عند التقدَّم لمنصب وظيفي أو فرصةٍ ما، ستحاول قدر الإمكان إبراز كفاءتك وقدرتك على تولي المسؤولية، بتقديم سيرة ذاتية احترافية تتضمن مهاراتك وخبراتك. لكن وجود شخص مؤهل يشهد بوجود هذه الخبرات عبر رسالة توصية، سيساعدك في برهنة خبراتك ويزيد من أهليتك ويعزز من فرصك في القبول. فما هو خطاب التوصية؟ وكيف تحصل على رسالة توصية مميزة؟
جدول المحتويات:
- ما هي رسالة التوصية؟
- أنواع رسائل التوصية
- أركان رسالة التوصية الاحترافية
- 7 نصائح للحصول على رسالة توصية مهنية احترافية
ما هي رسالة التوصية؟
رسالة التوصية Recommendation Letter هي وثيقة رسمية إيجابية، يكتبها شخص يمتلك منصبًا مهنيًا يؤهله لكتابتها، فقد يكون مديرك في العمل، أو أستاذك الجامعي. ويوضح بها قدراتك التي تؤهلك للحصول على فرصةٍ ما مثل: منحة دراسية، أو شاغر وظيفي، أو قضية ما. عن طريق استعراض نقاط قوتك التي تجعلك مميزًا عن غيرك، من مهارات وظيفية وصفات شخصية. نجد أن رسالة التوصية تُعدّ جوابًا على سؤال: لماذا أنت مناسب لهذا الدور؟
أنواع رسائل التوصية
يختلف نوع رسالة التوصية حسب الجهة الطالبة للرسالة والهدف منها. يوجد ثلاثة أنواع رئيسية، تختلف فيها المحاور الواجب التركيز عليها، والأشخاص الذين يكتبونها. وهذه الأنواع هي:
1. رسالة توصية أكاديمية
يُذكر في هذا النوع الإنجازات الأكاديمية لك والمميزات الشخصية والنشاطات اللامنهجية، كالمبادرات المجتمعية والأنشطة التطوعية. ويكتبها أحد المعلمين أو الموجهين أو المديرين السابقين. ويستفيد من رسالة التوصية الأكاديمية كلًا من:
- طالب يريد القبول في أحد البرامج التعليمية المتخصصة، كالتبادل الطلابي أو بعض الكليات الخاصة.
- خريج يبحث عن منحة دراسية.
- تدريب أو زمالة متمثلة بتمويل المشاريع البحثية أو رسائل الدكتوراه.
غالبًا ما تكون رسائل التوصية الأكاديمية إلزامية، كما يُفضل الحصول على أكثر من رسالة توصية؛ للزيادة من المصداقية واستعراض توصيات من أكاديميين مختلفين، فكل واحدٍ منهم يمتلك تجربة مميزة معك.
2. رسالة توصية وظيفية
تشمل رسائل التوصية الوظيفية معلومات حول عملك الوظيفي، مثل: تاريخ التوظيف والأداء الوظيفي والإنجازات، وأخلاقيات العمل، بالإضافة للصفات الشخصية. ويكتبها مديرك السابق أو الحالي في العمل، أو المشرف الرئيسي عليك.
يمكنك استخدام رسالة التوصية الوظيفية عند الرغبة بالانتقال لعمل آخر أو الترقي في السلم الوظيفي. كما أنها مفيدة جدًا لمن لا يمتلك خبرة طويلة في مجال عمله، إذ تدعم سجلك الوظيفي وتزيد من فرصة حصولك على الوظائف.
3. رسالة توصية شخصية
تشهد هذه الرسالة على صفاتك الشخصية وقدرتك على تحمل المسؤولية؛ لأنها تُطلب في حالات مهمة تحتاج قدر عالٍ من الثقة والكفاءة، مثل المسائل القانونية، وتأجير العقارات. فالشخص هنا يهتم بنوع شخصيتك أكثر من إنجازاتك الوظيفية أو الأكاديمية.
يجب أن يتوافر في كاتب هذه الرسالة المعرفة الجيدة والطويلة بك. فقد يكتبها قريبٌ لك أو أحد جيرانك أو شركاء العمل، على شرط التحلي بالصدق.
