة العملاء بها وكيفية إقناعهم بما تقدمه الشركة.

2. الحفاظ على إنتاجية الموظفين في العمل عن بعد

يقضي الموظف وقتًا في الانتقال من وإلى عمله، فيفقد جزءًا من تركيزه عند الوصول نتيجة الإرهاق، ويحتاج بعض الوقت لاستعادته. قد يحدث أيضًا أن يضطر الموظف إلى طلب إجازة نتيجة وجود ظرف شخصي معين، وإذا قرر الذهاب إلى العمل، فلا يكون تركيزه في أفضل مستوياته نتيجة القلق من هذا الظرف، وبالتالي تتأثر إنتاجية الموظف نتيجة لهذه العوامل، ولا يقدم أفضل أداء.

بينما في نظام العمل عن بعد يمكن للموظف توفير الجهد الخاص بالمواصلات، أو يمكنه متابعة الأمور التي يريدها في منزله، فتقل نسبة الإجازات الاضطرارية، وفي الوقت ذاته تكون جودة الأداء كما هو مطلوب.

3. تقليل التكلفة في إدارة الشركة مع الحفاظ على الإدارة الجيدة للعمل

تظن بعض الإدارات في الشركات أنّ نظام العمل التقليدي يساعد على إدارة العمل بفاعلية أكبر. بالتالي تدفع الشركات أموالًا كثيرة في سبيل إنشاء الشركات بأنظمة العمل التقليدية، من تأجير لمقر كبير للشركة، وتجهيز هذا المقر بالأدوات والمعدات اللازمة كالمكاتب والكراسي وأجهزة الكومبيوتر وغيرها.

فضلاً على اضطرار بعض الشركات لدفع بدلات للموظفين مع الراتب، مثل بدلات المواصلات أو الإقامة في بعض الحالات، وذلك لجذب بعض الكفاءات التي تعيش في أماكن أخرى بعيد عن مقر الشركة.

لكن في نظام العمل عن بعد، يكون بإمكان الشركات تقليل التكلفة بدرجة كبيرة، إذ يمكن لأصحاب الشركات الاستغناء عن وجود مقر وما يتبعه من توفير في تكلفة التشغيل، وإدارة العمل بالكامل عن بعد، من خلال الاستعانة بالأدوات المتخصصة في إدارة العمل عن بعد.

أما من ناحية فاعلية الإدارة، فعلى عكس الظن بأنّ نظام العمل التقليدي هو الأكثر فاعلية، لكن في الحقيقة توجد العديد من الأدوات التي تساعد على إدارة العمل عن بعد ومتابعته بفاعلية أكبر من النظام التقليدي، وذلك لأنّ هذه الأدوات توفّر العديد من المميزات كالتالي:

  • توثيق إجراءات العمل وإمكانية الاعتماد عليها لمعرفة مقدار إنجاز الموظفين في أعمالهم.
  • سهولة الاطّلاع على العمل في أي وقت دون الحاجة للتواصل مع شخص بعينه لسؤاله حول الأمر.
  • إمكانية إبلاغ أي مستجدات لجميع الموظفين في دقائق، دون الحاجة إلى الاجتماع معهم لإبلاغهم بذلك.

لذا، من خلال اختيار الأدوات المناسبة في إدارة العمل عن بعد، يمكن للشركات الحفاظ على الإدارة الجيدة لأعمالها، وبفاعلية أكبر من النظام التقليدي. على سبيل المثال، يمكن للشركات استخدام أداة أنا من شركة حسوب، التي تستخدم في إدارة المشروعات وفرق العمل عن بعد، ويكون بإمكان الإدارة في الشركة متابعة العمل بالكامل.

بالطبع ستتكلف الشركة أموالًا للاستثمار في اختيار التكنولوجيا المناسبة لإدارة الموظفين والعمل كليًّا، لكن تكلفة هذه الأنظمة لا تقارن بالتأكيد مع النفقات التشغيلية التي تتحملها الشركات في العمل التقليدي، إلى جانب توفير بعض النفقات، إذ لن تضطر الشركات إلى تقديم أي بدلات للموظفين، لأنّ الموظف لن يكون بحاجة إلى العمل خارج منزله، حتى إذا قرر العمل في أي مكان يريده، فهذه رغبته لا مسئولية الشركة.

