كيف تحوّل شركتك إلى نظام العمل بدون مكاتب؟

لقد أصبح الإنتقال إلى نظام العمل بدون مكاتب ضرورة لا غنى عنها في الوقت الحالي للغالبية العظمى من الشركات. ورغم مقاومة البعض للفكرة عند طرحها في البداية والإصرار على المتابعة بالشكل التقليدي، إلا أنه مع التطور المستمر لعالم الوظائف وتصاعد الأزمات الاقتصادية لم يعد هناك بديل أفضل من العمل عن بعد. 

في الوقت الراهن، أصبحت العديد من الشركات مطالبة بإتمام التحول من نظام العمل التقليدي إلى العمل بدون مكاتب، سواء إن كان ذلك في كل أو بعض الأقسام الخاصة بالشركة. لكن هل شركتك جاهزة لهذا التحول؟ يجب عليك التفكير جيدًا في هذا الأمر قبل تنفيذه، واتّباع الإجراءات المناسبة لذلك. نستعرض فى هذا المقال بعض النقاط التي تمكنك من إعادة تنظيم العمل بالشكل المناسب لشركتك.

قيّم مدى احتياجاتك إلى العمل عن بعد

لا يمكنك القيام بنقل نظام العمل الخاص بك من العمل التقليدي إلى العمل عن بعد بين ليلة وضحاها. في الحقيقة نجاحك في تنفيذ الأمر لا يعتمد فقط على سرعتك في التنفيذ، لكن على قيامك به بالشكل الصحيح. وهذا لن يحدث إلّا من خلال تقييمك للوضع الحالي لشركتك، وللاحتياجات الخاصة بها في مرحلة التحوّل إلى العمل بدون مكاتب.

• ما هي الوظائف التي يمكن نقلها إلى العمل بدون مكاتب؟

هل قرار العمل بدون مكاتب يُمكن تطبيقه على جميع الوظائف الخاصة بشركتك؟ في الواقع المهام المتعلقة بالعمليات يكون من الصعب نقلها، لا سيّما عندما يكون ما تقدمه شركتك هو منتج ملموس للجمهور، لذلك يجب عليك أن تقوم بتقييم كامل للوظائف، وتحدد ما الذي يمكن نقله بالفعل. بالطبع سيكون هناك اختلاف في آلية تنفيذ المهام. 

لذلك يجب عليك تحديد شكل الوظائف التي تتم في نظام العمل بدون مكاتب لتحافظ على أعلى جودة في تنفيذها. حتى الوظائف التي لن يتم نقلها إلى العمل عن بعد، سيكون بإمكانك تقليل عدد أيام وساعات العمل وتغيير شكل متابعة تنفيذها. في النهاية الهدف من التقييم هو الوصول إلى التصور المناسب للشركة، حتى لا يؤدي التحول إلى حدوث أضرار على عملك.

نرشّح لك: العمل عن بعد هو المستقبل: هل شركتك مستعدة له؟

وضع أساسيات نظام العمل بدون مكاتب 

بعد الانتهاء من تقييم الاحتياجات، سيكون إعلان التحوّل إلى نظام العمل بدون مكاتب هو الخطوة التي يقوم بها الكثيرين. لكن قبل القيام بذلك، ستكون في حاجة إلى وضع السياسات التي ستتبعها الشركة لتنفيذ الأمر، ما يوفّر عليك الكثير من الوقت، ويقلل من نسبة الأخطاء التي قد تتعرض لها. ومن أبرز هذه السياسات: 

• تحديد طرق التواصل

هل ستطلب من الموظفين التواجد في ساعات محددة، أم ستترك لهم حرية الاختيار بما يتناسب مع جدولهم الزمني؟ وكيف تفضل أن يتواصل الموظفين معًا في العمل؟ يجب عليك تحديد ساعات العمل بعناية، إضافة إلى تحديد طرق التواصل مع موظفيك وطرق تواصلهم مع بعضهم البعض.

يوجد العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها في هذا الأمر. فيما يتعلق بالتحديثات والتعليمات العامة، يمكن الاعتماد على البريد الإلكتروني الرسمي. أما في الاجتماعات، فيمكن استخدام برامج وتطبيقات متعددة مثل: زووم أو جوجل هانج آوت أو جو ميتينج، بالطبع الاختيار يعتمد على احتياجاتك في الاجتماعات، سواءً الفيديو أو مشاركة الشاشة أو الدردشة.

