واحدة من أعظم قصص النجاح في التوظيف عن بعد هي تجربة شركة الطيران الأمريكية JetBlue التي توظف 1000 شخص يعملون من المنزل أو أثناء تنقلهم، تلقوا أكثر من 10 مليون مكالمة في السنة، منذ بدؤوا العمل بعيدًا عن مراكز الاتصال، لاحظت الإدارة زيادة في الإنتاجية بنسبة 25%، مع معدل دوران موظفين بنسبة 4% فقط، تنقل JetBlue أكثر من 40 مليون عميل سنويًا إلى 101 مدينة في الولايات المتحدة والكاريبي وأمريكا اللاتينية بمعدل 1000 رحلة يومية.

أصبح العمل عن بعد مصدر اهتمام الثقافة الشعبية الغربية منذ بداية التسعينيات.

جدول المحتويات

1. ما هو التوظيف عن بعد
2. إيجابيات التوظيف عن بعد
3. تحديات التوظيف عن بعد
4. خطوات توظيف موظف عن بعد
5. أفضل الممارسات لإدارة الموظفين عن بعد
6. أخطاء ينبغي تجنبها عند التوظيف عن بعد
7. أفضل الأدوات لإدارة الموظفين عن بعد
8. الخصائص التي يجب أن تبحث عنها في الموظفين عن بعد

عندما بدأت شعارات مختلفة تنتشر بهذا الشأن مثل: “العمل شيء نقوم به، وليس مكانًا نذهب إليه”، “العمل هو ما نقوم به، وليس المكان الذي نوجد فيه”، وهكذا بدأت مجموعة من الأنشطة التجارية، والحكومات والمنظمات غير الربحية بالاعتماد على التوظيف عن بعد.

بحسب آخر الإحصائيات فإنّ 16% من الشركات العالمية تسمح لموظفيها بالعمل عن بعد بالكامل، اتسعت ظاهرة التوظيف عن بعد بشكل ملفت خلال السنوات القليلة الماضية ليس بين الشركات الناشئة والصغيرة، التي تطمح لتقليل نفقات التشغيل فقط، بل وبين شركات كبرى كثيرة أيضا، وبين القوى العاملة العالمية، في إحصائيات أخرى: 90٪ من الأشخاص الذين يعملون عن بعد، يخططون للعمل عن بعد لبقية حياتهم المهنية، و94٪ يشجعون الآخرين على إعطاء أنفسهم فرصة لتجربة العمل عن بعد، ويشير تقرير لـ Intuit أنه بحلول عام 2020، سيكون أكثر من 40٪ من القوى العاملة الأمريكية، أو 60 مليون شخصا، مستقلين وعمال مؤقتين.

في هذا المقال سنستعرض بشكل مفصل التوظيف عن بعد كأحد الخيارات الحديثة الأكثر ذكاء وكفاءة في سوق العمل.

نحن في خضم ثورة عمل تعمل على تغيير طريقة عمل المنظمات، والطريقة التي يعيش بها الناس، والطريقة التي نتعامل بها مع بيئتنا، على نحو متزايد، لن يتجه الناس للعمل؛ العمل سيذهب إليهم.

مارك ديكسون – المدير التنفيذي لشركة ريجس

ما هو التوظيف عن بعد؟

هو اتجاه ظهر حديثًا في سوق العمل، يسمح لأصحاب الشركات بتوظيف أشخاص محترفين يعملون خارج بيئة المكاتب التقليدية، من المنزل، أو المقهى، أو الشاطئ، أو مساحات العمل الجماعي… إلخ، ويستند إلى مفهوم أن مهام العمل لا تحتاج إلى القيام بها في مكان محدد ليتم تنفيذها بنجاح، يتواصل الموظف عن بعد مع أصحاب العمل والزملاء والعملاء عبر الهاتف، والبريد الإلكتروني، وغيرها من أدوات التواصل الرقمي وبرامج عقد الاجتماعات.

اقرأ أيضًا: 5 أسباب تشرح لماذا تختار الشركات التوظيف عن بعد

إيجابيات التوظيف عن بعد

صرح مارك ديكسون المدير التنفيذي لشركة ريجس في حديثه عن مزايا العمل عن بعد قائلًا: “يخبرنا رجال الأعمال الذين نتحدث معهم أن الثقة والحرية تلعبان دورًا رئيسيًا في الإدارة عن بُعد، وبمجرد توفر هذه المزايا، فإن الفوائد واضحة للجميع: زيادة الإنتاجية، وتحسين الاحتفاظ بالموظفين، وانخفاض تكاليف التشغيل”

هناك الكثير من الإيجابيات والمزايا التي يتمتع بها أرباب العمل الذين يفضلون التوظيف عن بعد من بينها:

• التوظيف عن بعد يساعد في تحسين عملية التوظيف، وخفض معدل دوران الموظفين في الشركة، وقد كشفت دراسة أجرتها شركة Staples Advantage أن 76٪ من المتعاملين عن بعد كانوا مستعدين للعمل الإضافي وشعروا بأنهم أكثر ولاء لشركتهم مع خيار العمل عن بعد.
•  يُحسّن الروح المعنوية للموظفين، وفقًا لمركز سلون للشيخوخة والعمل في كلية بوسطن، أظهرت دراسة أجريت على أكثر من 19 ألف موظف في تسع شركات مختلفة أن الإجهاد والإرهاق كانا أقل بين العمال الذين يعملون عن بعد.
• العمل عن بعد يحسن الإنتاجية، يعتقد 65٪ من الموظفين بدوام كامل أن جدول العمل عن بُعد سيزيد الإنتاجية، وكشف ثلث المدراء عن زيادة في الإنتاجية الإجمالية لدى موظفيهم العاملين عن بعد، ويقدر أن أرباب العمل في الولايات المتحدة يخسرون 1.8 تريليون دولار سنويًا من نسبة الإنتاجية، بسبب التشتت في مكان العمل، والتنقل المفرط، والمشاكل الصحية لدى العاملين في المكاتب التقليدية.
• يساعد في خفض التكاليف والنفقات، ووفقًا لشركة Aetna، وهي شركة عملاقة في مجال التأمين في أمريكا، فقد تم توفير مساحة مكتبية تبلغ 2.7 مليون قدم مربع، مما أدى إلى توفير 78 مليون دولار أمريكي، كما وأعلنت أمريكان إكسبريس عن نتائج مماثلة من خلال توفير 10-15 مليون دولار سنويًا بفضل سياسات العمل عن بعد، ويُقدر ستيفن لويند من IBC أن تكلفة تدريب شخص ما للعمل في مركز اتصال هي 31 دولار، مقارنة بـ 21 دولارًا لتدريبه على العمل من المنزل.

تحديات التوظيف عن بعد

لا يناسب التوظيف عن بعد كل أنماط العمل، لا يستطيع الجميع القيام بوظائفهم من المنزل، ولكن حتى تلك الشركات التي تُفضّل توظيف أشخاص عن بعد تواجه جملة من التحديات من بينها:

تحديات الاتصال

قد يعمل موظفوك البعيدون من المنزل سواء كان في مدينة واحدة أو منتشرين بين عدة دول ما يجعل التواصل المباشر واليومي وجهًا لوجه أمرًا غير ممكن، ما يتسبب في كثير من الأحيان في صعوبات في نقل المعلومات، وسوء الفهم في أحيان كثيرة، ولكن لحسن الحظ منحت التكنولوجيا العاملين عن بعد حزمة من الأدوات غير المحدودة للتواصل والتعاون مع زملاء العمل، مثل: Join.me وZoom وSkype وGoogle Hangouts… وغيرها كثير لمشاركة الأفكار مع زملاء العمل وحضور الاجتماعات الافتراضية، يتيح Google Drive للموظفين إنشاء مواد عرض ومشاركة المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات التي يتم عرضها بشكل سلس.

المناطق الزمنية المختلفة

إذا كان فريقك الذي يعمل معك عن بعد يوجد في دول مختلفة أو قارات متعددة فمن المؤكد أن مشكل العمل في مناطق زمنية مختلفة يشكل تحديًا كبيرًا، إذا كان لديك موظف في نيويورك سيكون التوقيت لديه 09.00 صباحًا، بينما في لندن ستكون الساعة 14.00، لكن موظفك الذي يعيش في طوكيو سيغطّ في نوم عميق بينما تشير الساعة لديه إلى 23.00، يمكن أن تواجه هذا التحدي من خلال تخصيص عدد من ساعات العمل المتراكبة التي يكون فيها الفريق متواجدًا لإجراء الاجتماعات، أو تبادل المعلومات، على الجانب الآخر يحمل تحدي العمل في مناطق زمنية مختلفة ميزة فريدة لشركتك، إذ سيكون لديك فريق يعمل 24/24 ساعة، وسيكون بإمكانه التواصل طوال اليوم مع العملاء وإيجاد حلّ للمشاكل التي تواجه العمل.

