«اعمل بذكاء وليس بجهد» قد تعتقد أن هذه المقولة تسويقية يستخدمها بعض المتحدثين لجذب الناس حولهم، وأنها غير حقيقية في بيئة العمل، لأنه لا عمل بدون جهد مضنٍ. فإن كنت من هؤلاء الأشخاص فأنت تفتقد الكثير من استراتيجيات الراحة المتوفرة في العمل بذكاء. فما هي حقيقة هذه المقولة؟

3 أسباب تدفعك إلى العمل بذكاء لا بجهد

قد يتساءل البعض لماذا اعمل بذكاء، وأحتمل عبء التخطيط والتنظيم والمجهود العقلي الذي يرافقهما، ولا التزم بالطريقة القديمة والكلاسيكية فقط. هذه الأسباب هي:

تقليل استنزافك

يدفعك العمل الجاد إلى استهلاك طاقتك كلها في محاولتك لإنجاز المهام، وربما لن تنتهي، وقد يسبب لك ضغط هائل ومستمر، إن كانت المهام كبيرة ومختلفة الأهداف ويمتد تأثيرها خارج بيئة العمل. ما يؤدي إلى الشعور بعدم الكفاءة، وأنك مجرد آلة. بينما العمل بذكاء يوفر لك طريق للإنجاز بأقل جهدٍ ممكن، فيحافظ على طاقتك وحيويتك لأمورك الشخصية.

فمثلًا تحديد المهام اليومية ووضع جدول لكيفية سير ساعات عملك اليومية، يُسهل عليك إدارة وقتك والانتقال بين المهام، ويجعلك مُلِم بمجريات اليوم، بينما البدء بالعمل بلا أي تخطيط ولا تحديد للأولويات يشتتك ويجعلك غير منظم، فتحتاج إلى وقت وجهد أكبر لإنجاز المهام.

تعزيز الشعور بالثقة

يُعدّ سير العملية الإنتاجية حسب الخطة التي وضعتها من أكثر الأشياء التي تعطيك الثقة بقدراتك، وتزيد من تحكمك بالوقت والمهام التي تتولاها. وبذلك يصبح العمل أكثر سلاسة، وقد تتمكن من تحقيق إنجازات أكثر في ساعات العمل نفسها، ما يزيد قيمتك لدى أصحاب الشركة وزملاء العمل، فتحقيق الإنجاز وتوفير الجهد إحدى متطلبات أي شركة.

زيادة إبداعك

يتطلب بناء خطة العمل وتحديد احتياجاتك كاملة إلى بذل مجهود عقلي، فتحتاج إلى كتابة خطة عمل واضحة، وقد تُعدّل عليها أكثر من مرة؛ حتى تصل إلى أفضل مسار لإنجاز مهامك، ما يضمن لك الاستغلال الأمثل لكل دقيقة في ساعات عملك.

كذلك يدفعك العمل بذكاء إلى خلق استراتيجيات بسيطة وجديدة لإكمال المهام، سواء باستخدام برامج أسهل في التعامل، أو إنشاء بيئة تواصل سريعة ومتفاعلة. وهذا يزيد من إبداعك، لأنك تتعلم التخطيط الجيد، والموارد الأفضل لك.

8 نصائح تساعدك على العمل بذكاء

لتطبق العمل بذكاء في بيئة العمل فضلًا على كل مناحي حياتك، إليك بعض النصائح التي سترسم لك خريطة الطريق؛ لتحقيق أقصى استفادة ممكنة وتطوير قدراتك:

1. أنشئ قائمة بمهامك

وجود قائمة بالمهام المراد إنجازها خلال اليوم ضروري لتضع تصورًا واضحًا لكيفية استغلال وقتك. يحدث ذلك عن طريق تحديد مهام اليوم، ووضع الأوقات اللازمة لكل مهمة، وترتيبها حسب ما تراه مناسبًا. حاول مراقبة نفسك في أثناء قيامك بالمهام، واستخدم مؤقت لتعلم الوقت الذي تحتاجه لإنهاء كل مهمة على حِدة، إذ يساعدك ذلك جدًا في عملية تنظيم الوقت، وتحديد عدد الساعات اللازمة لإتمام عملك اليومي.

كما يُنصح البدء بالمهام الكبيرة والأصعب أولًا؛ لأنك تكون أكثر نشاطًا وتركيزًا، وتزيل بذلك أكبر عبء لليوم، ما يسهل عليك التعامل مع باقي التزاماتك اليومية.

2. اتبع قاعدة الدقيقتين

تعتني قاعدة الدقيقتين بالمهام الصغيرة التي لا تحتاج إلى وقت كبير وغالبًا ما تؤجل، مثل: الرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو تحديد المهام التي أُنجزت، أو تسليم مشروع مُنجَز. إذ يمكنك إنجازها في الأوقات بين المهام، أو في الفواصل الزمنية وأوقات الانتظار البسيطة، وبذلك تستغل الوقت وتضيف إلى قائمة إنجازات اليوم.

بالتأكيد لن تنجز المهمة في هذا الوقت القصير، لكن القاعدة أُسست على أن الالتزام بأي مهمة يحتاج منك لإعطائها دقيقتين من وقتك، ما يدفعك للعمل على إنهائها بعد ذلك؛ لأنك بدأت بها فعلًا وأنهيت جزءًا منها.

3. تجنب تعدد المهام

قد تعتقد أن أفضل طريقة لاستغلال الوقت وإنجاز المهام بأسرع وقت ممكن، هو العمل على أكثر من مهمة في آن واحد، وهذه فكرة خاطئة. فقد أظهرت الدراسات أن تعدد المهام قد يؤدي إلى تراجع إنتاجيتك لما يصل إلى 40% بسبب التشتت وإضاعة الوقت في التنقل بين المهام، كذلك يقلل من جودة مخرجاتك ويؤثر بالسلب على النتيجة النهائية.

ولتطبق مقولة «اعمل بذكاء وليس بجهد» يجب أن يكون تركيزك في أعلى مستوياته وعلى هدفٍ واحد، إذ يساعدك ذلك على العمل أسرع ويضمن الخروج بنتيجة مُرضية، كما يحفزك الإنجاز الجيد البدء بمهام أخرى دون إضاعة الكثير من الوقت.

4. التزم بنظام صحي

يواجه العاملون عن بعد خطر العديد من مشاكل النوم، وآلام الظهر والرقبة نتيجة الجلوس لساعات طوال على الكرسي، وقد يمتد الأمر إلى آلام في العينين والصداع، وهذا بالتأكيد يؤثر بالسلب على الإنتاجية والراحة النفسية لك.

لتجنب هذه الأمور التزم بنظام صحي، فيه عدد ساعات نوم كافية ومتناسبة مع ساعتك البيولوجية، ثم أن الاستيقاظ صباحًا يوفر لك الوقت لاستعادة النشاط والحصول على فطور صحي، مما يؤهلك لبدء العمل بحيوية ودون تكاسل أو قلة تركيز، والحفاظ على صحتك الجسدية والنفسية. فالعمل بذكاء غير مرتبط بالعمل فقط، بل بصحتك أيضًا.

5. اعمل على فترات

العمل لساعات متواصلة يستنفذ تركيزك ويقلله تدريجيًا، لذلك تقسيم اليوم إلى كتل زمنية يساعدك على الانخراط أكبر في بيئة العمل، ويوفر لك أوقات متفرقة للحصول على قسط من الراحة، وإن كان فقط الوقوف في مكان والمشي قليلًا لتجديد نشاطك.

كما أن هناك العديد من الجداول الزمنية، فمنها: تقسيم اليوم إلى 90 أو 60 دقيقة حسب ما تراه مناسبًا للمهام التي تتولاها، أو استخدام نظام Pomodoro وفيه تعمل لمدة 25 دقيقة مقابل 5 دقائق راحة.

6. بسّط المهام الكبيرة

يصعُب إنجاز المهام الكبيرة دفعة واحدة، لذلك يحتم عليك تقسيم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر تفصيلًا، ما يجعلها تحتاج جهد أقل لإنجازها. كما يُعد إنجاز العديد من المهام السهلة والمتتالية المرتبطة ببعضها موضوع أبسط من إنجازها كمهمة واحدة. كما تُعد هذه الاستراتيجية حلًا أبسط للعديد من المهام المرتبطة بموضوعٍ واحد، مقارنةً بإنجازها دفعةً واحدة.

7. ابتعد عن المشتتات

التشتت هو عدو التركيز الذي يضمن لك العمل بذكاء، ويأتي غالبًا من الأشياء المحيطة بك، مثل: العائلة والهاتف ومحيط مكان العمل. فقد تقاطعك متطلبات العائلة في أثناء عملك، من ذهاب للتسوق أو عملٌ في البيت، ولحل هذا الأمر عليك الاتفاق مع عائلتك على أوقات عملك لئلا يزعجوك، أو العمل خارج المنزل.

كذلك استخدام الهاتف المحمول خلال العمل فيه الكثير من إضاعة الوقت بتصفح مواقع التواصل دون فائدة تُرجى، والأفضل هو تركه بعيدًا عنك وكتم إشعاراته؛ لتتجنب أي صوت صادر عنه قد يشتتك.

8. نظّم مكان عملك

تنظيم مكان العمل يجعلك أكثر انفتاحًا للبدء بالمهام، لذا وفر لنفسك الأدوات المناسبة مثل الكرسي مع مسند للظهر والرقبة، والإضاءة الجيدة المريحة للعينين. فهذا يجعل حالتك النفسية والجسدية بأفضل حالاتها، ما يوهبك الصفاء الذهني للتعامل مع المهام بأفضل طريقة. كما من الضروري توفير الأدوات اللازمة لاستكمال المهام؛ لتحمي نفسك من مقاطعة العمل في منتصفه، وإضاعة الوقت في الحصول على ما ينقصك.

يُعدّ اتباع طرق العمل بذكاء وسيلة ممتازة لتحقيق تميزك في العمل، ويخلق لك طريقة فريدة في إنجاز الأعمال، وربما تكون علامة مميزة يُستدل بها عليك في المستقبل. اصنع طريقك الخاص، فمجال الإبداع لا حد له.

يحرص الكثيرون من مديري الشركات على إنجاز غالبية مهام الشركة بأنفسهم خوفًا من فقدان السيطرة، واعتقادًا منهم بأن ذلك سيحقق النجاح حتمًا. لكن هذا يقف عائقًا أمام تطوير الشركة ومهارات الموظفين، بخاصةٍ إن زادت أعمال الشركة وتنوعت. فإن كنت تشاركهم الاعتقاد نفسه، فأنت بحاجة إلى تحديد الأولويات، واستخدام عملية تفويض العمل للموظفين؛ للحصول على أفضل نتائج.

جدول المحتويات:

• ما هو تفويض العمل؟
• لماذا تحتاج إلى تفويض العمل؟
• ما هي تحديات تفويض العمل؟
• كيف تفوض المهام إلى فريقك بنجاح؟

ما هو تفويض العمل؟

يُعرّف تفويض العمل بأنه العملية التي يتم فيها إعادة توجيه المهام ونقل المسؤوليات من المديرين إلى أعضاء فريق العمل، لإنجاز مهام معينة. تمنح عملية التفويض فرصة لأعضاء فريق العمل لتطوير مهاراتهم، كما ترفع العبء عن المسؤولين، وتوفر لهم وقت أكبر للاهتمام بمسؤوليات أعلى، كتطوير الشركة أو توسيع مجال عملهم.

كذلك يحرص المدير أو الشخص المسؤول عن عملية التفويض على توفير الموارد التي تمكّن الموظف من إنجاز المهمة كاملةً، ويستمر بمتابعته والاطمئنان على سير العملية سيرًا صحيحًا، وتقديم الدعم والمشورة في حال احتاج لها الموظف.

