عندما تبدأ شركتك عن بعد، يكون لكل فرد أسلوبه الخاص في العمل والتواصل. فكيف تضمن التوازن بين المرونة والتنظيم؟
هنا تظهر سياسات العمل عن بعد كقواعد أساسية تحافظ على سير العمل وانسجام الفريق مع ثقافة الشركة. وعندما تكون موثقة ومتاحة للجميع، تصبح مرجعًا رئيسيًا يسهّل اندماج الموظفين الجدد. نشاركك خبراتنا لوضع سياسات عمل عن بعد تسهم في بناء بيئة أكثر استقرارًا.
أهداف الشركة
تربط الأهداف الموظفين برؤية الشركة؛ مما يعزز انتماءهم ويدفعهم للعمل بما يتماشى مع تحقيقها. ويشمل ذلك:
- الرؤية Vision: ما التغيير الذي تسعى الشركة لإحداثه؟
- الرسالة Mission: كيف تحقق شركتك هذه الرؤية؟
- الأهداف الاسترايتجية: ما الأولويات التي يعمل عليها الفريق؟
في دليل حسوب للموظفين مثلًا، أوضحت الشركة رؤيتها في تمكين الشباب العربي من المنافسة والريادة من خلال تطوير حلول ومنصات في عدة مجالات للشركات والأفراد. ثم أضافت عبارة تُشعر الموظف بأنه جزءًا من الهدف:
“إن انضمامك للعمل مع فريق حسوب يعني أنك ستساهم بشكل مباشر في تحقيق هذه الأهداف. عندما يُطلب منك أن تتحدث عن عملك، انطلق من هدف فريق حسوب “تطوير العالم العربي”، ثم المشروع والفريق الذي تعمل معه، ثم الدور الذي تقوم به ضمن هذا الفريق”.
هيكلة فرق العمل
توضح الهيكلة المنظمة مسؤوليات فرق العمل وتوقعات الأداء؛ مما يقلل من تداخل المهام أو سوء الفهم. لذلك، وثق هذه التفاصيل:
- المهام الوظيفية لكل فريق أو دور.
- بيان كيفية اتخاذ القرارات وتوجيه التعليمات.
- أهم الإرشادات التي تسهل إنجاز المهام بكفاءة.
- توضيح معايير قياس الأداء حسب الدور الوظيفي.
- ربط المهام بالرؤية والأهداف لمنحها معنى أكبر وبيان النتائج المتوقعة.
ساعات العمل
يتطلب العمل عن بعد مرونة في اختيار ساعات العمل، خصوصًا عندما يعمل الفريق من مناطق جغرافية مختلفة التوقيت. ومع ذلك، احرص على توضيح ضرورة وجود تداخل ثلاث إلى أربع ساعات بين أفراد كل فريق، لتسهيل التعاون وسير العمل بوتيرة مناسبة. سيعزز ذلك أيضًا روح الفريق.
أكّد كذلك على ضرورة توثيق ساعات التواجد وفترات الاستراحات القصيرة أو الإجازات السنوية، ليطلع جميع الأفراد المشتركين بالمهام مع الموظف، ولإسناد المهام العاجلة للمتواجدين.
التواصل الفعال
يختلف التواصل في العمل عن بعد عن البيئة المكتبية، ما يستدعي مراعاة التواصل غير المتزامن ووضع بعض الإرشادات التي تضمن فعاليته بين فريق العمل.
سيساعدك التحدث عن فلسفة شركتك في الإدارة والتواصل في البداية؛ فبعض الشركات مثل حسوب تنتهج سياسة الباب المفتوح في إدارة فريق العمل، مما يعني أن لكل فرد حرية التواصل مع أي شخص ضمن الفريق بما يحقق هدف التواصل الفعال.
بعدها، اذكر إرشادات التواصل الصحيح، ومنها:
- اختيار التوقيت المناسب، ومراعاة ساعات تواجد الموظف إذا كان الطلب عاجلًا.
- توضيح السبب الرئيسي للتواصل بدلًا من انتظار رد التحية أولًا.
- إضافة جميع المعلومات الضرورية لفهم الهدف وتنفيذ المطلوب.
- عند طلب موعد اجتماع، ينبغي تحديد ماهية الموضوع المراد مناقشته.
أنصحك كذلك بإضافة نصائح متعلقة بتقبّل الملاحظات المتعلقة بجودة العمل، والتشجيع على المبادرة في مساعدة الزملاء حسب خبرات الفرد، خصوصًا الموظفين الجدد، وضرورة التعامل بشفافية ومهنية.