مع Timezone.io يمكنك بسهولة تتبع التوقيت المحلي لأعضاء فريقك العالمي، باستخدام واجهة مستخدم بسيطة ومريحة يمكنك تصور المدن التي يتواجد بها أعضاء فريقك حاليًا ورؤية التوقيت المحلي في هذه المدن بترتيب زمني

تتبع الإنتاجية

إذا كان موظفك يعملون عن بعد فعلى الأرجح لن تتمكن من معرفة ما الذي يفعله في هذا الوقت، أو في أي وقت آخر، وعلى الرغم من أن العمال الذين يعملون عن بعد يتمتعون بإنتاجية عالية مقارنة بنظرائهم في المكاتب التقليدية، إلا أن أصحاب الشركات التي تنتهج سياسات العمل المرن، يمكنهم ببساطة تتبع مدى إنتاجية فرقهم البعيدة من خلال أدوات إدارة المهام والمشاريع.

يمكن أن يساعد أيضًا تحديد الأهداف ومقاييس العمل، والمهام لكل موظف في قياس مدى إنتاجيته، ففي النهاية العاملون عن بعد يفضلون أن يقاس عملهم وفاعليّتهم بالمخرجات وليس بعدد الساعات، أو كمّ الوقت الذي يقضونه في المكتب.

الخطوات العملية لتوظيف موظف عن بعد

التوظيف عن بعد هو فرصة رائعة لأرباب العمل ليس لتقليل التكاليف فقط، بل لاستقطاب مهارات عالمية، ولكن تصميم عملية توظيف الأشخاص عن بعد بشكل فعال لا تتم كما تتم في عملية التوظيف التقليدية، وتخضع لبعض الخطوات المختلفة، لأنك ستعتمد أكثر على وجودك الرقمي للتعرف على المرشحين وتوظيفهم، إليك أهم الخطوات التي يمكن أن تساعدك في عملية التوظيف عن بعد:

قبل التوظيف

• حدد ثقافة الشركة وقيَمها، قبل أن تبدأ بعملية التوظيف ابدأ بتحديد معايير، ورؤيا وقيم وثقافة الشركة التي ستساعد الموظفين على فهم بيئة العمل في المنظمة، والعمل بمرونة كفريق واحد عن بعد.
• حدد المهارات المتخصصة التي ستحتاجها، واكتشف إن كان يمكن العثور عليها محليا، أم ستحتاج لتوظيف أشخاص يسكنون في دول وقارات أخرى.
• ولاتخاذ قرار توظيف صائب، خذ وقتك في البحث عن موظفين سيكون بإمكانهم النجاح في العمل عن بعد، يمتلكون التوجيه الذاتي، الاستقلالية والمبادرة والانضباط، فالعمل عن بعد لا يناسب جميع الموظفين.

وصف الوظيفة

• اختر الوصف الملائم للوظيفة، فالوصف هو جزئية مهمة جدًا في خطوات التوظيف، فهو لن يستقطب الكفاءات الأفضل فقط، بل سيُظهر ثقافة شركتك وأهدافها، لذلك من الضروري أن تتم صياغته بالشكل الذي يليق بالشركة، في وصف الوظيفة، تأكد من أن المهمة يمكن القيام بها من المنزل، استخدم الكلمات التي تشير إلى ذلك مثل: “العمل عن بعد”، العمل من المنزل.. إلخ.

أين يمكن أن تبحث؟

• حدد أفضل الأماكن للإعلان عن الوظائف الشاغرة عن بعد، سواء تلك المنصات المختلفة المتخصصة في توظيف الأشخاص عن بعد مثل موقع بعيد، أو عبر حساباتك الخاصة على الشبكات الاجتماعية، أو في المجتمعات والمنتديات، يمكن أيضًا أن تطلب من معارفك أن يحيلوا الأشخاص الذين يعرفون أنهم يحبون العمل عن بعد والذين يمتلكون الكفاءات التي تحتاجها.

أثناء المقابلة

• استخدم الأدوات المناسبة، في مقابلات توظيف المرشحين عن بعد، ستكون المحادثات عبر الهاتف، أو مكالمات الفيديو هي القنوات الأساسية للاتصال، لذلك تأكد من استخدام الأدوات والتطبيقات المناسبة لتسهيل المقابلة، واحرص أنك قمت بالتأكد من جودة الاتصال، وأنك تطرح الأسئلة المناسبة.

بعد المقابلة

•  حدد أفضل المترشحين الذين تقدموا، ابدأ بتضييق نطاق المتقدمين للوظيفة، يجب التأكيد على أهمية مهارات العمل عن بعد التي يجب أن يمتلكها كل باحث عن عمل، بغض النظر عن مجاله، مثل التنظيم والاستقلالية والدافع الذاتي ومهارات الاتصال الممتازة.

الاختبار

• اختبر المترشح الذي اخترته لفترة محددة، عند اختيار الشخص الذي تعتقد أنه مناسب ليعمل معك عن بعد، امنح نفسك وامنح الموظف فترة لكي تكتشفا إن كان العمل معًا سينجح، اختبر الموظف الجديد لمدة قصيرة من الزمن، بدوام جزئي أو من خلال مشروع مؤقت قبل التعاقد معه على وظيفة بدوام كامل.

من الضروري أن تتذكّر أن امتلاكك لسمعة جيدة بين أرباب العمل عن بعد سيساعدك على جذب الأشخاص المؤهلين والاحتفاظ بهم، وسيسهّل عليك الوصول إلى المرشحين.

أفضل الممارسات لإدارة الموظفين عن بعد

ككل العمليات فإن إدارة موظفين عن بعد لا يشبه أيضًا إدارة موظفين يعملون معك في المكتب وجهًا لوجه، سيتطلب الأمر جهودًا حثيثة لتشجيع الموظفين على الالتزام بقيم العمل المشترك والشعور بالولاء للمنظمة، والمساهمة في تحقيق الأهداف المشتركة، إليك أفضل الممارسات لإدارة موظفيك عن بعد بكفاءة:

• استخدم كل الأدوات والطرق المتاحة لفتح قنوات تواصل دائم بين أعضاء الفريق، ففي بيئة عملية افتراضية يجب أن تتأكد من استمرار التواصل الرسمي وغير الرسمي بين الفريق.
• تأكد أن كل فرد من الفريق يعرف تمام المعرفة، ما هي مهامه، ما هو المتوقع منه، وما هو جدوله الزمني في العمل.
•  نظّم جميع البيانات المهمة، وقم بتصنيفها، وجعلها متاحة لجميع أعضاء الفريق لتسهل عليهم تنفيذ المهام والمشاريع.
• حدد مواعيد نهائية، وأهداف واضحة، وتأكد من أن الجميع ملتزم بتنفيذ العمل، وتسليم المهام في وقتها.
• الاجتماعات الأسبوعية ضرورية لتتبع مهام الفريق وإبقائهم في المسار الصحيح، تعزز الاجتماعات روح الفريق.
• استخدم الأدوات والتطبيقات المناسبة لإدارة الفريق، وتتبع العمل اليومي، وقياس التقدم والإنتاجية، هناك الكثير من أدوات الاتصال، والدردشة وعقد اجتماعات الفيديو، ومتابعة المهام، وإدارة المشاريع ومشاركة الملفات، التي من شأنها أن تسهل العمل عن بعد ضمن فريق، يمكنك الاطلاع على هذا المقال لتعرف المزيد عن أدوات التوظيف عن بعد: أفضل 10 أدوات تساعدك في التوظيف عن بعد
• احرص على بناء ثقافة عمل قوية تتمتع بالشفافية والتواصل المفتوح، أشرك الفريق في وضع أهداف العمل ورؤية الشركة.
• تأكد من تحفيز ومكافأة الموظفين لأن ذلك سيساعد في نمو شركتك، ضع تقييمات أداء منتظمة مع مقاييس واضحة بحيث يمكن للموظفين تحقيق الأداء الجيد الذي يُمكّنهم من الحصول على المكافئات.
• لا بد من العثور على فرص لكي يلتقي فريق عملك وجهًا لوجه، على الأقل مرة في السنة، يمكنك بناء فريق عمل قوي عن بعد، لكن لا غنى لك عن تعزيز العلاقات بين الفريق من خلال عقد اجتماعات سنوية على أرض الواقع.

