ما هي عوامل نجاح فريق العمل الذي يعمل عن بعد

يشكل فريق العمل ركيزة أساسية في نجاح أو فشل العمل في أي شركة، لذا أصبح لزامًا على كل شركة دراسة فرق العمل الموجودة ضمنها، لتتمكن الشركة من إتمام العمل بإتقان دون حدوث خلافات ضمن الفريق أو بين الفرق ما يؤدي إلى تقصير في عمل الشركة ككل. لكن ما هي عوامل نجاح فريق العمل الذي يعمل عن بعد؟

جدول المحتويات:

ما هي عوامل نجاح فريق العمل؟

تنبع أهمية فريق العمل من الانعكاس الذي يظهر على أداء الشركة، حيث أن أداء الشركة يزداد بشكل ملحوظ في حال تم اكتشاف عوامل نجاح فريق العمل والسعي إلى الوصول لأكبر قدر ممكن من هذه العوامل للاستفادة من الأداء الأمثل للفريق.

تختلف عوامل نجاح العمل الجماعي من فريق عمل إلى آخر، ويتبع هذا لعوامل متعددة، منها التنوع الجغرافي لأعضاء الفريق وتخصص الشركة التي يعمل بها الفريق. لكن هناك مجموعة مشتركة من عوامل نجاح فريق العمل أهمها:

1. سياسة تواصل مكتوبة

كثير من الاتصالات الشفهية قد تضيع بسبب الانشغال بعد اللقاء، وينسى عضو فريق العمل المهمة الواجب تنفيذها بعد الاتصال الشفهي، وهذا ما يُعد من أسباب فشل فريق العمل في تنفيذ المهام الموكلة إليه.

توضح سياسة التواصل المكتوبة، والمرسلة كنسخة إلكترونية إلى أعضاء فريق العمل آلية التواصل بين أعضاء الفريق داخل وخارج ساعات العمل، وتثبيت جميع المهام بشكل مكتوب لتحديد المسؤوليات. حيث تبرز مسؤولية القائد في نجاح فريق العمل من خلال خطة التواصل التي تمثل أحد أسباب نجاح العمل الجماعي وتحقيق الرضا الوظيفي للفريق.

2. فهم أنماط شخصيات أعضاء فريق العمل

يظهر دور القائد في نجاح فريق العمل بشكل واضح عند فهم أنماط الشخصيات لأعضاء الفريق، حيث يصبح قادرا على التحكم بعوامل نجاح فريق العمل من خلال المساعدة قدر الإمكان في تحقيق الغايات الشخصية لأعضاء الفريق، سواء بالحوافز المادية أو المعنوية أو غيرها.

تعكس أنماط الشخصيات أسلوب التواصل بين أعضاء الفريق، والإيجابيات والسلبيات التي تخص موضوع الاتصال الشخصي بين الأعضاء بغياب قائد الفريق أو المدير المباشر، وهذا ما يعكس دور القائد في قدرته على قيادة فريق العمل.

تظهر خبرة القائد إضافة لخبرة قسم الموارد البشرية في دراسة أنماط الشخصيات المتعلقة بأعضاء الفريق، والوظائف المناسبة لكل عضو استنادًا للدراسة. إضافة إلى بطاقات الوصف الوظيفي، والشروط الواجب توافرها لإشغال الوظيفة، لتحقيق أعلى مستويات من التواصل المباشر بين أعضاء الفريق، بما يضمن عدم الإخلال بعوامل نجاح العمل الجماعي.

3. المرونة في التعامل

يجب على قائد الفريق تعزيز عوامل نجاح العمل الجماعي، من خلال إدراك اختلاف الإنتاجية بين أعضاء الفريق، تبعًا للظروف البيئية والعملية والخلفيات العلمية لكل عضو. وهنا يكمن دور القائد في تعزيز معنى العمل ضمن فريق، وتوضيح المسؤوليات الملقاة على عاتق كل فرد.

تختلف جوانب المرونة والأساليب التي يجب أن يتبعها القائد، فيجب أن يكون مسايرًا عندما يتطلب الأمر ذلك، مثل مطالبة عضو من أعضاء الفريق لحق لم يحصل عليه، وصارمًا في مرات أخرى مثل التقصير في أداء المهام لأسباب مجهولة، ما يشكل سببًا من أسباب فشل فريق العمل.

تظهر مرونة القائد أيضًا في أسلوب اتخاذ القرارات، وتوزيع المهام على فريق العمل، فيجب أن يمتلك فكرًا مرنًا متغيرًا بتغير المعطيات والمواقف بطريقة تدعم عوامل نجاح فريق العمل، وعدم التشبث بالرأي بطريقة تعكس تصلبه وعدم قدرته على التعامل مع الصعوبات.