لماذا تحتاج إلى تفويض العمل؟

قد يعتقد المسؤولون أن توليهم مهام الشركة كافةً سيعود بالنفع الأكبر على الشركة، وسيحصل على مخرجات بمستويات أعلى؛ وبذلك سيحافظ على الشركة. لكن الحقيقة أن عملية تفويض العمل لها فوائد كبيرة للمسؤول والموظف والشركة كليًّا. وهذه الفوائد هي:

1. تطوير قدرات فريق العمل

يُعدّ تولية أعضاء الفريق مهام معينة لإنجازها بمنزلة تدريب لهم، يعلّمهم تحمل المسؤولية واتخاذ القرارات. بهذا ستُصقل مهاراتهم أكثر، ومع المزيد من عمليات التفويض ستحصل على أعضاء ذوي كفاءات عالية، وقدرة كبيرة على إنجاز المهام على أكمل وجه، دون فجوات قد تسبب مشكلات في أثناء تأدية العمل. وبما أنك جزءٌ من الفريق ورأس الهرم، فإن عملية إسناد المهام ستعزز لديك مهارات التدريب والتفويض الصحيحة، كذلك التخطيط الجيد وعملية التوجيه والقيادة.

2. توفير وقتك

قد تعتاد ممارسة سلطتك ومهاراتك القيادية والتنظيمية على أعضاء الفريق كافةً، وتحرص على متابعة المهام بنفسك والتأكيد على إنجازها. لكن هذا سيستهلك الكثير من الوقت والجهد الجسدي والعقلي على حدٍ سواء، وقد يُدخلك في حالة من الاحتراق الوظيفي بسبب الضغوط الهائلة التي تتحمل مسؤوليتها.

لذلك من المهم إسناد المهام لغيرك من الموظفين، فهذا يرفع عنك الأعباء الكثيرة، ويُصفي ذهنك لأهداف أكبر ومشاريع أكثر، ويُكسبك الراحة النفسية، والقدرة على قيادة أفضل للفريق ومواجهة أفضل للمشكلات.

3. رفع كفاءة الشركة

تعتمد كفاءة الشركة على كفاءة أعضائها، وكفاءة قيادة المدير لهم. وبما أن عملية تفويض العمل هي الأساس في تطوير قدرات الفريق، وتحسين قدرات المدير القيادية، فسينعكس ذلك على الشركة وعلى جودة إنتاجها، مما سيزيد ثقة العملاء فيها ويستقطب المزيد منهم.

4. زيادة ثقة الموظفين

عملية تفويض العمل تُشعِر الموظف بثقة المدير فيه، وذلك ينعكس على ثقته بنفسه، ومحاولة تقديم أفضل ما عنده لإنجاز المهام الموكلة إليه. كذلك فإن الإنجاز بحد ذاته ورؤية النتائج الجيدة التي صنعها بيديه، يوهبه شعورٌ بالرضى والمتعة ويُحببه بالعمل أكثر، ويفتح له طريقًا لتوظيف كامل إمكانياته.

كما أن عملية إسناد المهام تستوجب وجود حلقة تواصل سلسة بين المدير وموظفيه، تجعله يشعر بأنك متاح في أي وقت للسؤال أو الاستفسار، مما يقوي من شخصية الموظف للحوار ويعزز ثقته بنفسه.

ما هي تحديات تفويض العمل؟

تتعدد تحديات عملية التفويض، منها تحديات متعلقة بنظرة المدير للأمر، وتحديات متعلقة بالموظفين أنفسهم. هذه التحديات هي:

الخوف من فشل المهمة

يعتقد بعض المديرين أن التنازل عن المهام لموظفيهم يعني خوفٌ مستمر من عدم سير العمل سيرًا صحيحًا، وقلق من الأخطاء المحتملة التي قد يقعوا بها. لكن هذا التفكير سيجعل المدير في إرهاقٍ دائم، وسيمنعه من تفويض المهام لموظفيه وأخذ كافة الأمور على عاتقه، وبذلك لن تتطور الشركة أبدًا. لذلك يجب على المدير أخذ الأمور بروية أكثر، ومنح الثقة لموظفيه، أو توظيف من يثق بإمكانياتهم، ولكن يحب ألا يتخلى عن عملية تفويض العمل.

اختيار الموظف المناسب للمهمة

أي مهمة تحتاج لمجموعة من المهارات والإمكانيات الأولية لدى الموظف الذي سيتولى إنجازها، لذلك تُعدّ عملية البحث عن الموظف المناسب لإسناد المهمة له عملية صعبة، فيجب على المدير التعرف جيدًا على موظفيه، والبحث عن صاحب المهارات المناسبة للمهمة. فمن غير المناسب تولية مهمة تدقيق حسابات الشركة المالية إلى موظف خدمة عملاء مثلًا، بل يجب أن تتوفر في الموظف إمكانيات التعامل مع البرامج المالية.

صعوبة توجيه الموظفين

يحتاج الموظف عند إسناد المهام إليه إلى عملية توجيه ومساعدة مستمرين، فهو لا يمتلك المهارات الكافية التي تمكّنه من الإنجاز على أكمل وجه، فيجب على المدير التعرف جيدًا على موظفيه، والبحث عن صاحب المهارات المناسبة للمهمة.

كما أن المدير يتعامل مع شخصيات مختلفة للموظفين، والتي يختلف طريقة توجيههم والحديث معهم لاستخراج أفضل ما فيهم، لذلك قد تواجه صعوبة في كيفية توجيههم، واختيار الطريقة المناسبة لكلٍ منهم، على أن تعلم بأن هذا الجهد سيعود بالنفع الكبير عليك، وعلى شركتك في المستقبل القريب.

استمرارية المسؤولية والمراقبة

تفويض العمل للموظفين لا يعني التهرب من المسؤولية أو الراحة الكاملة، بل تبقى المسؤولية والمراقبة مستمرة، للتأكد من إنجاز المهام بالشكل المطلوب والمُرضي، مما يمثل عبءٌ على المدير؛ لأن عليه جزءً من المسؤولية إن تعثرت العملية الإنتاجية.

كيف تفوض المهام إلى فريقك بنجاح؟

عملية التفويض الصحيحة تضمن لك الحصول على نتائج جيدة، وتُبقي الأمور تحت السيطرة. إليك الخطوات التي ستمكّنك من تفويض العمل بنجاح:

1. اشرح أسباب تفويض المهمة

عند إسناد المهمة لموظف ما فإنه سيسأل بداخله لِمَ تم اختياري؟ لذلك احرص كمدير على ذكر أسباب اختياره، كذلك ذكر الفوائد التي ستعود على الموظف من تطوير للقدرات، والمكافأة المالية؛ إن وجدت، مع ازدياد مكانته في الشركة وزيادة سلطته. وبهذا تضمن جذب اهتمام الموظف للمهمة، وتدفعه لتقديم أفضل ما عنده لإنجازها.

2. اختر الموظف المناسب للمهمة

بالتأكيد لا يمكن تفويض العمل إلى أي موظف من الفريق، كما أن قدرات الفريق مختلفة، فمن يتمكن من إنجاز مهمة ما، قد لا يتمكن من إنجاز مهمة أخرى. لذلك ليجيب المدير على هذين السؤالين قبل اختيار الموظف:

• هل يمتلك الإمكانات اللازمة لإنجاز المهمة؟
• هل لديه الرغبة في تعلّم مهارات جديدة؟

يجب أن تكون الإجابة عن هذين السؤالين بـ “نعم”، فمن لا يمتلك الإمكانات اللازمة سيأخذ منه وقت طويل في الانتهاء من المهمة، وقد يفشل في ذلك. أما من ليس لديه رغبة في التعلم، فسيكون التعامل معه متعبًا؛ لأنه لا يمتلك الدافع أصلًا. فإسناد المهام لمن لا يمتلك هاتين الصفتين مضيعة للوقت والجهد.

3. وفر الموارد والسلطة اللازمتين لإنجاز المهمة

إحدى مهامك كمدير هو توفير الموارد اللازمة التي ستساعد الموظف من إنجاز المهمة، فعدم توفيرها سيثبط من عزيمة موظفيك، ويعود بالسلب على عملية الإنجاز. ولمعرفة الموارد استخدم العصف الذهني قبل إسناد المهمة للموظفين، وحاول قدر الإمكان تحديد ما سيحتاجه الموظف؛ للحصول على النتائج المرجوة دون الوقوع في المشاكل.

4. وضح أهداف المهمة

اشرح بشكلٍ وافي وكامل الأهداف المطلوبة من المهمة وخطوطها العريضة للموظف، مثل: أوقات الإنجاز، وكمية العمل، حتى تكون الأمور واضحة من البداية؛ فتساعد الموظف على تحديد وجهته، وتحفظه من التشتت. كما أنه لا يجب عليك الانخراط في تفاصيل سير المهمة؛ لأن هذه طريقة الموظف في إنجاز المهام، وميزة لعملية التفويض، طالما أنه يحقق الأهداف نفسها.

5. تابع سير عملية الإنجاز

بعد توضيح تفاصيل المهمة وأهدافها للموظف المختّار، حدد أوقات ليُعلمك بها الموظف أخبار سير العمل، إما عن طريق التقارير أو شفهيًا، وما الخطوات التي انتهى منها، واسأل عن المشكلات التي تواجهه، وقدم الملاحظات والتعديلات؛ إن لزم الأمر.

6. راجع النتائج مع الموظف

بعد الانتهاء من المهمة الموكلة للموظف، اجتمع معه وناقشه في تفاصيل المهمة والكيفية التي أنجزها بها، والمشكلات التي وجدتها عنده والتي واجهها. ثم قدم له النصائح والطرق لتجنب المشاكل، وإتمام المهمة بشكلٍ أفضل في المرات القادمة.

كما يجب أن تعلم أن الإخفاق وارد في عملية تفويض العمل، فتجنب اللوم المستمر وركز على تدريب موظفيك ورفع قدراتهم، فأخبرهم عن مناطق ضعفهم؛ ليعملوا على ترميمها وزيادة مهاراتهم فيها.

7. أظهر التقدير للموظفين

الإنجاز الناجح للمهمة يمنح شعور جميل بالإنجاز، ويعود بالنفع عليك وعلى الشركة؛ لذلك أظهر التقدير للموظف بكلمات الشكر، وامنحه الثقة لاستلام مهام أخرى، وعزز ثقته بزيادة في الراتب ليتناسب مع الجهد الذي يبذله، وللحفاظ على إنجازه.

عملية التفويض إحدى مهارات العصر المهمة والتي يحاول المُديرون إتقانها؛ لما لها من فائدة كبرى تعود على الشركة وعلى الموظفين أنفسهم، فاحرص على إتقانها وتدريب نفسك لمنح الثقة لموظفيك، لإنجاز المهام ومساعدتك في رفع قيمة الشركة وجودة الإنتاج.

في الوقت الراهن وفي عالم يعتمد على الإنترنت اعتمادًا رئيسيًا، أصبح التواجد الرقمي عملة لا غنى عنها للشركات والأعمال. إذ تسعى كل شركة إلى تحويل معاملاتها كافة إلى خدمة أو محتوى رقمي، لسهولة الوصول للعملاء، وخدمتهم بشكلٍ أفضل. فما هو التواجد الرقمي؟ وما مقدار أهميته لإنجاح مشروعك؟

جدول المحتويات:

• ما هو التواجد الرقمي؟
• لماذا تحتاج شركتك للتواجد الرقمي؟
• 7 خطوات لتعزيز التواجد الرقمي

ما هو التواجد الرقمي؟

التواجد الرقمي هو طريقة ظهور عملك أو شركتك على الإنترنت، وما يجده الناس عندما يبحثون عن شركتك أو عملك على الإنترنت؛ سواء الأشياء التي تتحكم فيها مثل: موقعك الإلكتروني أو حسابك الشخصي، أو الأشياء التي لا تتحكم فيها كتعليقات العملاء وتقييمهم لعملك. ويشمل هذا التواجد الأشكال التالية:

• موقع الويب الخاص بك.
• تطبيق للهاتف.
• حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي مثل: فيسبوك، انستقرام، إكس.. إلخ.
• إعلانات المؤثرين أو إعلانات المواقع نفسها.
• موقع المكتب أو المتجر؛ إن وجد.
• مراجعات العملاء عبر الإنترنت.

كما أن العملاء يهتمون تقريبًا بكل شيء عن المكان الذي يحبونه، ويثقون بما يقدمه ويريدون معرفة الإجابات عن الأسئلة التالية:

• من أنت؟ وهنا تتحدث عن نفسك وكيف وصلت إلى هنا، وعن فريق العمل أيضًا؛ إن وجد.
• ما طبيعة عملك؟ منتج أو خدمة، وما الحلول التي تقدمها؟ وما الذي يميزك عن غيرك؟
• أين أنت؟ هل لديك موقع على الإنترنت فقط أم لك مكان على أرض الواقع؟
• متى تعمل؟ تتحدث عن مواعيد العمل على الإنترنت، وعلى أرض الواقع.
• لماذا تقوم بذلك؟ تتحدث عن سبب اختيارك لهذا العمل، ولماذا تقوم به.