أخطاء ينبغي تجنبها عند التوظيف عن بعد

استفادت كثير من الشركات من التكيف مع توجه التوظيف عن بعد، ولكن هناك بعض الأخطاء التي من الضروري أن يتجنبها أصحاب العمل لكي تنجح العملية، إليك بعض الأخطاء التي ينبغي تجنبها:

• من الخطأ أن تبدأ بتطبيق التوظيف عن بعد، بينما هذا النموذج من العمل لا يلائم شركتك، بعض الأشخاص ينجذب لفكرة ومزايا العمل عن بعد، ولكن ثقافة شركتهم لا تتلائم مع هذا النمط.
• أن تقوم بتوظيف أشخاص غير ملائمين للعمل عن بعد، فقط لأنك تعرفهم، أو تعرف أحدًا أوصى بهم، اختر أشخاصًا لديهم خبرة في العمل عن بعد، أو يمتلكون مقومات العمل عن بعد.
•  أن توظف أشخاصًا لا يتلاءمون مع ثقافة الشركة، قبل أن توظف أي شخص تأكد كيف سيتلاءم مع ثقافة شركتك
• عدم تأهيل الموظفين أو إطلاعهم على أهداف وتوقعات الشركة، يجب أن تتأكد أن الجميع يتسق مع فكرة واحدة.
• التقليل من أهمية التواصل مع فريقك العامل عن بعد، فالتواصل السيئ واحد من الأسباب الرئيسية للوقوع في الأخطاء.
• تتجاهل اختلاف المناطق الزمنية وطلب ساعات عمل مجهدة من الموظفين الذين يعملون عن بعد، سيتسبب في حصولك على نتائج عشوائية من الموظفين مستائين، ربما من الأفضل أن تجد موظفًا في منطقة زمنية لا تزيد عن ساعتين مختلفين عنك.
•  أن تفرط في الرقابة، فالعاملون عن بعد لديهم رقابة ذاتية ولكن ذلك لا يعني أن تتخلى عن توجيه فريقك، من جهة أخرى لن يكون عليك أن تفرط في مراقبة الموظفين عن بعد، إذا كنت تنفق الكثير من الوقت في توجيه فريقك في كل ثانية، فإنك ستخسر الاستفادة حقًا من مواهبه.
•  أن تهتم بساعات العمل لا بالإنتاجية، تقوم الشركات التي تحتضن العمل عن بعد بالأساس على ثقافة الإنتاجية بدل التركيز على الحجم الساعي، من أكبر الأخطاء التي قد ترتكبها هي أن تركز على الوقت الذي يقضيه الموظف على جهاز الكومبيوتر بدل عدد المهام التي أنجزها.
•  من الخطأ الافتراض بأن الأشخاص الذين يعملون من المنزل، سيكونون دائمًا متصلين ومتاحين.
• من الخطأ الاعتماد على وسائل الاتصال القديمة في العمل مع فريقك عن بعد، الاتصال عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يساعد في كثير من الأحيان ولكن الفريق العامل عن بعد يحتاج إلى أدوات تواصل أكثر حداثة للعمل بفاعلية أكبر، والتواصل الفوري.
• أن تتجاهل أهمية تدريب موظفيك عن بعد، من خلال الدورات أو السماح لهم بحضور المؤتمرات، والندوات، التي تساعدهم على مزيد من التطوير، والنمو الشخصي.
•  أن تتجاهل الإجهاد الذي يعاني منه موظفوك عن بعد بسبب التداخل بين الحياة الخاصة والعمل من المنزل، تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية تشجيع موظفيه على أخذ فترات راحة، والاعتناء الجيد بصحتهم النفسية والجسدية.

أفضل الأدوات لإدارة الموظفين عن بعد

يرتكز العمل عن بعد على التطبيقات، والأدوات والبرامج المختلفة التي تسهل تعاون وتواصل الفريق، فيما يلي أفضل الأدوات التي ستساعد أرباب العمل في إدارة فريق عن بعد:

G Suite

مجموعة أدوات إنتاجية الحوسبة السحابية وأدوات البرمجيات التعاونية والبرمجية المتنوعة المقدمة من جوجل والتي تم إطلاقها أول مرة في 28 آب 2006 باسم “Google Apps، وفقًا لشركة جوجل، تستخدم ما يزيد عن 5 مليون مؤسسة في جميع أنحاء العالم Google Apps؛ بما في ذلك نسبة 60% من شركات فورتشين 500، تضم أدوات جي سويت: جي ميل، Hangouts، Google Drive، إلخ.

Office 365

مجموعة متكاملة من التطبيقات والخدمات والبرامج السحابية مقدمة من طرف مايكروسوفت، وهي مصممة لإدارة الأعمال عن بعد والإنتاجية، على مدار فترة الاشتراك، منها: Outlook وOneDrive وWord وExcel وPowerPoint وOneNote وSharePoint وMicrosoft Teams وYammer.. إلخ. تتضمن أدوات Office 365 تحديثات تلقائية دون أي رسوم إضافية، إذا كنت تريد أن تجرّب حزمة Office 365 قبل الشراء، هناك نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.

Trello

برنامج شهير لإدارة الأعمال والمهام بين الفريق العاملة عن بعد، سهل الاستخدام يمكّن أصحاب الأعمال من إنشاء البطاقات وإسناد المهام للموظفين، ويساعدهم في معرفة مدى تقدم المهمة، يتكامل مع أكثر من 100 أدوات العمل عن بعد الرئيسية الأخرى مثل Google Drive وSlack وJira وغيرها

Zoom

أداة محادثة جماعية عبر الفيديو أو الصوت، بجودة عالية، سهلة الاستخدام، يمكنك مشاركة شاشتك مع الفرق لإجراء مناقشات مشتركة، وإجراء الاجتماعات، والندوات واللقاءات والمراسلات الفورية.

Slack

من أفضل أدوات إدارة فرق العمل عن بعد، يعتبر مساحة عمل افتراضية مشتركة لفرق العمل العاملة عن بعد، يسمح بالتواصل بطريقة سهلة، عن طريق الدردشة، مكالمات صوتية ومكالمات الفيديو، ويسمح بإنشاء قنوات مختلفة لمناقشة مهام العمل بين الفرق المختلفة.

Basecamp

هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع الأكثر فعالية، وهي فعالة في تتبع وضمان الانتهاء الفعال لجميع المشاريع، تتوافر مع 6 أدوات متكاملة أخرى، منها قائمة المهام، المستندات الملفات، الجدول الزمني.. إلخ، لتسهيل حصول أي فريق على معلومات عن أي مشروع في الوقت الفعلي، تسمح لأصحاب الأعمال بمراقبة المهام والمناقشات والمستندات والجداول الزمنية والتعاون والمراحل الرئيسية مباشرةً من خلال لوحة المعلومات.

1Password

عند استخدام هذه الأداة لن تضطر إلى الاحتفاظ بقائمة كلمات المرور، يمكن لهذه الأداة حفظ كل كلمات المرور بنقرة واحدة، يمكنك أنت وفريقك تسجيل الدخول إلى جميع مواقعك بدون أي متاعب تعتبر أداة آمنة ومعقولة التكلفة وسهلة الاستخدام، ومثالية لأي فريق.

Appear.in

يتيح للفرق التي تعمل عن بعد العمل بإنتاجية أكبر، مع سهولة التعاون والدردشة عبر الفيديو أو بالصوت، يتعين على الفرق فقط إنشاء رابط للغرفة ومشاركته لتبدأ الدردشة وإجراء مناقشة بالفيديو أو بالصوت مع الفريق.

Dropbox

هو مساحة عمل، ونظام تخزين سحابي، يقدم ميزات متنوعة لإدارة الموظفين عن بُعد يمكن للعاملين عن بُعد مزامنة المستندات ومشاركتها والتعاون فيما بينهم بسهولة.

الخصائص التي يجب أن تبحث عنها في الموظفين عن بعد

العمل عن بعُد يُغري الكثير من الأشخاص لما فيه من مزايا، ولكن لن يكون الجميع ملائمين للعمل عن بعد، إذ يجب على الأشخاص الذين يعملون عن بعد أن يمتلكوا مجموعة من الخصائص التي قلّما تتوفر في غيرهم، إذا عثرت على موظف يحب العمل عن بعد بهذه المواصفات والخصائص فقد عثرت على الموظف المناسب لشركتك:

• لديهم تحفيز ذاتي: يقومون بأداء مهامهم دون الحاجة إلى من يوجههم، أو يراقبهم، ولديهم قدرة على تحفيز ودفع أنفسهم.
• المهارات التنظيمية: لا يقتصر الأمر على تنظيم ملفات العمل والمستندات والمهام فقط، بل ينبغي أن يكون قادرًا تنظيم وقتهم لإنجاز أكبر قدر ممكن من العمل.
• مهارات تكنولوجية: من الضروري جدًا أن يمتلك الموظف عن بعد مهارات استخدام التكنولوجيا والتطبيقات، وأن يكون مطلعًا على أحدث التوجهات والبرامج التي تساعده في العمل عن بعد.
• مهارات الاتصال: يحتاج الأشخاص الذين يعملون عن بعد لاكتساب مهارات التواصل بشكل ملحّ لتعزيز أواصر الثقة، والتعاون، و التفاعل الاجتماعي.
• العمل الجماعي: أن يعمل الموظفون عن بعد لا يعني أنهم سيستغنون عن العمل الجماعي، التعاونية مهارة محورية جدًا لتعزيز روح الفريق والتعاون مع الزملاء.
• التركيز: يُسبب العمل من المنزل أحيانًا الكثير من الانحراف والتشتت لدى الموظفين عن بعد، لذلك ينبغي أن يكون الموظف قادرًا على التركيز بعيدًا عن مصادر التشتيت مثل: الالتزامات الأسرية، التلفزيون، الهاتف، حتى انحرافات الإنترنت وشبكات التواصل الاجتماعي، وكل شيء آخر في المنزل خلال يوم العمل.
• الحماس: من الضروري أن تختار الموظف الذي تستشعر أنه متحمس لرؤيا شركتك، وقيمها والمهام التي تُسند إليه، لأن الحماس يُبقي شعلة الإنجاز متّقدة لدى موظفيك.
• القدرة على حل المشاكل: من الملح أن توظف أشخاصًا يمكنهم حل المشكلات دون الاضطرار إلى الرجوع إليك كل مرة، فالعمل عن بعد يعني أنك قد لا تكون متاحًا طوال الوقت لمتابعة كل شيء بدقة.
• لديهم استجابة سريعة: من المهم أن يكون الوصول إلى موظفيك الذين يعملون عن بعد سهلًا  خلال يوم العمل، سواء كان ذلك عبر الهاتف أو غيرها من تطبيقات التراسل وإدارة المهام.

