أدوات تساعد في التوظيف عن بعد

عندما بدأت شركة Automattic ،التي تقف وراء موقع المدونة الشهير وورد برس باعتماد نمط التوظيف عن بعد عام 2014 قررت الاحتفاظ بمكتبها الرئيسي في سان فرانسيسكو ليستقبل بعض الموظفين الذين ربما سيرغبون في العمل في المكتب، في يونيو 2017 أعلنت شركة أتوماتيك التي يبلغ عدد موظفيها أزيد من 700 موظف يتوزعون عبر 50 دولة بما فيها الولايات المتحدة، أنها أغلقت مكتبها الرئيسي في سان فرانسيسكو بشكل نهائي لأن أحدا من الموظفين لم يعد يقصد المكتب.

يبدو أنّ مشهد التوظيف عن بعد أصبح أكثر شيوعا، إذ يعمل 70٪ من الأشخاص عن بعد على مستوى العالم على الأقل مرة واحدة في الأسبوع، بحسب دراسة، ووفقا لمقال في مجلة “سيلكون ريبابليك” Silicon Republic، فإن العمل عن بعد سوف ينافس المكاتب الثابتة بحلول عام 2025.

التوظيف عن بعد، يحافظ على درجات عليا من التحفيز والإنتاجية لدى الموظفين إضافة إلى إمكانية الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الاجتماعية، كما أن الموظفين عن بعد يقدمون عائدا استثماريا أكبر، مقارنة بزملائهم في مكاتب العمل المشتركة، يمكن للشركات الاستفادة الكاملة من مزايا التوظيف عن بعد ولكن هذا النمط من العمل لا يخلو  من بعض التحديات.

تحتاج للتواصل الدائم مع الأشخاص الذين ستختارهم للعمل معك من أماكن متفرقة عبر العالم، من المقاهي، مساحات العمل المشتركة.. وغيرها، وتحقيق ذلك يتطلب استخدام حزمة من الأدوات والتطبيقات التي يمكن أن تساعد على العمل عن بعد بشكل أفضل وأكثر ذكاءً، لتسهيل التعاون وأداء المهام من أي مكان، إليك أهم 10 أدوات وتطبيقات تستخدمها الشركات التي تعتمد التوظيف عن بعد:

1- جوجل درايف Google Drive

خدمة تخزين سحابي ومزامنة للمحتوى، تسمح للمستخدمين بإنشاء وتعديل وتخزين الملفات المكتبية على خوادم  جوجل التي تضمن أمن الملفات فيها وعدم الوصول إليها إلا من قبل مالك الملف أو من يخوله، ومزامنة الملفات عبر الأجهزة، ومشاركة الملفات تمكنك الخدمة من إنشاء مجلدات مشتركة مع الموظفين الذين يعملون عن بعد، سواء كان من خلال هاتف أو جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول، يمكن الوصول إلى هذه المستندات في أي مكان باستخدام الإنترنت.

2- Dropbox دروب بوكس

خدمة استضافة توفر التخزين السحابي، وتزامن الملفات، يسمح Dropbox لأصحاب الأعمال بمشاركة المستندات والصور ومقاطع الفيديو وغير ذلك في موقع مركزي، مع موظفيهم عن بعد ، من خلال إنشاء مجلد خاص على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم، ثم يتم مزامنة محتوياته إلى خوادم دروب بوكس وإلى أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى التي قام المستخدم بتثبيت دروب بوكس عليها، مع الحفاظ على تحديث الملفات نفسها على جميع الأجهزة.

يتم تقديم حساب مجاني للمستخدمين مع حجم تخزين محدد على دروب بوكس، مع توفر الاشتراكات المدفوعة التي توفر المزيد من السعة والميزات الإضافية.

3- TeamViewer

TeamViewer

برنامج TeamViewer هو برنامج كمبيوتر خاص للتحكم عن بعد، ومشاركة سطح المكتب، والاجتماعات عبر الإنترنت، وعقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت ونقل الملفات بين أجهزة الكمبيوتر، للاستخدام التجاري يمكن الحصول على مجموعة من التراخيص للأعمال، متاحة مع مجموعات ميزات مختلفة، يستخدم هذا البرنامج 90٪ من الشركات المدرجة في قائمة فورتشن 500، حيث تقوم تلك الشركات بالاعتماد على برنامج TeamViewer  كخيار لجمع زملائهم عن بعد عبر جميع المنصات وجميع الأجهزة.

4- سلاك Slack

واحدٌ من التطبيقات الأكثر شعبية الذي تستخدمه الشركات الناشئة التي تعتمد نمط التوظيف عن بعد، والفرق التي تعمل عن بعد للبقاء على اتصال، يوفر سلاك خيارات متعددة للموظفين، ويسعى لخلق تجربة قوية خالية من التشتت، وقد أصبح بسرعة أداة واقعية، وهو مزيج افتراضي من مكتب العمل، وقاعة الاجتماعات، وغرفة الدردشة..، يمكّن أصحاب الأعمال من إنشاء قنوات اتصال مختلفة، إذا كنت تعمل عن بعد مع عدد كبير من الأشخاص يمكنك إنشاء قناة لكل فريق على حدا، أشار استطلاع عام 2015 إلى أن الفرق التي تستخدم تطبيق Slack قد حققت بعض الفوائد الكبيرة من بينها:

  •   زيادة بنسبة 32٪ في إنتاجية الفريق.
  • تخفيض بنسبة 48.6٪ في استخدام البريد الإلكتروني.
  • تخفيض بنسبة 25.1٪ في الاجتماعات.

