كيف تصمّم جدول عمل الموظفين

يُقال أنّ الفشل في التخطيط، إنما هو تخطيط للفشل. وتصميم جدول عمل الموظفين هو أحد أهم عناصر التخطيط بلا شك.

يجد الكثير من أرباب العمل صعوبة في تصميم جداول أعمال موظفيهم رغم توافر عدد كبير من أدوات وتطبيقات تنظيم الوقت وتصميم جداول الأعمال.

مع تنوع بيئة العمل، وظهور ثقافة العمل الحر، وتعدّد أشكال التوظيف، أصبح من العادي اليوم أن ترى شركات تعيّن موظفين مكتبيين، وموظفين عن بعد ومستقلين، وأحيانًا تعيّن موظفين مؤقتين في أوقات الذروة. كل هذا يجعل عملية تصميم جدول أعمال الموظفين عملية مرهقة وصعبة.

يستعرض هذا المقال عددًا من النصائح والاستراتيجيات التي ستساعدك على تصميم جدول أعمال الموظفين. لكن قبل ذلك سنعطي تعريفا مختصرًا لجدول العمل.

ماذا يُقصد بجدول العمل؟

يشير جدول العمل إلى الأيام والساعات التي يُتوقّع أن يعمل فيها الموظفون خلال الأسبوع. تصميم جدول أعمال الموظفين هي مهمة إدارية أساسية تضمن أن يسير العمل بسلاسة، كما تضمن تقسيم المسؤوليات، وتنظيم مناوبات العمل، واختيار الأوقات المناسبة من اليوم أو الأسبوع لعمل كل موظف على حدة بحسب إمكانيات الموظف وخصوصياته ومتطلبات الوظيفة.

هناك العديد من أنواع جداول العمل، إذ تختلف وفقًا لعدد الموظفين، واحتياجات العمل، ويمكن أن تتغير بحسب الموسم (الصيف مثلا) أو الشهر (رمضان). مثلًا، إذا كان موظفوك يعملون لأكثر من 10 ساعات في اليوم، أو كان بعضهم يعملون ليلًا، فستحتاج إلى تقسيم العمل إلى عدة مناوبات. وإذا كان بعض موظفيك يعملون عن بعد، فستحتاج إلى أن تصمّم جدول عمل مرن، يناسب طبيعة عملهم، والمناطق الزمنية التي يقطنون فيها.

هناك العديد من أنماط جداول العمل، من أهمها:

  • الدوام الكامل: في هذا النمط، يعمل الموظفون عادة بدوام كامل، أي بين 30 إلى 40 ساعة في الأسبوع.
  • الدوام الجزئي: عادة ما يُعدّ أي شخص يعمل أقل من 30 ساعة في الأسبوع موظفًا بدوام جزئي. وهذا غالبا ما يناسب الطلبة، أو الذين يعملون في وظيفة ثانية.
  • التوقيت المقسم: يعمل الموظفون في هذا النمط على مدار فترتين، فترة صباحية، وأخرى بعد الظهر، وتفصل بينهما مدة لاستراحة الغداء (ساعتان في العادة).
  • التوقيت المستمر: في هذا النمط، يعمل الموظفون فترة واحدة، مع استراحة قصيرة للغداء.

عادة ما تدمج الشركات بين هذه الأنماط، بحيث يعمل بعض الموظفين بدوام كامل، مع توظيف آخرين للعمل بدوام جزئي في أوقات الذروة. وقد يعمل معظم الموظفين بالتوقيت المستمر، فيما يعمل موظف أو موظفان في مناوبة ليلية (للحراسة مثلًا).

إن كنت تبحث عن موظفين جدد، فمن المهم أن تكون واضحًا بخصوص جدول العمل خلال كافة مراحل عملية التوظيف، ليعلم المتقدم إلى الوظيفة إن كان جدول العمل يناسب نمط حياته.

