تُعدّ علاقات الموظفين أحد أركان نجاح أي شركة، فصلابة العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الزملاء وبعضهم البعض تنعكس بشكلٍ مباشر على الإنتاجية والأداء العام للجميع. كيف يمكن تحسين إدارة علاقات الموظفين لتصبح حافزًا مكافئًا لأي حافز آخر؟ وما هي أهم الاستراتيجيات المتبعة؟
جدول المحتويات:
- ما هي إدارة علاقات الموظفين؟
- أهمية علاقات الموظفين
- كيفية تحسين علاقات الموظفين في العمل عن بعد
- استراتيجيات إدارة علاقة الموظفين بعضهم ببعض
- ما هو دور إدارة علاقات الموظفين؟
- مشكلات تواجهها إدارة علاقات الموظفين
ما هي إدارة علاقات الموظفين؟
هي مجموعة السياسات والأفعال التي تهدف إلى بناء علاقات صحية قوية في العمل بين أفراد الفريق، وتركز على العلاقة بين الموظفين ومديريهم، للحصول على روح معنوية مرتفعة وذهنٍ صافٍ يسعى إلى مزيد من الإنجاز. يؤدي هذه المهمة مختص تابع لقسم الموارد البشرية، أو المدير نفسه في حالة الشركات الصغيرة.
أهمية علاقات الموظفين
الإدارة الإيجابية لعلاقات الموظفين تنتج فريقًا فعالًا يحترم أفراده بعضهم البعض، ويستمعون إلى أفكارهم، ويسود التعاون جميع المهام التي يُكلفون بها. كما يصدر عن إدارة الموظفين بإيجابية الآتي:
1. التواصل الفعال
قوة علاقات الموظفين يظهر أثرها من خلال التواصل، فتوفر قناة مفتوحة تستقبل جميع الآراء المرتبطة بأعمال الشركة، وأهدافها وسياساتها الداخلية، ما يساعد على إحساس الفرد بالرضا الوظيفي، لأنه جزء من علاقة كبيرة تربطه بالشركة.
2. تحقيق المزيد من الإنتاجية
العلاقات الجيدة بين الموظفين والمدراء تشعل الحماس بنفس الفريق العامل عن بعد، ويصبح أكثر إلمامًا بـ الثقافة التنظيمية للشركة، كما تدفعه صلابة العلاقات إلى الإندماج بصورة أكبر مع العمل بالإيمان بمبادئ ورؤية الشركة، باعتبارها السبيل الوحيد لتحقيق أهدافها، فيسعى إلى ذلك بالمزيد من العمل الجاد، مما يؤدي إلى المزيد من الإنتاجية.
3. استمرار الإحساس بالمسؤولية
قوة علاقات الموظفين هي أحد أهم أسباب شعورهم بالمسؤولية تجاه مهامهم وتجاه الشركة كليًّا، إذ ينالون التقدير مع كل عمل أو إسهام، ويظهر لهم المديرون مدى تأثير مهامهم في نمو الشركة ودفعها للأمام. كرد فعل تلقائي، يبحث الموظف عن مصلحة الشركة لأنه بذلك يحقق مزيد من التقدير والاحترام لدوره.
4. بقاء الموظفين الأوفياء بالعمل
ينتج عن بناء العلاقات المترابطة فريق من الموظفين الأوفياء، فلن يسعى الموظف للبحث عن فرص خارج الشركة، ولكنه دائمًا ما سيبحث عن الفرص المتاحة بداخلها حتى لا يترك المكان. وبذلك تتحول الشركة إلى أحد المصادر الصحية، التي لا يريد الموظف التخلي عن امتيازاتها، ما يحقق بدوره منفعة للشركة عبر خفض معدل الدوران، فلا تستهلك الشركة الوقت والمال في عمليات توظيف جديدة.
كيفية تحسين علاقات الموظفين في العمل عن بعد
أولًا: ادعم موظفيك بالتقييمات
التقييمات الواضحة التي تهتم بالأداء وسلوك الموظفين، من العناصر الهامة التي تحسن علاقات الموظفين عن بعد. فرغم أن جميع المهام عن بعد، إلا أن مظاهر التعاون والحماس والجِد يمكن لها الظهور أو الغياب أيضًا. فتلك التقييمات تشير إلى ما يجب على الموظف تحسينه، وما يجب التخلص منه وتجنبه، فتجمع التقييمات جميع نقاط قُوَى وضعف كل موظف.
لا تنس الإعلان عن الموظفين أصحاب أفضل أداءً وأعلى تقييمات في الاجتماع الشهري، فذلك يدعم الموظفين الأكفاء ويضخ مزيدًا من الحماس في نفوسهم، كما يدفع الجميع إلى العمل بجهد أكبر لتحقيق المزيد من النجاح والحصول على تقييمات أفضل.