لماذا تحتاج شركتك للتواجد الرقمي؟

الآن، يبحث غالبية العملاء عن المنتج أو الخدمة التي يرغبون بشرائها عبر الإنترنت قبل عملية الشراء. ولأن الأشخاص يتوجهون إلى الإنترنت لحل مشاكلهم والبحث عن ما يريدون، فالإنترنت هو الخيار الأول لهم. إذًا كيف سيؤثر التواجد الرقمي على مشروعك؟

1. الوصول إلى جمهور أكبر

يوفر التواجد الرقمي مساحة عمل واسعة ووصول إلى عدد كبير جدًا من العملاء المحتملين، وبالتالي انتشار أكبر لعملك وقد ينتقل إلى دول وقارات أخرى. وهذا على عكس وجودك على أرض الواقع فقط، فالوصول إليه مقتصر على أهل مدينتك وبضعة أميال حولها؛ لذلك اهتم بالتواجد الرقمي.

2. التواجد طوال الوقت

أنت تقريبًا غير مرتبط بشيء خلال التواجد الرقمي، فموقعك الإلكتروني يعمل على مدار أيام الأسبوع وطوال اليوم دون انقطاع، ولا مراقبة مستمرة منك، أو تواصل مباشر مع العملاء. كما أن كل ما يحتاجه العميل متواجد في موقعك الإلكتروني، سواء خدماتك أو معلومات عنها، كذلك أوقات العمل وعنوان متجرك حتى يتسنى للعميل زيارته.

3. انخفاض تكاليف التسويق

يمنحك التواجد الرقمي العديد من طرق التسويق التي يمكن الاستعانة بها، ولا يوفرها التواجد التقليدي على أرض الواقع فقط مثل: التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي، أو التسويق عبر البريد الإلكتروني، أو التسويق عبر محركات البحث (SEM).

عند مقارنة هذه الطرق بنظيرتها التقليدية للتسويق بهدف الإعلان لعملك أو لخدمة جديدة أو عرض ما، فإن سيطرة التواجد الرقمي وأفضليته هنا تبدو جلية. فهي أسرع في الانتشار وأقل تكلفة ومتخصصة أكثر؛ إذ تستطيع تحديد الفئة المستهدفة بالإعلان.

4. سهولة عرض الخدمات والمنتجات

منشور واحد أو إعلان واحد يكفي في العالم الرقمي لإعلام العملاء بخدمة جديدة أو منتج جديد، وكل المعلومات عنه، وهذا يوفر الوقت والجهد المبذولين في الإعلان عنها في مكتبك، كذلك المعلومات الكاملة عن الخدمة، فأنت تحضر وتجمع المعلومات قبل التكلم عن خدمتك وعرضها للزبائن.

5. انخفاض تكاليف بدء التشغيل

يتطلب فتح متجر على أرض الواقع كثير من التكاليف التشغيلية مثل إيجار المكان وتجهيزه، إضافةً لتوظيف العاملين. أما في التواجد الرقمي فتقلّ هذه التكاليف كثيرًا، فأنت تحتاج البضائع وموقع إلكتروني بسيط في البداية، وتستطيع أن تدير الموقع وحدك، لأنه يمكنك تعلم إدارته بسهولة.

7 خطوات لتعزيز التواجد الرقمي

لا يكفي إنشاء موقع لك على الإنترنت لضمان تحقيق التواجد الرقمي الناجح، بل قد يكون لك فعلًا موقع إلكتروني وصفحات على مواقع التواصل الاجتماعي لمشروعك، لكنه لا يحقق الأهداف التي تريدها. فكيف تعزز تواجدك الرقمي وتجعل من مشروعك ناجحًا؟

حدد جمهورك

اسأل نفسك لمن تقدم خدماتك، ومن العملاء المحتملون لخدماتك، وما الاحتياجات التي تناسبهم، ثم ابحث جيدًا واختر المنتجات والخدمات التي يريدنها، كذلك اعلم سقف الأسعار المستعدين لدفعها مقابل ما تقدمه، ولا تجعلها مرتفعة جدًا فلا تجد من يشتريها، ولا منخفضة جدًا لدرجة تجعلهم يشككون في الجودة.

أظهر تميزك

لتجعل موقعك الإلكتروني يتصدر محركات البحث، ويظهر للعملاء في النتائج الأولية للبحث، عليك العمل وفق محركات البحث وشروط السيو واستهداف الكلمات المفتاحية الأكثر شهر، بالإضافة لمحتوى أصلي ومفيد للعميل. كما أن التحدث عن خدماتك وما يميزك عن غيرك وتقديم شرح وافي للعميل، يزيد من اقتناعه بما تقدمه وبأنك ستفيده. فالشخص الذي يبحث عن الأفضل إن نجحت في إقناعه، نجحت في جعله يشتري منك.

استخدم وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة

لا تلتزم بمنصة واحدة لمشروعك، فأنت لا تعلم أي المنصات يُفضلها عميلك القادم، لذلك احرص على بناء صفحة خاصة بالعمل على وسائل التواصل كافةً، وهذا أيضًا نوعًا من التسويق لك، كأنك توسع مشروعك وتبني أكثر من فرع في أكثر من مكان، فهذا يضمن لك وصول وانتشار أكبر للعملاء.

واحرص هنا على التعريف بمشروعك على حسب طبيعة كل موقع، فاستخدام الانستقرام يعتمد على الصور الجذابة والكلمات القليلة، بينما يمكنك الحديث بالتفصيل على الفيسبوك، بينما عدد الكلمات محدود على تويتر ويفرض عليك الاختصار قدر الإمكان. فالاستخدام الصحيح لهذه المواقع له شأن كبير في انتشار مشروعك، واستقطاب المتابعين والعملاء.

سوّق لمشروعك بنجاح

في عالم التواجد الرقمي، تعددت طرق الإعلانات فمنها الإعلانات المدفوعة، والإعلان بواسطة المؤثرين وأصحاب الأرقام الكبيرة من المتابعين، أو التسويق بالمحتوى، والتسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني وغيرها. والتسويق الناجح بغض النظر عن خدماتك، هو ضمانٌ أولي لنجاح مشروعك. يمكنك استخدام هذه الطرق كافة، لكن يجب اختيار أكثرها مناسبةً لمشروعك.

اجعل عملية التسوق أسهل للعميل

كلما كانت عملية الوصول لخدماتك والحصول عليها أسهل، ازدادت عودة العميل للحصول على ما تقدمه من منتجات، فأنت توفر عليه الوقت والجهد. لذلك من المهم جعل معلومات المنتج مبسطة ومفهومة وبخط جميل وواضح، واجعل عملية الرد على العميل سريعة ولطيفة، ويمكنك تفعيل خاصية الرد التلقائي الموجود في أغلب المواقع.

أشرك العملاء في تطوير مشروعك

عندما يشعر العميل بأنه له يد في جزءٍ من المحتوى والخدمات التي تقدمها، فإن تعلّقه بعملك التجاري يزداد لأنك تُلبي احتياج لديه، والتواجد الرقمي لعملك يسهّل عليك هذه المهمة، فهو يوفر طرق عدة كالتقييمات وتعليقات العملاء والمراجعات وتبادل الأسئلة، وأخذ رأي العملاء في ما تقدمه، فهذا يقدم لك رؤية جيدة عما يريده ويتوقعه العميل منك، وبحل المشكلات تحصل على رضى العميل وتحافظ عليه كجزء من عملك.

حلل نتائج عملك

تحليل نتائج عملك هي خطوة ضرورية للحكم على الاستراتيجيات التسويقية التي تعتمد عليها. يمكنك قياس نتائج العديد من المقاييس مثل: أرباح المشروع، عدد الزيارات، عدد العملاء والمتابعين الجدد، وغير ذلك. يجب أن تكون جميع هذه النتائج مستقرة أو إيجابية، وإن لم تكن كذلك، اعلم أن هناك خللًا أصاب مشروعك في مكانٍ ما.

لإصلاح ذلك قد تحتاج إلى تغيير الاستراتيجية كاملةً، لطول مدة المشروع أو التنوع الكبير لعملائك، أو يكفيك القيام ببعض الإعلانات وبيان جودة وتميز ما تقدمه، أو قد تحتاج إدارة جيدة للمحتوى الخاص بك وطريقة عرضه.

العالم في تطور رهيب ومستمر في الجانب التقني والرقمي، ولإنجاح مشروعك يجب أن تواكب هذا التطور وتعايشه لتكون قريبًا من العملاء، والتواجد الرقمي وطرق تعزيزه هي إحدى وسائل هذه المواكبة؛ لذلك وجودها وتطويرها والحفاظ عليها يجب أن تكن ضمن مشروعك، فهي من أهم أدوات النجاح في عصرنا الحالي.

تحتاج أي شركة تعمل عن بعد إلى طريقة بسيطة لتعليم أساسيات العمل وسياسة الشركة للموظفين؛ لأنه ليس من الطبيعي أن تُعلِم كل موظف هذه الأشياء على حِدة. ومن هنا تنبع أهمية توثيق إجراءات العمل في رفع كفاءة الموظفين وتعزيز إنتاجيتهم عبر توفير الوقت والجهد المستقطعان في الاجتماعات المتكررة. فما هي عملية توثيق إجراءات العمل؟ وكيف تُنشئ نموذجًا فعالًا؟

جدول المحتويات:

• ما معنى توثيق إجراءات العمل؟
• من المسؤول عن توثيق إجراءات العمل؟
• فوائد توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد
• خطوات توثيق إجراءات العمل
• نصائح لجعل توثيق إجراءات العمل أكثر فاعلية

ما معنى توثيق إجراءات العمل؟

توثيق إجراءات العمل Process documentation هي عملية تسجيل قواعد الشركة وممارساتها وقرارتها، وكيفية سير العمليات داخلها خطوة بخطوة، بوثائق يستطيع جميع أعضاء الشركة الوصول إليها سواء موظفين أو مُديرين، بحيث تساعدهم في فهم سياسة الشركة وإنجاز أعمالهم أفضل.

كذلك تهتم عملية التوثيق بالإجابة على سؤال “الكيفية” وتُوضع الإجابة عن هذا السؤال، بكتابة الخطوات الخارجة عن الاجتماعات والنقاشات بين أعضاء الشركة، ويُنصح بكتاباتها في بدايات الشركة؛ فكلما كبُرت الشركة زادت صعوبة كتابة الوثائق. كما يُعدّل عليها بشكل مستمر في أثناء سير العملية الإنتاجية للوصول إلى أفضل شكل لها، بإثبات ما يصلح منها وحذف ما لا يصلح، وبما يتناسب مع تطور أعمال الشركة ونموها.

من المسؤول عن توثيق إجراءات العمل؟

لا يكتب الإجراءات رئيس الشركة وحده، بل يساعده في ذلك كل من له يد في إنجاز العمليات مثل:

• مدير الفريق: متابعة مدير الفريق لعملية توثيق إجراءات العمل الخاصة بفريقه أمر ضروري، يجعله أكثر اطمئنانًا على سير العمل، ويضمن الحصول على نتائج مُرضية.
• الموظفون: إشراك الموظفين من البداية يجعلك تستفيد من خبرتهم في المجال، ويبني لديهم تصور عن المشروع من البداية، وبناء الخطوات التي تتناسب مع ما يتقنون من برامج ومنصات، مع التأكد على تحقيق الأهداف نفسها.
• جهات خارجية: الوظيفة الأساسية لهم، هي الإضافة لإجراءات العمل والمنفعة من خبراتهم في التعديل أو تبسيط الخطوات. وقد تحتاج لشخص لإنجاز خطوة معينة لا يتقنها أي موظف لديك وهي ضرورية لإنجاز المشروع.