• المهام اليومية ومشاركة الملفات: كيف سيتم متابعة الأداء في المهام أو التطور الحادث بها؟ يجب أن يكون هناك اختيار واضح للطريقة التي سيتم من خلالها تنفيذ واستلام المهام، وحفظ وتبادل الملفات بين الموظفين. من التطبيقات التي يمكنها أن تساعدك في ذلك هي الخدمات الخاصة بجوجل درايف مثل المستندات أو جداول البيانات.
• آلية التقييم: بالطبع سيكون هناك اختلاف كامل في هذه الحالة بخصوص آلية تقييم العمل، ومن المهم أن يتم وضع طريقة تتوافق مع ظروف الأداء الحالية، يُفضل في هذه المرحلة التركيز على التقييم بواسطة الأهداف، لا فقط على الأشياء الروتينية كالالتزام بمواعيد العمل وخلافه.

قد يهمك أيضًا: كيف يغيّر العمل عن بعد طبيعة العمل

نظام التواصل فى العمل بدون مكاتب

مع أشخاص تعوّدوا على العمل من المكاتب داخل مقرات العمل، فإنّ التحديات ستكون كثيرة. لذا عليك أن تهتم بمسألة نظام التواصل مع الأفراد، نحن هنا لا نتحدث فقط عن الأدوات، لكن عن شكل عملية التواصل ككل في كل مرحلة من مراحل تنفيذ قرار العمل بدون مكاتب. مثل: 

• مناقشة السياسات والأدوات المستخدمة

عليك مناقشة السياسات والأدوات التي سيتم استخدامها مع العاملين في نظام العمل بدون مكاتب، والتأكد من فهمهم لكل شيء، والاتفاق على مواعيد العمل والاجتماعات. كما عليك الحرص على استخدام أدوات سهلة ومناسبة، وكلما قلّ عددها أصبح الأمر أسهل. بعد ذلك يجب أن تخبر العاملين بالتوقعات المطلوبة منهم أثناء العمل، وتأكد من الرد على كل الاستفسارات التي تدور في أذهانهم، حتى يمكنهم العمل دون أي مشاكل.

• التدريب على استخدام الأدوات

قد يحتاج منك الأمر إلى تدريب الموظفين على كيفية استخدام الأدوات التي ستعتمد عليها في نظام العمل بدون مكاتب. وفي جميع الأحوال عليك بإقامة جلسة تعريفية عن هذه الأدوات لتتأكد من أن كل شيء على ما يرام. تذكّر أن هذا التدريب يجب أن يشمل المديرين الذين يعملون معك أيضًا، لأنّ المسئولية الواقعة على عاتقهم أكبر في استخدام الأدوات وتطبيق السياسات.

تطوير نظام التعيين في الشركة

بالتزامن مع التحوّل إلى نظام العمل بدون مكاتب، يجب عليك أن تقوم بتطوير نظام التعيين داخل الشركة، حتى يمكنك توظيف أشخاص لديهم القدرة على أداء الأعمال من المنزل بسلاسة. العثور على مثل هؤلاء الأشخاص سيتطلب منك بذل الكثير من المجهود، لذلك يمكنك الاستعانة بمنصات العمل عن بعد مثل موقع بعيد.

يساعد موقع بعيد أصحاب الأعمال ممن يرغبون بتوظيف أفضل الخبرات المحلية والعالمية على تجاوز الحواجز الجغرافية لتطوير أعمالهم واستقطاب الكفاءات في مختلف المجالات ومن مختلف البلدان. حيث يتيح لك إضافة الوظائف بعد تسجيلك عليه، ويقوم بإرسالها إلى المشتركين عبر النشرات البريدية، حتى تصل إلى أكبر عدد من الأشخاص.

ختامًا.. فقد أصبح العمل بدون مكاتب أمرًا واقعًا في الوقت الحالي، وسيستمر في المستقبل لا محالة. لذا احرص على أن تقوم بعملية التحوّل لشركتك من الآن حتى تضمن مواكبة الوضع الحالي، وأن يكون في إمكانك متابعة العمل بكفاءة ودون أي عقبات. يمكنك الاطلاع على دليل العمل عن بعد، لمساعدتك على إتمام هذا التحوّل بالشكل الأمثل. 

تم النشر في: أبريل 2020
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | نصائح لأصحاب الشركات