4. توازن أفضل للموظفين في حياتهم

يوفر نظام العمل عن بعد العديد من الفرص للموظفين، إذ يمكنهم من خلاله الحصول على توازن أفضل لحياتهم الشخصية، وعدم استغراقهم في العمل طوال اليوم، أو شعورهم بالإرهاق نتيجة الجهد والانتقال، فيكون بإمكانهم الاستمتاع بحياة أفضل، وقضاء وقت أطول مع الأهل فيشعر الموظف بقدرة أكثر على الإنتاج والعمل.

يعود هذا التوازن على الشركة بالنفع في نهاية الأمر، لأنّ الموظفون في هذه الحالة يقدمون جودة عالية من ناحية الأداء، ويكون لديهم حالة من الولاء الوظيفي للشركة، فتضمن الشركة الحفاظ على كفاءاتها لوقت أطول نتيجة شعورهم بالتوازن، فيساعدها ذلك على الاستمرارية بنجاح.

5. مستوى مالي أفضل للموظفين

أخيرًا، قد لا يختلف الراتب الذي يحصل عليه الموظف ما بين العمل عن بعد أو العمل التقليدي، لكن بالنسبة له في هذه الحالة تختلف أوجه الإنفاق، فستكون لديه القدرة على توفير الكثير من المصروفات التي يدفعها، كالانتقالات إذا لم تكن الشركة توفرها له، أو حتى الإنفاق على الوجبات السريعة في العمل.

لذا، بالنسبة للموظفين سيترتب على هذا الأمر امتلاكهم لمستوى مالي أفضل، إذ يمكنهم الاستفادة من هذه الأموال في أنشطة أخرى، مثلًا تحسين مستوى الرفاهية، أو استثمارها للمستقبل، أو حتى الاحتفاظ بها كمدخرات إضافية، وهو ما يمنح الموظف شعور الرضا الوظيفي في العمل.

بالتالي، يركّز الموظف جهده في العمل على تقديم أقصى ما لديه من جهد، دون الحاجة إلى القلق بشأن المستقبل، فتزداد جودة الأداء في الشركة، وهو ما يساعدها على تعظيم إنتاجيتها، وتقديم أفضل أداء إلى العملاء.

لماذا الأفضل لشركتك البدء مباشرةً باستخدام نظام العمل عن بعد؟

قد تظن أنّ الأفضل بالنسبة لك هو البدء باستخدام نظام العمل التقليدي أولًا، ثم بعد ذلك الانتقال إلى نظام العمل عن بعد في المستقبل. في الحقيقة الأفضل لك هو الاعتماد مباشرةً على نظام العمل عن بعد، وهذا للأسباب التالية:

1. فاعلية التكلفة في تأسيس الشركة

إذا بدأت في شركتك أولًا بالاعتماد على نظام المكتب التقليدي، فهذا يعني حاجتك إلى البحث عن مقر للشركة، وتجهيزه بالكامل للعمل. في النهاية عند الانتقال إلى نظام العمل عن بعد، ستجد نفسك مضطرًا إلى الاستغناء عن كل ذلك، وبالتالي فهو إنفاق في غير محله، ولا يساعد شركتك، بل ربما يعرقلها نتيجة التكلفة الكثيرة التي ستدفعها، التي كان بإمكانك استغلالها في أنشطة أخرى.

لذا، عندما تبدأ من البداية وتوجّه إنفاقك إلى تأسيس نظام العمل عن بعد بطريقة ناجحة، بالبحث عن أفضل الموارد والتكنولوجيات المناسبة للعمل، سيساعدك ذلك على استثمار أموالك بالطريقة الصحيحة. إلى جانب أنّ التكلفة هنا لا تتعلق فقط بالأموال، لكنّها ترتبط مع عنصر الوقت أيضًا، إذ بدلًا من تضييع الوقت في تأسيس المكتب التقليدي، ستركّز جهدك على بناء نظام العمل عن بعد فقط.

2. البدء بالثقافة الصحيحة داخل الشركة

بدأت شركة أبل في العودة تدريجيًا إلى العمل من المكتب بعد عامين من الاعتماد على نظام العمل عن بعد، وهذا ما ترتب عليه تصريح 56% من الموظفين بأنّهم يفكرون في مغادرة الشركة نتيجة سياسات أبل في العمل المكتبي.