فوائد توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد

تحصد عن عملية توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد فوائد عدّة، تدفع الشركة للأمام وتحافظ على إنتاجية الموظفين، كما وتقلل التكاليف على الشركة. وهذه الفوائد هي:

تحسين سير العمليات

يساعدك التوثيق في مراجعة وفحص خطوات العمليات، وإبقاء النافع منها وتعديل أو حذف غير اللازم، وبذلك تحصل على منهج سليم خالٍ من الأخطاء، وذو خطوات بسيطة ومباشرة دون تكرار. كذلك تستطيع تحديد مهام العاملين من الرئيس إلى الموظف، ودفعهم للتركيز على المهام الرئيسية، وتعزز العمل الجماعي إذ توفر لهم الوثائق وضوح تنظيمي، مما يزيد من إنتاجية الشركة.

تقليل الارتباك

وجود توثيق واضح لإجراءات العمل للرؤساء والموظفين، سيجنبهم الوقوع في المشاكل بسبب عدم الفهم، وإن حدثت مشكلة ما فبالرجوع إلى ما وُثق فإنهم يجدون حلًا لها، ما يقلل الوقت الضائع في الخلافات ومناوشات البحث عن حل، ما يسرّع العجلة الإنتاجية.

ثم أن عملية التوثيق ومشاركتها مع الموظفين الجدد يسهل عملية تدريبهم والتعامل معهم، ويقلل من الانشغال معهم في شرح سياسة الشركة، وتفاصيل وظيفتهم والمهام المطلوبة منهم؛ لأن كل شيء مكتوب أمامهم، ويمكنهم الرجوع إليه في أي وقت.

تحليل النتائج

توثيق المرجو من العمليات والمقارنة بالنماذج السابقة للعمل، يُظهر لك مدى نجاح العملية الإنتاجية عند فريق العمل، وبذلك تستطيع أن تطمئن على سير الفريق. كما يمكّنك من اختيار المنهج الأفضل من بين خطوات العملية الإنتاجية؛ لتعتمده في سير الشركة، وبذلك تحقق به أفضل إنتاجية وأكثر راحة للموظفين.

تقليل التكاليف

مراقبة سير العملية الإنتاجية وتوثيق إجراءات العمل، يمكّنك من معرفة الموارد التي تحتاجها لإنجاز العملية، وعدد الموظفين الذين يستطيعون إنجازها، وبعد المراجعة تتخلى عن الموارد التي لا تدخل في عملية الإنتاج، كالبرامج غير اللازمة، والحد من عدد الموظفين. وهذه النتائج جميعها تؤدي إلى إنجاز العملية الإنتاجية بأقل التكاليف.

خطوات توثيق إجراءات العمل

إتباعك لخطوات توثيق إجراءات العمل في العمل عن بعد سيضمن تكوين صورة كاملة عن عملية التوثيق، لإجراء العملية بأفضل طريقة، والذي سيساعد بإنجاز العمليات ويقلل من الأسئلة. فما هي هذه الخطوات؟

1. حدد العملية المراد إنجازها

ضع تصوّر عام وسريع للعملية المراد توثيق إجراءات تنفيذها، اكتب الهدف منها، والموارد التي تحتاجها والأنشطة خلال تنفيذ العملية، ومن قد يعمل بها؟ جميعها إجابات أولية وعامة يُعدّل عليها في الخطوات القادمة، لكنها خطوة ضرورية لوضع الخطوط الأولى للعملية وتوقع مخرجاتها. فمثلًا عندما تريد توفير خاصية الدعم الفني لشركتك، فأنت تحدد الهدف والفائدة منها، وتضع في الحسبان عدد الأشخاص المسؤولون عن الخاصية، وكيف سيفعلون ذلك.

2. اكتب تفاصيل العملية المراد إنجازها

هنا يُكتب ويُحدد بدقة الموارد التي يحتاجها الموظفين لإنجاز العملية، والموظفين الذين سيعملون عليها ومهام كل شخصٍ منهم. كذلك المخرجات وأوقات البدء والانتهاء من العملية كليًّا، وقد يتم الاستعانة بالموظفين لكتابة التفاصيل التي يحتاجونها كافةً. ولنكمل على مثال خاصية الدعم الفني، ففي هذه الخطوة تحدد من المستهدف هنا، العملاء أم المستخدمون أم كلاهما، بالإضافة لوضع كل شخص في مكانه وتعليمهم، ثم ترتيب السلم الوظيفي بين مدير للفريق وأعضاء، وتحديد مهام الفريق كليًّا.

3. وثّق خطوات العملية المراد إنجازها

جزّء العملية المراد إنجازها إلى خطوات تفصيلية ومبسطة، تكون دليلًا للموظف وتسهل عملية الإنجاز عليه، وتحدد فيها التسلسل المناسب والوقت اللازم لإنجاز كل خطوة على حِدة والأدوات المستخدمة فيها، واستخدم هنا العصف الذهني لتوقع المشكلات التي قد تواجه الموظف، وضع لها الحلول قبل وقوعها. فمثلًا: خطوات الدعم الفني، أولًا تحديد المرسل والمشكلة المُراد حلها، وضعها ضمن جدول زمني، ثم الرد بأسرع وقت ممكن وبطريقة مباشرة ووافية.

4. استخدم الأدوات اللازمة

تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تنظيم العملية الإدارية خلال إنجاز الأعمال الموكلة للموظفين، إضافةً إلى توثيق إجراءات العمل بفعالية. من أبرز هذه الأدوات أداة أنا التابعة لشركة حسوب، إذ تمكّنك من إنشاء لوحات تضع فيها مشاريعك، وتُفصّل خطوات المشروع في أكثر من قائمة، وتضيف لها أعضاء شركتك أو غيرهم، كلٌ حسب مهمته، وتوفر لك لوحة سنوية مجزأة حسب الشهر لتكسب تنظيمًا على المدى البعيد كأهداف الشركة أو اجتماعاتها.

5. احصل على التغذية الراجعة

غالبًا ما تتعرض العملية الإنتاجية للمشكلات التي تؤخر من إنجازها أو تقلل من جودتها، وبما أنك تمتلك توثيق أولي لإجراءات العملية؛ تستطيع معرفة مكان المشكلة بسهولة، وبالمراقبة تعلم كيف تغلب عليها فريق العمل في أثناء إنجازها، وبتسجيل الملاحظات تستطيع التعديل على أي مكان في العملية. ومع تكرر عملية التغذية الراجعة ومعرفة حلول أغلب المشكلات التي واجهت فريق العمل، تصبح العملية الإنتاجية أكثر سلاسة وبأفضل منهج للموظفين، وتزيدك خبرة وقدرة على وضع خطوات استراتيجية متكاملة.

نصائح لجعل توثيق إجراءات العمل أكثر فاعلية

تتوقف فائدة إجراءات العمل على مدى الاستفادة منها، والركون إليها عند التعرض للمشكلات بلا تأخير أو مماطلة. إليك كيف تحقق أكبر فائدة من عملية التوثيق:

سهولة الوصول

أنت كمسؤول مهتم بجعل الموظفين على اطّلاع على الإجراءات، ومراجعتها عند الحاجة وإتباع الخطوات فيها؛ لذلك من الضروري جعلها متاحة لهم دومًا، وذلك باستخدام أداة أنا، أو Google Drive أو Dropbox ومشاركة هذه الملفات معهم دون كلمات سر أو شروط، للوصول لها والحرص على قراءاتهم لها.

استخدم العناصر المرئية

أثبتت الدراسات أن المعلومات المرئية تبقى عالقة في عقل المشاهد أكثر من باقي طرق نقل المعلومات، فبتحويل النصوص إلى مخططات مرئية، يضمن لك فهم أفضل وأكثر إمتاعًا للموظف. كما يمكنك استخدام صور أو لقطات الشاشة لتوضيح خطوات عملية كدليل لاستخدام برنامج أو موقع ما.

سهولة التعديل

اجعل مستنداتك مرنة في التعامل مع الموظفين طالما أنها تحقق شرطين، أولها تحقيق الإنجاز بشكل أفضل والثاني هو بساطة الخطوات، فإن كان التعديل يحافظ على الشرطين السابقين فلا مشكلة به. ومن المهم أن يشعر الموظف أن المخطط الذي يسير عليه يراعي إمكاناته، فهذا يزيد ثقته في نفسه، ويزيل عنه شعور بأنه يُعامل كآلة تُنفذ ما تؤمر به فقط.

أوجز قدر الإمكان

كثرة التفاصيل غير الضرورية فقد تشتت الموظف وتأخذ وقت أكبر في الفهم، مما يؤدي للوقوع في الأخطاء، لذلك اختصر ثم اختصر واستخدم أسلوب التوجيه، مثل: استخدم، امتنع، ضع، أعلمني. فهذه الكلمات تقلل الارتباك وتضع الموظف مباشرةً في الأمر المراد من الخطوة أو القاعدة.

أخيرًا، لا تتوقف عن عملية توثيق إجراءات العمل لتتمكن من إبقاء الموظفين على المسار الصحيح، وتضمن تحقيق الإنجازات في العمليات كافةً بأقل مجهود وأفضل جودة، ما ينعكس على استمرارية الشركة وتطورها.

تستمر كموظف خلال سنوات عملك بالتطور والسعي نحو المزيد في الجانبين المهني والمادي، وللحصول على فرص عمل أفضل، يتطلب منك إثبات مهاراتك وخبراتك السابقة. من هنا تنبع أهمية شهادات الخبرة بعد سنوات من العمل في مكان ما، كما أنه من حق الموظف الحصول عليها، للاستفادة منها في مستقبله المهني. فما هي شهادة الخبرة؟ وكيف تحصل عليها؟

جدول المحتويات:

• ما هي شهادات الخبرة؟ وما أهميتها؟
  • عناصر شهادات الخبرة
• ما الفرق بين شهادة الخبرة ورسالة التوصية؟
• نصائح للحصول على شهادات خبرة مميزة
• نموذج طلب شهادة الخبرة

ما هي شهادات الخبرة؟ وما أهميتها؟

تُعدّ شهادة الخبرة Experience Certificate وثيقة رسمية يكتبها مديرك السابق أو الحالي، ويشهد فيها على خبراتك وسنوات عملك داخل المؤسسة، بالإضافة إلى الأدوار الرئيسية التي شغلتها، والمعرفة والمهارات التي اكتسبتها. عادةً تُعطى لك شهادة الخبرة عند الانتهاء من عقد العمل في شركة ما، وقد تطلبها بنفسك من مديرك أو من قسم الموارد البشرية، لاستخدامها في أثناء التقديم لعمل آخر أو إضافتها لسيرتك الذاتية.

تطلب أغلب الوظائف شهادة الخبرة في شروط التقديم، لذلك وجودها لأي وظيفة مهمٌ جدًا؛ لأنها تُظهر الوظائف التي شغلتها، وتؤكد أنك عملت لدى شركة سابقة لمدة معينة، وحققت فيها الإنجازات وربما انتقلت من وظيفة لأخرى أفضل، وهذا كله يثبت أنك أهلًا للثقة والكفاءة لصاحب العمل.

كما أن وجود شهادات الخبرة يساعدك في الحصول على وظائف عُليا، فبناءً على ما توفره الشهادات لأصحاب العمل من معلومات عنك، يستطيعون تحليل ونقد ما لديك من قدرات وإعطائك الوظيفة المناسبة لك، وبالتأكيد بوجود شهادة الخبرة لن تُعامل كمبتدئ، وهكذا تستطيع الحصول على وظائف أفضل براتب مادي أعلى.

عناصر شهادات الخبرة

وجود العناصر الرئيسة في شهادة الخبرة تُعطيها الموثوقية، وتزيد من أخذ أصحاب الوظائف بها وبالمعلومات المذكورة خلالها. هذه العناصر المهمة هي:

• معلومات الشركة: هنا يُذكر اسم الشركة واختصاصها، وعادةً تُستخدم الوثيقة الرسمية لمعاملات الشركة(ترويسة الشركة)، التي تحتوي على معلومات الشركة كافة.
• تاريخ الإصدار: يجب كتابة التاريخ في بداية الرسالة.
• التحية: تذكر اسم الجهة الموجه لها شهادة الخبرة، أو بلفظٍ عام مثل”لمن يهمه الأمر”.
• اسم الموظف كاملًا.
• المسمى الوظيفي الحالي بالإضافة للترقيات التي حصل عليها.
• عن الموظف: وهنا تُذكّر خبراتك كموظف ومهاراتك وسنوات عملك، بالإضافة لسلوكيات في العمل ومدى التزامك.
• الختام: هنا يُثني كاتب الشهادة عليك، ويذكر مستقبل عظيم ومبشر لك بناءً على عملك.
• التوقيع: ويتضمن، اسم كاتب الشهادة وتوقيعه، بالإضافة لختم الشركة.

