تعرف إلى كيفية تقييم الأداء الوظيفي للموظفين

يُعدّ تطبيق تقييم الأداء الوظيفي أمر أساسي بكل عمل، فينفذه متخصصو الموارد البشرية والمديرون لمعرفة أداء الفريق، ومنها يسهل تحديد موضع العمل من أهدافه. رغم ذلك، تتعقد عملية التقييم مع زيادة عدد الموظفين، ما قد يقلل من فاعليتها وتحقيق الأثر المطلوب. فكيف يمكن إعداد تقييم أداء وظيفي سليم؟ وما عوامل نجاحه؟

جدول المحتويات:

ما هو تقييم الأداء الوظيفي؟

هو مراجعة دورية لأداء الموظف للمهام الموكلة إليه، وتعاملاته مع زملائه ومديريه، سواء كان عن بعد أو في مقر العمل. أي أنه إجراء رسمي مخصص لقياس التطوير الوظيفي لكل فرد في المؤسسة. يبحث تقييم الأداء الوظيفي عن القيمة المضافة التي يوفرها الموظف بدوره، للتأكد من جدوى الاستثمار بمهاراته.

اعتمادًا على الهدف منه، يتخذ التقييم عدة أشكال وتختلف الفترات الزمنية المتضمنة به. غالبًا ما يكون التقييم سنويًا أو نصف سنوي. إلا أنه أحيانًا يحدث بعد انتهاء فترة الإعداد والتجربة بالنسبة للموظف حديث التعيين، والتي تمتد ما بين ثلاثة إلى ستة أشهر.

أهمية تقييم الأداء الوظيفي

تكمن أهمية التقييم بأنه نقطة تَحقق تسمح للمديرين بتدقيق النظر في أداء الموظفين، والذي يفتح مجالًا للحوار البنّاء، وتطوير الأفراد المتواجدين بالعمل، والاستماع إلى أية مشكلات وعقبات يواجهونها. يساهم ذلك في فهم الموظف بشكلٍ أعمق، فيستطيع المدير مع كل تقييم إدراك العوامل التي تجعل أداء الموظف أفضل، وتلك التي تعوق تميزه.

كما أن وضع الأهداف الواقعية يصبح أسهل بمعرفة أداء الموظف الحقيقي وسد ثغراته، بذلك تكون أكثر قابلية للتحقق. إضافةً أن تقييم أداء الموظفين وسيلة هامة للتقدير الوظيفي وتوفير المكافآت لمستحقيها. في النهاية، يرتقي تقييم الأداء الوظيفي بالتواصل بينك وبين موظفيك، فيصبح أقوى وأكثر شفافية.

طرق تقييم الأداء الوظيفي

تختلف طرق وأشكال التقييم الوظيفي بين المؤسسات، ومن وقت لآخر. يمكن أن تجمع مؤسسة واحدة بين أكثر من طريقة، تطبق إحداها بين الفينة والأخرى. أبرز هذه الطرق:

التقييم الذاتي

يتضمن التقييم الذاتي توجيه أسئلة إلى الموظف ليراجع أداءه وإنتاجيته بنفسه، وبذلك يصبح مشاركًا في عملية التقييم. حيث يكون أكثر معرفةً بنقاط ضعفه وقوته بناءً على المشكلات التي واجهته خلال الفترة الماضية وأسبابها. واعتمادًا على تلك المعلومات، يمكنك مباشرة تحليلها وإعداد الحلول المثالية والأسلوب المناسب لمساعدته على التميز بسهولة.

اختبار الأداء

من خلال اختبار متعدد الخيارات أو تحريري، يجيب الموظف عن أسئلة فنية ومتخصصة في مجال عمله. إما أنها تراجع معلوماته الأكاديمية ومدى خبرته، أو تفتح نطاقات جديدة لتوسعة مداركه، ليحلل المراجع بعدها كيفية استجابته لها. في النهاية يوفر هذا الاختبار مؤشرات محددة ومباشرة يبحث عنها المراجع لترشده إلى مهارات الموظف التي تحتاج لتحسين.

المقابلات

بدلًا من الاعتماد على الطرق الكتابية أو الاستمارات، يتحول التقييم هنا إلى لقاء فردي يقابل فيه المقيّم الموظف، لتصبح فرصة للاستماع إلى المزيد من المعلومات وتغطية جوانب لا يمكن حصرها إلا عن طريق تواصل مباشر بينهما. ويعد هذا النوع من التقييمات وسيلة فعالة للنقاش ومعرفة ما يطوِّر الموظف ويُحسِّن إدارة العمل.

