رفع كفاءة الموظفين هدف أساسي تسعى إليه الشركات، فوجود الموظفين الأكفاء في الشركة يساعد على تحسين إنتاجية العمل من خلال تحصيل أفضل أداء في وقت قياسي. فإذا كنت صاحب شركة تعمل عن بعد وتبحث عن رفع كفاءة الموظفين، إليك أفضل إستراتيجيات رفع كفاءة موظفيك وتحقيق أداء مميز.
ما المقصود بالكفاءة؟
مصطلح الكفاءة في العمل يتعلق بإمكانية الحصول على أقصى استفادة من الموارد الخاصة بأصحاب الشركات، سواء كانت موارد بشرية أو مادية، لإنتاج المزيد بجهدٍ ومالٍ أقل. أما كفاءة الموظف فتشير إلى قدرة الموظف على أداء وظيفة معينة بفعالية خلال فترة زمنية محددة. وتعتمد اعتمادًا رئيسيًا على عدّة عوامل، أهمها امتلاك المهارات والمعرفة والخبرة.
قد يختلط على البعض مصطلح الكفاءة مع مصطلحي الفعالية والإنتاجية، لكن هناك فروق جوهرية بينها؛ فالكفاءة تعني فعل الشيء بالطريقة الصحيحة، في حين أن الفعالية يُراد بها تحقيق المرء الهدف المرجو منه على الوجه الصحيح، أما الإنتاجية فهي مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بكمّ المخرجات الصادرة عن الموظف خلال العمل.
10 استراتيجيات لرفع كفاءة الموظفين العاملين عن بعد
تُعدّ الإنتاجية مصدر قلق أكبر لمديري الشركات وخصوصًا التي تعمل عن بعد، نظرًا لصعوبة الإشراف على سير العمل والتأكد من توفر الأدوات التي يحتاجها الموظف، إضافةً إلى صعوبة العملية الإرشادية. إليك أفضل الاستراتيجيات لرفع كفاءة موظفيك عن بعد، التي تتمثل فيما يلي:
1. بناء ثقافة خاصة بشركتك
الحفاظ على ثقافة الشركة ورسالتها خارج البيئة التقليدية للعمل من أكبر التحديات التي تؤثر على الإنتاجية، لأن الكثير من الشركات تغفل عن المقصود بثقافة الشركة، ولكن يمكن إيجازها في مَن توظف وما تصرفاتهم عندما لا تكون متواجد معهم. عليك أن تُدرك أنه من الضروري إشراك موظفيك في تطوير ثقافة الشركة بدلًا من أن تتولى أنت العملية بِرُمَّتها.
ولفعل ذلك بالشكل الصحيح، فكل ما تحتاجه هو توثيق التواصل والتعاون بين الموظفين، من خلال الاجتماعات الرسمية المنتظمة، وجدولة ساعات عمل مرنة. إضافةً إلى الاهتمام برفاهية الموظفين بتقديم مختلف أنواع الدعم بما يتناسب مع شخصية كل موظف، سواء كان دعم معنوي أو مادي. وهذا بدوره يساعد في بناء ثقافة إيجابية داعمة تعمل على رفع كفاءة الموظفين، مما يضمن زيادة الإنتاجية.
2. تعزيز قُدراتك القيادية
يُعدّ التحفيز حجر الأساس في رفع كفاءة الموظفين، فعندما تقود فريق يعمل عن بعد ينبغي لك إدراك أن تحفيزهم ليس بالأمر السهل. من المهم أن تكون وسطيًا في إدارة أعضاء فريقك، فالشِدة تُسبب مشاكل إضافية، وترك الموظفين لرغباتهم يؤثر سلبًا على سير العمل. فيما يلي بعض الممارسات التي تساعدك في إدارة فريق يعمل عن بعد بفعالية، لضمان رفع الكفاءة:
- الثقة في الموظفين: الثقة أهم القيم التي يجب عليك إعطائها عند إدارة فريق يعمل عن بعد، فإنشاء رابط قائم على الثقة بين المدير والموظفين يُحسّن من أداء ومشاركة فريقك. إذ تبدأ من التواصل المباشر معهم من خلال إفساح المجال للنقاشات، وأخذ آرائهم في الحسبان مع جعل المناسب منها قيد التنفيذ.
- الاجتماعات الفردية: تنظيم الاجتماعات الفردية مع الموظفين يساعد في تحسين التواصل مع أعضاء الفريق، ويمنحك الفرصة للتعرف عليهم وفهم احتياجاتهم ومعرفة كل من نقاط القوة والضعف لديهم، ومساعدتهم على تخطيها من أجل رفع الإنتاجية.
