يوفر العمل عن بعد العديد من المميزات التي من أبرزها المرونة، إلا أنه يحمل في طياته تحديات كثيرة، أهمها مشكلات الصحة الجسدية. يضمن الاهتمام بالصحة الجسدية زيادة في الإنتاجية والأداء للموظفين العاملين عن بعد، ولأن صحتهم بمنزلة الثروة، فالسؤال الأبرز هو ما سبل الاهتمام بالصحة الجسدية؟

جدول المحتويات:

• ما المقصود بالصحة الجسدية؟
• المشكلات الصحية الناجمة عن العمل عن بُعد
• الاهتمام بالصحة الجسدية عند العمل من المنزل

ما المقصود بالصحة الجسدية؟

عرفت منظمة الصحة العالمية الصحة الجسدية على إنها التمتع بالصحة البدنية الجيدة، والتأكد من سلامة أعضاء الجسم كافةً، وقيامها بوظائفها العضوية. وتشير أيضًا إلى قدرة الفرد على ممارسة المهام اليومية المعتادة بسلاسة، ودون الحاجة لمساعدة بدنية من طرفٍ آخر.

ولأن العقل السليم في الجسم السليم؛ يُعدّ الاهتمام بالصحة الجسدية حجر الأساس الداعم لتعزيز فرص زيادة الإنتاجية والإبداع للفرد. في حين أن من يعاني مع صحته الجسدية يقضي الكثير من الوقت في الاهتمام بها؛ ما يضيّع عليه الكثير من الفرص.

المشكلات الصحية الناجمة عن العمل عن بُعد

ينتج عن العمل عن بعد بعض مشكلات الصحة الجسدية، صحيح أنه قد يتبادر للذهن بأن أي عمل -أيًا كان نوعه- قد يؤدي إلى مشكلات جسدية للموظفين، لكن عادةً ما يرتبط العمل عن بعد بهذه المشكلات الجسدية:

1. الآلام الجسدية

يعمل الموظفون لساعات طويلة دون توفير سبل الراحة، فقد تجد الكثير منهم يعمل مستخدمًا جهازه المحمول (لاب توب) وهو جالس على طاولة المطبخ أو طاولة التلفاز.. وغيرها من الأماكن غير المناسبة، إذ إنها تفتقد للمعدات المثالية التي قد تحميهم من آلام محتملة. وتظهر الآلام الجسدية على عدّة أشكال، وهي:

• آلام في الرقبة وهي الأكثر شيوعًا بين مستخدمي أجهزة اللاب توب.
• أوجاع في الذراعين ومعصم اليد وكذلك الأصابع.
• مشكلات بالنخاع الشوكي نتيجة للجلوس لفترات طويلة على مُعِدَّات غير مجهزة ومدعمة، وهي من المعضلات الصحية الأكثر خطورة.
• مشكلات الأوتار والعضلات، ولا سيما في معصم اليد نتيجة الاستخدام المطول لأجهزة اللاب توب دون أخذ استراحات.
• أعراض الدوار نتيجة الجلوس لفترات طويلة، ما يقلل من الدورة الدموية الجارية في الجسم، وبالتالي يقلل نسبة الدم الواصلة للأعضاء بشكلٍ طبيعي.

2. المشكلات البصرية

يعتمد العمل عن بعد أساسًا على استخدام اللاب توب لإنجاز العمل في معظم المجالات، وكذلك استخدام الهواتف الذكية خلال فترات العمل، للتواصل المباشر والمستمر مع الموظفين الآخرين ومديرين العمل، ما يعرض العينين لمشكلات عدّة أولها الجفاف؛ إذ يُعد جفاف العين وتهيجها من المشكلات الأكثر حدوثًا نتيجة النظر المطول للشاشات، وإن كانت مؤقتة إلا أنها قد تؤدي إلى إجهاد العين وتؤثر عليها سلبًا.

إضافةً إلى ضعف البصر، إذ يحتاج العمل الجلوس لساعات طويلة والنظر لشاشة الحاسوب، وقد يغفل الكثيرون عن تأدية التمارين المناسبة لإراحة العينين. يؤدي كل هذا إلى مشكلات بصرية تندرج تحت ضعف بالبصر، وذلك بسبب الضوء الأزرق المنبعث من الحاسوب والأجهزة الذكية، الذي قد يؤذي البطانة الداخلية لشبكية العين ويؤدي إلى إتلافها.

3. السمنة

يزداد خطر الإصابة بالسمنة للعاملين عن بعد، وذلك نتيجة الجلوس مطولًا لساعات تفوق الوضع الطبيعي وقلة الحركة، إذ أنهم يستيقظون ويعملون مباشرةً دون المشي أو صعود السلالم، الذي يساهم بدوره في حرق بعض السعرات الحرارية.

