دليلك إلى بناء ثقافة العمل عن بعد داخل شركتك

تبحث الشركات عن وسائل تحفز بها الموظفين، لتضمن اندماجهم في العمل، والحصول على إنتاجية أعلى، ما يعود على الشركة بمزيد من النمو، يحدث ذلك من خلال خلق ثقافة بيئة عمل إيجابية. لكن ماذا لو كان العمل عن بعد! كيف سيمكنك بناء ثقافة العمل عن بعد لتدفع الفريق إلى النجاح؟

جدول المحتويات:

ما هي ثقافة العمل عن بعد؟

ثقافة بيئة العمل هي أحد أوجه النظام الاجتماعي الذي يشكل سلوكيات وأساليب التعامل، ليمتد أثره مباشرةً على أفراد ذلك المجتمع الصغير. وبذلك يمكن تعريف ثقافة العمل عن بعد بأنها الأسلوب العام الذي يتعامل من خلاله أفراد الفريق لإخراج مهمة ناجحة مبنية على أساس تعاون وتواصل موفق. كلما اتسعت قاعدة ذلك العمل، تعسر نشر ثقافة العمل بين أفراده الكُثر.

أما العمل عن بعد، فله ثقافته الخاصة التي تربط مجموعة أفراد، يعملون من أماكن مختلفة بالعالم، من خلال تجارب مشتركة ومهام تحتاج إلى تعاونهم وترتيب أولوياتهم. إذ تُعدّ هذه الثقافة نقطة اتصال تربط أفراد فريقك بأهداف الشركة وأولوياتها ومبادئها، بحيث يعرفون حقوقهم وواجباتهم، والخطوط الحمراء التي لا يمكن عبورها.

أهمية ثقافة العمل عن بعد

وفقًا لدراسة أعدتها شركة Glassdoor، يرى 56% من الموظفين أن ثقافة العمل أهم من قيمة الراتب. ثقافة العمل عن بعد، تفيدك في:

1. الحصول على رضا العملاء

خلق ثقافة عمل عن بعد قوية، تجعل كل الموظفين يعملون في تناغم، دون سوء فهم أو تعارض في القيم. تلك الثقافة المثالية يظهر تأثيرها داخل الشركة من خلال إنهاء المهام بالكفاءة المطلوبة وحدوث التعاون المثمر بين الأفراد لتحقيق أهداف العمل، كما يظهر تأثيرها إلى الخارج ليصل إلى العميل.

ما يهم العميل هو حصوله على الخدمة أو المنتج بطريقة ممتازة. جودة الثقافة السائدة في الشركة تنتج عملًا يظهر أثره على الخدمات والمنتجات في النهاية، دون وجود أية عيوب أو ارتكاب أية أخطاء، يحصل العميل على مطلبه في شكل يفوق توقعاته، مما يحقق رضاه.

2. تحقيق الاحتفاظ بالموظفين

الاحتفاظ بالموظف لا يقل أهمية عن الاحتفاظ بالعميل. فخلق ثقافة عمل عن بعد سليمة تولد بيئة عمل صحية تجعل الموظفين أكثر نشاطًا أثناء تنفيذ أعمالهم، ويصبح إيمانهم أكبر بما تقدمه الشركة من خدمات، فيحدث التفاعل الإيجابي مع صعوبات ومشكلات العمل، ويحافظ الحماس في تلك البيئة على مستواه المرتفع، جاعلًا كل الموظفين يعملون بجد وأكثر إنتاجية.

شعور الموظف بالرضا الوظيفي واقتناعه بكل مهمة يؤديها يقلل من احتمالية تفكيره بترك العمل، وهو أمر يعود بالنفع إلى صاحب العمل أيضًا، فكلما استمر الموظف وطال بقاؤه في الشركة، عرف كل تفاصيل العمل، ولن تحتاج الشركة إلى توظيف أفراد جدد ليعرفوا سير العمل من البداية، كما أن كل عملية توظيف جديدة مكلفة. ولذلك تحقيق الاحتفاظ بالموظفين يوفر المال والوقت والجهد.

3. زيادة الأرباح ونمو العمل

كرد فعل لزيادة رضا العملاء وارتفاع نسب الاحتفاظ بالموظفين يحدث تغير إيجابي ملحوظ في الأرباح، حيث يقبل العملاء على التعامل مع الشركة وينجذب المزيد من العملاء الجدد. يترتب على ذلك زيادة الأرباح حدوث نمو كبير في حجم الشركة مقارنةً بالاقتصاد المحلي أو الدولي.