في البداية لم تتحمس الكثير من الشركات للتوجه نحو التوظيف عن بعد، كانت لدى أصحاب الأعمال مخاوف بشأن إنتاجية موظفيهم، ومخاوف عن عدم تمكنهم من التواصل معهم، ولكن اتضح يومًا بعد يوم أن السماح للموظفين بالعمل خارج بيئة تقليدية هو في الواقع خيار أفضل للكثير من أصحاب الأعمال وللموظفين على حد سواء، يمكنك أن تقطف ثمار التوظيف عن بعد إذا تمكنت من توظيف الأشخاص المناسبين، وتأكدت أن أسلوب العمل المرن يمكن أن يؤثر إيجابًا على الإبداع والإنتاجية، وأن يكون ثقافة راسخة في الشركة.

يقول “دوغ جاف “نائب رئيس قسم الهندسة في شركة Zapier التي يعمل موظفوها البالغ عددهم 200 موظفا، بالكامل عن بعد، أن “الفرق التي تعمل عن بعد هي مستقبل العمل“، وفقًا لـ ¹Global Workplace Analytics ، نما العمل عن بعد بنسبة 115٪ منذ عام 2005، وهذا أسرع بعشر مرات من نموّ باقي القوى العاملة.

يتقدم التوظيف عن بعد بثبات على مدار العقد الأخير، كخيارٍ شائع وأكثر جدوى للشركات التي تتطلع إلى توفير النفقات المرتفعة، وبناء فريق عالمي، والاستفادة من العديد من الامتيازات، ومع ذلك، فإن التحدي الأكبر الذي يواجه أصحاب تلك الشركات، هو تحقيق النجاح في توظيف الأشخاص المناسبين لأن تلك الخطوة هي  نصف الطريق للنجاح في التوظيف عن بعد، وبالتالي نجاح الشركة.

بالرغم من أن خيار التوظيف عن بعد يبدو جذابا إلا أنه ليس ملائما لجميع الأنشطة التجارية، كما وقد تكون خطوة التوظيف عد بعد صعبة للمرة الأولى، لذا إذا كان العمل مع فريق يعمل عن بعد يتلاءم مع نشاطك التجاري، إذا كنت متحمسا للاستثمار في التوظيف عن بعد، إليك بعض الأمور التي يجب أن تقلق بشأنها وكيف تتخطى ذلك:

1. التوظيف عن بعد؟ من أين سأبدأ؟

قبل أن تبدأ من الضروري أن تتأكد أن نمط التوظيف عن بعد مناسب لشركتك، وأفضل وقت لتبدأ بالتوظيف عن بعد هو مباشرة عند إطلاق شركتك، إذا كانت شركتك قائمة بالفعل وكنت ستنتقل من التوظيف التقليدي إلى التوظيف عن بعد، فيُفترض بهذه الخطوة أن تتم بشكل تدريجي، أو جزئي لكي تضمن عدم استبعاد الموظفين التقليدين الذين لا يرتاحون للعمل عن بعد، عندما يحين وقت إنشاء فريق يعمل عن بعد، تأكّد من الأمور التالية:

• إذا كانت شركتك قائمة بالفعل يمكنك أن تعرض الخطة على موظفيك للسماح لمن يميل منهم للعمل عن بعد، وتأكد أن المرشحين للعمل من منازلهم يفهمون طبيعة هذا العمل وأنه مناسب لهم.
• إذا كنت ستطلق شركة ناشئة فيمكنك الإعلان عن وظائف للعمل عن بعد، في التخصصات التي تحتاجها على منصات التواصل الاجتماعي أو في المجتمعات، أو المنصات المتخصصة في التوظيف عن بعد مثل موقع بعيد.
• خذ وقتًا لتقييم احتياجاتك والخيارات المتاحة أمامك، وتحديد الأشخاص المناسبين الذين يمتلكون المهارات الدقيقة التي تحتاجها، ولا تنس أن توضّح توقعاتك من البداية.
• ابحث عن الأشخاص الذين يمتلكون الخصائص التي تشير إلى قدرتهم على العمل بانضباط والتزام دون إشراف أو توجيه شخصي.
• ابدأ بعدد قليل من الموظفين عن بعد، وبعد قياس النتائج والإنتاجية يمكنك توسيع التجربة إذا سارت الأمور على ما يرام.

2. كيف سينسجم الموظف عن بعد مع ثقافة الشركة؟

دمج الموظفين عن بعد في ثقافة الشركة هو من الأمور المهمة التي تشكل مصدر قلق كبير لأصحاب تلك الشركات، الثقافة في الشركة هي مجموعة من القواعد والسلوكيات المعلنة أو غير المعلنة التي يتقاسمها الموظفون في بيئة العمل، والتي تسمح بالعمل معا بشكل متناغم، وأكثر كفاءة وإنتاجية ورضا، يواجه أرباب العمل عن بعد تحديا كبيرا في تشكيل ثقافة العمل التي تضمن نجاح شركاتهم، فالموظفون يستمتعون أكثر في بيئة العمل التي يتلائمون مع ثقافتها، وقد يغادرون الشركة إذا فشلوا في التأقلم مع ثقافة العمل لديك للبحث عن ثقافة أكثر انسجاما مع معتقداتهم، وستعين عليك البدء بعملية توظيف جديدة.

إذا لم تبدأ في تشكيل الثقافة المناسبة لشركتك وموظفيك بعد، فهناك أنواع كثيرة من ثقافة بيئة العمل التي يمكن أن تختار منها، ولكن الأهم هو أن تتأكد من أن المرشحين الذين ستختارهم يتوافقون مع قيم ومعتقدات وسلوكيات الموجودة داخل شركتك، تشكل مقابلات العمل التي تجريها مع المرشحين الجدد وسيلة فعالة لتقيّم مدى ملائمة واتساق المتقدم مع ثقافة شركتك، إجابات المرشح على الأسئلة التي تطرحها عامل حاسم يساعدك على استكشاف ملائمته للعمل في الشركة.

على سبيل المثال عندما تطرح على الموظف هذا السؤال: (كيف تتصرف إذا واجهتك مشكلة في العمل في ظل غياب المدير؟)، وتكون إجابته: (سأنتظره حتى عودته)، سيتبين لك أن الموظف من ذلك النوع الذي يريد أن يتم إخباره بكل ما يجب فعله، وهو من النوع الذي لن يُحقّق أداءً جيدا في شركة تتبنى “ثقافة الاستقلالية والتمكين”، التي تسمح للموظفين  بالابتكار في التخطيط وتنفيذ المشاريع، والبحث عن حلولٍ للمشاكل بأنفسهم.

سألت منظمة “مجلس رواد الأعمال الشباب” (YEC) روّاد الأعمال الذين يميلون للتوظيف عن بعد عن طرق تعزيز ثقافة الشركة لدى العاملين عن بعد، فأجابت سارة روز هاركوس المدير التنفيذي لـ Dmanna، بأنها “تستثمر في ثقافة الشركة”، وأضافت:” هناك شيئان ساعدا  على التقريب بين الموظفين عن بعد، وموظفي المكاتب،  الأول هو Slack ، والتي نستخدمه كأداة اتصالنا اليومية الأساسية، نحن نجري محادثات فريقنا في القنوات العامة بحيث يمكن لأي شخص أن يكون في الصورة، سواء كان في المكتب أو في جاكرتا، الشيء الثاني الذي نجح في سد الفجوة بين الموظفين في المكتب والموظفين عن بعد، هو تنظيم مناسبات خاصة لبناء الفريق، حيث نستقبل موظفينا الذين يعملون عن بعد في المدينة في المناسبات على مدار العام وندفع تكاليف سفرهم، وهو أمر يستحق كل هذا العناء، فالصداقة الحميمة التي تم تطويرها من هذه الزيارات القليلة في السنة لا تقدر بثمن وتساعد على بناء العلاقات التي من شأنها أن تجلب قيمة للشركة لسنواتٍ قادمة.”