بالإضافة لتناول الوجبات الغذائية بشكلٍ غير منظم، إذ تجد البعض يعمل لفترات طويلة دون تناول أي وجبة غذائية، البعض الآخر تجده يتناول الوجبات والمحليات طوال فترة عمله. لا تؤثر السمنة على الشكل الجمالي للإنسان فقط، لكنها تسبب كثير من الأمراض شديدة الخطر؛ من بينها داء السكري من النوع الثاني وأمراض القلب جميعها.

4. مشكلات النوم

يؤثر العمل في أوقات قريبة من فترات النوم سلبًا على قدرة الموظف على النوم بشكلٍ طبيعي، وكذلك العمل لفترات طويلة أمام شاشة الحاسوب، يؤدي إلى إرسال إشارات للدماغ بوجود ضوء، مما يقل من إفراز الميلاتونين وهو الهرمون المسؤول عن النوم ويتم إفرازه في الليل، وبالتالي يعطي إشارة بأنه ليس موعد للنوم، ما يجعل الموظفين يعانون أرق وصعوبة في النوم.

يعاني البعض الآخر من الموظفين من فرط النوم، وذلك لأنهم يعملون من البيت فيعطيهم شعورًا وكأنهم في المنزل لا في العمل، فتجدهم يواجهون صعوبة في البقاء مستيقظين للعمل، ما يؤثر سلبًا على قدرتهم الإنتاجية.

كيفية الاهتمام بالصحة الجسدية عند العمل من المنزل

يؤثر الاهتمام بالصحة الجسدية على إنتاجية الموظفين العاملين عن بعد، إلى جانب المشكلات الصحية. لذا، لا بد من اتّباع آليات تُطبق عند العمل من المنزل، للتغلب على المشكلات الجسدية المحتمل التعرض لها. أبرزها ما يلي:

1. إنشاء مساحة عمل خاصة

بصفتك تعمل عن بعد، فينبغي لك إنشاء مساحة عمل خاصة مجهزة بالأدوات اللازمة من أجل الاهتمام بصحتك الجسدية. فالعديد من الآلام الجسدية التي قد تتعرض لها هي نتاج وضعية جلوس خاطئة، أو عدم تخصيص مكان عمل مناسب بما يحتويه من وسائل داعمة، التي من أهمها:

• مكان خاص للعمل، يفصل بين حياتك العملية والشخصية.
• مكتب يضمن راحة اليدين والرسغ، بالإضافة لكرسي داعم للرقبة والعمود الفقري.
• إضاءة مناسبة في المكان.
• الحرص على جعل المكان خالٍ من المشتتات، مثل الأثاث والصور وغيرها.
• الاستعانة بنظارة طبية تحمي العينين من الأشعة الضارة.

2. ممارسة الرياضة

يعتمد الاهتمام بالصحة الجسمية أساسًا على ممارسة الرياضة بكافة أنواعها، فممارسة الرياضة لمدة نصف ساعة يوميًا يقلل من التعرض للمشكلات الصحية. من أهم التمارين التي يمكن القيام بها:

• تمارين التحمل: يمكنك ممارستها في المنزل أو بالقرب منه كالركض أو المشي السريع، وركوب الدراجات الهوائية، بالإضافة إلى صعود السلم.
• تمارين القوة: يمكنك ممارستها من أجل الاهتمام بالصحة الجسدية، مثل رفع الأثقال أو يمكن الاستعانة بأكياس البقالة، بالإضافة إلى تمارين الضغط على الحائط.
• تمارين التوازن: يمكنك ممارستها من خلال الوقوف على رجل واحدة.
• تمارين المرونة: يمكنك ممارستها من خلال تمرين شد الظهر وتمدد الكاحل.

من المفيد ممارسة جميع الأنواع الأربعة والمزج بينها، لتحظى بالقوة البدنية التي تساعدك على الاهتمام بالصحة الجسدية.

3. اعتماد نظام غذاء متوازن

يبدأ الاهتمام بالصحة الجسدية من الغذاء، فكلما كان الغذاء الذي تتناوله متنوع وغني بالمواد الأساسية اللازمة لبناء الجسم ومدّه بالطاقة، كانت صحتك البدنية أفضل، وبالتالي فعاليتك وإنتاجيتك أفضل. ومن أهم النصائح في هذا الشأن:

• الحرص على تناول وجبة الإفطار.
• تناول الفواكه والخضار.
• الابتعاد قدر الإمكان عن السكريات والكربوهيدرات لتجنب السمنة.
• تناول الأسماك، فهي غنية بالأوميجا 3 الذي يُعدّ من الأصناف الداعمة الذاكرة والنشاط.
• الحرص على شرب الماء بكثرة خلال فترات العمل.
• تجنب الإكثار من المنشطات مثل القهوة والشاي، فهي تؤثر على النوم.
• الابتعاد عن تناول الأطعمة مرتفعة الأملاح.

