نجاح اجتماعات العمل عن بعد يعتمد على طريقة إدارتها، ودورك هنا كمدير تبني عدة ممارسات تناسب بيئة العمل الرقمية، وتراعي أهداف الاجتماع ودور كل فرد لضمان تحقيق أهدافك.
نشاركك أهم الخطوات لإدارة اجتماعات فريقك بذكاء، بدءًا من التحضير وحتى تقييم المخرجات وتحسينها؛ للتعامل مع كل اجتماع كأداة تنسيق ترفع أداء الفريق.
قيّم ضرورة الاجتماع أولًا
أول خطوة أن تسأل نفسك لو الاجتماع ضروري فعلًا، ففي كثير من الحالات، يكون التواصل الكتابي أكثر فعالية وتوفيرًا للوقت. لذلك تحتاج إلى تقييم تكلفة الاجتماع بالساعات مقابل القيمة المتوقعة منه.
الأمر بسيط، إذا كنت تريد تبادل معلومات مثل تحديثات أو تقارير أداء، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو لوحة المهام. أما إذا كنت تحتاج إلى نقاش تفاعلي لحل مشكلة، أو اتخاذ قرار جماعي، أو عمل جلسة عصف ذهني، فالاجتماع هنا خيار مثالي لتحفيز التفكير المشترك ومشاركة الأفكار والحلول.
وفي حالاتٍ أخرى عندما يكون الاجتماع دوريًا -بشكل أسبوعي مثلًا- لمشاركة الإنجازات والعقبات، قد يبدو بديهيًا عقده كل مرة، لكن فكّر لو ناقشت كل شيء خلال الأسبوع مع الفريق ولا يوجد الكثير لمتابعته خلال اجتماع الآن، هكذا ستقلل رتابة الاجتماع وتوفر الوقت للتركيز على المهام.
خطط جيدًا للاجتماع
لضمان التحضير للاجتماع جيدًا، قرر المخرجات التي يجب إنهاء الاجتماع بها، هكذا تستطيع تحديد البنود الرئيسية لتحقيق الهدف. إليك أبرز أنواع الاجتماعات حسب أهدافها، والبنود اللازمة لكل نوع:
- المتابعة الدورية: مراجعة التقدم، حل العقبات، تحديد الأولويات القادمة، توصيات تطوير أداء.
- تخطيط مشروع: الاتفاق على الخطة والهدف، توزيع المسؤوليات، وضع جدول زمني واضح.
- عصف ذهني: النقاش في أفكار جديدة وتكوين قائمة بحلول قابلة للتطبيق.
- حل مشكلة: تحليل أسباب المشكلة، اختيار الحل المناسب، تعيين من سينفذه.
أما بالنسبة لمدة الاجتماع، أنصحك بتحديد الوقت المتاح لكل بند أو فرد حسب حجم الملف عنده، وحاول ألا تتجاوز المدة ساعة حتى تحافظ على تركيز الفريق ومشاركتهم الفعالة، وتتجنب إرباك جدول العمل اليومي. كما أن الوقت المحدد يؤثر في جودة النقاش، بدلًا من الاسترسال بأمور غير ضرورية.
ادعُ الأفراد المعنيين بالهدف
احرص على أن يتضمن الاجتماع الأفراد المتأثرين بهدفه، وهم الذين يتعلق دورهم بما سيتم مناقشته والوصول إليه، ويمتلكون خبرة في اتخاذ القرار. أي شخص خارج هذه الدائرة الأفضل توفير وقته وإرسال ملخص له إذا لزم الأمر.
أما بالنسبة للعدد، فأنصحك ألا يزيد الحاضرين عن 10 للحفاظ على تركيزهم وسهولة إدارة التفاعل ضمن الجدول الزمني. وحتى يكون الاجتماع مثمرًا بالفعل، شاركهم هدف الاجتماع والأجندة الأساسية لتساعدهم على التحضير؛ هكذا سيكونون أكثر استعدادًا وميلًا للتفاعل، والمساهمة في تحقيق الهدف.
جهّز البيئة الرقمية
قد يبدو الأمر بديهيًا، لكن قد تتجاهل أحيانًا مراجعة الجاهزية التقنية من حيث الإنترنت والصوت والكاميرا، مما يؤدي إلى تأخير موعد الاجتماع أو تعطيل سيره بسلاسة إذا حدثت أي مشكلة تقنية. لذا تأكد من جودة هذه التفاصيل قبل إرسال الرابط دائمًا.