4. التأكيد على الثقة والانتماء للفريق

يساهم شعور الثقة المتولد عند أعضاء الفريق في ارتفاع عدد عوامل نجاح فريق العمل، حيث يعزز هذا الشعور من الانتماء للفريق، إضافة إلى توزيع المهام على فريق العمل بشكل يرضي الجميع، حتى في حال عدم تساوي حجم المهام الموكلة لكل فرد.

يمكن توليد الثقة والانتماء للفريق من خلال الدفاع عن أعضاء الفريق أمام مسؤولي الشركة، والمطالبة بحقوقهم وتحسين أحوالهم كلما كان ذلك مناسبًا. وتقدير كل أعضاء الفريق والمساواة بينهم دون تمييز شخصي لعضو فريق عن آخر، وتكريم الجهود التي تحقق تقدمًا للشركة بشكل يوضح أن هذا التكريم بهدف رفع مستوى عوامل نجاح فريق العمل.

5. وضوح الأهداف

تظهر عوامل نجاح فريق العمل الأساسية بشكل واضح في النتائج عند مشاركة الأعضاء بوضع الأهداف، مع مراعاة تحقيق تطور في المسار الوظيفي لكل فرد قدر الإمكان. ما يساهم في تحفيز فريق العمل وتعزيز العمل الجماعي وروح الفريق في إنجاز المهام، ليبقى الأعضاء في حماس دائم.

ومن هذا المنطلق يجب أن يساهم القائد في نجاح فريق العمل من خلال إعلام الفريق بالأهداف السنوية والشهرية واليومية، وإبراز الدور الهام لمسؤوليات كل عضو في تحقيق الأهداف من خلال الأساليب التي يتبعها القائد في إدارة فريق العمل.

6. تقديم الدعم

من عوامل نجاح فريق العمل هي تقديم الدعم الذي يظهر من خلال القائد من جهة، ومن الدور الذي يلعبه القائد في إلهام الفريق على تقديم الدعم من الجهة الأخرى. تظهر عوامل نجاح العمل ضمن فريق من خلال تخطيط القائد الدقيق للأهداف، وتشجيع أعضاء الفريق على تبادل الأفكار، ووضع استراتيجية صحيحة لإدارة المشكلات أثناء النقاش في حال حصولها.

يتجلى دعم أعضاء الفريق من خلال الثقة بالقرارات التي يتخذها الأعضاء نتيجة للتفويض الذي تم منحهم إياه، والوقوف إلى جانب الأعضاء في حل المشاكل التي تواجههم وتقديم الإعانة والمشورة اللازمة لتحمل مسؤولية القرار الذي تم اتخاذه من قبلهم، والدفاع عنهم في حال تعرضهم لظلم يفوق التوقع وفق سياسات الشركة التي تم رسمها.

7. متابعة الأداء

على القائد أن يركز ضمن مهامه أثناء قيادة فريق العمل على الموازنة بين أداء أعضاء الفريق والأهداف التي تم رسمها. ومن الأفضل الابتعاد عن التدقيق على عدد ساعات العمل وفتراتها طالما أن تحقيق الأهداف يتم وفق الخطة الزمنية الموضوعة، حيث يظهر جليًا أثر دور القيادة وتفهمها لمقتضيات العمل وراحة أعضاء الفريق نفسيًا ومهنيًا.

دور القائد في إيجاد عوامل نجاح فريق العمل

هناك مجموعة من العوامل التي ينبغي على القائد الاهتمام بها لإيجاد وتعزيز شروط نجاح فريق العمل المسؤول عنه، حيث يقع على عاتق قائد معرفة شروط نجاح فريق العمل الخاصة بفريقه، والتي تميز هذا الفريق عن باقي الفرق، نذكر فيما يلي أبرز الشروط في المراحل المختلفة من إدارة الفريق:

1. تشكيل فريق العمل

يجب دراسة التاريخ الوظيفي للموظف قبل توظيفه ضمن الفريق المناسب، بما يتوافق مع تخصصه وبطريقة تنمّي العمل الجماعي وروح الفريق. يمكن للقائد التأكيد على شروط نجاح فريق العمل من خلال تَقبُل التوصيات من المختصين الذين تعاملوا مع الموظف مسبقًا أو إجراء تقييم للشهادات التي حصل عليها في حال كان عضو الفريق موظفًا جديدًا في الشركة أو المنظمة.

ورغم ذلك لا يمكن للقائد مهما أجرى من اختبارات أو استفاد من توصيات بإلغاء مبدأ الحدس بما يتعلق بالثقة بالموظف، وهل سيشكل الموظف دعمًا في عوامل نجاح فريق العمل أو لا.