خيار التوظيف عن بعد يتطلّب في كثير من الأحيان أن تسمح للموظفين بالشعور بالاستقلالية والثقة للحفاظ على تماسك ثقافة الشركة، من الضروري قبل ذلك أن تختار الموظفين الجدد الذين يمكنهم التكيف بسرعة والاندماج بسلاسة مع ثقافة شركة يعمل موظفوها عن بعد، ويحافظون على مستويات الإنتاجية، ويدعمون أهداف العمل بتفاني.

3. هل لديّ آليات التواصل اللازمة

التوظيف عن بعد يحسّن فُرص الشركة في جذب الأفضل والأذكى من المواهب العالمية، ولكن إذا اخترت التوظيف عن بعد فأنت بالتأكيد تدرك أنك لن تلتقي موظفيك وجه لوجه يوميا، و لن يكون لديك مكتب في مساحة جغرافية واحدة تسمح لك بالحديث معهم كل يوم عن المشاريع التي تعملون عليها، لذلك ستكون العلاقة بينك وبين موظفيك البعيدين مختلفة عن أي علاقة عمل سبق لك مواجهتها، وسيكون عليك أن تقلق بشأن بناء آليات وسياسات تواصل مفتوح بينك وبين موظفيك البعيدين، الاتصال الجيد في منظمة تختار التوظيف عن بعد، هو واحد من الركائز الأساسية للنجاح، كونه عامل بالغ الأهمية لضمان الإنتاجية والكفاءة، يساعد في إرساء الثقة، وبناء علاقات عمل قوية بين الزملاء.

بصفتك صاحب الشركة سيتعين عليك تحديد المعيار المناسب للتواصل، من المهم أن تكون سباقًا لبناء هذه العملية الحيوية، لجعل الاتصال فعالًا وسهلًا، اختر التواصل باستخدام الطرق الصحيحة في الوقت المناسب،  ستحتاج إلى استثمار التكنولوجيا المتاحة لصالحك، من أجل التواصل، وإيجاد حلول لإدارة المشاريع، ومتابعة تنفيذ المهام، وإدارة العلاقة مع الموظفين.

هناك جملة من الأدوات المختلفة التي يمكن أن تسهل عمليات التواصل مع الموظفين الذين يعملون عن بعد، إذا كانت المكالمات الهاتفية، الرسائل النصية، أو البريد الإلكتروني غير كافية يمكنك إجراء محادثات فيديو عن طريق: WebEx، Join.me، أو  Skype… وغيرها كثير، وتسمح خدمة جوجل درايف Google Driveو/ أو Dropbox دروب بوكس بمشاركة المستندات والصور ومقاطع الفيديو وغير ذلك مع الفريق، يمكنك أن تعرف المزيد عن أدوات التواصل، وإدارة المهام والمشاريع وغيرها كثير من الأدوات في هذا المقال: أفضل 10 أدوات تساعدك في التوظيف عن بعد

4. هل هناك طريقة فعالة لقياس إنتاجية الفريق؟

الأشخاص الذين يعملون عن بعد هم الأكثر إنتاجية استنادا لعديد من الإحصائيات، وفقا لمخطط معلومات مستندة إلى بيانات من SurePayroll ، وهي شركة تقدم خدمات كشوف المرتبات على شبكة الإنترنت للشركات الصغيرة، قال 86% ممن شملهم الاستطلاع إنهم يفضلون العمل بمفردهم “لتحقيق أقصى إنتاجية”، وأكثر من ذلك، فإن ثلثي المدراء يقولون إن الموظفين الذين يعملون عن بعد يزيدون إنتاجيتهم الإجمالية.

مع أن الموظفين الذين يعملون عن بعد يتمتعون بإنتاجية عالية، إلا أن الأمر الذي قد يقلقك هو كيف ستتمكن من قياس مدى إنتاجية موظفيك الذين يعملون عن بعد، ربما تتساءل حول الطرق المناسبة لكي تتمكن من معرفة إذا ما كان موظفوك يقومون بما يتوجب عليهم القيام بهم أينما كانوا.

تختلف أساليب قياس إنتاجية الموظفين الذين يعملون عن بعد بحسب ثقافة الشركة، بعض الشركات تسمح لفرق بتحديد الأهداف الخاصة والعمل على تحقيقها، ويتم قياس الإنتاجية بناءً على النتائج وليس على عدد الساعات، شركات أخرى تقوم بتحديد الأهداف والمواعيد النهائية لتسليم المهام، وبعض مدراء الشركات يقيسون إنتاجية الموظفين البعيدين من خلال تحليل عدد المهام التي نجح الفريق في تنفيذها، والبعض الآخر يركز أكثر على الأولويات ويتم قياس الإنتاجية من خلال مدى التقدم الذي يحققه الفريق بشأن تلك الأولويات في إطار زمني معين.

يمكنك أن تختار أو تبتكر الطريقة المناسبة للشركة والفعالة لقياس إنتاجية فريقك، ولكن تأكد أولا أن الموظفين يفهمون أهداف الشركة، وأن كل واحد منهم يفهم ما هو دوره بالتحديد في تحقيق تلك الأهداف، وأن تمنحهم الثقة اللازمة لأداء أدوارهم بفعالية أكبر.

المصادر: (1)

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، أصبح التوظيف عن بعد موردًا لا يقدر بثمن لاستقطاب مواهب وكفاءات رفيعة المستوى محليا ووطنيا وحتى عالميا؛ من الأشخاص الذين يحبون العمل عن بعد بشكل كامل أو على أساس مؤقت،  تسمح كثير من الشركات مثل: حسوب و Invision  و Stack  Overflow  و Toptal و Zapier بوجود قوى عاملة تعمل عن بعد تمامًا، وبدأت العديد من المنظمات الأخرى تدرك قيمة ومزايا التوظيف عن بعد ولكن أصحاب الأعمال الذين يُفضلون هذا النمط من العمل من الضروري أن يمتلكوا مجموعة من المهارات اللازمة لتوظيف وبناء وإدارة مجموعة من الموظفين الذين يعملون عن بعد، والتي من  شأنها مساعدة كل رائد أعمال في أن يصبح أكثر نجاحًا في عمله، إليك أهم المهارات التي تحتاجها لذلك.

1- مهارات الاتصال

دائما تتصدر مهارات التواصل أي مهارات أخرى يمكن أن يتعلمها الإنسان، وخصوصا رواد الأعمال، يعتبر العديد من الخبراء والمتخصصين أن التواصل هو أهم مهارة يمكن أن يتعلمها رائد الأعمال، يمكن أن ينتقل النشاط التجاري مباشرة من جيد إلى سيء إذا كان رائد الأعمال يفتقر إلى مهارات الاتصال والعكس، وفي حالة العمل عن بعد يصبح التواصل ضرورة حتمية أكثر من أي وقت مضى، فآليات التواصل هنا تختلف عن التواصل المباشر، يمكن التواصل مع الموظفين عن بعد من خلال الدردشة، مكالمات الهاتف، التسجيلات الصوتية، مكالمات الفيديو في ظل غياب التواصل الجسدي المباشر ، لذلك  من الضروري أن يتعلم كل رائد أعمال يميل إلى توظيف الأشخاص عن بعد كيف يمكنه بناء مهارات التواصل الفعال من خلال تلك الأدوات، وأن يختار أداة التواصل القوية التي تناسب كل فرد من الفريق.

لتحسين نتائج الاتصال  من الضروري أن تسأل عن ردود فعل صادقة، لأن تلقي آراء صادقة من مدراء الفرق أو أعضاء فريقك أمر بالغ الأهمية لبناء ثقافة الشركة، إذا كنت تلتمس بانتظام ردود فعل الصادقة من الأشخاص الذين يعملون معك عن بعد، سوف تتمكن من اكتشاف طرق لتحسين أداء الشركة وإدارة الفريق بشكل جيّد.

2- المهارات التقنية

يرتكز العمل عن بعد بالأساس على التكنولوجيا، بفضل التكنولوجيا، يمكن إدارة النشاط التجاري من أي مكان، لذلك سيحتاج أصحاب الشركات التي تُشجع العمل عن بعد إلى امتلاك الخبرة التقنية اللازمة لإدارة الموظفين وتوجيههم بكفاءة، بغض النظر عن مهارات استخدام الكومبيوتر والأجهزة الذكية؛ يُشكّل استخدام الآليات والتطبيقات والأدوات والبرامج التقنية اللازمة أمرا حاسمًا وبالغ الأهمية في بناء وإدارة الفرق التي تعمل عن بعد.