بالتأكيد ليس ضروريًا مغادرة كل هذا العدد للشركة، لكن يتعلق الأمر في هذه الحالة باعتياد الأشخاص على نظام معين في العمل، وصعوبة اعتيادهم أو تقبلهم لأي نظام آخر بسهولة. هذا ما تفعله الشركات من خلال محاولة زرع ثقافة نظام العمل في الموظفين من البداية، حتى تكون لديهم القدرة على العمل بالكفاءة المطلوبة.

لذا، بدلًا من البدء بالمكتب التقليدي، وزرع ثقافة العمل من المكتب لدى الموظفين، ثم العودة بعد ذلك لمحاولة زرع ثقافة العمل عن بعد، وهو ما قد يترتب عليه حدوث قدر من التشتت لدى الموظفين، سيكون الأفضل هو البدء مباشرةً باستخدام نظام العمل عن بعد، والتركيز على بناء ثقافة العمل عن بعد، والتأكد من استيعاب الموظفين لها بالكامل، مما يضمن بناء أساس صحيح لعمل الشركة.

3. استقطاب فريق عمل بالعقلية المطلوبة

لا تتناسب عقلية جميع الموظفين مع العمل عن بعد، لذا إذا اعتمدت في البداية على نظام العمل التقليدي، فستجذب الكفاءات التي تفضل العمل في هذا النظام، وبالتالي قد لا تحصل منهم على الجودة ذاتها عند الانتقال إلى نظام العمل عن بعد. لا يتعلق الأمر بهم كأشخاص أو يجعلهم هذا موظفين سيئين، لكنه يرتبط بعقليتهم وتفضيلاتهم في العمل، والظروف التي تمكنهم من تقديم الأداء المطلوب.

عندما تبدأ مباشرةً باستخدام نظام العمل عن بعد، سيساعدك ذلك على استقطاب فريق عمل لشركتك بالعقلية المطلوبة، سواءٌ في الوظائف العادية أو حتى الوظائف الإدارية، والوصول إلى قادة يمكنهم إدارة الفرق عن بعد، وبالتالي تقدر شركتك على تقديم الأداء الذي تبحث عنه من اللحظة الأولى، ومع استمرارها في العمل.

كيف يمكنك الوصول إلى أفضل الكفاءات في العمل عن بعد؟

بالطبع يعد العنصر البشري هو الأكثر أهمية في منظومة العمل، ولا يختلف الأمر كثيرًا عندما يتعلق الأمر باتّباع نظام العمل عن بعد. لذا، يمكنك الاعتماد على موقع بعيد لبناء فريق عمل ناجح في العمل عن بعد، من خلال إضافة الوظائف على الموقع، ومتابعة الإعلان حتى تصل إلى الكفاءات المناسبة.

يتميز موقع بعيد بوجود قاعدة كبيرة من المهتمين بالعمل عن بعد في مجالات متنوعة، وعندما تُضاف الوظيفة التي تريدها ترسلها المنصة إلى الأشخاص المهتمين بمجال عمل وظيفتك، ومن ثم يساعدك ذلك على استقطاب وتوظيف أفضل الكفاءات في كل وظيفة.

إذا لم تكن لديك الخبرة الكافية في التوظيف، أو ترغب في توفير الوقت الذي تستغرقه عملية التوظيف، يمكنك الاعتماد على خدمة التوظيف للشركات من موقع بعيد، إذ تعمل الخدمة بوجود فريق متخصص في التوظيف على الموقع، يتولى عملية الوصول إلى المرشحين المناسبين لوظيفتك، بما يساعدك على تحسين جودة التوظيف في شركتك.

ختامًا، احرص دائمًا على بناء نظام العمل عن بعد بطريقة ناجحة داخل الشركة، من خلال اختيار الطريقة المناسبة لإدارة العمل، واستقطاب الكفاءات التي تجيد العمل عن بعد، لتساعد شركتك على النجاح من اليوم الأول في عمر الشركة.

تم النشر في: مايو 2022
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | تأهيل الموظفين الجدد