2. الإنتاجية

لا بد للقائد من إدراك أهمية عامل الاندفاع الذاتي من قبل أعضاء الفريق كأحد عوامل نجاح فريق العمل، وأن تتم توعية أعضاء الفريق ليكونوا مبادرين للعمل دون الاقتصار على تنفيذ الأوامر التي يصدرها القائد. يزداد دور فريق العمل في نجاح المنظمات والشركات من خلال المبادرات الناجمة عن الفرق العاملة في الشركة، وتقدير هذه المبادرات ومكافأة أصحابها بطريقة تعزز الانتماء للفريق والشركة.

3. العمليات اليومية

من أسباب نجاح العمل الجماعي واستقرار عوامل نجاح فريق العمل هي المساحة الإبداعية التي يتم تخصيصها لكل عضو لتنفيذ مهامه مع الحرص على تنظيم العمل بين أعضاء الفريق والفرق الأخرى التي تعمل في الشركة.

يتوجب على إدارة الشركة دعم دور القائد من خلال وضع سياسة واضحة لآلية العمل والعمليات التي يجب أن يلتزم بها أعضاء الفريق، بواسطة التعليمات التي تُلزِم الأعضاء بالحدود الدنيا، وتترك لهم مساحة واسعة في آلية تنفيذ العمل.

4. تحفيز فريق العمل

لا بد للقائد من أخذ عملية تحفيز العمل الجماعي وروح الفريق كعامل من عوامل نجاح فريق العمل، حيث يمثل الحفاظ على معنى العمل ضمن فريق تحديًا كبير لقائد الفريق، خاصةً عند الحاجة لجهود كبيرة أو وقت طويل من فريق العمل.

يمكن للقائد تحفيز فريق العمل، باعتباره أحد أسباب نجاح العمل الجماعي، من خلال الاستماع لأعضاء الفريق والإنصات لمشاكلهم قدر الإمكان، خاصة فيما يتعلق بآلية العمل ضمن الشركة والصعوبات التي يواجهها عضو الفريق في العمل أو العلاقة مع باقي أعضاء الفريق.

كما يبرز دور القائد في نجاح فريق العمل من خلال المتابعة الدائمة مع إدارة الشركة لتطبيق نظام حوافز ومكافآت مادية أو معنوية، ما يعكس احترام الشركة والقائد لمبادرة كل عضو من أعضاء الفريق في تطوير الشركة.

التحديات التي تواجه فريق العمل عن بعد

يواجه العمل عن بعد مجموعة من العوامل المعاكسة لاتجاه عوامل نجاح فريق العمل، تؤدي إلى خلق تحديات يجب على القائد إدارة الفريق لمواجهة هذه التحديات واستيفاء شروط نجاح فريق العمل، فيما يلي أهم هذه العوامل:

1. ثقافة الشركة

تتأثر ثقافة الشركة باختلاف الهويات والجنسيات للفريق، فيمكن أن تتأثر علاقات الأشخاص استنادًا لهذه الهويات والجنسيات، والتأثير على عوامل نجاح فريق العمل. ولهذا يتوجب دعم دور القائد في إدارة فريق العمل من خلال وضع استراتيجية واضحة لإدارة الصراع بين الموظفين.

2. العادات والتقاليد

يمكن للعادات والتقاليد التي تختلف بين البلدان التي ينتمي لها الأعضاء أن تؤثر على عوامل نجاح فريق العمل، وقد يصل الأثر إلى تشويه معنى العمل ضمن فريق. حيث أن العادة التي تعتبر إيجابية في مجتمع ما، قد تكون سلبية في مجتمع آخر وهو ما يؤثر على سير عمل الفريق.

3. اختلاف المناطق الزمنية

يشكل اختلاف المناطق الزمنية عائقًا رئيسيًا في عوامل نجاح فريق العمل، حيث يلعب موقع الموظفين جغرافيًا دورًا هامًا في تسلسل عمليات الإنجاز. فقد يضطر أحد أعضاء الفريق العمل ليلًا في البلد التي يقيم بها ليستطيع عضو آخر إنجاز العمل في الوقت اللازم وتسليمه للعميل أو لإدارة الشركة.

تحتاج عملية تشكيل فريق أو إعادة هيكلته إلى خبرة عمل وتحليل أنشطة واسع، لذا من الضروري التعامل مع هذه العملية بشكل دقيق للغاية لأنها ستؤثر حتمًا على أداء الشركة، وسيظهر هذا التأثير على المدى القريب والبعيد.

تم النشر في: إدارة فرق العمل عن بعد، نصائح لأصحاب الشركات منذ شهرين