خطوات بناء ثقافة العمل عن بعد

بناء هذه الثقافة في الشركة ليست من العمليات التي تكتمل سريعًا، فقد تحتاج شهور وأحيانًا سنوات. أيًا كانت الثقافة التي ستتبناها شركتك، هناك 10 خطوات أساسية ثابتة لبناء ثقافة بيئة العمل:

أولًا: ابنِ ثقافة أساسها الثقة

الثقة هي قناة ذات اتجاهين بين صاحب العمل وفريقه، فعليهم أن يثقوا به ليثق بهم. الثقة تُبنى على أساسين؛ نفسي، وتنظيمي. الجانب النفسي تسعى فيه لزراعة الثقة في فريقك تجاهك؛ من خلال إبداء آراءك بتلقائية دون احتراز، فتعبّر عن اهتماماتك وآمالك مع الالتزام بالتواضع والمودة، مما يخلق جزءًا من الأمان النفسي الذي يحتاجه الموظفون عن بعد.

بالنسبة للجزء التنظيمي، يحدث من خلال تثبيت مبدأ النقد البناء، فكل فرد معرض للخطأ والصواب، والجميع يحتاج إلى مراجعة الآخر لأفعاله، وتكون مراجعة موضوعية دون تعصب أو لوم. فالمراجعات لا تكون مبنية على أحكام شخصية، بل آراء حيادية عن أفعال وقعت أثناء العمل وكان لها أثرها.

ثانيًا: حدد الأولويات وخصص المواعيد

رغم سهولة التواصل مع أفراد فريقك بأي وقت، ومع ذلك ينبغي لك مراعاة مواقيت عملهم. فمقاطعة الفريق أثناء إنهائهم بعض الأعمال التي تحتاج إلى تركيز يقوم بإبطاء معدل الإنجاز، وبالطبع السرعة مع جودة العمل من أهم السمات التي تريد أن تتصف بها ثقافة العمل عن بعد بشركتك.

مع بداية كل أسبوع، يمكن إعداد جدول تحدد فيه مواعيدك التي يمكن أن تجري بها مكالمات أو تعقد اجتماعات، تطلب من فريقك تأدية النشاط نفسه؛ لتحديد نوافذ الوقت المشتركة التي يمكن استغلالها في اجتماعات مع كامل الفريق أو مع كل فرد على حدة.

ثالثًا: اكتشف مميزات فريقك

ينبغي لك معرفة سبل التعاون المشترك بين أفراد فريقك، والمهام التي سيتعاون خلالها الموظفون عن بعد، بناءً عليها يمكنك تكليف المهام المشتركة لأصحاب الشخصيات المتقاربة، والتقارب هنا لا يعني تشابه الشخصيات، ولكن تميز شخصياتهم بالسمات الأساسية التي تدعم بعضها البعض لإنهاء العمل. فلا يضيع الوقت في الجدال أو الخلاف.

يمكنك معرفة السمات الشخصية للموظفين عن بعد بصورة مبدئية من خلال المقابلة الشخصية في عملية التعيين، كما تستطيع استخدام أحد أدوات تصنيف الشخصيات والتي تخلق مزيدًا من المواقف وتحلل رد فعل صاحبها. بوضع أبعاد للسمات الشخصية لجميع الموظفين، يمكن عمل التغييرات التي تتفق معهم في ثقافة العمل عن بعد بالشركة.

رابعًا: اخلق بيئة عمل تساعد على اندماج أفرادها

أحيانًا يكون هدف العمل واضحًا للجميع، ويغيب الحماس عن الموظفين بالوقت نفسه. إشعال الحماس يأتي من الدعم النفسي، حيث تساعد موظفيك على التعبير عن هواياتهم واهتماماتهم وطرق استغلالهم لأوقات الفراغ، فتبادل الحديث عن التفضيلات الحياتية يخلق توازن عاطفي بين الأفراد. كما يمكنك ابتكار الألعاب لتُستخدم في بيئة عمل افتراضية، غرض تلك الألعاب إنشاء روابط قوية بين أفراد الفريق.

خامسًا: اجعل الموظفين هم أول عملائك

في عصر تغلب عليه الشركات الموجهة للعميل، والتي تبني كل تفصيلة بالعمل لخدمته. يحبذ بناء رابط قوي بين الموظفين والشركة، وذلك من خلال معرفة أهداف الموظفين، وما يرغبون في الوصول إليه بالمستقبل، واحتياجاتهم الشخصية لتحقيق آمالهم. إن شعر الموظف عن بعد أن الشركة تهتم لأمره كإنسان لا كمورد إنتاج، اهتم بالعمل أضعاف اهتمامه السابق.