أركان رسالة التوصية الاحترافية
إدراك أركان رسالة التوصية يساعدك في تنظيم المعلومات اللازم تضمينها، لتقدم رسالة مكتملة وتُبرز قدراتك ومهاراتك باحترافية. تتمثل الأركان الرئيسية فيما يلي:
- التاريخ والمعلومات الشخصية: هذه المعلومات تُوضع على الجانب الأيمن العلوي من الرسالة، ويُذكر فيها معلوماتك الشخصية مثل: الاسم وعنوان السكن بالتفصيل. تأكد من أن المعلومات هنا صحيحة قبل الإرسال، فقد تقع في خطأ مع الاستعجال وقلة التركيز.
- مقدمة رسالة التوصية: تبدأ المقدمة عادةً بالتحية، يليها ذكر الهدف من الرسالة مع تضمين اسم المرشح والثناء عليه، ثم ذكر معلومات موجزة وواضحة عن الكاتب لمعرفة منصبه وعلاقته بك.
- متن رسالة التوصية: يُعدّ هذا الجزء الأهم من رسالة التوصية؛ إذ يركز به على ذكر مؤهلاتك كمرشح، بتسليط الضوء على نقاط القوة التي تتمتع بها، مثل مميزاتك وخبراتك العملية أو الأكاديمية، والإنجازات التي قدمتها في مسيرتك.
- خاتمة رسالة التوصية: تمثل الخاتمة ملخصًا لفحوى رسالة التوصية، وفيها تأكيد على كفاءتك وعلى القيمة التي ستضيفها بقبولك. بالإضافة للتأكيد على إمكانية التواصل مع كاتب الرسالة، عند الحاجة لمزيد من المعلومات عنك.
- التوقيع ومعلومات التواصل: يحتوي هذا الجزء على توقيع كاتب الرسالة كدلالة على الموثوقية، ويترك رقم هاتفه أو الإيميل الخاص به كمرجعٍ للتواصل معه.
7 نصائح للحصول على رسالة توصية مهنية احترافية
تستدعي رسالة التوصية بمختلف أنواعها الانتباه لعدة معايير مهمة، تحقق من خلالها كتابة رسالة توصية احترافية تقنع بها المسؤولين بجدارة. يحتاج منك ذلك اتباع بعض النصائح، وهي:
اختر موصيًا مناسبًا
تجنب اختيار أيًا كان لكتابة رسالة التوصية، فهي تحتاج لشخص يعرفك جيدًا، ومتخصص في المجال الذي سيرشحك له؛ ليتمكن من توظيف رسالة التوصية بشكلٍ صحيح عبر ذكر المميزات والإنجازات المتعلقة بالمسمى الوظيفي. كما يجب أن يكون الموصي بمنصبٍ أعلى منك، فيؤهله ذلك بالنظر في إنجازاتك والحديث عنها باحترافية وموضوعية.
على سبيل المثال، لا يجوز اختيار زميلك في العمل الذي يشاركك في إنجاز المهام ويوازي منصبك في السلم الوظيفي، أن يكتب رسالة توصية. فتكون شهادته بك مجروحة وأقل موثوقية، كما يكون أقل دراية بمسؤولياتك المحددة ومدى أهميتها وأثرها على الشركة. تبعًا لذلك، اختر أحد المسؤولين عنك في العمل.
قدّم طلب كتابة رسالة التوصية مبكرًا
التواصل المتأخر مع كاتب رسالة التوصية قد يخرجها بشكلٍ ضعيف ولا يغذي الحاجة إليها جيدًا، فغالبًا ما يكون الموصي بك مشغولًا ولن يتمكن من الاستجابة السريعة لك مع الحفاظ على كفاءة الرسالة. لذلك يُفضل طلب كتابة رسالة التوصية مبكرًا قدر الإمكان، ليستطيع الموصي بدوره التفرغ لك جيدًا وقتما تسنح الفرصة، فيقدم لك رسالة مكتوبة بعناية مراعيًا فيها التفاصيل المهمة.