- تتبع العمل: استخدام أدوات إدارة الفرق عن بعد، مثل أداة أنا من حسوب التي تساعدك على تتبع تقدم فريقك، إذ تمنحك نظرة أشمل حول المشاريع التي يعمل عليها موظفيك، ما يعطيك الفرصة لتوجيههم وبناء الخطط الواضحة لسير العمل.
3. تحديث أدوات العمل الخاصة بشركتك
لا شك أن التواصل الجيد هو جوهر نجاح فرق العمل الافتراضية، لذلك يساعدك امتلاك قنوات تواصل مناسبة وأسلوب مناسب، في رفع كفاءة الموظفين، وتحفيزهم عن بعد. لذا ينبغي لك اختيار أدوات التواصل المناسبة مثل: البريد الإلكتروني، وتطبيقات اجتماعات الفيديو مثل زوم zoom، ولوحات إدارة المشاريع وقوائم المهام مثل أداة أنا، وأدوات العمل التشاركية مثل مستندات جوجل.
فمن الضروري إبقاء الموظفين العاملين عن بعد متزامنين مع بعضهم من خلال الأدوات التي تجعلهم يتابعون سير العمل بسلاسة. ولا تنسَ في هذه المرحلة وضع السياسات الخاصة بك لرفع كفاءتهم بتبسيط التواصل والتقليل من عدد الأدوات التي يستخدمها فريقك. فيمكن اختيار برنامج واحد للدردشة، وآخر للتواصل المرئي، بدلًا من تشتيت الموظفين وإلزامهم بالاشتراك بأكثر من برنامج ووسيلة تواصل، مما يقلل من إنتاجيتهم.
4. وضع أهداف وتوقعات واضحة
يُعدّ تحديد الأهداف من الممارسات التي تزداد أهمية في حالة العمل عن بعد، كونها توفر رؤية واضحة لموظفيك عن سبل الوصول إليها. إذ إن مكالمات الفيديو المستمرة والمكالمات الهاتفية أو الرسائل لا تكون مجدية دائمًا في نقل التوقعات وتحديدها لموظفيك، لأنها تستهلك جزءًا كبيرًا من ساعات العمل المحددة، مما يؤثر على إنتاجية الموظفين. ولرفع كفاءة الموظفين، حدد من البداية ما يلي:
- مجالات المسؤولية لموظفيك.
- مؤشرات قياس الأداء الخاصة بهم.
- نسبة الإنجاز خلال وقت المحدد.
- الميزانية وعائد الاستثمار.
5. تجديد نظام التدريب الخاص بشركتك
الإنتاجية تعتمد على الموظفين، واستثمار الموارد المتاحة في تعليم وتدريب القوى العاملة يُعدّ المحرك الأساسي لرفع كفاءة الموظفين، وزيادة الإنتاجية. تلجأ الشركات في كثير من الأحيان إلى اعتماد نظام التدريب لمرة واحدة، لكن رفع كفاءة الموظفين تتطلب تجديد نظام التدريب الذي تعتمده شركتك، بما يتناسب مع طبيعة العمل الحالية.
من الجدير بالذكر أن جميع الموظفين لا يتعلمون بالطريقة نفسها، فقد تتباين سرعة استجابتهم للتدريب، لذلك من المهم تنويع طرق المعرفة، كما يجب عليك اختيار التدريبات المناسبة للعمل عن بعد، والاهتمام بتحفيز الموظفين بالمحفزات المادية والمعنوية؛ لإتمام الدورات التدريبية.
يمكنك إتباع إحدى طرق التدريب عن بعد التي من صورها التدريب المتزامن؛ المتمثل في البث المباشر من خلال اللقاءات المرئية التي يوفر فرصة للتفاعل مع المُحاضِر والاستفادة من خبراته مباشرةً، أو اعتماد التدريب الغير متزامن؛ الذي يكون في صورة محاضرات مسجلة تتيح فرصة أكبر للاستماع إليها حسب ظروف كل موظف واتساع وقته.
6. تصميم امتيازات خاصة بشركتك
العمل عن بعد ليس مرادفًا للعمل من المنزل، فبعض الموظفين يجدون أن العمل من المنزل غير مثمر، وذلك بسبب عوامل كثيرة من ضمنها المساحات التي قد تكون ضيقة أو التشتت وقلة التركيز، والتداخل بين الحياة الشخصية والمهنية. البعض الآخر من الموظفين يرى أن المنزل بيئة مناسبة للعمل ورفع إنتاجيتهم.