4. تحديد أوقات العمل والراحة

يُعدّ تحديد أوقات العمل بما يتناسب مع الوضع الطبيعي، وجعلها في الفترة الصباحية، مع تقليل اللجوء لاستخدام الحواسيب المحمولة في الفترة المسائية، من أهم مبادئ الاهتمام بالصحة الجسمية. إذ يقلل التعرض للأشعة الضوئية، ما يجعل عملية الانخراط في النوم أسهل ويقلل من الأرق.

كذلك يقلل أخذ استراحات للترفيه خلال ساعات العمل من إجهاد الجسد والعين، الناتج عن الجلوس ملاصقة للشاشات لفترات طويلة. يمكن في أثناء هذه الفترة اللجوء إلى المشي، إذ يقلل من مستويات التوتر والضغط الجسدي والنفسي.

ختامًا، على الموظفين العاملين عن بعد الاهتمام بالصحة الجسدية، والحفاظ على ممارسة الرياضة والتغذية المتوازنة. بالإضافة إلى فصل العمل عن الحياة الشخصية، للحصول على حياة جسدية ونفسية سليمة، تؤدي إلى حياة عملية فعالة ومنتجة.

إدارة الاجتماعات الفردية بفعالية تساعدك في إنشاء حلقة تواصل مع الموظفين ومواجهة التحديات، وتساعد الموظفين على تطوير أدوارهم الوظيفية. ونظرًا لعدم وضوح أثر الاجتماعات الفردية في تطوير أداء الموظفين، يتعسّر على بعض المديرين تحقيق أفضل استفادة منها، فكيف يمكنك إدارة اجتماعات فردية عن بعد باحترافية؟

جدول المحتويات:

• ما هي الاجتماعات الفردية؟
• أهمية الاجتماعات الفردية
• طرق التحضير للاجتماعات الفردية
• نصائح لإدارة الاجتماعات الفردية بفعالية

ما هي الاجتماعات الفردية؟

الاجتماعات الفردية هي اجتماعات دورية تُجرى داخل المؤسسة بين المدير وأحد الموظفين، وتكون ذات طابع حواري، هدفها الأساسي الاهتمام بالموظفين وتذليل ما يواجهون من صعوبات وتحديات، ودراسة أوجه زيادة الإنتاجية والكفاءة. وتُصنف على أنها نوع من الاتصال المباشر الذي يجرّى بانتظام.

أهمية الاجتماعات الفردية

فهم الغرض الحقيقي من إدارة الاجتماعات الفردية يجعل الوقت المخصص لها مثمرًا، إذ إنها تُعدّ الطريق الأمثل للتواصل مع أعضاء الفريق، وإنشاء العلاقات، وأيضًا توظيف قدراتهم. ولأن هناك العديد من الأسباب التي تجعل من استضافتها أمرًا هامًا، والتي قد تتغير من مؤسسة لأخرى حسب الأهداف التي تطمح إليها، فيما يلي بعضها:

1. توضيح الصورة الكاملة

لا تقتصر وظيفة المدير على إصدار الأوامر، وتوقيع الاتفاقات وإلقاء الخطابات، فمن المهام الأساسية له التوجيه الصحيح للموظفين، ويكون ذلك أكثر تأثيرًا من خلال إدارة الاجتماعات الفردية. فمن خلالها يمكن للمدير توضيح الصورة الكاملة للمهام المناطة لكل موظف، والأعمال الموكلة إليه، وكذلك توضيح النتائج المتوقعة منه.

توفر الاجتماعات الفردية كذلك فرصة للمدير لتقييم المهارات التي يمتلكها كل موظف، متضمنة كل من القدرات المهنية والشخصية؛ متمثلة بمستوى ذكائه وقدرته على العمل ضمن الفريق وكذلك شعوره تجاه ما يقوم به من عمل، كل هذا يضمن للموظف التوجيه الصحيح الذي يمكّنه من العمل بكفاءة.

2. خلق مساحة خاصة بالموظفين

توفر الاجتماعات الفردية بيئة تشاركية آمنة للموظفين، ولأن الكثير من الموظفين يعانون رهبة مشاركة مشكلاتهم والتحديات التي تواجههم أمام بقية أعضاء الفريق خلال الاجتماع العام، فإنها تمكّنهم من إثارة الأمور الصعبة خاصةً مع المدير، وأيضًا تساعد المدير في معالجة المخاوف المتعلق بالموظفين. كما تُتيح هذه الاجتماعات وقت ومساحة خاصة لتحديد مدى توافق الأهداف المهنية للموظف مع أهداف الفريق.