كيفية تصميم جدول أعمال الموظفين

تحديد احتياجات العمل

أول خطوة في طريق تصميم جدول أعمال الموظفين هي تحديد الاحتياجات والموارد اللازمة. على سبيل المثال، إن كنت تشرف على تصميم جدول أعمال الموظفين في مستشفى، فقد تقدّر أنّ المستشفى يحتاج إلى أربع ممرضات وطبيب أطفال من الساعة 8 صباحًا إلى 6 مساءً في قسم طب الأطفال. و 3 ممرضات وطبيب عام في القسم العام، و6 ممرضات وطبيبين في قسم المستعجلات.

سيساعدك تحديد الاحتياجات على تصميم جدول عمل فعّال، بحيث تستفيد من الموارد البشرية المتاحة عندك، مع تلبية متطلّبات العمل.

يساعد تحليل احتياجات العمل على الاستجابة للتغيرات المرتقبة. مثلًا لو عدنا لمثال المستشفى، فربما لاحظت أنّ الضغط على قسم المستعجلات يزداد في أوقات معينة من السنة (20% في الصيف مثلًا)، أو عند أحداث معيّنة (200% عند حدوث كارثة طبيعية مثلًا)، أو في عطلة نهاية الأسبوع (زيادة 10%)، أو العكس، فقد تلاحظ أنّ الضغط ينخفض (في رمضان مثلًا). عليك أن تراعي هذه التغيرات عند تصميم جدول العمل، وتستعد لها مسبقًا. مثلًا، يمكنك أن تطلب من طاقم المستشفى أن يعملوا لساعات إضافية خلال فترة الضغط، أو يمكن تعيّن موظفين جددًا.

إن رأيت أنّ الموارد البشرية المتاحة حاليًا غير كافية لإنجاز العمل على العموم، وليس في فترة محددة وحسب، فالحلّ الأنسب لن يكون زيادة عدد ساعات عمل الموظفين، لأنه لا يمكنهم أن يعملوا ساعات إضافية إلى الأبد، وإنما الحل هو أن تعيّن موظفين جددًا، هذه المشكلة تواجه الشركات والمشاريع الناشئة غالبا، فبحكم طبيعتها وسرعة نموها، فغالبًا ما يجد أصحاب تلك المشاريع أنّ العمل يغمرهم، وأنّ الموظفين الحاليين لا يستطيعون مجاراة نمو المشروع، لذا فالحلّ الوحيد في هذه الحالة هو تعيين موظفين جددًا.

الاحتياجات لا تقتصر على الموارد البشرية وحسب، بل تشمل أنواع الموارد الأخرى، عودة لمثال المستشفى، عليك أن تراعي كذلك عند تقدير احتياجات العمل المعدات الطبية، والتجهيزات الأخرى، مثل سيارات الإسعاف.

تقدير احتياجات العمل ضروري عند تصميم جدول العمل. إحدى الأدوات الممتازة التي يمكن أن تساعدك على تقدير الاحتياجات أداة Shiftboard، وهي أداة تستخدم خوارزميات متقدّمة للتنبؤ باحتياجات العمل بناءً على البيانات السابقة.

حدّد قواعد جدول العمل

حدّد قواعد جدول العمل

لا بد من وضع لوائح واضحة بخصوص سياسات وقواعد جدول العمل. الرتبة والأقدمية والمستوى العلمي والتخصّص كلها عوامل ينبغي أن تنعكس في الجدول الزمني للعمل. ينبغي أيضًا تحديد قواعد تخصّ استراحات الغداء والصلاة أثناء ساعات العمل، والإرضاع إن كانت هناك موظفة مُرضع، وإمكانية مبادلة مناوبات العمل بين الموظفين، وتوزيع المناوبات الليلية، والتعويض المالي عن ساعات العمل الإضافية وغير ذلك.

احرص على إخبار موظفيك بمدى أهمية الالتزام بمواقيت العمل. اشرح لهم أنّ الالتزام بالمواعيد والحضور في الوقت سيكون جزءًا من تَقييماتهم السنوية.

راع القوانين

راع القوانين

لكل دولة قوانين ومدونات خاصة بالعمل، ولا بد من أن تحترمها وتُراعِيها أثناء تصميم جدول عمل الموظفين.