من بين المهارات التي ينبغي على مدراء فرق العمل عن بعد تعلمها: مهارات استخدام البريد الإلكتروني، وإدارة الحسابات على شبكات التواصل الاجتماعي، واستخدام تطبيقات التراسل والاجتماعات، واستخدام تطبيقات وبرامج إدارة المشاريع والمهام والفرق البعيدة، ومهارات البحث.. إلخ.

إضافة إلى كل تلك المهارات وحتى وإن كنت ستستعين بفريق من الضروري أن تكون على معرفة ببعض المهارات التقنية الأخرى العامة مثل تحسين محركات البحث، التسويق بالمحتوى، التسويق الإلكتروني.. وغيرها من بعض المعرفة التي تُمكّنك من متابعة مهام الفريق بسهولة.

3- مهارات التوظيف

لتتمكن من اختيار الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في تحقيق أهدافك، ستحتاج إلى القدرة على تحديد الموظفين المناسبين، بالنسبة لرائد أعمال يريد اختيار موظفين عن بعد لا بد أن يتحلى بالانتقائية والذكاء والمنهجية عند البحث عن تلك المواهب، فالعثور عن الأشخاص المناسبين الذين يفضلون العمل عن بعد بالتأكيد ليس بالأمر السهل، توفر بعض المنصات مثل موقع بعيد على أصحاب الأعمال مشقّة العثور على المواهب والكفاءات من أي مكان.

في تجربة حسوب في التوظيف عن بعد مثلا يقول محمود الآغا مدير الموارد البشرية: “يهمّنا في حسوب أن تتناسب مهارات الموظف مع المنصب الوظيفي الذي يشغله في الشركة، وإيمان كل موظف بالدور الوظيفي الذي يقوم به سيعزز السعادة الوظيفية لديه وحبه للعمل.”

في لقاءاته مع المرشحين لنيل وظائف جديدة في حسوب يحرص مدير الموارد البشرية على تبيان طبيعة بيئة العمل في حسوب، باعتبارها بيئة تتميز بمستوى من التنافسية ويتصف العاملون فيها بمواصفات ومعايير تتلاءم مع طبيعة الشركة، ويضيف مدير الموارد البشرية في حسوب: “العمل عن بعد لا يناسب الجميع ولكنه يستقطب آخرين كثيرين، لذلك تحرص الشركة على اختيار أشخاص لديهم القدرة على مواجهة التحديات وتخطي العقبات، ومرشحين يريدون العمل عن بعد، كما ويتم اختيار الأشخاص الذين يتميزون بالكفاءة العالية، ويمتلكون حس المسؤولية وحب الإبداع ومن ثمة منحهم الثقة والحرية للابتكار ولاتخاذ القرارات المناسبة في العمل، ما يترتب عنه تطور سريع في العمل يتخطى أن تعقيد في المستقبل..

إذا كنت ستعتمد على نمط التوظيف عن بعد في شركتك من الضروري أيضًا أن تتوقع احتياجات التوظيف المستقبلية وأن تحرص على إنشاء مجموعة مستدامة من المرشحين المحتملين.

4- التنسيق عبر مناطق زمنية مختلفة

إذا كنت ستعتمد على فريق يعمل عن بعد، فستواجه عقبة المناطق الزمنية المختلفة، وهو من أكبر التحديات التي تواجه الفرق التي تعمل عن بعد، ربما ستتعاقد مع موظف من المغرب، وآخر من مصر، وموظف يسكن في نيويورك، أو في الهند.. إلخ، سيتعين عليك العمل على تجاوز تلك العقبة من خلال العديد من الاستراتيجيات التي من أهمها:

• تعزيز الاتصال داخل الشركة وجدولة اجتماعات يومية عندما يكون الجميع متاحا لمعرفة خططهم اليومية.
• إبقاءهم على اطلاع بالمستجدات جميعها باستخدام أدوات التواصل المختلفة: مكالمات، اجتماعات الفيديو، الدردشة أو من خلال عديد من تطبيقات إدارة الفرق.
• استخدم أدوات وتطبيقات تتبع المهام وإدارة المشاريع عبر الإنترنت التي تمكن الفريق من العمل بشكل متسق دون الحاجة إلى أن يكون هناك توقيت عمل واحد جماعي ثابت.
• الاعتماد على الاتصال غير المتزامن، ما يعني أنه إذا ظهرت مشكلة لموظف من الموظفين، يمكن حلها إما عن طريق ترك الرسائل (عبر Slack أو البريد الإلكتروني) أو مزامنة وقتهم مع من يحتاجون للتحدث معه لساعتين في اليوم، على سبيل المثال تحرص شركة حسوب على الحفاظ على تراكب 3-4 ساعات عمل بين الموظفين كحد أدنى حيث يكون الفريق كله متواجدا، وفي توقيت يسمح للموظفين بالتواصل دون مواجهة أي عوائق  وذلك لتسهيل التفاعل وتجنب التأخير وبطء العمل بالإضافة إلى تعزيز قيم العمل الجماعي.
• من الضروري أن تمنح فريقك بعض الوقت للتعود على الاختلاف الزمني، وأن تحرص على بناء علاقة مع أعضاء الفريق الذين يمتلكون العقليات المختلفة، وتعزيز التعاون بينهم رغم الثقافات المختلفة.

لم تعد المناطق الزمنية والحدود تشكّل قيودًا فيما يخص مسألة التوظيف عن بعد،  لقد أصبح العالم بأكمله متاحًا لأصحاب الأعمال  لتوظيف أفضل الكفاءات من أي منطقة جغرافية، إذا كانوا يمتلكون المهارات اللازمة لفعل ذلك بشكل مثالي، بالرغم من أنك ستحتاج إلى مهارات أخرى لبناء وإدارة فريق عن بعد إضافة إلى تلك المذكورة أعلاه مثل: إدارة الوقت، التنظيم، إدارة الصراعات…. إلخ، إلا أن أهم المهارات التي يمكن أن تتعلمها كرائد أعمال يُفضِّل نمط العمل عن بعد هي القدرة على تعلم  واكتساب مهارات جديدة كل مرة، لإدارة أعمالك بفاعلية أكبر، ولتكون أعمالك أقل عرضة لخطر الفشل.

الكاتب: منجية إبراهيم

عندما بدأت شركة Automattic ،التي تقف وراء موقع المدونة الشهير وورد برس باعتماد نمط التوظيف عن بعد عام 2014 قررت الاحتفاظ بمكتبها الرئيسي في سان فرانسيسكو ليستقبل بعض الموظفين الذين ربما سيرغبون في العمل في المكتب، في يونيو 2017 أعلنت شركة أتوماتيك التي يبلغ عدد موظفيها أزيد من 700 موظف يتوزعون عبر 50 دولة بما فيها الولايات المتحدة، أنها أغلقت مكتبها الرئيسي في سان فرانسيسكو بشكل نهائي لأن أحدا من الموظفين لم يعد يقصد المكتب.

يبدو أنّ مشهد التوظيف عن بعد أصبح أكثر شيوعًا، إذ يعمل 70٪ من الأشخاص عن بعد على مستوى العالم على الأقل مرة واحدة في الأسبوع، بحسب دراسة، ووفقا لمقال في مجلة “سيلكون ريبابليك” Silicon Republic، فإن العمل عن بعد سوف ينافس المكاتب الثابتة بحلول عام 2025.

التوظيف عن بعد، يحافظ على درجات عليا من التحفيز والإنتاجية لدى الموظفين إضافة إلى إمكانية الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الاجتماعية، كما أن الموظفين عن بعد يقدمون عائدا استثماريا أكبر، مقارنة بزملائهم في مكاتب العمل المشتركة، يمكن للشركات الاستفادة الكاملة من مزايا التوظيف عن بعد ولكن هذا النمط من العمل لا يخلو من بعض التحديات.

تحتاج للتواصل الدائم مع الأشخاص الذين ستختارهم للعمل معك من أماكن متفرقة عبر العالم، من المقاهي، مساحات العمل المشتركة.. وغيرها، وتحقيق ذلك يتطلب استخدام حزمة من الأدوات والتطبيقات التي يمكن أن تساعد على العمل عن بعد بشكل أفضل وأكثر ذكاءً، لتسهيل التعاون وأداء المهام من أي مكان، إليك أهم 10 أدوات وتطبيقات تستخدمها الشركات التي تعتمد التوظيف عن بعد:

1. جوجل درايف Google Drive

خدمة تخزين سحابي ومزامنة للمحتوى، تسمح للمستخدمين بإنشاء وتعديل وتخزين الملفات المكتبية على خوادم جوجل التي تضمن أمن الملفات فيها وعدم الوصول إليها إلا من قبل مالك الملف أو من يخوله، ومزامنة الملفات عبر الأجهزة، ومشاركة الملفات تمكنك الخدمة من إنشاء مجلدات مشتركة مع الموظفين الذين يعملون عن بعد، سواء كان من خلال هاتف أو جهاز لوحي أو كمبيوتر محمول، يمكن الوصول إلى هذه المستندات في أي مكان باستخدام الإنترنت.