جهّز كذلك أي ملفات سيتم عرضها على الفريق. واحرص على بدء الاجتماع في موعده لغرس ثقافة احترام الوقت والانضباط، سيساعدك تجنب أي متابعة أو تواصل يستغرق وقتًا قبل الاجتماع بعشر دقائق.
ابدأ الاجتماع بالطريقة المناسبة
المدير الناجح يعرف كيف يتعامل مع بداية كل اجتماع حسب الموضوع والظروف الراهنة في العمل. فأحيانًا تختار الدخول في صلب الموضوع مباشرة بعد حضور الجميع، كالاجتماعات الروتينية، وفي أحيان أخرى ينبغي البدء بطريقة أنسب.
على سبيل المثال، عندما يتواجد أفراد جدد، قدّمهم بطريقة ودية ترحب بانضمامهم وتتيح لهم التعريف بأنفسهم لباقي الفريق. وعندما يمر الفريق بأسبوع عمل مُجهد، أو ضغط تحديث جديد أو حل مشكلة، ابدأ بهدوء يخفف من حدة التوتر، ويشعرهم بتقدير جهودهم.
أدر التفاعل بكفاءة
يعتمد نجاح الاجتماعات عن بعد على قدرتك في إدارة تفاعل الفريق، فهنا تستخدم مهاراتك القيادية في توزيع المشاركات، والحفاظ على التركيز، وتحقيق الأهداف. إليك أبرز الممارسات التي تمكّنك من تحويل اجتماعاتك إلى أداة استراتيجية لتوحيد الفريق وتسريع القرارات.
- ضع إطارًا واضحًا لتسلسل الحديث، وضح من سيبدأ ومتى لتجنب المقاطعات.
- أوقف الاسترسال في أمور خارج المسار، أو الإطالة في تفاصيل يمكن نقاشها في اجتماع فردي عندما لا تعني باقي الأفراد.
- أعطِ كل فرد حقه في المشاركة الفاعلة، مع الإنصات جيدًا لاتخاذ القرارات أو التوجيهات المناسبة.
- وجّه إلى أسلوب التواصل المناسب، فينبغي أحيانًا مشاركة الشاشة لعرض مقترح أو إنجاز أو مشكلة، حتى يكون الأمر واضحًا للجميع.
- تعامل مع المقاطعات، يمكنك التوجيه إلى رفع اليد افتراضيًا أو الكتابة في الدردشة أثناء حديث شخص آخر.
- نبّه لأي مشكلة تقنية عند الأفراد، مثل ضعف الاتصال، وتصرف بهدوء عند انقطاع أحد الأعضاء بإكمال الأجندة والمتابعة معه لاحقًا.
تذكر أن الاجتماعات مساحة مشاركة، كلما كان النقاش مركزًا على الهدف واحترام وقت الجميع، كانت النتائج أدق وأسرع، وزادت مساهمة الفريق.
أعط مساحة للاقتراحات
اختتم الاجتماع بصياغة القرارات النهائية لضمان وضوح المخرجات للجميع وسرعة التنفيذ، مثل المهام والمسؤوليات والمواعيد. ثم أفسح المجال لأي أسئلة أو اقتراحات أو حتى ملاحظات، فقد تظهر خلال اللحظات الأخيرة بعض التوضيحات التي تمنع سوء الفهم وتحافظ على الشفافية.
وإذا احتوى الاجتماع عدة مخرجات (مهام، إجراءات جديدة، خطة مشروع)، يمكنك إرسال ملخص لأعضاء الفريق، أو طلب ذلك من أحد الحاضرين مسبقًا لتسجيل النقاط الرئيسية خلال الاجتماع. مع ضرورة توثيق أي خطوات تنفيذية في لوحة إدارة المهام أو الإجراءات.
بعد إنهاء الاجتماع، احرص على تقييم فعاليته بمقارنة المدة مقابل المخرجات، ولو تم إشراك جميع الأفراد المعنيين والالتزام بالوقت المحدد لكل بند. سيساعدك ذلك في تحسين الاجتماعات القادمة.
تم النشر في: نوفمبر 2025
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | بناء خبرات العمل عن بعد