تشمل القوانين عادة عدد ساعات العمل القصوى في الأسبوع، وعدد ساعات العمل في اليوم، وفترات العطل والاستراحات، وغير ذلك. مثلًا، ففي المملكة العربية السعودية، الحد الأقصى لعدد ساعات العمل يوميا هو 8 ساعات، مع تخفيضها إلى 6 ساعات في شهر رمضان. كما يُحظر أن يعمل العامل أكثر من خمس ساعات متتالية. كما لا تدخل الفترات المخصصة للطعام والراحة والصلاة في ساعات العمل المحسوبة، وغير ذلك من القواعد.

لكل دولة قوانينها، وتطبيقها إجباري تحت طائلة العقوبات، لذا ينبغي أن تدرس تلك القوانين، وتُراعيها عند تصميم جدول عمل الموظفين.

أشرِك الموظفين في تصميم جدول الأعمال

شجع موظفيك على المساهمة في تصميم جدول العمل وإدارة الوقت. هناك بعض الأدوات التي تسهّل هذا الأمر.

إحدى الطرق الأخرى التي يمكن أن تشرك بها موظفيك في تصميم جدول العمل هي منحهم مسؤولية إيجاد بديل لتغطية مُناوباتهم عندما يتعذّر عليهم العمل لسبب أو لآخر. وهو أمر قد يتطلّب منك إجراء الكثير من المكالمات الهاتفية، لكن لو منحت هذه المسؤولية للموظف، فقد يجد بديله في غضون دقائق.

إشراك الموظفين في تصميم جدول العمل سَيشعرهم بالثقة والمسؤولية، وسيخفّف عنك بعض الأعباء. لكن من المهم أن تحرص على متابعة موظفيك، وتحرص على أنهم يتقيّدوا بقواعد الجدولة التي وضعتها آنفًا، فلو تركت لهم الحبل على الغارب، فقد لا يلتزمون بالقواعد، مثل أن يسلّم بعض الموظفين مُناوباتهم إلى موظفين غير مؤهلين.

استخدم الأدوات المناسبة

استخدم الأدوات المناسبة

عملية تصميم جدول أعمال الموظفين قد تكون عملية معقدة، خصوصًا إن كان عدد الموظفين كبيرًا. واستخدام الأداة المناسبة يمكن أن يجعل العملية أسهل ويسرّعها تسريعًا.

إن كان عدد الموظفين صغيرًا، فقد يكفيك استخدام جداول بيانات جوجل، وهي خدمة سحابية توفر لك كل الميزات التي تحتاجها، مثل قابلية الوصول، وسهولة التعديل، والعمل التعاوني. إذ يمكن للموظفين الدخول من أي جهاز ومطالعة جدول العمل، وتقديم اقتراحاتهم بسهولة.

إن كان عدد الموظفين كبيرًا، فإنّ جداول بيانات جوجل قد لا تكون مناسبًا، لذا قد يكون من الأفضل أن تبحث عن أداة متخصّصة في تصميم جداول العمل.

أدوات الجدولة هي تطبيقات ويب سحابية مُصمّمة خصيصًا لتَصميم جدول العمل. وتشتمل في العادة على ميزات مثل إدارة العُطل، وتعقب ساعات عمل الموظفين، وتعيين مناوبات العمل وتبادلها، كما تتوفر في العادة على نظام إشعار للموظفين في حال تعديل جدول العمل. كما تتيح بعضها إمكانية تحليل البيانات أو استيرادها وتوليد جداول العمل تلقائيا بناء على تفضيلات الموظفين ومهاراتهم ومتطلبات العمل، كما أنها تسمح للموظفين بالتعقيب على جدول العمل أو رفع شكاوى إلى صاحب العمل.