2. Dropbox دروب بوكس

خدمة استضافة توفر التخزين السحابي، وتزامن الملفات، يسمح Dropbox لأصحاب الأعمال بمشاركة المستندات والصور ومقاطع الفيديو وغير ذلك في موقع مركزي، مع موظفيهم عن بعد، من خلال إنشاء مجلد خاص على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم، ثم يتم مزامنة محتوياته إلى خوادم دروب بوكس وإلى أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى التي قام المستخدم بتثبيت دروب بوكس عليها، مع الحفاظ على تحديث الملفات نفسها على جميع الأجهزة.

يتم تقديم حساب مجاني للمستخدمين مع حجم تخزين محدد على دروب بوكس، مع توفر الاشتراكات المدفوعة التي توفر المزيد من السعة والميزات الإضافية.

3. TeamViewer

برنامج TeamViewer هو برنامج كمبيوتر خاص للتحكم عن بعد، ومشاركة سطح المكتب، والاجتماعات عبر الإنترنت، وعقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت ونقل الملفات بين أجهزة الكمبيوتر، للاستخدام التجاري يمكن الحصول على مجموعة من التراخيص للأعمال، متاحة مع مجموعات ميزات مختلفة، يستخدم هذا البرنامج 90٪ من الشركات المدرجة في قائمة فورتشن 500، حيث تقوم تلك الشركات بالاعتماد على برنامج TeamViewer  كخيار لجمع زملائهم عن بعد عبر جميع المنصات وجميع الأجهزة.

4. سلاك Slack

واحدٌ من التطبيقات الأكثر شعبية الذي تستخدمه الشركات الناشئة التي تعتمد نمط التوظيف عن بعد، والفرق التي تعمل عن بعد للبقاء على اتصال، يوفر سلاك خيارات متعددة للموظفين، ويسعى لخلق تجربة قوية خالية من التشتت، وقد أصبح بسرعة أداة واقعية، وهو مزيج افتراضي من مكتب العمل، وقاعة الاجتماعات، وغرفة الدردشة، يمكّن أصحاب الأعمال من إنشاء قنوات اتصال مختلفة، إذا كنت تعمل عن بعد مع عدد كبير من الأشخاص يمكنك إنشاء قناة لكل فريق على حِدة، أشار استطلاع عام 2015 إلى أن الفرق التي تستخدم تطبيق Slack قد حققت بعض الفوائد الكبيرة من بينها:

• زيادة بنسبة 32٪ في إنتاجية الفريق.
• تخفيض بنسبة 48.6٪ في استخدام البريد الإلكتروني.
• تخفيض بنسبة 25.1٪ في الاجتماعات.

5. موقع بعيد

بعيد هو إحدى مشاريع شركة حسوب، موقع متخصص في التوظيف عن بعد، يمكّن المستخدمين من إضافة والبحث عن وظائف عن بعد، يساعد أصحاب الأعمال ممن يرغبون بتوظيف أفضل الخبرات المحلية والعالمية على تجاوز الحواجز الجغرافية لتطوير أعمالهم واستقطاب الكفاءات في مختلف المجالات ومن مختلف البلدان، ويُمكّن الباحثين عن فرص عمل من العمل في البيئة التي تناسبهم دون الحاجة للتقيد بالذهاب لمكتب الشركة يوميًا وتحمّل أعباء العمل التقليدي، ودون التقيد بالفرص المحدودة في محيطهم المحلي أو الاضطرار للسفر والاغتراب.

6. Asana

أسانا هو تطبيق هاتف وويب مصمم ليساعد فرق العمل عن بعد على تنظيم وإدارة العمل والمشاريع بشكل يومي، يسهل التطبيق الاتصال الجماعي والتعاون، ويمكن استخدام التطبيق أصحاب المشاريع من إنشاء مشاريع ومهام ضمن تلك المشاريع، ومتابعة تقدم تلك المهام على مختلف المستعرضات والأجهزة الذكية، يمكنهم بعد ذلك إضافة أعضاء الفريق إلى المشاريع والمهام ومشاركة الملفات والتواصل معهم، يسمح أسانا للموظفين بإدارة مساحة العمل الخاصة بهم، وتحديد أولويات المهام وتنظيمها بالطريقة التي يرونها ضرورية، وتحميل الملفات، وتفويض المهام، وأخيرًا تقديم تقارير بطريقة نظيفة ودقيقة.

7. Trello

يعتبر تريللو من التطبيقات الرائدة لإدارة المشاريع والمهام، حصل عام 2017 على جائزة أفضل تطبيق لإدارة المشاريع، يمكن استخدام التطبيق بشكل شخصي، أو لإدارة مهام الفرق التي تعمل عن بعد،

يستخدم Trello مفهوم اللوحات (التي تتوافق مع المشاريع) وداخل كل لوحة توجد بطاقات (تمثل المهام، تحتوي البطاقات على قوائم يمكن استخدامها لتعقب تقدم المشروع أو تصنيف الأشياء ببساطة، يمكن لأعضاء الفريق مناقشة مشروع أو مهمة في الوقت الفعلي، فهو يبقي الجميع على اطلاع من خلال جدول المهام وسجل النشاط وإشعارات البريد الإلكتروني، يمكن بسهولة إضافة أعضاءٍ إلى اللوحة حيث يكون لديهم حرية مناقشة الأفكار الواردة في البطاقات.

يعتبر Trello واحدا من أكثر أنظمة إدارة المشاريع والتعاون استقطابا للشركة التي تفضل التوظيف عن بعد في السوق.

8. Twist

أداة تواصل جماعي جعلت الدردشة الجماعية في العمل عن بعد أسهل بكثير، وأكثر تنظيما وإنتاجية، هو بديل غير متزامن لتطبيقات الدردشة الجماعية المجهدة غير المنظمة، فبدلاً من تدفق لا نهاية له لرسائل الدردشة، يقوم Twist بتفكيك جميع المحادثات إلى سلاسل منتظمة، يمكن إضافة قنوات تمامًا كما تفعل في تطبيق Slack أو تطبيقات الدردشة الأخرى، لتنظيم المحادثات حسب الفريق أو الموضوع، وبدلاً من مربع الدردشة لبدء التحدث بمجرد بدء قناة، يُظهر Twist زر لبدء سلسلة رسائل جديدة.

9. Everhour

برنامج لتتبع الوقت، يسمح Everhour للموظفين بالحفاظ على سجل من مقدار الوقت الذي يقضونه في القيام بمهام أو مشاريع محددة، يسهّل إدارة أوقات الفرق التي يعمل عن بعد، إما من خلال استخدامه بمفرده أو بدمجه مع برامج متعددة مثل Asana أو Basecamp أو Trello أو Jira.، وبهذه الطريقة يتم إدخال مباشرة في الواجهة ولا تحتاج للتبديل بين التطبيقات المتعددة لتتبع الوقت، بل يمكنك معرفة الوقت الحقيقي والدقيق بالتزامن مع عملك بتطبيقات أخرى.

تقدم هذه الأداة مجموعة من الميزات لإدارة المشاريع بسلاسة، مثل الموازنة، تخطيط الموارد، تتبع النفقات، التقارير.. وغيرها.

10. باي بال paypal

باي بال Paypal هو أفضل وسيلة آمنة لتحويل الرواتب لموظفيك الذين يعملون عن بعد موزعين عبر عشرات الدول والمدن في العالم، وهو نظام دفع عبر الإنترنت في جميع أنحاء العالم يدعم عمليات تحويل الأموال عبر الإنترنت ويعمل كبديل إلكتروني للطرق الورقية التقليدية مثل الشيكات والحوالات المالية، يمكنك حتى ربطه بالطاقات الائتمانية لعمليات تحويل أكثر سلاسة ومرونة.

تُفرج التكنولوجيا على الدوام عن تطبيقات وبرامج وأدوات جديدة تسهل أكثر العمل عن بعد، وتمنح فرصا للشركات التي ترغب في التوظيف عن بعد للتواصل والعمل والتعاون بشكل أفضل مع موظفيها عبر العالم، ما هي التطبيقات التي تستخدمها في التواصل مع موظفيك عن بعد؟

يبدو أن ذلك الزمن الذي كان يُعتقد فيه أن الشركات تحتاج إلى ثقافة واتصال بشري لا يمكن تحقيقه إلا من خلال المساحات المكتبية قد ولّى، فالتكنولوجيا أصبحت هي المحرك الرئيسي لتغيير وجهات النظر حول موقع وساعات ونمط العمل، وفتحت الباب نحو عهد جديد من التوظيف، أصبح التوظيف عن بعد بفضل التقدم التقني المستمر جزاء أساسيا من قطاع العمل والأعمال، كشفت دراسة بهذا الشأن أن 70٪ من الموظفين يعملون عن بعد على مستوى العالم على الأقل مرة واحدة في الأسبوع، في حين أن 53 % يعملون عن بعد لمدة نصف الأسبوع على الأقل. (2)

في الولايات المتحدة، تُقدم 60% من الشركات ترتيبات وتسهيلات لتشجيع العمل عن بعد، كما أن التوظيف عن بعد بات يتمتع بشعبية كبيرة في بريطانيا وكندا، والهند وإندونيسيا والمكسيك والسعودية وغيرها من البلدان، يوفر التوظيف عن بعد فوائد كبيرة للموظفين والشركات على حد سواء، في هذا المقال سنكتشف لماذا أصبحت الشركات تفضل التوظيف عن بعد:

1. التوظيف عن بعد أصبح أكثر انتشارا

بالرغم من أن فكرة التوظيف عن بعد ظهرت في الأساس في بداية السبعينيات إلا أنها لم تُؤخذ على محمل الجِدّ إلا في بدايات التسعينات، ولم تبدأ بالانتشار على نطاق واسع فعليا إلا مع بداية الألفية الثالثة عندما تحسنت خدمات الإنترنت، والأجهزة الذكية، وانتشر استخدام التطبيقات، وظهرت العديد من الأدوات التي تساعد في تسهيل التوظيف عن بعد.