ما الفرق بين شهادة الخبرة ورسالة التوصية؟

يخلط الكثيرون بين محتوى شهادات الخبرة ورسالة التوصية، وحقيقة هناك فُرُوق أساسية وواضحة بينهما، متمثلة هذه الفُرُوق بالنقاط الآتية:

• ترتبط شهادة الخبرة دومًا بوظيفة ينفذها الشخص في مكان ما، أو المتدربين والمتطوعين. أما رسالة التوصية فهي متعددة الأنواع، فقد تكون أكاديمية أو وظيفية أو شخصية، لكل نوع منها اختصاصه وأشخاص معينون يستفيدون منها.
• الهدف الأساسي لشهادة الخبرة هو التقديم لوظائف أفضل ومحاولة الحصول عليها، بعرض ما فعلته وما أنجزته خلال سنوات عملك. أما رسالة التوصية فتتعدد أهدافها، فمثلًا: قد تكون للحصول على منحة أو القبول في برنامج تعليمي، أو الترقي الوظيفي، أو التمليك والإيجار، أو التبني.
• تحتوي شهادة الخبرة على خبراتك ومهاراتك الوظيفية خلال العمل في الشركة، بالإضافة لسنوات العمل، ويكتبها مديرك أو مدير الموارد البشرية. أما رسالة التوصية فتحتوي على معلوماتك كافة، من شهادات وخبرات ومهاراتك، وكذلك سنوات عملك وأخلاقيات، لكنها تركز على جزء أكثر من الباقي. كما ويختلف كاتبها حسب الغرض منها.

في النهاية، يمكنك القول أن شهادات الخبرة هي رسالة توصية وظيفية، لكنها مختصة ومختصرة جدًا.

نصائح للحصول على شهادات خبرة مميزة

كونك صاحب شهادات الخبرة لا يعني بأنه لا يمكنك مساعدة كاتبها في إخراجها بشكل محترف، وتوظيف خبراتك بطريقة مفيدة ومناسبة للشاغر الوظيفي الذي تقدم له. ولمساعدته اتبع هذه النصائح:

1. اطلب شهادات الخبرة

بعد الانتهاء من أي وظيفة احرص على الحصول على شهادة خبرة، فإن لم تُعطى لك، اطلبها بنفسك لأنها من حقك ومفيدة لما سيأتي من حياتك المهنية، لذلك لا تفرط بها أبدًا. وتأكد من احتوائها على جميع الوظائف والخدمات التي قدمتها للشركة، وأن تعطيك شعور بالرضى عند قراءتها.

2. كن مؤدبًا ومباشرًا

استخدم أسلوب لبق في طلب شهادات الخبرة، فطلبها بشكل غير لائق يُعطي صورة سيئة عنك، واحرص على ذكر عبارات التقدير والامتنان للشخص الذي سيكتب الرسالة خاصةً، وللعمل في الشركة عمومًا. كذلك كن مباشرًا وواضحًا ولا تطل الإسهاب في كتابة الطلب بل اجعله مختصرًا قدر الإمكان، فمراجع الطلب لا يملك الكثير من الوقت لك.

3. اذكر الهدف من شهادات الخبرة

هنا احرص على الإجابة على سؤال “لماذا تريد شهادات الخبرة؟” فاذكر إن كنت تريد الحصول على ترقية أو التقديم إلى شاغر وظيفي ما؛ ليتمكن كاتب الرسالة من توظيف الخبرات المناسبة مع هذا الهدف بشكل رئيسي، وإضافة مهاراتك ذات العلاقة فقط.

أيضًا من المهم تزويد كاتب الرسالة بالخبرات التي تريد أن تتضمنها الرسالة وتريد منه التركيز عليها، وذلك أما بالطلب المباشر للتركيز عليها، أو بذكر واجبات الوظيفة التي تريد التقديم لها، وسيفهم كاتب الطلب أنه يجب التركيز على الخبرات المتعلقة بهذه الواجبات.

4. طوّر من مهاراتك

وجود العديد من الدورات المنجزة والمهارات المتقنة في سيرتك الذاتية، والتي أثبتتها خلال سنوات العمل، يُعين كتاب شهادات الخبرة على التحدث بشكل مثبت وقوي، لذلك تعلم مهارات جديدة في صلب وظيفتك، واحصل على دورات تطور من إتقانك لهذه الوظيفة وتصقل إنجازاتك بها.

نموذج طلب شهادات الخبرة

ختامًا، امتلاكك لشهادة الخبرة كجزء من سيرتك الذاتية، يدعمها ويزيد من قوتها ويجذب أصحاب الأعمال لتشغيلك، فأنت لهم موظف سيضيف للشركة بشكل أكيد ويجلب لها الإنجازات المرجوة.

عند التقدَّم لمنصب وظيفي أو فرصةٍ ما، ستحاول قدر الإمكان إبراز كفاءتك وقدرتك على تولي المسؤولية، بتقديم سيرة ذاتية احترافية تتضمن مهاراتك وخبراتك. لكن وجود شخص مؤهل يشهد بوجود هذه الخبرات عبر رسالة توصية، سيساعدك في برهنة خبراتك ويزيد من أهليتك ويعزز من فرصك في القبول. فما هو خطاب التوصية؟ وكيف تحصل على رسالة توصية مميزة؟

جدول المحتويات:

• ما هي رسالة التوصية؟
• أنواع رسائل التوصية
• أركان رسالة التوصية الاحترافية
• 7 نصائح للحصول على رسالة توصية مهنية احترافية

ما هي رسالة التوصية؟

رسالة التوصية Recommendation Letter هي وثيقة رسمية إيجابية، يكتبها شخص يمتلك منصبًا مهنيًا يؤهله لكتابتها، فقد يكون مديرك في العمل، أو أستاذك الجامعي. ويوضح بها قدراتك التي تؤهلك للحصول على فرصةٍ ما مثل: منحة دراسية، أو شاغر وظيفي، أو قضية ما. عن طريق استعراض نقاط قوتك التي تجعلك مميزًا عن غيرك، من مهارات وظيفية وصفات شخصية. نجد أن رسالة التوصية تُعدّ جوابًا على سؤال: لماذا أنت مناسب لهذا الدور؟

أنواع رسائل التوصية

يختلف نوع رسالة التوصية حسب الجهة الطالبة للرسالة والهدف منها. يوجد ثلاثة أنواع رئيسية، تختلف فيها المحاور الواجب التركيز عليها، والأشخاص الذين يكتبونها. وهذه الأنواع هي:

1. رسالة توصية أكاديمية

يُذكر في هذا النوع الإنجازات الأكاديمية لك والمميزات الشخصية والنشاطات اللامنهجية، كالمبادرات المجتمعية والأنشطة التطوعية. ويكتبها أحد المعلمين أو الموجهين أو المديرين السابقين. ويستفيد من رسالة التوصية الأكاديمية كلًا من:

• طالب يريد القبول في أحد البرامج التعليمية المتخصصة، كالتبادل الطلابي أو بعض الكليات الخاصة.
• خريج يبحث عن منحة دراسية.
• تدريب أو زمالة متمثلة بتمويل المشاريع البحثية أو رسائل الدكتوراه.

غالبًا ما تكون رسائل التوصية الأكاديمية إلزامية، كما يُفضل الحصول على أكثر من رسالة توصية؛ للزيادة من المصداقية واستعراض توصيات من أكاديميين مختلفين، فكل واحدٍ منهم يمتلك تجربة مميزة معك.

2. رسالة توصية وظيفية

تشمل رسائل التوصية الوظيفية معلومات حول عملك الوظيفي، مثل: تاريخ التوظيف والأداء الوظيفي والإنجازات، وأخلاقيات العمل، بالإضافة للصفات الشخصية. ويكتبها مديرك السابق أو الحالي في العمل، أو المشرف الرئيسي عليك.

يمكنك استخدام رسالة التوصية الوظيفية عند الرغبة بالانتقال لعمل آخر أو الترقي في السلم الوظيفي. كما أنها مفيدة جدًا لمن لا يمتلك خبرة طويلة في مجال عمله، إذ تدعم سجلك الوظيفي وتزيد من فرصة حصولك على الوظائف.

3. رسالة توصية شخصية

تشهد هذه الرسالة على صفاتك الشخصية وقدرتك على تحمل المسؤولية؛ لأنها تُطلب في حالات مهمة تحتاج قدر عالٍ من الثقة والكفاءة، مثل المسائل القانونية، وتأجير العقارات. فالشخص هنا يهتم بنوع شخصيتك أكثر من إنجازاتك الوظيفية أو الأكاديمية.

يجب أن يتوافر في كاتب هذه الرسالة المعرفة الجيدة والطويلة بك. فقد يكتبها قريبٌ لك أو أحد جيرانك أو شركاء العمل، على شرط التحلي بالصدق.

أركان رسالة التوصية الاحترافية

إدراك أركان رسالة التوصية يساعدك في تنظيم المعلومات اللازم تضمينها، لتقدم رسالة مكتملة وتُبرز قدراتك ومهاراتك باحترافية. تتمثل الأركان الرئيسية فيما يلي:

1. التاريخ والمعلومات الشخصية: هذه المعلومات تُوضع على الجانب الأيمن العلوي من الرسالة، ويُذكر فيها معلوماتك الشخصية مثل: الاسم وعنوان السكن بالتفصيل. تأكد من أن المعلومات هنا صحيحة قبل الإرسال، فقد تقع في خطأ مع الاستعجال وقلة التركيز.
2. مقدمة رسالة التوصية: تبدأ المقدمة عادةً بالتحية، يليها ذكر الهدف من الرسالة مع تضمين اسم المرشح والثناء عليه، ثم ذكر معلومات موجزة وواضحة عن الكاتب لمعرفة منصبه وعلاقته بك.
3. متن رسالة التوصية: يُعدّ هذا الجزء الأهم من رسالة التوصية؛ إذ يركز به على ذكر مؤهلاتك كمرشح، بتسليط الضوء على نقاط القوة التي تتمتع بها، مثل مميزاتك وخبراتك العملية أو الأكاديمية، والإنجازات التي قدمتها في مسيرتك.
4. خاتمة رسالة التوصية: تمثل الخاتمة ملخصًا لفحوى رسالة التوصية، وفيها تأكيد على كفاءتك وعلى القيمة التي ستضيفها بقبولك. بالإضافة للتأكيد على إمكانية التواصل مع كاتب الرسالة، عند الحاجة لمزيد من المعلومات عنك.
5. التوقيع ومعلومات التواصل: يحتوي هذا الجزء على توقيع كاتب الرسالة كدلالة على الموثوقية، ويترك رقم هاتفه أو الإيميل الخاص به كمرجعٍ للتواصل معه.

7 نصائح للحصول على رسالة توصية مهنية احترافية

تستدعي رسالة التوصية بمختلف أنواعها الانتباه لعدة معايير مهمة، تحقق من خلالها كتابة رسالة توصية احترافية تقنع بها المسؤولين بجدارة. يحتاج منك ذلك اتباع بعض النصائح، وهي:

اختر موصيًا مناسبًا

تجنب اختيار أيًا كان لكتابة رسالة التوصية، فهي تحتاج لشخص يعرفك جيدًا، ومتخصص في المجال الذي سيرشحك له؛ ليتمكن من توظيف رسالة التوصية بشكلٍ صحيح عبر ذكر المميزات والإنجازات المتعلقة بالمسمى الوظيفي. كما يجب أن يكون الموصي بمنصبٍ أعلى منك، فيؤهله ذلك بالنظر في إنجازاتك والحديث عنها باحترافية وموضوعية.

على سبيل المثال، لا يجوز اختيار زميلك في العمل الذي يشاركك في إنجاز المهام ويوازي منصبك في السلم الوظيفي، أن يكتب رسالة توصية. فتكون شهادته بك مجروحة وأقل موثوقية، كما يكون أقل دراية بمسؤولياتك المحددة ومدى أهميتها وأثرها على الشركة. تبعًا لذلك، اختر أحد المسؤولين عنك في العمل.