هناك الكثير من أدوات تصميم جدول العمل، منها على سبيل المثال:

  •  findmyshift: أداة سهلة الاستخدام، وتعمل بالسحب والإفلات، وهي غنية بالميزات، منها: نظام إشعارات بالبريد الإلكتروني أو عبر رسائل SMS، ونظام تذكير بمناوبات العمل، إضافة إلى حفظ البيانات، وإصدار التقارير وحساب الأجور، هناك نسخة مجانية منها، بيد أنها محدودة في 5 موظفين، أمّا النسخة المدفوعة منها فتبدأ بـ 35 دولارًا.
  •  zoomshift: لا يوجد إصدار مجاني منها، لكنها توفر إصدارا تجريبيا لـ 14 يوما، والنسخة المدفوعة منها رخيصة، إذ تبدأ بدولارين فقط في الشهر، وهو مبلغ في المتناول. من ميزاتها إدارة طلبات تغيير المناوبات ونظام تذكير، ونظام لحساب الأجور وتحديد قواعد الجدولة.
  •  wheniwork: “اعطِنا 21 ثانية، وسنختزل عليك ساعات من العمل”، هذا هو شعار أداة wheniwork, توفر هذه الأداة العديد من الميزات، منها على سبيل المثال لا الحصر، الإشعار عبر البريد الإلكتروني، وإرسال الدعوات إلى الموظفين، كما تساعد على إيجاد موظفين لمناوبات العمل الطارئة، فيكفي أن تحدّد المناوبة الشاغرة، وتحدّد الموظفين الذين ترشحهم للمناوبة، وستقوم wheniwork بإرسال دعواتٍ إليهم عبر البريد الإلكتروني وعبر الهاتف، وسيحصل أول من يستجيب على المناوبة. هناك إصدار مجاني منها لأقل من 75 موظفًا، أما النسخة المدفوعة فتبدأ بدولار ونصف شهريا.

احرص على أن يكون جدول العمل متاحا مبكرا

يُفضَّل أن تبلغ الموظفين بأيّ تغيير على جدول العمل لمدة أسبوعين قبل دخول التغيير حيّز التنفيذ. سيُساعد ذلك موظفيك على الاستعداد. خصوصًا إن كان التغيير يتطلّب منهم العمل لساعات إضافية، أو العمل خلال مناوبات ليلية.

أفضل طريقة لذلك هو استخدام التكنولوجيا السحابية، سواء عبر خدمات مجانية مثل جدول بيانات جوجل، أو عبر شراء تطبيقات وأدوات متخصّصة، واحرص على أن تتوافر فيها ميزة الإشعارات الفورية عبر البريد الإلكتروني أو رسائل SMS.

تابع وتعلم وتكيف

من الضروري أن تراجع من حين لآخر جدول العمل، وردود أفعال الموظفين، ومعدلات الأداء، واحتياجات العمل، لترى إن كان جدول العمل مناسبًا لِموظفيك ولِمتطلبات العمل، وأنه يحقق أفضل أداء ممكن.

قد تلاحظ أنّ بعض الأنماط تتكرر باستمرار، مثلًا، إن كنت تملك متجرًا، فقد تلاحظ أنّ احتياجات المتجر من الموظفين تزداد في عطلة الأسبوع، أو قد تلاحظ مثلًا أنّك تضيف مناوبات ليلية في رمضان. مثل هذه الملاحظات ستساعدك على التخطيط المسبق، والاستعداد المبكر عبر إبلاغ الموظفين بأنه ستكون هناك حاجة لمناوبات وساعات عمل إضافية، أو يمكنك بدلًا من ذلك تعيين موظفين مؤقتين.

إن لاحظت مثلًا أنّ عدد ساعات العمل والمناوبات الإضافية قد ازداد كثيرًا في الأشهر الأخيرة، فقد يكون هذا مؤشرًا على أنّ مشروعك ينمو، وأنّك تحتاج إلى تعيين موظفين جدد دائمين.

معظم أدوات الجدولة تقدم تقارير وبيانات حول جدول الأعمال وتعقيبات الموظفين والمناوبات التي يفضل أن يعمل عليها الموظفون، والمناوبات التي يحاولون تجنبها. كل هذه المعلومات ستساعدك على تحسين جدول العمل وجعله أكثر فعالية.

تم النشر في: الإنتاجية منذ 10 أشهر