ولأن الموظفين العاملين عن بعد يحتاجون إلى درجة أكبر من المرونة في ساعات العمل، وإضافات أكثر تساعدهم في الموازنة بين عملهم وحياتهم. لذا عليك تبني استراتيجيات جديدة طويلة الأمد لاستيعاب ما يريده الموظفون، وتصميم امتيازات جديدة تلبي احتياجاتهم وتساعدهم على رفع الإنتاجية مثل:
- إصدار فواتير إنترنت مدعومة من الشركة؛ للتأكد من توافر الإنترنت لديهم للقيام بعملهم.
- تجنب التأخير في دفع الرواتب.
- تنظيم لقاءات جماعية افتراضية شهريًا.
- جدولة الإجازات الشهرية والسنوية بما يتناسب مع سياسة الشركة.
7. ترسيخ مبدأ التعاون
يُعدّ التعاون حجر الأساس لبناء شركة تعمل عن بعد وتهتم بزيادة الإنتاجية، فلا يخفى أهمية وجوده بين المدير والموظفين، أو بين الموظفين أنفسهم في تحسين بيئة العمل، لأنه هو ما يُنجز العمل بفعالية. فمتى تعاون الفريق كان العمل مثمر أكثر والنتائج أفضل.
قد يكون التحدي الأكبر الذي يواجهك، هو كيفية وضع استراتيجية عمل عن بعد واضحة ومحفزة، ولعل أفضلها تتمثل بالاعتماد على برامج الدردشة الجماعية التي تجمع الموظفين، إضافةً إلى الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت؛ لتساعدك في تعزيز روح التعاون بين الموظفين.
8. الاهتمام بملاحظات الموظفين
يحتاج أصحاب الشركات دومًا إلى تعليقات وملاحظات أعضاء فرق العمل من الموظفين على آلية العمل وسيره، لأن الموظفين هم أساس العملية الإنتاجية وبدون فهم احتياجاتهم بدقة، لن يكونوا منتجين. تتحقق رفع كفاءة الموظفين عن بعد عند الاهتمام بهذه الاحتياجات والعمل على تلبيتها، ومن أفضل الاستراتيجيات المتبعة، إرسال استطلاع رأي نصف سنوي على سبيل المثال لمراقبة الأداء الذي يضمن لك اتخاذ تعديلات سريعة عند الحاجة.
9. تحديد أوقات العمل بوضوح
يخشى الموظفون عن بعد رهبة التواجد، ويعتقدون أنهم بحاجة إلى أن يكونوا مستعدين في جميع الأوقات. لذلك من الضروري تفعيل الالتزام بساعات العمل المحددة وتجنب فرض العمل لوقت إضافي، إلا إن وجدت حاجة ماسة لذلك. فالعمل عن بعد سواء من المنزل أو مساحات العمل المشتركة، لا يعني أن الموظفين متاحين دائمًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني وتتبعها.
تتطلب إدارة العمل عن بعد خلق ثقافة قائمة على التوافق واحترام وقت الموظف وحدوده، إذ إن اهتمامك بتوضيح ضرورة جدولة مواعيد العمل وتحديد الإجازات الشهرية والسنوية، يضمن احترام الموظفين لساعات العمل، ومعرفة الأوقات المناسبة للتواصل معهم، وبذلك لن تحتاج للتواصل معهم خارج الأوقات الموضحة من قِبلهم.
10. إعداد ملتقى سنوي للشركة
لتتمكن من رفع كفاءة الموظفين العاملين عن بعد، عليك تعزيز شعورهم بالانتماء، وهذا لا يحدث إلا بالاجتماعات واللقاءات المباشرة بين جميع الموظفين على مستوى الأقسام والمراكز القيادية. لذلك من الجيد الاهتمام بإعداد ملتقى سنوي للشركة يُمكّن الموظفين من الالتقاء والتفاعل، ما يساهم في توطيد العلاقات بينهم وتعزيز انسجامهم في بيئة العمل الافتراضية، ما ينعكس على زيادة الإنتاجية ورفع جودة العمل.
ختامًا، إذا كنت من أصحاب الشركات التي تعمل عن بعد، فإن اتباع الاستراتيجيات السابقة مع التطبيق الصحيح لها، يمكّنك من رفع قدرة الموظفين العاملين عن بعد لديك، وهذا بدوره يساهم في زيادة الإنتاجية المرجوة.
تم النشر في: نوفمبر 2022
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | الإنتاجية، تأهيل الموظفين الجدد