قدّم طلب كتابة رسالة التوصية مبكرًا

التواصل المتأخر مع كاتب رسالة التوصية قد يخرجها بشكلٍ ضعيف ولا يغذي الحاجة إليها جيدًا، فغالبًا ما يكون الموصي بك مشغولًا ولن يتمكن من الاستجابة السريعة لك مع الحفاظ على كفاءة الرسالة. لذلك يُفضل طلب كتابة رسالة التوصية مبكرًا قدر الإمكان، ليستطيع الموصي بدوره التفرغ لك جيدًا وقتما تسنح الفرصة، فيقدم لك رسالة مكتوبة بعناية مراعيًا فيها التفاصيل المهمة.

اجلس مع كاتب الرسالة

ينبغي لكاتب رسالة التوصية أن يكون ملمًا بجميع التفاصيل المهمة اللازم توظيفها في رسالة التوصية، من حيث بياناتك الرئيسية وصفاتك الشخصية وأبرز إنجازاتك التي ستساعدك في إبراز جدارتك بشكلٍ أفضل.

لذا، احرص على الجلوس أو الاجتماع مع الموصي بك قبل المباشرة بكتابة رسالة التوصية، وأطلعه على كل ما ترغب بإضافته، والأمور التي تود منه التركيز عليها. قد يساعدك إرفاق سيرتك الذاتية في البريد الإلكتروني المرسل إليه؛ ليستخدمها كمرجع للتأكد من بعض المعلومات والاستزادة بأخرى.

كن صادقًا

التزم الصدق بشأن المعلومات المزودة لكاتب الرسالة؛ لأنه يعرفك مسبقًا وقد يتراجع عن كتابتها إن شعر بوجود بعض البيانات أو الإنجازات المزيفة. وكذلك الأمر بالنسبة لمراجع الطلب، فخبرته بالمجال تعينه على التأكد من المعلومات المضمنة، وقد يسألك في إحداها خلال المقابلة فتشعر بالحرج من عدم تمكنك على الإجابة.

تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء اللغوية

وجود الأخطاء الإملائية أو النحوية في رسالة التوصية دلالة على شيئين، إما أن تكون مهملًا، أو لا تتقن اللغة التي كُتبت بها الرسالة فلم تنتبه للأخطاء الموجودة. وفي الحالتين، سيكون التأثير سلبيًا عليك كمرشح. لذلك راجع الرسالة جيدًا قبل إرسالها، أو استعن بأحد الخبراء في التدقيق اللغوي لتضمن خلوها من الأخطاء.

قدّم رسالة توصية مخصصة

قد تحصل على رسالة توصية مرة، فتعتمدها دائمًا عند التقدم لمختلف الفرص، أو قد تبحث عن أحد النماذج العامة لرسائل التوصية فترسلها للشخص الموصي بك ليضع توقيعه وبياناته الشخصية فقط. لكنك بذلك ستفتقد ميزة إرسال رسالة توصية معزِزة لإنجازاتك ومقدَمة للفرصة المرادة على وجه الخصوص، فيمر عليها مراجع الطلب مرورًا سريعًا دون لفت انتباهه لأي شيء يثبت صحة خبراتك.

تبعًا لذلك، احرص جيدًا على تخصيص رسالة التوصية للفرصة التي تود التقديم إليها، فتكتسب بذلك ميزة تنافسية قوية بين المرشحين. تجنب أيضًا ذكر مهارات أو إنجازات غير متعلقة بالمجال، فإن كنت ستتقدم لوظيفة في مجال تطوير البرمجيات، لن يفيدك الإشادة بإتقانك للغة الإنجليزية أو أي مهارات أخرى غير ذات صلة.

لا تكتب رسالة توصية لنفسك

رسالة التوصية هي وثيقة تُكتب من شخص لآخر بهدف تزكيته لدور معين، لذا فإن كتابتها لنفسك يُذهب معناها تمامًا. ومن خلال نمط الكتابة ومقارنتها برسائل التوصية الأخرى، يستطيع مراجع الطلب معرفة أنك أنت من كتبها.

لذلك مهما كان الوضع، لا تكتب رسالة توصية لنفسك، وبدلًا من ذلك أرسل معلوماتك كافة إلى شخص مناسب للدور؛ لتحصل على رسالة مستوفية لشروط رسائل التوصية تمامًا، وتتمكن من تعزيز فرصتك.

أخيرًا، تُعدّ رسائل التوصية أحد أهم المراجع التي يتطلع إليها مراجعي الطلب من مسؤولي التوظيف أو الأكاديميين أو غيرهم، ويتأثر بها قرارهم النهائي من حيث الرفض أو القبول. بناءً على ذلك، اهتم بالمعلومات المذكورة برسالة التوصية لتجعلها مميزة، وتثبت بها جدارتك واستحقاقك للفرصة التي ترغب بها.

يعتقد البعض أن لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد غير ضرورية، فيتجاهلون محاولة إتقانها عند تجهيز أنفسهم للمقابلة. لكنها في الحقيقة الطريقة التي تستطيع من خلالها إظهار شخصيتك ومدى تمكنّك، فأنت تفتقر للتواصل الجسدي والحضور الواقعي عند مقابلة مسؤول التوظيف. فما هي طرق إتقان لغة الجسد؟ لتساعدك في ترك انطباعٍ جيد في مقابلاتك الوظيفية، وتجعلك تبدو أكثر صدقًا ووضوحًا.

أهمية لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد

تُعدّ لغة الجسد أحد أبرز أشكال التواصل الفعال، فقد أثبتت الدراسات أن 93% من المعلومات المتبادلة بين الأشخاص تعتمد على التواصل غير اللفظي، المتمثل بلغة الجسد ونبرة الصوت، و7% فقط تعتمد على الكلمات. كما أن مسؤول التوظيف يهتم بكل تفصيلة تظهر في أثناء مقابلة العمل، بدءًا من شكل ملابسك وطريقة كلامك، حتى ردود فعلك وتعابير وجهك.

لذا فإن مدى اهتمامك بلغة جسدك يحدد ثقتك من ارتباكك، وصدقك من كذبك أثناء الحديث، ويوضح للمتلقي مدى تركيزك معه وفهمك. من هنا نجد أن الاستخدام الصحيح للغة الجسد يجعلك تبدو أكثر كفاءة وموثوقية، ويساعد في جعل القرارات في صالحك، بدعم مهاراتك وخبراتك.

7 نصائح لإتقان لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد

إتقانك للغة الجسد يستدعي وعيك بالعناصر الخاصة بها، والاستخدام الأمثل لها. نضع بين يديك باقة من أهم النصائح التي ستعينك على إتقان عناصر لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد:

1. حافظ على التواصل البصري

يُعدّ التواصل البصري المباشر أحد أهم عوامل لغة الجسد بشكلٍ عام، فيوحي بثقة الشخص بنفسه واحترامه للشخص الذي يتحدث معه. ولتحقيق ذلك في مقابلة العمل عن بعد، ركز نظرك نحو الكاميرا بدلًا من شاشة الحاسوب أثناء الحديث والاستماع لمسؤول التوظيف.

كذلك احذر النظر بعيدًا بشكل متكرر، فهذا يُظهر انشغالك بشيء آخر غير المقابلة، كالتحدث مع شخص آخر أو البحث عن إجابة لسؤالٍ طُرح عليك. يمكنك بين الحين والآخر تبديل النظر بين الشاشة والكاميرا لتقليل الضغط الناشئ من النظر المستمر المباشر للعينين، ولمراقبة ردود فعل مسؤول التوظيف بدقة.

2. انتبه لتعابير وجهك

عدم إظهار تعابير وجه واضحة ودودة يعطي إحساسًا بالجمود وعدم الراحة، وقد يعتقد مسؤول التوظيف بأنك غير منتبه وتفكر بأشياءٍ أخرى، فيتأثر تقييمك وتعطيه انطباعًا سيئًا عنك. تبعًا لذلك، اهتم بتعابير وجهك في مقابلة العمل، وحافظ على الابتسامة في بداية اللقاء وأثناء الاستماع، وتجنب قطب حاجبيك فهي علامة توحي بالانزعاج أو الغضب.

3. تكلم بنبرة صوت متزنة

أظهرت الدراسة السابقة أن 38% من التواصل يتعلق بنبرة صوتك، لذا حافظ على وضوح صوتك أثناء الكلام في مقابلة العمل، وتجنب التحدث بصوت منخفض أو بسرعة، فلا يفهم مسؤول التوظيف بعضًا من كلامك. كما أن نبرة الصوت مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بما توحيه لغة الجسد، فالصوت الهادئ المتزن يوحي بثقتك بما تقول، ويمكنّك من إيصال وجهة نظرك بصورة متكاملة.

4. اجلس بوضعية مستقيمة

تؤثر وضعية الجلوس الصحيحة في لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد، فحرصك على جعل ظهرك مستقيمًا يبرز ثقتك ويعطيك شعورًا بالراحة. لا بأس بحني جسدك قليلًا نحو الشاشة مع بقاء رأسك مقابلًا للكاميرا؛ لتُظهر اهتمامك، لكن تجنب الانحناء كثيرًا للأمام أو حتى للخلف، فذلك يوحي بالاستعلاء أو عدم الاكتراث.

لا تُظهر أكثر من منطقة الرأس والصدر في الكاميرا لتكون وضعيتك واضحة وقريبة، وأبق قدميك على الأرض وتجنب هزهما؛ لأن ذلك يظهر على كامل جسدك، ويدل على التوتر.

5. استخدم يديك أثناء المقابلة

يساعد استخدام يديك في إظهار لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد بشكل أفضل، كما أن إظهارهما يُعدّ أمرًا مهمًا؛ حتى لا يتساءل مسؤول التوظيف إن كانت يداك منشغلتان بشيءٍ ما. ابدأ اللقاء بتلويحة بيدك لتبدو كمصافحة افتراضية وتكوّن انطباعًا أوليًا إيجابيًا.

ثم حافظ على يديك مفتوحتين وأبقهما موضوعتين أمامك للدلالة على الثقة والسلطة، وتجنب جعلهما متشابكتين لأن ذلك يوحي بالانغلاق والعداء. وللحفاظ على هدوء أعصابك وإيصال المعلومة بطريقة يسهل تصورها، حرّك يديك أثناء الحديث.

6. أومئ برأسك باتزان

الإيماء بالرأس أمر جيد لتعزيز تفاعلك أثناء استماعك لمسؤول التوظيف في مقابلة العمل، فيدل ذلك على تركيزك وتفهمك. لكن راعِ ألا تومئ كثيرًا فيشعر مسؤول التوظيف أنك تفعل ذلك دون فهمٍ لما يقوله، يجدر بك الإيماء برأسك إذا ذكر شيئًا مهمًا أو أشار لك أثناء الحديث، كأنك تقول: “أنا هنا”.

7. اهتم بملابسك

هل تعلم أن الملابس تُعدّ أحد عناصر لغة الجسد؟ في الحقيقة، الكثير منا يحكم على شخص ما أو يضع افتراضات عنه بناءً على ملابسه. كما أن الهندام الرسمي المرتب يزيد من ثقتك ويضعك نفسيًا في طور العمل، فينعكس ذلك في إتقان لغة جسدك.

تبعًا لذلك، تجهز لمقابلة العمل عن بعد كأنها مقابلة واقعية؛ لتعزز الانطباع الأول عنك لدى مسؤول التوظيف، وتؤكد له اهتمامك بالوظيفة. ابتعد عن ملابس المنزل أو الملابس اليومية، وتجنب الألوان الفاقعة والأكسسوارات المزعجة التي لا تناسب اجتماعات العمل.

أبرز أخطاء لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد

يوجد عدة أخطاء تؤثر في إتقان لغة الجسد سلبًا أثناء المقابلات الوظيفية، لذا ينبغي أن تكون مدركًا لها لتتجنها. أبرز هذه الأخطاء ما يلي:

مقاطعة مسؤول التوظيف

لا تتحدث حتى تتأكد أن مسؤول التوظيف أنهى كلامه، فمقاطعته أثناء الحديث ينبئ بأنك مستمع سيئ ومتسرع. كما أن عدم إكمال مسؤول التوظيف لحديثه يسلب منك الفهم الصحيح لما يريده منك، وبذلك قد تكون إجابتك غير كافية وغير مقنعة، وهذا بالتأكيد له تأثير سلبي على تقييمك.