3. اكتشاف المشكلات وتبادل الملاحظات

كثير من المشكلات والتحديات المتعلقة بالعمل تُكتشف خلال إدارة الاجتماعات الفردية، خصوصًا وأن كثير من الموظفين لا يحبذون الإفصاح عن الصعوبات التي تواجههم إذا لم يتم سؤالهم عنها. وكون الاجتماعات الفردية توفر مساحة خاصة وآمنة للموظف، يجعل عملية اكتشافها وتحديدها أسرع، وبذلك عملية إصلاحها أسهل، ما يعطي فرصة للمديرين لطلب التقييمات حول أسلوب إدارته.

4. توفير التطوير المهني

تُعدّ استضافة الاجتماعات الفردية الطريقة الأمثل لتقديم التوجيهات والإرشادات للموظف في كافة المجالات التي يحتاج فيها لتطوير، إذ أنه من خلال الدعم الذي يقدمه المدير للموظف، يجعله قادر على اتخاذ قرارات وخطوات رسمية تساهم في التطوير المهني تحت إشرافه. أيضًا تساعد المدير في توفير التدريبات اللازمة، ومعالجة نقاط ضعف الموظف بعد اكتشافها.

5. بناء علاقات فعالة

تمنح الاجتماعات الفردية المدير فرصة مثالية لبناء العلاقات بموظفيه، من خلال التواصل المنتظم مع كل موظف على حِدة، ما يسمح له بالتعرف أكثر على شخصية كل موظف ولمس أهم الجوانب التي يهتم لأمرها، فضلًا على التحديات التي يقابلها، سواء في العمل أو في حياته خارج العمل، وتؤثر على أدائه في بعض الأحيان. كل ذلك يتحقق من خلال التواصل والاستماع، والمحاولة الجادة لمساعدة الموظف، ما ينتج عنه أشخاص لديهم ولاء أكبر ويُحسن الجو العام لبيئة العمل ويجعلها أكثر فعالية وإنتاجًا.

طرق التحضير للاجتماعات الفردية

إدارة الاجتماعات الفردية ليس بالأمر المعقد، إذ يضمن الاستعداد الجيد لها تحقيق أكبر استفادة من وقت كلا الطرفين، وذلك لأنه يتيح لك الوصول مباشرةً للأمور الهامة دون الحاجة لمناقشة الأمور الهامشية. فهناك العديد من العوامل التي قد تساعد في نجاحه، أفضلها ما يلي:

1. الإعلان عن الاجتماعات الفردية

سواء كانت استضافة الاجتماعات الفردية حدث جديد على الموظفين أم أُعلن عنه في اجتماع الفريق، وذلك حتى يصل الإعلان للجميع في نفس الوقت دون أن يشعر أي شخص بأنه منفرد بها. وأيضًا نوّه إلى أن هذه الاجتماعات هدفها الأساسي توثيق العلاقات، والتعرف على التحديات، ومناقشة الأعمال، وتقديم المساعدة للموظفين عند حاجتهم لها، بعيدًا عن كونها اجتماعات رقابية هدفها التعبير عن عدم رضا المدير عن الأداء، كما هو متعارف عند البعض.

2. تحديد الأداة المناسبة

إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد يتطلب منك اختيار وسيلة مناسبة للتواصل خلال الاجتماع، إذ تعتمد الشركات العاملة عن بعد على التطبيقات الاجتماعية ومكالمات الفيديو للتواصل خلال الاجتماع، إذ يوجد الكثير منها، أبرزها:

• Zoom
• Google Hangouts
• Google DUO
• Free Conference Call
• UberConference
• webex

3. تحديد الإيقاع المناسب

يجب عليك اختيار الفترة الزمنية المناسبة لإجراء وتكرار الاجتماعات الفردية، بما يتناسب معك ومع موظفيك. فهناك عدّة خطط قد تكون مناسبة، منها أن تلتقي بكل موظف مرة واحدة أسبوعيًا لمدة 30 دقيقة، والخطة الثانية هي لقاء كل أسبوعين يُناقش خلاله أهم المستجدات والتحديات التي قابلها الموظف من آخر اجتماع.

وآخرها الخطة المختلطة، والتي تعني أن تلتقي ببعض الموظفين أسبوعيًا والبعض الآخر كل أسبوعين. ومن الجدير بالذكر أن الخطة الأولى أفضلهم، إذ ترتبط بأعلى مستويات المشاركة، خصوصًا في حالة العمل عن بعد.