5- موقع بعيد

بعيد هو إحدى مشاريع شركة حسوب، موقع متخصص في التوظيف عن بعد، يمكّن المستخدمين من إضافة والبحث عن وظائف عن بعد، يساعد أصحاب الأعمال ممن يرغبون بتوظيف أفضل الخبرات المحلية والعالمية على تجاوز الحواجز الجغرافية لتطوير أعمالهم واستقطاب الكفاءات في مختلف المجالات ومن مختلف البلدان، ويُمكّن الباحثين عن فرص عمل من العمل في البيئة التي تناسبهم دون الحاجة للتقيد بالذهاب لمكتب الشركة يوميًا وتحمّل أعباء العمل التقليدي، ودون التقيد بالفرص المحدودة في محيطهم المحلي أو الاضطرار للسفر والاغتراب.

6- Asana

أسانا هو تطبيق هاتف وويب مصمم ليساعد فرق العمل عن بعد على تنظيم وإدارة العمل والمشاريع بشكل يومي، يسهل التطبيق الاتصال الجماعي والتعاون، ويمكن استخدام التطبيق أصحاب المشاريع من إنشاء مشاريع ومهام ضمن تلك المشاريع، ومتابعة تقدم تلك المهام على مختلف المستعرضات والأجهزة الذكية، يمكنهم بعد ذلك إضافة أعضاء الفريق إلى المشاريع والمهام ومشاركة الملفات والتواصل معهم، يسمح أسانا للموظفين بإدارة مساحة العمل الخاصة بهم، وتحديد أولويات المهام وتنظيمها بالطريقة التي يرونها ضرورية ، وتحميل الملفات ، وتفويض المهام ، وأخيرًا تقديم تقارير بطريقة نظيفة ودقيقة.

7- Trello

يعتبر تريللو من التطبيقات الرائدة لإدارة المشاريع والمهام، حصل عام 2017 على جائزة أفضل تطبيق لإدارة المشاريع، يمكن استخدام التطبيق بشكل شخصي، أو لإدارة مهام الفرق التي تعمل عن بعد،

يستخدم Trello مفهوم اللوحات (التي تتوافق مع المشاريع) وداخل كل لوحة توجد بطاقات (تمثل المهام، تحتوي البطاقات على قوائم يمكن استخدامها لتعقب تقدم المشروع أو تصنيف الأشياء ببساطة، يمكن لأعضاء الفريق مناقشة مشروع أو مهمة في الوقت الفعلي، فهو يبقي الجميع على اطلاع من خلال جدول المهام وسجل النشاط وإشعارات البريد الإلكتروني، يمكن بسهولة إضافة أعضاءٍ إلى اللوحة حيث يكون لديهم حرية مناقشة الأفكار الواردة في البطاقات.

يعتبرTrello واحدا من أكثر أنظمة إدارة المشاريع والتعاون استقطابا للشركة التي تفضل التوظيف عن بعد في السوق.

8- Twist

أداة تواصل جماعي جعلت الدردشة الجماعية في العمل عن بعد أسهل بكثير، وأكثر تنظيما وإنتاجية،  هو بديل غير متزامن لتطبيقات الدردشة الجماعية المجهدة غير المنظمة، فبدلاً من تدفق لا نهاية له لرسائل الدردشة، يقوم Twist بتفكيك جميع المحادثات إلى سلاسل منتظمة، يمكن إضافة قنوات  تمامًا كما تفعل في تطبيق Slack أو تطبيقات الدردشة الأخرى، لتنظيم المحادثات حسب الفريق أو الموضوع، وبدلاً من مربع الدردشة لبدء التحدث بمجرد بدء قناة ، يُظهر Twist زر لبدء سلسلة رسائل جديدة.

9- Everhour

برنامج لتتبع الوقت، يسمح Everhour للموظفين بالحفاظ على سجل من مقدار الوقت الذي يقضونه في القيام بمهام أو مشاريع محددة، يسهّل إدارة أوقات الفرق التي يعمل عن بعد، إما من خلال استخدامه بمفرده أو بدمجه مع برامج متعددة مثل مثل Asana أو Basecamp أو Trello أو Jira.، وبهذه الطريقة يتم إدخال مباشرة في الواجهة ولا تحتاج للتبديل بين التطبيقات المتعددة لتتبع الوقت، بل يمكنك معرفة الوقت الحقيقي والدقيق بالتزامن مع عملك بتطبيقات أخرى.

 تقدم هذه الأداة مجموعة من الميزات لإدارة المشاريع بسلاسة، مثل الموازنة، تخطيط الموارد، تتبع النفقات، التقارير.. وغيرها.

10- باي بال paypal

باي بال Paypal هو أفضل وسيلة آمنة لتحويل الرواتب لموظفيك الذين يعملون عن بعد موزعين عبر عشرات الدول والمدن في العالم، وهو نظام دفع عبر الإنترنت في جميع أنحاء العالم يدعم عمليات تحويل الأموال عبر الإنترنت ويعمل كبديل إلكتروني للطرق الورقية التقليدية مثل الشيكات والحوالات المالية، يمكنك حتى ربطه بالطاقات الائتمانية لعمليات تحويل أكثر سلاسة ومرونة.

تُفرج التكنولوجيا على الدوام عن تطبيقات وبرامج وأدوات جديدة تسهل أكثر العمل عن بعد، وتمنح فرصا للشركات التي ترغب في التوظيف عن بعد للتواصل والعمل والتعاون بشكل أفضل مع موظفيها عبر العالم، ما هي التطبيقات التي تستخدمها في التواصل مع موظفيك عن بعد؟

تم النشر في: أدوات، الإنتاجية