أدوات إدارة العمل
تحدد الأدوات إطار التواصل والتنظيم، مع بيان حالات استخدام كل أداة لتفادي الازدواجية. وعادةً ما تنقسم إلى:
- تطبيقات إدارة المشاريع لمتابعة المهام وتوزيعها.
- البريد الإلكتروني للمراسلات الرسمية، خصوصًا مع العملاء أو الأطراف الخارجية. وفي الطلبات الفردية الرسمية مثل خطابات التوصية.
- مساحات العمل للتواصل اليومي الداخلي.
- تطبيقات الاجتماعات لمتابعة الأداء أو اتخاذ القرارات المشتركة أو جلسات العصف الذهني.
تذكر أنه كلما قلت الأدوات -مع ضرورة فعاليتها-، قلّ تشتت فريق العمل. يمكنك استخدام أداة أنا في إنشاء لوحات خاصة بسياسات العمل أو إدارة المشاريع، إذ توفر تطبيقات متنوعة تناسب متطلبات العمل عن بعد:
- تطبيق الملاحظات لتوثيق سياسات العمل عن بعد والإجراءات الخاصة بكل فريق.
- تطبيق المهام لإنشاء قوائم تسهّل المتابعة والتعاون داخل كل مهمة.
- تطبيق المحادثة لتبادل الملاحظات والملفات والتحديثات.
- تطبيق التقويم لتنظيم المواعيد والأحداث المهمة في الشركة.
- تطبيق مجلد لمشاركة الملفات بين فريق العمل في المشاريع التي يعملون عليها.
سياسات الأمان
الثقة والحماية أساس العمل عن بعد، خصوصًا مع تداول ملفات وبيانات حساسة. لذلك، إلى جانب منح الصلاحيات حسب الدور الوظيفي، احرص على توثيق إرشادات أمان للموظفين، مع التأكيد على ضرورة تطبيقها:
- استخدام شبكة آمنة أو VPN عند الدخول لأنظمة الشركة.
- استخدام كلمات مرور قوية وتجنب مشاركتها أو حفظها في مكان غير آمن.
- التنويه على ضرورة الإبلاغ عن المشكلات التقنية أو الأمنية، مع توضيح الآلية (كيف ولمن؟)
- عدم مشاركة بيانات العمل أو العملاء مع أشخاص خارجيين أو غير مصرح لهم الوصول.
القواعد السلوكية
تؤسس هذه القواعد ثقافة الاحترام المهني بين الموظفين، وتشمل:
- الالتزام بالتواصل المهني واحترام الفوارق الزمنية.
- منع السلوكيات التي تعيق التعاون مثل المقاطعة أو الانتقادات غير البناءة.
- ضرورة اتباع التعليمات الموجهة من مديري العمل.
- الالتزام بالتواجد وإنجاز المهام خلال ساعات العمل المتفق عليها.
وعندما يتعلق الأمر بالتعامل مع العملاء، خصوصًا في فرق الدعم الفني والمبيعات والتسويق. أكّد أن أسلوب التواصل يمثل الشركة ويؤثر على نتائج العمل. وأقتبس هنا جملة من دليل حسوب في قسم القواعد السلوكية: “من المتوقع أن تتصرف بمهنية عالية وتقدم أعلى معايير خدمة العملاء في جميع الأوقات. الطريقة التي تؤدي بها واجباتك يجب أن تعزز ثقة العملاء بالخدمات التي نقدمها.”
امتيازات العمل
تحفز الامتيازات الموظفين، وتجعلهم يشعرون بتقدير جهودهم، وتعرّفهم على حقوقهم الوظيفية كذلك. تعتمد التفاصيل هنا على فلسفة شركتك وموقعها، وتشمل عادةً:
- الإجازات: بتوضيح أنواعها وآلية طلبها (متى ومن مَن).
- المكافآت: آلية منح المكافآت المالية أو المعنوية (مثلاً: مكافآت الإنجاز أو الأداء المتميز).
- بدلات العمل: مثل بدل الأجهزة أو البرمجيات التي يستخدمها فريق العمل، خصوصًا فرق التصميم أو التسويق أو التطوير.
وصولًا إلى هنا تكون أسست البنية التحتية لنظام العمل في شركتك. ندعوك للاستفادة من لوحة سياسات العمل عن بعد التي أنشأناها على أنا، فقط انسخ اللوحة وعدّل على المحتوى بما يناسب سياسة الشركة لديك؛ ليكون كل شيء موثق وواضح في مكان واحد.
تم النشر في: سبتمبر 2025
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | التوظيف عن بعد