يفضل إعداد تقارير شهرية، تتضمن إنتاجية الأفراد وأداءهم خلال الشهر، ويضاف إلى تلك الأقسام، عناصر خاصة بالأهداف الشخصية، والخطوات التي نفذها الفرد بالعمل وجعلته أكثر قربًا من أهدافه. بذلك ستخلق ثقافة عمل عن بعد لها جماهيريتها بين الموظفين.

سادسًا: استحدث تقاليد مبتكرة

كل مجتمع أو عمل لديه بعض التقاليد التي تميزه، ينبغي لك ابتكار ذلك التقليد المميز الذي سيلازم الموظف عن بعد أينما ذهب، ليكون ذلك التقليد معبرًا عن الروح الشركة الفريدة وشخصيتها الخاصة.

سابعًا: حفز باستمرار

على شركتك تقدير العمل الجيد، وتمييزه، وإلقاء الضوء الكافي عليه ليتأثر جميع الأفراد به. يمكن أن يأتي التحفيز من خلال مزيد من الصلاحيات، زيادة بالراتب، كروت خصومات وهدايا، أو مناهج لتطوير المهارات لمزيد من الامتياز.

ثامنًا: ادعم فريقك بالتنبيهات الهامة

مشاركة موظفيك أخبار وسائل الإعلام عن الشركة أو نشاطها من الأمور التي تدعو إلى الفخر والاعتزاز، فهي ترفع من مستوى حس الانتماء لدى موظفيك، ويجعل الموظفين يشعرون بأن الشركة ليست مجال للعمل يبحث عن الربح، ولكنها وطن صغير له أهدافه وأعماله التي تدعو منتميه إلى الافتخار به.

تاسعًا: ازرع عناصر الابتكار والاكتفاء الذاتي في ثقافة العمل عن بعد

الحاجة هي أم الاختراع، حاول عرض جميع المشاكل التي تواجه الشركة من ناحية العمليات الداخلية بين الأفراد والعمليات الخارجية بين الشركة وعملاءها، تلك الشفافية تساعد على تحفيز الموظفين إلى البحث عن الأدوات والطرق التي توفر مزيدًا من الوقت والجهد، وتقلل نسبة الأخطاء، وينتج عنها جودة أعلى؛ لأنها عناصر تخدم الصالح العام.

عاشرًا: حافظ على بيئة عمل تدعم التعاطف

معرفة الموظفين ببعضهم بصورة شخصية ومعرفتك بهم يجعل الروابط أقوى، وتزيد من ثقة كل فرد في الغير. تعرض أحد أفراد الشركة لظرفٍ طارئٍ في بيئة تدعم التعاطف موقف يختلف كثيرًا عن بيئة لا تدعمه، في النهاية أهم موراد الشركة هم البشر لا الآلات.

توفير العناصر الصحية السليمة في العمل عن بعد مهم كتهيئة بيئة عمل صحية بالمقر؛ فكلاهما يعمل على تحسين حالة الموظف المعنوية، والإحساس بالتقدير والاحترام والتعاطف من الشؤؤن التي يبحث عنها الإنسان دائمًا حسب هرم ماسلو.

أدوات بناء ثقافة العمل عن بعد

تمد التكنولوجيا المستخدمة الموظف بجزء من ثقافة العمل عن بعد. لذا يفضل توفير الأدوات الحديثة ليستخدمها موظفوك، فغالبًا ما يرتبط تقدم الأداة باختصار المزيد من الوقت والجهد. هناك أدوات يمكنها أن تساعد في خلق ثقافة عمل عن بعد قوية:

أولًا: أدوات إدارة المهام

خط سير العمل يكون من خلال مهام ينفذها فرد أو مجموعة من الأفراد ليمررنها إلى قائد الفريق بعد اتباع إرشاداته ونصائحه، تلك المهام غالبًا ما تكون مقيدة بزمن محدد. لذلك من أهم أدوات العمل عن بعد هو وسيلة إدارة المهام، ويجب أن تكون وسيلة فعالة، تساعد الموظفين على متابعة كل المهام المطلوبة منهم ومواعيد تسليمها.

من أبرز أدوات إدارة المهام، أداة أنا، التي تساعد أفراد الفريق على تقسيم المهام الكبيرة إلى مجموعة من المهام الأصغر، وكل مهمة منها بميعاد محدد تقريبي، على أفراد الفريق الالتزام به، كما تسمح بمتابعة مدى تقدم الفريق في مهامه أولٍ بأول. وكجزء من إدارة المعرفة، تتيح الأداة للفريق تبادل الملفات ورفعها.