أظهرت دراسة إحصائية عام 2016 أن هناك أزيد من 200 شركة ناشئة اختارت توظيف فرق العمل عن بعد، ثم أن إحصائيات أخرى كشفت عن أن عددًا متزايدا من الشركات المتطورة اعتمدت التوظيف عن بعد بنسبة 100%، وهي إحصائيات تؤكد أن أرباب العمل أصبحوا يميلون بشكل واضح إلى توظيف عاملين عن بعد لذا فإنّ المزيد من الشركات لن ترغب في التأخر عن استخدام هذا النمط من التوظيف الذي بات يُشكل مستقبل سوق العمل الحديث.

2. الموظفون الأكثر مهارات يفضلون العمل عن بعد

يفضل أغلب الأشخاص الذين يمتلكون المهارات، العمل عن بعد لأسباب مختلفة، يقول 62٪ من الموظفين عن بعد أن السبب هو الحرية والمرونة التي يوفرها نمط العيش والعمل من أي مكان، وقال 16٪ آخرون أيضًا أن المرونة كانت السبب، لكن السبب الرئيس كان الالتزامات العائلية. (3)

ارتفع عدد الأشخاص الذين يعملون بشكل أساسي من منازلهم بنسبة 115٪، أفاد مكتب إدارة شؤون الموظفين في الولايات المتحدة أن ما يقرب من 000 103 موظف اتحادي كانوا يعملون عن بعد، وعلى الصعيد العالمي، أجرت الشركة الرائدة عالميا PGi Global استطلاعا أظهر أن 79٪ من العاملين في مجال المعرفة الذين شملهم الاستطلاع في جميع أنحاء العالم يعملون الآن خارج المكتب، وفي دراسة أخرى اتضح أن90٪ من الموظفين عن بعد يخططون للعمل عن بعد لبقية حياتهم المهنية، و 94٪ يشجعون الآخرين على إعطاء أنفسهم فرصة لتجربة العمل عن بعد (1)

بات الموظفون الأكثر مهارة الآن يطالبون بمزيد من المرونة في العمل، لذلك سمحت شركات مثل Google، Dell، Xerox، American Express ، وشركات سريعة النمو مثل أوتوماتيك، سلاك… وغيرها كثير، لموظفيها بالعمل عن بعد.

يعتقد العديد من أصحاب الأعمال ومستشاري الشركات الناشئة، أن الموظفون هم الجانب الأكثر أهمية في أي شركة ناشئة، وعندما يتم التركيز الأساسي على رضا الموظفين بمنحهم مزيدا من الراحة والمرونة، ستستفيد الشركة اليوم وعلى المدى الطويل.

3. التوظيف عن بعد يساعد في خفض التكاليف العامة

يؤثر التوظيف عن بعد على الاقتصاد بشكل إيجابي مُلفت، وخصوصًا على اقتصاد الشركات، وفقًا لدراسة نشرتها جامعة ستانفورد فإن أرباب العمل يوفّرون 2000 دولار سنويًا عن كل موظف يعمل من المنزل، وفي دراسة أخرى في السياق ذاته أظهرت أنه من خلال التحول إلى العمل عن بعد بالكامل، يمكن أن توفر بعض الشركات الأخرى 10000 دولار لكل موظف سنويًا.

من جهة أخرى أفادت شركة سيسكو التي توظف فريق عمل عن بعد أن الشركة قد حققت وفورات سنوية تقدر بـ277 مليون دولار في الإنتاجية من خلال السماح للموظفين بالعمل عن بعد، ثم أن تقريرًا لمجلة فوربس كشف عن أن شركة Aetna حيث يعمل حوالي 14500 من أصل 35000 موظف عن بعد وفرت بفضل ذلك 78 مليون دولار، و أعلنت “أمريكان إكسبريس” وفقًا للمصدر ذاته عن وفورات سنوية تتراوح بين 10 و 15 مليون دولار بفضل خيارات التوظيف عن بعد.

يمكن للشركات أن توفر الآلاف من الدولارات التي يمكن أن تصرف على المساحات المكتبية، مواقف السيارات، فواتير الكهرباء والهاتف، نفقات السفر، … غيرها من التكاليف التي بدل ذلك يمكن أن تساعد الشركة على تقديم خدمة أفضل، دفع أجور موظفيها بشكل أفضل، تنمية العلامة التجارية، الابتكار، توسيع القوى العاملة… إلخ.

4. يساعد في استقطاب أفضل الكفاءات من أي مكان

دون التقيد بأي حدود جغرافية أو جنسيات، يمكّن التوظيف عن بعد الشركات من استقطاب أفضل الكفاءات وتوظيف، وتجنيد واختيار من بين أفضل الموظفين على مستوى العالم دون الحاجة لاستقدام العمالة أو الدخول في دائرة من الإجراءات الإدارية أو القانونية.

التوظيف عن بعد يعد حافزًا هامًا عند بحث موظفين مؤهلين عن عمل، قال ثلث المسؤولين الماليين في دراسة استقصائية واحدة إن برنامج التوظيف عن بعد هو أفضل وسيلة لجذب أفضل المواهب، يضمن التوظيف عن بعد التنوع الثقافي في الشركة، واكتساب آراء المختلفة ووجهات نظر وأساليب عمل متنوعة، وموظفين أكثر إبداعًا في حل المشكلات وتحسين فهم العملاء عبر العالم.

5. التوظيف عن بعد يعني إنتاجية أكبر

أظهر البحث الذي أجرته كندا لايف أن العمال الذين يعملون عن بعد يعدّون أنفسهم أكثر إنتاجية، وكشفت دراسة أخرى أن 86% من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع يفضلون العمل لوحدهم لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

وفي تجربة أخرى أجرتها شركة Ctrip الصينية للسفر، منحت نصف الموظفين فرصة العمل سبع أشهر من المنزل، بينما عمل النصف الآخر من المكاتب فتبيّن أن الفريق الذي عمل عن بعد كان أكثر إنتاجية وأجاب عن مزيد من الاتصالات مقارنة بالفريق الذي عمل من الشركة.

وفي دراسة استقصائية أجريت في الولايات المتحدة فإن 91% من الأشخاص الذين يعملون من البيت يشعرون أنهم أكثر إنتاجية من العمل في المكتب.

وأكثر من النصف (58٪) من العمال الذين شملهم استطلاع أجرته PowWowNow في عام 2017 قالوا إن العمل عن بعد يحسن مستويات تحفيزهم.

يُصبح الموظفون أكثر إنتاجية عندما يعملون عن بعد لأن ذلك يعني عددًا أقل من الانحرافات، والحد الأدنى من الاختلاط الاجتماعي، والإدارة الصفرية، والضغوط الأقل.

قال ثلثا (64٪) من مدراء التوظيف الأميركيين الذين شملهم استطلاع رأي عام 2018 إنهم يملكون الموارد لتوظيف أشخاص عن بعد، ووفقًا لمسح PowWowNow ، يعتقد 56٪ من الموظفين أن المُديرون بحاجة إلى تكييف مهاراتهم لإدارة الموظفين عن بعد، بالنسبة للشركات الصغيرة، أصبحت منصات التوظيف عن بعد مثل موقع بعيد موردًا لا يقدر بثمن لاستقطاب مواهب عالمية رفيعة المستوى وهو ما جعل تلك الأعمال التجارية الصغيرة أكثر كفاءة وقدرة على التنافس محليًا ووطنًا، حتى عالميًا.

التوظيف عن بعد ليس بالضرورة قابلًا للتبني لكل نموذج عمل، ولكنه يساهم في خلق توازن أكثر ملاءمة بين العمل والحياة لأصحاب الأعمال والموظفين، ويركّز على النتائج بدلًا من مجرد الوجود في مكتب لتلك الشركات التي قررت تبني هذا النمط من التوظيف.