ولتحقيق محادثة دون مقاطعة يمكنك إغلاق الميكروفون بعد انتهائك من الحديث وترك المجال لمسؤول التوظيف، والانتظار بعضًا من الثواني قبل الإجابة؛ تتأكد بها أن مسؤول التوظيف انتهى من كلامه.

التشتت وعدم التركيز

يظهر عدم التركيز جليًا في لغة جسدك أثناء مقابلة العمل، مهما حاولت عدم إظهار الأمر، فيلاحظ مسؤول التوظيف ذلك في تعابير وجهك وتشتت عينيك ويديك. لذا ابتعد أولًا عن أي شيء قد يشتتك، مثل الهاتف أو الضوضاء في البيئة المحيطة، وتجنب اللعب بأي أداة حولك على المكتب.

إضافةً لذلك، قم بأفعالٍ توضح مدى تركيزك مع مسؤول التوظيف، كإضافة بعض التعقيبات والملاحظات عند انتهائه من الحديث عن أمرٍ ما، أو الاكتفاء بإظهار موافقتك لكلامه.

إظهار علامات التوتر

يؤثر التوتر تأثيرًا سلبيًا على طريقة ظهورك وأدائك أثناء مقابلات العمل، لذا ينبغي التحكم بالمظاهر الدالة عليه ومحاولة عدم إظهارها في لغة الجسد؛ لتعكس قدر الإمكان صورة واثقة ورزينة عنك لمسؤول التوظيف، أبرز هذه المظاهر:

1. وضع اليدين على الوجه باستمرار، أو ترتيب الشعر بهما.
2. عض الشفتين أو الأصابع، واحتكاك الأسنان.
3. قضم الأظافر بين الحين والآخر.
4. طقطقة الأصابع والطرق بهم على المكتب.

ختامًا، بعد أن اتضح لديك ضرورة إتقان لغة الجسد في مقابلات العمل عن بعد، ندعوك لضرورة التدرب على اتباع النصائح المذكورة؛ لتنجح في إبراز خبراتك وجدارتك لمسؤول التوظيف في مقابلتك الوظيفية القادمة.

سيرتك الذاتية هي اللقاء الأول بينك وبين مسؤول التوظيف، لذا فإن إظهارها صحيحة خالية من الأخطاء يعطي انطباعًا جيدًا عنك، ويزيد من فرصة توظيفك بإبراز قدراتك الوظيفية بكفاءة. على الجانب الآخر، تُرفض الكثير من طلبات التوظيف بسبب أخطاء كتابة السيرة الذاتية التي يمكن تجنبها بقليلٍ من الجهد والتركيز؛ للخروج بسيرة ذاتية احترافية.

أركان السيرة الذاتية

يُعدّ نسيان أحد أركان السيرة الذاتية بمنزلة نقص في المعلومات عنك لدى مسؤولي التوظيف، وهو أمر له تأثير سلبي بالتأكيد. تضمين سيرتك للأركان كافة يقلل من أخطاء كتابة السيرة الذاتية، إذ يساعدك في استحضار جميع المعلومات اللازمة والداعمة لك، وهذه الأركان هي:

• المعلومات الشخصية وفيها اسمك، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ الميلاد، وصورة شخصية إن طُلبت.
• النُّبْذَة هي موجز سريع عنك فيه أهم إنجازاتك ومهاراتك.
• المؤهلات العلمية كالشهادات الأكاديمية والدورات التدريبية.
• الخبرات وفيها يذكر بالتفصيل الخبرات العملية والوظائف التي شغلتها.
• المهارات التي تدعم خبراتك والشاغر الوظيفي المقدم له.
• قد تضيف الهوايات والأعمال التطوعية إن كانت ستفيدك في الوظيفة.

أخطاء كتابة السيرة الذاتية

ليس كل من يُرفض في وظيفةٍ ما يكون غير مؤهلٍ لها، ولكن بالتأكيد مَن قُبل للوظيفة تمكّن من استخدام خبراته ومهاراته وسوّق لنفسه جيدًا حتى أقنع مسؤول التوظيف، وأولى خطوات التسويق الجيد هو خلو سيرتك من أخطاء كتابة السيرة الذاتية. فما هي هذه الأخطاء؟ وكيف تتجنبها؟

1. الأخطاء الإملائية أو النحوية

الخطأ في الكتابة الإملائية يُعدّ أحد أخطاء كتابة السيرة الذاتية الجسيمة، إذ يُعطي صورة سلبية عنك للمراجع الوظيفي، بأنك إما سيئ في الكتابة ولا تتقن اللغة المطلوبة، أو بأنك مهمل أو غير مهتم. وقد لا يؤهلك ذلك للحصول على الوظيفة إن كانت الكتابة أحد متطلباتها الأساسية، مثل وظيفة التحرير وكتابة المحتوى.

تبعًا لذلك، ركز في أثناء كتابتك للسيرة على الكتابة اللغوية الصحيحة، وقد يساعدك أيضًا قراءة سيرتك بصوت عالٍ الانتباه للأخطاء في كتابتك، كما أن الاستعانة بأحد الخبراء في التدقيق اللغوي، يضمن لك الحصول على سيرة ذاتية خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية.

2. كتابة نبذة غير مناسبة

تُعدّ النُّبْذَة أول ما يقرأه مسؤول التوظيف في السير الذاتية، إذ أنها المختصر السريع للمحتوى كاملًا، وعلى أساسها يقرر إكمال القراءة أم لا. لذا اهتم أولاً بكتابة النُّبْذَة بطريقة واضحة وشاملة دون الإطالة، بألا تتعدى مئة كلمة، واحرص على ذكر الخبرات المتعلقة بالشاغر الوظيفي بشكل أساسي.

تجنب خلال كتابتك للنبذة استخدام العبارات المبتذلة وغير المباشرة، مثل: “أجيد العمل ضمن فريق وأمتلك مهارات تواصل عالية”؛ لأنها تُستخدم كثيرًا وتبدو بلا معنى دون ربطها بخبراتك، يمكنك مثلًا استبدالها بـ: “عملت ضمن فريق تفاعلي لمدة سنة في شركة (اسم الشركة) بنجاح”، فهكذا تبدو مقنعة وحقيقة أكثر.

3. إضافة معلومات تواصل خاطئة

قد يقع الكثيرون سهوًا في خطأ إضافة معلومات تواصل غير صحيحة؛ نتيجةً لتركيزهم بباقي أجزاء السيرة اعتقادًا بأنها الأهم. وربما تفقد بذلك فرصتك في التوظيف، حتى وإن كانت سيرتك الذاتية ممتازة ومناسبة للشاغر الوظيفي؛ لأنه لا يمكن التواصل معك. بناءً على هذا، تأكد من صحة وفعالية معلومات التواصل مرتين أو أكثر، وهذه المعلومات هي:

• الاسم: ضع اسمك الثنائي (الاسم الشخصي واسم العائلة) كما هو في الوثائق الرسمية.
• رقم الهاتف: تأكد من إضافة رقم هاتف فعالًا وخاصًا بك، واحرص على إضافة رمز بلدك إن كنت تقدم لوظائف عن بعد أو لشركات خارجية.
• البريد الإلكتروني: أضف بريدًا إلكترونيًا خاص بالعمل، وتتابعه أولًا بأول، وتجنب إضافة بريد نسيت رمز الدخول إليه.

4. اعتماد سيرة ذاتية واحدة دائمًا

من أكبر أخطاء كتابة السيرة الذاتية هو كتابة سيرة واحدة للوظائف جميعها؛ لأنك بذلك لن تستهدف الشاغر الوظيفي بحد ذاته. لذا ابحث جيدًا في متطلبات الوظيفة التي ستقدم إليها، ثم انتقِ محتويات سيرتك الذاتية بناءً على ذلك، دون ذكر معلومات غير ضرورية لا تضيف شيئًا. فإن كنت ستقدم لوظيفة معلم مثلًا، لا داعي لذكر خبراتك ومهاراتك غير المتعلقة بمجال التعليم.

أضف على ذلك، أن نوع السيرة الذاتية يختلف حَسَبَ الهدف من إنشائها وحجم مؤهلاتك. على سبيل المثال، إن كنت حديث التخرج أو تبحث عن منحة دراسية، فركز على إنجازاتك العلمية من شهادات ودورات تعليمية، أما إن كنت تمتلك سجلًا عظيمًا في الخبرات المهنية، فركز على إبراز معرض أعمالك وخبراتك العملية.

5. ذكر الواجبات وترك الإنجازات

أحد أخطاء كتابة السيرة الذاتية الشائعة هو سرد واجباتك الوظيفية دون التطرق لإنجازاتك في خانة الخبرات العملية، فمسؤول التوظيف غالبًا ما يكون على علمٍ مسبق بالواجبات، وما يهتم به حقًا هو مدى جودة عملك ومقدار التأثير الذي ستحدثه في الشركة.

من هنا ينبغي عدم تجاهل ذكر الإنجازات التي حققتها خلال تأدية مهامك الوظيفية، فبدلًا من الاكتفاء بجملة “تحسين محركات البحث لموقع الشركة” عند سرد مهامك كمسوّق إلكتروني مثلًا، ادعمها بالنتائج التي حققتها في هذا العمل؛ فتصبح: “تحسين محركات البحث لموقع الشركة، وتصديرها في بداية نتائج البحث على جوجل”، وهكذا تبدو كمحترف وتزيد من فرصة توظيفك.

6. وضع إيميل غير احترافي

عنوان بريدك الإلكتروني يعطي صورة عن مدى جديتك، لذا فإن استخدام بريد بعنوان مضحك أو باسم مستعار أو تضمين كلمات أو رموز غير مفهومة، يُعدّ أحد أخطاء كتابة السيرة الذاتية ويُعطي صورةً سلبيةً عن احترافيتك عمومًا. ننصحك باستخدام صيغة رسمية لبريدك الإلكتروني، بحيث تحتوي على اسمك واسم عائلتك، كذلك ابتعد عن مقترحات جوجل لأنها قد تكون طويلة أو تحتوي على أرقام كثيرة.

gmail.com@(اسم عائلتك)(اسمك)

7. تجاهل الفجوات الوظيفية

وجود الفجوات في العمل الوظيفي أمر شائع، فأسباب الانقطاع كثيرة، إذ قد تستقيل من عملك لمشروع خاص أو لعمل غير متعلق بمجالك، أو لأسباب مرَضية. لكن ما يجعل الفجوات من أخطاء كتابة السيرة الذاتية هو عدم تفسيرها وترك الأمر لمسؤول التوظيف، والذي غالبًا سيأخذ الأمر بشكل سلبي، بأنك كنت خاملاً طوال فترة الانقطاع.

لذلك من الضروري ذكر أسباب الانقطاع الذي استمر عدة أشهر أو أكثر في أثناء الحديث عن الخبرات والوظائف التي شغلتها سابقًا، وإن كان هناك مهارات تعلمتها في أثناء هذه الفترة، أذكرها أيضًا؛ لتزيل أي أفكار سلبية عند مسؤول التوظيف.

8. كتابة سيرة ذاتية طويلة

قد يكون لديك تاريخ مهني كبير، لكن ذكر الخبرات والإنجازات جميعها في هذه الحالة سيجعل سيرتك الذاتية طويلة جدًا، وقد لا تستهدف الشاغر الوظيفي على وجه الخصوص. وبما أن مسؤول التوظيف لا يمتلك وقتًا لقراءة سيرتك الطويلة كاملة، فسيضطر إلى تجاهلها أو يتأثر تقييمك بالسلب. لذا اجعل سيرتك الذاتية مختصرة، ولا سيما بالوظيفة المقدم لها فقط، وتجنب جعلها أكثر من صفحتين بحجم A4.