ثانيًا: أدوات الاجتماعات

يرافق العمل عن بعد اجتماعات افتراضية كثيرة، ولا يمكن تنفيذ تلك الاجتماعات دون شبكة إنترنت قوية ومنصة مهنية تسمح بعقد ذلك النوع من الاجتماعات. لكن قبل عقد اجتماعات العمل، يجب اتفاق الطرفين على الموعد المناسب لهما. يكون ذلك من خلال أدوات تسمح لأيٍ من الأطراف بتحديد المواعيد المناسبة بالنسبة له، ثم يرسل الرابط إلى الطرف الآخر ليختار الموعد المناسب المشترك.

أفكار تساعد على بناء ثقافة العمل عن بعد

هي مجموعة أفكار بسيطة، إن تحولت إلى ثوابت وعادات منتظمة، سهل تدعيم أركانها الخاصة بشركتك.

1. تعريف سياسات العمل عن بعد بدقة

الوضوح يختصر الطرق ويمنع الحيرة، لذا يفضل توضيح جميع مفاهيم ثقافة العمل عن بعد في الشركة، هل العمل تتصف ساعاته بالمرونة؟ هل يجب على موظفيك التواجد في وقت محدد حتى يمكنك التواصل معهم؟ توضيح تلك السياسات دون أي مجال للتضارب يجعل ثقافة العمل عن بعد في أفضل حالاتها، ودائمًا ما يضع الموظف المناسب في المكان المناسب.

2. اجتمع مع أعضاء فريقك فرادى

رغم أن الاجتماعات الدورية مع الموظفين قد تبدو كافية لمناقشة جميع الموضوعات المشتركة التي تخص الصالح العام وأهداف الشركة ومهامها، إلا أن الاجتماع مع كل فرد في الشركة من فترة إلى أخرى يذيب كثيرًا من الجليد بينك وبين الموظف. بلا شك، هذه الفكرة تصلح للشركات الصغيرة التي يتراوح عدد أفرادها من 3 إلى 10 أفراد.

3. التقييم هو أهم جزء من التجربة

اعتماد ثقافة عمل عن بعد، لا يعني بالضرورة صلاحيتها مدى الحياة؛ لذلك يفضل تقييم الثقافة بحيادية من خلال اختصارها في عدة نقاط تعبر عنها. فتسأل: هل قامت تلك النقاط بدورها وبالكفاءة المطلوبة؟ ثم ينتقل التقييم إلى مرحلة ثانية، وهي توجيه نفس الأسئلة إلى الفريق، وإجاباتهم تؤخذ في الحسبان وعلى درجة أعلى من الأهمية.

من خلال إجابات فريق العمل، ستعرف أي جزء من ثقافة العمل عن بعد دفعهم إلى العمل وأي جزء أحبطهم، ستتعرف على اقتراحاتهم التي ستساعد العمل على السير بشكل أسرع. صناعة تلك الثقافة المناسبة، ستساعدك على اختيار الموظفين المناسبين في المستقبل سريعًا وبدون مجهود، فقد انتهيت من بناء سياسات الشركة السليمة.

أسئلة حول ثقافة العمل عن بعد

كيف تخلق ثقافة العمل عن بعد لشركتك؟

كأي ثقافة عمل تستغرق هذه الثقافة الكثير من الوقت والجهد والصبر لتصبح ثابتة وقوية، لذلك عليك ربطها بجذور قوية متمثلة في الأهداف المتعلقة بالعمل على المدى القريب والبعيد، تختارها في النهاية من خلال رؤية واضحة للجميع. تلك الرؤية النافذة ستتحكم في اختياراتك بالتعيين، وتُبني على أساسها جميع جوانب ثقافة العمل عن بعد.

كيف يمكنك تحسين ثقافة فريق العمل عن بعد؟

التحسين المستمر لثقافة العمل عن بعد يأتي مصدره من تدعيم بيئة عمل افتراضية تساعد على ترتيب اجتماعات الفريق بصفة دورية، ومقابلات مديري الفرق مع كل فرد بصفة شخصية، وابتكار الألعاب والأنشطة الافتراضية من خلال أحد منصات تنظيم الأحداث، ليكون التواصل أسهل بين الأفراد ومديريهم وبين كل فرد وزميله.

هل تساعد ثقافة العمل عن بعد في تحسين نتائج الأعمال؟

نعم، يمكنها كذلك. فصلابة ثقافة العمل عن بعد تساعد الفريق على تحسين العلاقة بالعمل وصاحبه وبين أفراده من خلال تواصل فعال. كما أنها تساعد على الابتكار وحرية التعبير عن أفكار تساعد على تطوير العمل.

بناء ثقافة العمل عن بعد لشركة هو تحدي بلا شك، النجاح فيه يرتبط بنجاح الشركة في تحقيق أهدافها الحالية والمستقبلية، استثمر وقتك وجهدك في بناء ثقافة قوية.

تم النشر في: إدارة فرق العمل عن بعد