ولضمان حصول الموظفين على الدعم الشخصي الكافي منك، احرص على قضاء فترات متكافئة معهم جميعًا. لذا عند تحديدك لإيقاع اللقاء المناسب، راعي ما يلي:

• الخبرة العملية للموظفين، فالجدد منهم نلجأ إلى عقد الاجتماعات الأسبوعية، وذلك حتى يتسنى لك معرفة نقاط الضعف، وإيجاد الحلول المناسبة.
• حجم الفريق، إذا كان عدد الموظفين أكثر من 10، فالأفضل هو إجراء اجتماعات فردية كل أسبوعين، من أجل استيعاب كافة الموظفين، وقد تلجأ إلى تقليل الفترة الزمنية للاجتماع.

4. تحديد جدول أعمال الاجتماع

يقصد بجدول الأعمال أو الأجندة، قائمة بالموضوعات والأنشطة التي تحتاج مناقشتها خلال الاجتماع، ويكون الهدف الرئيسي منها إنشاء مخطط واضح لما سيكون عليه الاجتماع، لتغطية كافة الموضوعات، وفيها المخاوف والتحديات التي تواجه الموظفين. ولأن الوقت قليل مقارنةً بالموضوعات التي يجب مناقشتها، فوجود الأجندة يُسهل عملية سير الاجتماع بسلاسة. فيما يلي بعض النصائح التي تساعدك في إنشاء جدول الأعمال:

• حدد كلًا من الوقت والتاريخ والأداة.
• وضح الهدف الرئيسي من الاجتماع.
• حدد البنود التي تنوي مناقشتها خلال الاجتماع، متضمنة الأسئلة التي تريد الإجابة عنها أيضًا.
• أنشئ نسخة خاصة بالموظفين، وشاركها معهم.
• حدد مقدار الوقت الذي يحتاجه كل موضوع.
• اطلب من الموظفين المشاركة في إعداده.
• حدِث جدول الأعمال باستمرار، بما يتناسب مع الاحتياجات.

ومن الجدير بالذكر، أنه لا بأس بالخروج في بعض الأحيان عن أجندة الاجتماع في حال تناول أحد الموظفين صعوبة أو تحدي يواجهه، هنا من الضروري التحلي بالمرونة وترك المجال له للحديث عما يواجهه، ومساعدته بالاستماع الجيد وتقديم حلول عملية تعينه على تجاوزها.

نصائح لإدارة الاجتماعات الفردية بفعالية

إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد تتطلب من المدير القدرة على توفير بيئة يشعر فيها الموظفون بالأمان والراحة، تمكّنهم من إبداء آرائهم فيما يخص العمل. فالهدف الأساسي منها بعد الاهتمام بالأمور المهنية والعملية، هو بناء العلاقات وتعزيزها من خلال معالجة الاحتياجات الشخصية. ويتم ذلك بممارسات نوعية فعالة أهمها:

استعد جيدًا

تتأثر إدارة الاجتماعات الفردية بحضورك الذهني، لذلك أوقف تنبيهات البريد الإلكتروني، وضع هاتفك بعيدًا، وابتعد عن أي مشتتات، وذكر نفسك قبل بداية الاجتماع بأنه يتعلق بشكل رئيسي باحتياجات الموظفين وأدائهم. يجب عليك خلال الاجتماع التأكيد على الأهداف المرجوة منه، والإشارة للنتائج المتوقع الحصول عليها. وضع في الحسبان أنه لا بأس بالقليل من الموضوعات الخارجة عن العمل، من أجل بناء العلاقات وتعزيزها.

كن مستمعًا جيدًا

خلال الاجتماعات الفردية، ينبغي لك الاستماع أكثر مما تتكلم، فهناك العديد من مؤشرات نجاح إدارة الاجتماعات الفردية. على سبيل المثال، إتاحة الفرصة للموظفين لمناقشة أفكارهم وآرائهم دون التقيد بالأفكار المجدولة سابقًا، خصوصًا في حال وجود مهام صعبة وتحديات تواجههم. والجدير بالذكر أن استماعك الجيد خلال الاجتماع يعطي انطباع للموظفين بالدعم والاهتمام لآرائهم.

قدم المساعدة

عند عقد الاجتماعات الفردية، اعرض المساعدة على موظفيك، فمساعدتك لهم سواء على صعيد المهام المفوضة إليهم أو تطوير مهاراتهم، تُساعد شركتك على النمو والتطور. أيضًا في بداية كل اجتماع، اهتم بمتابعة سير المواضيع التي تم مناقشتها في الاجتماع السابق، وتأكد من أن المخرجات سارت كما خُطط له.

أَنهِ الاجتماع ببنود عمل واضحة

عند إنهاء الاجتماعات الفردية عليك مراجعة ما نتج عن النقاشات خلاله، وذلك للتأكد من وضوح الأمور التي تم الاتفاق عليها، سواء من الأعمال المطلوبة أو الفترات الزمنية لتنفيذها. أيضًا يمكنك إرسال قائمة بالقرارات وبنود العمل التي تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع للموظفين، بهدف توضيح المسؤوليات الواقعة على عاتق كل منهم لضمان سير العمل بفعالية.