9. تنسيق السيرة الذاتية بشكل سيئ

يحتاج مسؤولي التوظيف عادةً ثماني ثوانٍ لأخذ انطباع أول عن أي سيرة ذاتية، لذلك من المهم أن تجعل مظهر سيرتك الذاتية منظمًا ومتناسقًا، حتى تشجع مسؤول التوظيف على قراءتها بدقة، وتسهل عليه الوصول إلى المعلومات ذات الصلة بالشاغر الوظيفي بشكلٍ أسرع. ولتحقيق تنسيق جذاب اتبع هذه النصائح:

• استخدم خطًا واضحًا، ويُفضل أن يكون من نوع Arial أو Calibri، وبحجم يتراوح بين 12 لـ 14.
• أظهر تسلسلًا هرميًا في استعراض المعلومات، فتكون العناوين بخطٍ أكبر من الفقرات.
• وظّف المسافات البيضاء في السيرة الذاتية، اتركها بين الفقرات وعلى حواف المستند.
• وظّف علامات الترقيم بعناية بين الجمل، وضع نقاطًا في نهاية كل فقرة.
• استخدم التعداد النقطي كلما لزم الأمر، عند ذكر المهام الوظيفية أو المهارات.
• ابتعد عن الألوان الكثيرة وغير المتناسقة أو الفاقعة.

وإن كنت تفتقد الخبرة في إعداد تنسيق مناسب لسيرتك الذاتية، أو ترغب بالحصول على نموذج تنسيق أكثر احترافية، يمكنك شراء أحد نماذج السيرة الجاهزة، إذ توفر لك شكلًا متناسقًا وتساعدك الخروج بسيرة ذاتية جذابة.

10. ذكر المراجع

من أخطاء كتابة السيرة الذاتية وضع المراجع في أثناء التقديم للعمل؛ لأنها عادةً تُطلب لاحقًا وبعد القبول الأولي، لذا فإن وضعها سيتخذ مساحةً بلا فائدة، والتي كان من الممكن استخدامها لتقديم نفسك بشكل أفضل. كما أن وضعك لأحد المراجع التي لا زلت تعمل لديها في أثناء بحثك عن وظيفة جديدة، قد يضرك في وظيفتك الحالية.

ختامًا، أخطاء كتابة السيرة الذاتية كثيرة، ويمكن لأي أحد الوقوع بها، لكن بقليلٍ من المراجعة والتدقيق تستطيع تجنبها بالتأكيد. وبذلك ستتمكن من استعراض إنجازاتك ومهاراتك بأفضل طريقة، مما يزيد فرصتك في الحصول على الوظائف.

إن كنت تعمل عن بعد، فإن امتلاك مساحة عمل مهيأة جيدًا ومخصصة يُعدّ أكثر العوامل أهمية وتأثيرًا في أدائك الوظيفي. فمن خلالها تحقق توازنًا مثاليًا بين راحتك في أثناء العمل، وقدرتك على التركيز بمهامك لساعاتٍ طوال. من هنا ينبغي تهيئة بيئة العمل الخاصة بك بعناية، لكن التحدي يكمن بمعرفة الكيفية الصحيحة لإتمام الأمر، فما هي الأدوات والاستراتيجيات التي يجب توظيفها؟

ما أهمية تهيئة بيئة العمل عن بعد؟

تؤثر بيئة العمل في كفاءة أعمالك، فالتهيئة الصحيحة للمكان تمنع العشوائية وتحفظك من الضوضاء ومشتتات العمل عن بعد، يؤثر ذلك بالتبعية على مستوى التركيز والإنتاجية الخاصة بك كموظف. كما أن تهيئة بيئة العمل تزيد من قدرتك على تحقيق التوازن بين حياتك العملية والشخصية، بفصل مكان العمل عن مؤثرات حياتك الشخصية.

أضف على ذلك، أن التهيئة الصحيحة لبيئة العمل تحافظ على صحتك الجسدية، فتقيك من بعض الآلام الجسدية، كآلام الظهر والرقبة والصداع وضعف النظر، التي تطرأ عند إهمال توظيف الأدوات والمستلزمات المناسبة.

خطوات تهيئة بيئة العمل عن بعد

مكان العمل ليس فقط مكتب وكرسي وبعض الأوراق هنا وهناك، بل هو بيئة متكاملة ينبغي تهيئتها جيدًا باتباع عدة خطوات تضمن لك توفير كل ما يلزم العمل عن بعد من مستلزمات:

1. اختر المكان المناسب في المنزل

الخطوة الأولى في تهيئة بيئة العمل هي اختيار إحدى غرف البيت لتحويلها إلى مكتب، فإن لم تكن غرفة خاصة فليكن ركن في المنزل تُبقي المكتب والأدوات به. راعِ الأمور التالية عند اختيار بيئة عملك:

• اختر مكانًا بعيدًا عن الضوضاء الخارجية، فإن كنت تسكن بالقرب من طريق عام أو مصنع ما، تجنب الجانب القريب منهم؛ لتحافظ على هدوئك وتماسك أفكارك. فالضوضاء تفقدك تركيزك، وبالتالي تراجع الأداء الوظيفي والإنتاجية.
• يُفضل وجود إضاءة طبيعية ونوافذ واسعة في غرفة مكتبك، بما يضمن لك تهوية ورؤية جيدة ويساعدك على الشعور بالراحة. فالغرفة المغلقة التي لا يصلها إضاءة طبيعية قد تزيد من الضغط والتوتر وتُشعرك بالانعزال والكآبة.
• اختر مكانًا يتناسب مع حجم مكتبك والأدوات المرافقة له، فلا تختر مكانًا كبيرًا قد يشتتك، ولا صغيرًا لا يكفي للأدوات ويسلبك الراحة. حاول قدر الإمكان أن تجعل هذا المكان مخصص للعمل فقط، فلا تضع به أسرّة أو أي أثاث غير ضروري لعملك.

2. اختر مكتب عمل مناسب

قبل شراء المكتب، تخيل حجم الأدوات التي ستضعها عليه، واختر على هذا الأساس. غالبًا الحجم المتوسط للمكتب يُعدّ خيارًا جيدًا للغالبية، والذي طوله 160 سم وعرضه 80 سم، بينما الارتفاع تحدده حسب طولك، ويتراوح بين 60 – 75 سم. اختر لونًا تحبه ومريحًا للنظر.

يمكنك شراء المكتب جاهزًا أو تصميمه بالحجم الذي تحتاجه وبالشكل الذي تريده، المهم أن تراعي وجود أرفف أو دروج على يمينك لتستغلها، كما يمكنك إرفاق طاولة خاصة للحاسوب تتحكم في ارتفاعه بحيث يبقى محاذيًا لمدى نظرك ولا تضطر إلى الانحناء. ويُفضل إضافة سنادة متحركة للأقدام لتبقيك مرتاحًا في أثناء العمل.

3. اشترِ كرسيًا مريحًا

الجلوس على الكنبة أو أي كرسي في المنزل قد يبدو حلًا لا بأس به في البداية، لكنه بعد مدة سيسبب لك آلامًا في الظهر والرقبة، لأنه غير مخصص للحفاظ على وضع جسدك المستقيم. لذا من الضروري تهيئة بيئة العمل بكرسي مريح يوفر لك دعمًا لأسفل الظهر لبقاء عمودك الفقري مستقيمًا، وسنادة للرأس والرقبة توفر لك القدرة على الانحناء للخلف والاسترخاء.

اهتم بوجود إمكانيات للكرسي تمكّنك من التحكم به وضبط ارتفاعه وارتفاع ذراعيه، إذ يجب جعل الركبة في أثناء الجلوس بزاوية 90 درجة؛ حتى تحصل على أفضل جلسة تريدها، وتحافظ بها على سلامة جسدك.

4. ضع إضاءة صناعية مناسبة

التركيز لساعات طويلة يتطلب تهيئة بيئة العمل بإضاءة صناعية كافية ومتناسقة مع ألوان الغرفة. تجنب الأضواء المشعة لأنها تسبب النعاس، كذلك لا تجعل الأضواء مسلطة على وجهك مباشرةً، فتضر عينيك وتفقدك التركيز.

اجعل الإضاءة محيطية تضيء مرافق الغرفة جيدًا، واستخدم ضوءًا نحو المكتب وأدواته، بحيث توفر جوًا مريحًا لعينيك. تذكر أن الإضاءة الصناعية لا تُغنيك عن الإضاءة الطبيعية خلال ساعات النهار.

5. راعِ طبيعة عملك عند شراء جهاز الحاسوب

نوع الحاسوب أو اللابتوب يعتمد على طبيعة عملك، فالعمل ككاتب محتوى لا يتطلب حاسوب ذو إمكانيات عالية، بينما العمل في التصميم مثلًا يحتاج لإمكانيات حاسوبية عالية جدًا. لذلك حدد نوع الحاسوب قبل الشراء، عن طريق سؤال زملائك في العمل أو البحث عبر الإنترنت واستشارة الخبراء. ومهما كان مجال عملك، فالعمل عن بعد يستدعي وجود كاميرا بدقة عالية تستخدمها خلال الاجتماعات، لذا راعِ ذلك خلال اختيارك.

بعض مجالات العمل عن بعد أيضًا تستدعي وجود شاشتين للحاسوب أحيانًا، ففي الرسم الرقمي مثلًا أو البرمجة تحتاج لمتابعة نتائج عملك مباشرةً بشاشة أخرى. اختر شاشة أكبر من الشاشة الاعتيادية لتظهر الألوان والأشكال أو الأكواد بحجم أكبر فتحافظ على نظرك، ويُنصح بجعلها بعيدة بمقدار 50 إلى 60 سم عن وجهك.

6. أضف أدوات لاسلكية لجهازك

تهيئة بيئة العمل بالأدوات اللاسلكية مثل الفأرة ولوحة المفاتيح وسماعة الرأس تعطيك مرونة أكبر في العمل وتقلل من الضغط على يديك. كما أن هذه الملحقات تمنحك حرية في الحركة في أثناء تأدية مهام العمل، ويمكنك تحريكها في أي مكان على المكتب وبأي زاوية عمل تختارها، ولا تُلزمك الارتباط بالمكتب للعمل.

7. تأكد من قوة شبكة الإنترنت

لا عمل عن بعد دون إنترنت، فهو من مقومات تهيئة بيئة العمل، كما يجب أن يكون قويًا لاستلام ورفع الأعمال بسلاسة دون تأخير أو مشكلات. لذلك اجعل شبكة الإنترنت قريبة منك، واستخدم أسلاك التوصيل بدلًا من الشبكة اللاسلكية واي فاي؛ لضمان سرعة أفضل وإنترنت ثابت.

8. لا تنس ورق الملاحظات

الحفاظ على وجود ورق الملاحظات في بيئة عملك والتدوين عليه يُعدّ من أهم الأشياء التي تساعدك على تنظيم وقتك ومهامك، إذ تدون عليها الأفكار باستمرار والتعديلات المطلوبة على أعمالك.

قد يساعدك وضع لوح في مكتبك لتثبت عليه الملاحظات، أو استخدام التقويم الشهري في تحديد الأوقات المهمة، كأوقات تسليم المهام وأيام الاجتماعات. ذلك يجعل الأمور جميعها حاضرة أمامك، ويجعل ترتيب الأولويات أسهل، وبهذا تضمن مراجعتها بشكل دوري وعدم نسيان أي شيء.

9. أضف طابعك الشخصي

ما ذكرناه سابقًا هو أساسيات تهيئة بيئة العمل للجميع، فبإمكانك إضافة لمستك الشخصية على مكتبك، كأن تضع بعض النباتات في الغرفة؛ لتلطف الجو من حولك وتضيف منظرًا جميلًا. وقد تضيف بعض اللوحات أو الزخارف الجميلة، أو سماعات تبث الموسيقى لتريح أعصابك.

جميعها خيارات متاحة لك لتزيد من حبك لبيئة العمل، وتحسّن من أدائك الوظيفي. فبحسب دراسة أُجريت على مجموعة من الموظفين سُمح لهم بإضافة لمساتهم الشخصية من الصور أو النباتات، لوحظ زيادة الإنتاجية عندهم بنسبة 32%.

ختامًا، اتباع الخطوات السابقة مع الاستخدام الصحيح لمهارات العمل عن بعد، سيؤهلك للعمل باحترافية والتميز في مجالك، مع الحفاظ على راحتك في نفس الوقت. فلا تتردد في تهيئة بيئة العمل اللازمة لوظيفتك ولا تستهن بأهميتها.