ثانيًا: وفر مسارات للتطوير المهني
ضع خططًا مصممة خصيصًا للموظف، خطط واقعية مرتبطة بوقت وتسعى إلى تحقيق أهداف محددة وتصب في النهاية تجاه أهداف الشركة. تلك الخطط تشمل رؤية الشركة نحو مستقبل الموظف معها من الناحية المهنية، كما تتضمن برنامج تطوير مهني يحسن من مهارات الموظف.
ثالثًا: كثِّف جهودك في التواصل
لا تضيع فرصة إظهار الشكر والامتنان لأحد موظفيك، فذلك يدفعه إلى الشعور بأنه أحد الأصول الهامة للشركة. إجراء اجتماعات فردية مع كل موظف فرصة لبناء مزيد من الثقة والشفافية، فيمكنك خلال هذه الاجتماعات عرض الفرص التي تتطور في الأفق بالنسبة للشركة، ودور الموظف في ذلك الجزء من المستقبل، ورأيه في هذا الدور.
استراتيجيات إدارة علاقة الموظفين بعضهم ببعض
1. بناء علاقات الموظفين في العمل تبدأ من اليوم الأول
فترة إعداد الموظف عن بعد من أهم الفترات التي يمر بها كل موظف مع بداية كل عمل، ونجاح تلك الفترة تؤدي إلى نجاح علاقة الموظف بمديره وزملائه على الأمد البعيد. من المهم تعريف الموظف بمبادئ ورؤى الشركة من اليوم الأول، إضافةً إلى رسم الحدود العامة لثقافة الشركة التنظيمية في ذهن الموظف.
فأهم ما يجب تنفيذه في فترة الإعداد عن بعد هو دفع الموظف إلى الإحساس بأنه مرحب به ومقدر من الجميع، كما أن مديره وزملاءه ينتظرون التعاون معه في أقرب مهمة، لذا إنتاج بيئة عمل عن بعد تحتفي بالموظفين هي شرط أساسي لنجاح العلاقات.
يفضل كذلك أن يقوم كل مدير قسم بالتعريف عن نفسه وأفراد فريقه من خلال اجتماع، يشرح فيه أيضًا المهام المشتركة وسبل التعاون بين الموظف الجديد وبين القسم. ثم أن تعيين مرشد للموظف، يصحبه طوال فترة الإعداد من الأمور التي تبني علاقة قوية للموظف بالشركة من البداية.
2. تطوير علاقات الموظفين من خلال بناء الفريق
بناء الفريق بفاعلية يساعد الأفراد أصحاب الأهداف المشتركة على التلاقي، مما يخلق روح التعاون والمساعدة في كل مهمة مشتركة.
إيجاد المشترك بين أفراد الفريق من الأنشطة الهامة، التي تجعل الأفراد في حالة انسجام أكبر مع الشركة وأهدافها، لأنها بذلك تتكون من أفراد لديهم ما يميز شخصياتهم، وكذلك ما قد يكون مشتركًا مع آخرين. هنا تخلق الشركة حالة من التوأمة بين الأفراد، مع الحفاظ على بصمة الموظف الشخصية. الأحاديث والأنشطة التي تذيب الجليد، من أهم أدوات تلك الاستراتيجية.
3. استخدام أحد البرمجيات التي تدعم علاقات الموظفين
استخدام برمجيات علاقات الموظفين من الأدوات التي تخلق تواصل أفضل عن بعد ومحادثات ذات أثر أقوى، فبرمجيات إدارة المشاريع تحدد طبيعة المهمة وهوية المكلف بها، ومواعيد تسليمها وهوية المسؤول الذي سيستلمها. بذلك تضع تلك البرمجيات مسارًا واضحًا للمهمة، مما يمنع الخطأ أو سوء الفهم بالنسبة لخطوطها العريضة.
كما أن استخدام البرمجيات الفعالة يغطي مشكلة رحيل موظف هام أو ذو منصب قيادي، فتلك البرمجيات تجعل إدارة المعرفة في أفضل أحوالها، من خلال السماح للأفراد بالوصول إلى المعلومات والملفات، التي قد يعني فقدانها توقف الكثير من المشاريع والمهام.
4. الاهتمام بالاجتماعيات
المناسبات الشخصية والعامة أحد المواقف التي يتبادل فيها الفريق التهاني، كما أنها تكون فرصة لمشاركة مشاعر الفرح، سواء كانت المناسبة عيد ميلاد أو زواج أو غيرها. تلك المناسبات أحد أهم النقاط التي يمكن للفريق أن يلتقي بها إن أمكن، أو يمكن اختصارها بأمنية صادقة لصاحب المناسبة السعيدة عبر وسيلة التواصل الرسمية للشركة.