ختامًا، قد تبدو إدارة الاجتماعات الفردية عن بعد بانتظام أمرًا صعبًا يحتاج إلى جهد ووقت والتزام، إلا أن فوائده مثمرة في تعزيز أداء الموظفين، وبالتالي شركتك. ولا تنسَ الاعتماد على ما ذكرناه من خطوات ونصائح للتحضير لاجتماع فعال.

رفع كفاءة الموظفين هدف أساسي تسعى إليه الشركات، فوجود الموظفين الأكفاء في الشركة يساعد على تحسين إنتاجية العمل من خلال تحصيل أفضل أداء في وقت قياسي. فإذا كنت صاحب شركة تعمل عن بعد وتبحث عن رفع كفاءة الموظفين، إليك أفضل إستراتيجيات رفع كفاءة موظفيك وتحقيق أداء مميز.

ما المقصود بالكفاءة؟

مصطلح الكفاءة في العمل يتعلق بإمكانية الحصول على أقصى استفادة من الموارد الخاصة بأصحاب الشركات، سواء كانت موارد بشرية أو مادية، لإنتاج المزيد بجهدٍ ومالٍ أقل. أما كفاءة الموظف فتشير إلى قدرة الموظف على أداء وظيفة معينة بفعالية خلال فترة زمنية محددة. وتعتمد اعتمادًا رئيسيًا على عدّة عوامل، أهمها امتلاك المهارات والمعرفة والخبرة.

قد يختلط على البعض مصطلح الكفاءة مع مصطلحي الفعالية والإنتاجية، لكن هناك فروق جوهرية بينها؛ فالكفاءة تعني فعل الشيء بالطريقة الصحيحة، في حين أن الفعالية يُراد بها تحقيق المرء الهدف المرجو منه على الوجه الصحيح، أما الإنتاجية فهي مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بكمّ المخرجات الصادرة عن الموظف خلال العمل.

10 استراتيجيات لرفع كفاءة الموظفين العاملين عن بعد

تُعدّ الإنتاجية مصدر قلق أكبر لمديري الشركات وخصوصًا التي تعمل عن بعد، نظرًا لصعوبة الإشراف على سير العمل والتأكد من توفر الأدوات التي يحتاجها الموظف، إضافةً إلى صعوبة العملية الإرشادية. إليك أفضل الاستراتيجيات لرفع كفاءة موظفيك عن بعد، التي تتمثل فيما يلي:

1. بناء ثقافة خاصة بشركتك

الحفاظ على ثقافة الشركة ورسالتها خارج البيئة التقليدية للعمل من أكبر التحديات التي تؤثر على الإنتاجية، لأن الكثير من الشركات تغفل عن المقصود بثقافة الشركة، ولكن يمكن إيجازها في مَن توظف وما تصرفاتهم عندما لا تكون متواجد معهم. عليك أن تُدرك أنه من الضروري إشراك موظفيك في تطوير ثقافة الشركة بدلًا من أن تتولى أنت العملية بِرُمَّتها.

ولفعل ذلك بالشكل الصحيح، فكل ما تحتاجه هو توثيق التواصل والتعاون بين الموظفين، من خلال الاجتماعات الرسمية المنتظمة، وجدولة ساعات عمل مرنة. إضافةً إلى الاهتمام برفاهية الموظفين بتقديم مختلف أنواع الدعم بما يتناسب مع شخصية كل موظف، سواء كان دعم معنوي أو مادي. وهذا بدوره يساعد في بناء ثقافة إيجابية داعمة تعمل على رفع كفاءة الموظفين، مما يضمن زيادة الإنتاجية.

2. تعزيز قُدراتك القيادية

يُعدّ التحفيز حجر الأساس في رفع كفاءة الموظفين، فعندما تقود فريق يعمل عن بعد ينبغي لك إدراك أن تحفيزهم ليس بالأمر السهل. من المهم أن تكون وسطيًا في إدارة أعضاء فريقك، فالشِدة تُسبب مشاكل إضافية، وترك الموظفين لرغباتهم يؤثر سلبًا على سير العمل. فيما يلي بعض الممارسات التي تساعدك في إدارة فريق يعمل عن بعد بفعالية، لضمان رفع الكفاءة:

• الثقة في الموظفين: الثقة أهم القيم التي يجب عليك إعطائها عند إدارة فريق يعمل عن بعد، فإنشاء رابط قائم على الثقة بين المدير والموظفين يُحسّن من أداء ومشاركة فريقك. إذ تبدأ من التواصل المباشر معهم من خلال إفساح المجال للنقاشات، وأخذ آرائهم في الحسبان مع جعل المناسب منها قيد التنفيذ.
• الاجتماعات الفردية: تنظيم الاجتماعات الفردية مع الموظفين يساعد في تحسين التواصل مع أعضاء الفريق، ويمنحك الفرصة للتعرف عليهم وفهم احتياجاتهم ومعرفة كل من نقاط القوة والضعف لديهم، ومساعدتهم على تخطيها من أجل رفع الإنتاجية.
• تتبع العمل: استخدام أدوات إدارة الفرق عن بعد، مثل أداة أنا من حسوب التي تساعدك على تتبع تقدم فريقك، إذ تمنحك نظرة أشمل حول المشاريع التي يعمل عليها موظفيك، ما يعطيك الفرصة لتوجيههم وبناء الخطط الواضحة لسير العمل.

3. تحديث أدوات العمل الخاصة بشركتك

لا شك أن التواصل الجيد هو جوهر نجاح فرق العمل الافتراضية، لذلك يساعدك امتلاك قنوات تواصل مناسبة وأسلوب مناسب، في رفع كفاءة الموظفين، وتحفيزهم عن بعد. لذا ينبغي لك اختيار أدوات التواصل المناسبة مثل: البريد الإلكتروني، وتطبيقات اجتماعات الفيديو مثل زوم zoom، ولوحات إدارة المشاريع وقوائم المهام مثل أداة أنا، وأدوات العمل التشاركية مثل مستندات جوجل.

فمن الضروري إبقاء الموظفين العاملين عن بعد متزامنين مع بعضهم من خلال الأدوات التي تجعلهم يتابعون سير العمل بسلاسة. ولا تنسَ في هذه المرحلة وضع السياسات الخاصة بك لرفع كفاءتهم بتبسيط التواصل والتقليل من عدد الأدوات التي يستخدمها فريقك. فيمكن اختيار برنامج واحد للدردشة، وآخر للتواصل المرئي، بدلًا من تشتيت الموظفين وإلزامهم بالاشتراك بأكثر من برنامج ووسيلة تواصل، مما يقلل من إنتاجيتهم.

4. وضع أهداف وتوقعات واضحة

يُعدّ تحديد الأهداف من الممارسات التي تزداد أهمية في حالة العمل عن بعد، كونها توفر رؤية واضحة لموظفيك عن سبل الوصول إليها. إذ إن مكالمات الفيديو المستمرة والمكالمات الهاتفية أو الرسائل لا تكون مجدية دائمًا في نقل التوقعات وتحديدها لموظفيك، لأنها تستهلك جزءًا كبيرًا من ساعات العمل المحددة، مما يؤثر على إنتاجية الموظفين. ولرفع كفاءة الموظفين، حدد من البداية ما يلي:

• مجالات المسؤولية لموظفيك.
• مؤشرات قياس الأداء الخاصة بهم.
• نسبة الإنجاز خلال وقت المحدد.
• الميزانية وعائد الاستثمار.

5. تجديد نظام التدريب الخاص بشركتك

الإنتاجية تعتمد على الموظفين، واستثمار الموارد المتاحة في تعليم وتدريب القوى العاملة يُعدّ المحرك الأساسي لرفع كفاءة الموظفين، وزيادة الإنتاجية. تلجأ الشركات في كثير من الأحيان إلى اعتماد نظام التدريب لمرة واحدة، لكن رفع كفاءة الموظفين تتطلب تجديد نظام التدريب الذي تعتمده شركتك، بما يتناسب مع طبيعة العمل الحالية.

من الجدير بالذكر أن جميع الموظفين لا يتعلمون بالطريقة نفسها، فقد تتباين سرعة استجابتهم للتدريب، لذلك من المهم تنويع طرق المعرفة، كما يجب عليك اختيار التدريبات المناسبة للعمل عن بعد، والاهتمام بتحفيز الموظفين بالمحفزات المادية والمعنوية؛ لإتمام الدورات التدريبية.

يمكنك إتباع إحدى طرق التدريب عن بعد التي من صورها التدريب المتزامن؛ المتمثل في البث المباشر من خلال اللقاءات المرئية التي يوفر فرصة للتفاعل مع المُحاضِر والاستفادة من خبراته مباشرةً، أو اعتماد التدريب الغير متزامن؛ الذي يكون في صورة محاضرات مسجلة تتيح فرصة أكبر للاستماع إليها حسب ظروف كل موظف واتساع وقته.