اجلس مع كاتب الرسالة
ينبغي لكاتب رسالة التوصية أن يكون ملمًا بجميع التفاصيل المهمة اللازم توظيفها في رسالة التوصية، من حيث بياناتك الرئيسية وصفاتك الشخصية وأبرز إنجازاتك التي ستساعدك في إبراز جدارتك بشكلٍ أفضل.
لذا، احرص على الجلوس أو الاجتماع مع الموصي بك قبل المباشرة بكتابة رسالة التوصية، وأطلعه على كل ما ترغب بإضافته، والأمور التي تود منه التركيز عليها. قد يساعدك إرفاق سيرتك الذاتية في البريد الإلكتروني المرسل إليه؛ ليستخدمها كمرجع للتأكد من بعض المعلومات والاستزادة بأخرى.
كن صادقًا
التزم الصدق بشأن المعلومات المزودة لكاتب الرسالة؛ لأنه يعرفك مسبقًا وقد يتراجع عن كتابتها إن شعر بوجود بعض البيانات أو الإنجازات المزيفة. وكذلك الأمر بالنسبة لمراجع الطلب، فخبرته بالمجال تعينه على التأكد من المعلومات المضمنة، وقد يسألك في إحداها خلال المقابلة فتشعر بالحرج من عدم تمكنك على الإجابة.
تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء اللغوية
وجود الأخطاء الإملائية أو النحوية في رسالة التوصية دلالة على شيئين، إما أن تكون مهملًا، أو لا تتقن اللغة التي كُتبت بها الرسالة فلم تنتبه للأخطاء الموجودة. وفي الحالتين، سيكون التأثير سلبيًا عليك كمرشح. لذلك راجع الرسالة جيدًا قبل إرسالها، أو استعن بأحد الخبراء في التدقيق اللغوي لتضمن خلوها من الأخطاء.
قدّم رسالة توصية مخصصة
قد تحصل على رسالة توصية مرة، فتعتمدها دائمًا عند التقدم لمختلف الفرص، أو قد تبحث عن أحد النماذج العامة لرسائل التوصية فترسلها للشخص الموصي بك ليضع توقيعه وبياناته الشخصية فقط. لكنك بذلك ستفتقد ميزة إرسال رسالة توصية معزِزة لإنجازاتك ومقدَمة للفرصة المرادة على وجه الخصوص، فيمر عليها مراجع الطلب مرورًا سريعًا دون لفت انتباهه لأي شيء يثبت صحة خبراتك.
تبعًا لذلك، احرص جيدًا على تخصيص رسالة التوصية للفرصة التي تود التقديم إليها، فتكتسب بذلك ميزة تنافسية قوية بين المرشحين. تجنب أيضًا ذكر مهارات أو إنجازات غير متعلقة بالمجال، فإن كنت ستتقدم لوظيفة في مجال تطوير البرمجيات، لن يفيدك الإشادة بإتقانك للغة الإنجليزية أو أي مهارات أخرى غير ذات صلة.
لا تكتب رسالة توصية لنفسك
رسالة التوصية هي وثيقة تُكتب من شخص لآخر بهدف تزكيته لدور معين، لذا فإن كتابتها لنفسك يُذهب معناها تمامًا. ومن خلال نمط الكتابة ومقارنتها برسائل التوصية الأخرى، يستطيع مراجع الطلب معرفة أنك أنت من كتبها.
لذلك مهما كان الوضع، لا تكتب رسالة توصية لنفسك، وبدلًا من ذلك أرسل معلوماتك كافة إلى شخص مناسب للدور؛ لتحصل على رسالة مستوفية لشروط رسائل التوصية تمامًا، وتتمكن من تعزيز فرصتك.
أخيرًا، تُعدّ رسائل التوصية أحد أهم المراجع التي يتطلع إليها مراجعي الطلب من مسؤولي التوظيف أو الأكاديميين أو غيرهم، ويتأثر بها قرارهم النهائي من حيث الرفض أو القبول. بناءً على ذلك، اهتم بالمعلومات المذكورة برسالة التوصية لتجعلها مميزة، وتثبت بها جدارتك واستحقاقك للفرصة التي ترغب بها.
تم النشر في: سبتمبر 2022
تحت تصنيف: الباحثون عن عمل | السيرة الذاتية