وحين ينوي أحد أفراد الفريق الحصول على إجازة، يمكنه مشاركة خطته إن أراد، فقد تساعد الآخرين في وقتٍ ما. كما في الإجازات القومية والدينية، يمكن للموظف مشاركة الآخرين عاداته في قضاء تلك الأوقات. بالرغْم من بساطة تلك الاستراتيجية، إلا أن لها تأثير دافئ على مجتمع العمل كليًّا.
5. السماح لمزيد من الحرية
إعطاء المزيد من الحرية للموظف هي وسيلة غير مباشرة، تساعد على تقوية العلاقة بين العاملين ورؤسائهم. فحين يسمح المدير للموظف بتقديم عدد ساعات محددة مع وجود مرونة في تحديد موضعها من اليوم، يخلق ذلك إدارة ذاتية للموظف، مما يحول تبادل الثقة والشفافية إلى مجال التنفيذ لا القول فقط.
ثم أن تحويل القيادة إلى مسؤولية مشتركة، تعطي مزيدًا من الثقة والحرية للموظفين القدامى. فعن طريق تكليف موظف قديم بتحمل مسؤولية إرشاد موظف حديث العهد بالشركة، تلك القيادة الابتدائية تشعر الموظف المسؤول بمزيد من الثقة والحرية أيضًا، فيصبح صاحب اتخاذ القرار في كل ما له علاقة بإعداد الموظف الجديد.
ما هو دور إدارة علاقات الموظفين؟
هي مهام يقوم بها اختصاصي علاقات الموظفين من الموارد البشرية أو مدير علاقات الموظفين، ترتبط طبيعة تلك المهام بقسمين هما:
أولًا: علاقة الموظف بزميله
إذا استطاع المسؤول تنمية علاقات الموظفين بعضُهم ببعض، ستتحقق نتائج مباشرة على العمل، ويمكن تحقيق ذلك بواسطة:
بناء فريق متداخل الوظائف Cross Functional Team
هي مجموعة من الأساليب والمهام، التي تسمح لأفراد من أقسام مختلفة مشاركة مهاراتهم والعمل من أجل هدف أوحد، مما يساعدهم على فهم وتقبل بعضهم البعض.
دعم الموظفين بوسائل التواصل المناسبة
توفير الوسائل المناسبة للتواصل تمنع حدوث أي سوء فهم بين الموظفين، كما تحافظ على النبرة المطلوبة في العمل بين الزملاء، كما تساعد وسيلة التواصل الموظفين على مشاركة الملفات بسهولة.
ثانيًا: علاقة الموظف بمديره
إذا استطاع المسؤول تقوية علاقات الموظفين بمديريهم، لن تصبح القاعدة وحدها مترابطة، بل سيصبح الهرم الوظيفي كله متماسك، ويمكن تحقيق ذلك من خلال عمل الدراسات الاستقصائية، التي تمثل البوصلة التي تشير إلى ما يريده أغلب الموظفين، فهي تستمع إلى اقتراحاتهم ونقدهم البناء. وهي إلى ذلك، وسيلة هامة يمكن من خلالها قياس رد فعل الموظفين قبل اتخاذ قرار محدد.
مشكلات تواجهها إدارة علاقات الموظفين
أولًا: وجود موظفين غير مندمجين مع العمل
يجب التأكد من مدى تطابق الموظف مع الثقافة التنظيمية للشركة قبل التوظيف، ورغم ذلك يحدث أحيانًا تغير للموظف بعد التعيين، وتقل فاعليته ويصبح غير مندمج كفاية مع العمل، ذلك النوع من الموظفين لا يؤثر بالسلب على مهامه فقط، بل يؤثر بالسلب على زملائه أيضًا. يجب على إدارة علاقات الموظفين التصرف بحكمة في تلك الحالة.
ثانيًا: نشوب صراعات وتضارب مصالح
كثيرًا ما يحدث خلافات داخل نطاق العمل نتيجة اختلاف في الآراء أو أسلوب تنفيذ المهام، بالرغْم من أن سياسات العمل عن بعد يجب أن تراعي ذلك، إلا أن شعور الموظفين بالغضب وإثارة الأعصاب ما زالت واردة. على إدارة علاقات الموظفين التعامل مع تلك الخلافات بمهنية، لإنهائها بطريقة سريعة ترضي جميع الأطراف.
إدارة علاقات الموظفين تحتاج إلى الكثير من الجهد، لتوفير القيمة المستهدفة إلى الموظفين، فهي تعتمد على سياسات تسعى إلى ترابط العلاقات بين الموظفين بعضهم البعض، وبينهم وبين مدرائهم. فالاستثمار في ذلك القسم من الشركة، يؤدي إلى تحقيق مزيد من الرضا بين الموظفين، مما يشجع على مزيد من الإنتاجية والتحفيز.
تم النشر في: أبريل 2022
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | تأهيل الموظفين الجدد