6. تصميم امتيازات خاصة بشركتك

العمل عن بعد ليس مرادفًا للعمل من المنزل، فبعض الموظفين يجدون أن العمل من المنزل غير مثمر، وذلك بسبب عوامل كثيرة من ضمنها المساحات التي قد تكون ضيقة أو التشتت وقلة التركيز، والتداخل بين الحياة الشخصية والمهنية. البعض الآخر من الموظفين يرى أن المنزل بيئة مناسبة للعمل ورفع إنتاجيتهم.

ولأن الموظفين العاملين عن بعد يحتاجون إلى درجة أكبر من المرونة في ساعات العمل، وإضافات أكثر تساعدهم في الموازنة بين عملهم وحياتهم. لذا عليك تبني استراتيجيات جديدة طويلة الأمد لاستيعاب ما يريده الموظفون، وتصميم امتيازات جديدة تلبي احتياجاتهم وتساعدهم على رفع الإنتاجية مثل:

• إصدار فواتير إنترنت مدعومة من الشركة؛ للتأكد من توافر الإنترنت لديهم للقيام بعملهم.
• تجنب التأخير في دفع الرواتب.
• تنظيم لقاءات جماعية افتراضية شهريًا.
• جدولة الإجازات الشهرية والسنوية بما يتناسب مع سياسة الشركة.

7. ترسيخ مبدأ التعاون

يُعدّ التعاون حجر الأساس لبناء شركة تعمل عن بعد وتهتم بزيادة الإنتاجية، فلا يخفى أهمية وجوده بين المدير والموظفين، أو بين الموظفين أنفسهم في تحسين بيئة العمل، لأنه هو ما يُنجز العمل بفعالية. فمتى تعاون الفريق كان العمل مثمر أكثر والنتائج أفضل.

قد يكون التحدي الأكبر الذي يواجهك، هو كيفية وضع استراتيجية عمل عن بعد واضحة ومحفزة، ولعل أفضلها تتمثل بالاعتماد على برامج الدردشة الجماعية التي تجمع الموظفين، إضافةً إلى الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت؛ لتساعدك في تعزيز روح التعاون بين الموظفين.

8. الاهتمام بملاحظات الموظفين

يحتاج أصحاب الشركات دومًا إلى تعليقات وملاحظات أعضاء فرق العمل من الموظفين على آلية العمل وسيره، لأن الموظفين هم أساس العملية الإنتاجية وبدون فهم احتياجاتهم بدقة، لن يكونوا منتجين. تتحقق رفع كفاءة الموظفين عن بعد عند الاهتمام بهذه الاحتياجات والعمل على تلبيتها، ومن أفضل الاستراتيجيات المتبعة، إرسال استطلاع رأي نصف سنوي على سبيل المثال لمراقبة الأداء الذي يضمن لك اتخاذ تعديلات سريعة عند الحاجة.

9. تحديد أوقات العمل بوضوح

يخشى الموظفون عن بعد رهبة التواجد، ويعتقدون أنهم بحاجة إلى أن يكونوا مستعدين في جميع الأوقات. لذلك من الضروري تفعيل الالتزام بساعات العمل المحددة وتجنب فرض العمل لوقت إضافي، إلا إن وجدت حاجة ماسة لذلك. فالعمل عن بعد سواء من المنزل أو مساحات العمل المشتركة، لا يعني أن الموظفين متاحين دائمًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني وتتبعها.

تتطلب إدارة العمل عن بعد خلق ثقافة قائمة على التوافق واحترام وقت الموظف وحدوده، إذ إن اهتمامك بتوضيح ضرورة جدولة مواعيد العمل وتحديد الإجازات الشهرية والسنوية، يضمن احترام الموظفين لساعات العمل، ومعرفة الأوقات المناسبة للتواصل معهم، وبذلك لن تحتاج للتواصل معهم خارج الأوقات الموضحة من قِبلهم.

10. إعداد ملتقى سنوي للشركة

لتتمكن من رفع كفاءة الموظفين العاملين عن بعد، عليك تعزيز شعورهم بالانتماء، وهذا لا يحدث إلا بالاجتماعات واللقاءات المباشرة بين جميع الموظفين على مستوى الأقسام والمراكز القيادية. لذلك من الجيد الاهتمام بإعداد ملتقى سنوي للشركة يُمكّن الموظفين من الالتقاء والتفاعل، ما يساهم في توطيد العلاقات بينهم وتعزيز انسجامهم في بيئة العمل الافتراضية، ما ينعكس على زيادة الإنتاجية ورفع جودة العمل.

ختامًا، إذا كنت من أصحاب الشركات التي تعمل عن بعد، فإن اتباع الاستراتيجيات السابقة مع التطبيق الصحيح لها، يمكّنك من رفع قدرة الموظفين العاملين عن بعد لديك، وهذا بدوره يساهم في زيادة الإنتاجية المرجوة.