التقييم الدائري

يهتم التقييم الدائري بالدائرة المحيطة بالموظف من مديرين وزملاء ومرؤوسين. وبذلك تصبح دائرة التقييم أوسع ما تكون وأدق، من خلال جمع الآراء والمراجعات التي تعبر عن وقائع ودلائل. يهتم المراجع بالملاحظات والجوانب التي تكرر ذكرها، ليتعامل معها عبر التقييم، ويضع لها خطة تطوير عملية وملائمة.

كيفية كتابة تقييم الأداء الوظيفي للموظفين داخل الشركة

لا تقل عملية التقييم أهمية عن أي عملية أخرى في العمل، ولدورها تحتوي على خطوات ثابتة تسعى دائمًا إلى تحقيق أقصى استفادة منها. سواء كان تقييم الأداء الوظيفي في شكل تقرير مكتوب فقط أو يتمثل بمقابلة بينك وبين الموظف، ينبغي مراعاة الخطوات التالية:

1. تحديد الهدف الرئيسي من تقييم الأداء الوظيفي

قبل بدء أي عملية إدارية، ينبغي تحديد الهدف منها حتى لا تُعدّ إهدارًا للوقت. فبجانب توفير مقياس لإسهامات الموظف بالعمل، وتوثيق دقيق للموقف بدافع الشفافية، والسعي لمزيد من الجودة والإنتاجية، والتي تُعدّ أهداف تقييم الأداء الرئيسية، هناك أهداف أخرى من التقييم تتعلق بالموظف.

ما هي التحديثات الخاصة بأداء الموظف مقارنةً بآخر تقييم؟ هل حدث تقدم أم تأخر؟ وإن حدث تحسن، هل حدث التقدم المتوقع؟ وكجزء من التخطيط المهني أين يقع الموظف حاليًا من أهدافه؟ اتخذ أحد النقاط السابقة والأسئلة أو جميعها، لمقارنة النتائج بها والوصول لأجوبة شافية تحقق الهدف المرجو.

2. تحديد معايير التقييم

قبل البدء بإعداد تقييم الأداء الوظيفي الخاص بالموظف، ينبغي تعريف معايير التقييم، وهي عدة نقاط يستند إليها مسؤول الموارد البشرية لتحليل الأداء وتصنيفه. هناك معايير عامة يجب مراعاتها مع كل موظف بالشركة، وأخرى خاصة بوظيفة ذات مهام محددة.

المعايير العامة التي تجمع كل الموظفين، مثل: الإنتاجية والشفافية والوضوح. بينما المعيار الأهم بالنسبة لموظف خدمة العملاء مثلاً، بجانب المعايير العامة، هو قوة التواصل وتعامله بلباقة مع طلبات العميل ومشكلاته.

تساعدك تلك المعايير على إعطاء التقييم شكل موضوعي لا شخصي، فلن تضع تقييمك بناءً على أن فردًا يروق لك وآخر تُعرِض عنه، فتساعدك على غض الطرف بتلقائية عن الأمور الشخصية.

3. إعداد أسئلة التقييم للموظفين

بغض النظر عن نوع تقييم الأداء الوظيفي، ينبغي أن يضم عدة أسئلة تشمل جوانب التقييم كاملة، بحيث تكون موجهة للموظف ويُطلب التجاوب والتفاعل معها. قد تضع هذه الأسئلة في استمارة، أو تطرحها أمامه مباشرةً خلال المقابلة.

لإعداد أسئلة صحيحة وشاملة، ابدأ بمراجعة الوصف الوظيفي لتحديد نطاق المهام والمهارات التي سيشملها التقييم؛ لتكون المسؤوليات الواجبة على الموظف هي الأساس الذي سيتمحور حوله. يوجد عدة أسئلة مخصصة حسب الوصف الوظيفي، وتوجد أسئلة عامة، مثل:

  • في نظرك، ما هو أكبر إنجاز حققته خلال الفترة التي يدرسها التقييم؟
  • ما هي التحديات التي واجهتها؟ وكيف يمكن للشركة مساعدتك بها؟
  • ما الذي تسعى لتحقيقه قبل التقييم القادم؟
  • في نظرك، ما هي التدريبات والفصول الدراسية التي تحتاجها لتطوير عملك؟
  • ما هو هدفك الوظيفي بعيد المدى؟ وكيف يمكننا مساعدتك في تحقيقه؟
  • ما هي الطريقة المثالية لإدارتك في رأيك؟
  • هل أنت راضٍ عن عملية تقييم الأداء الوظيفي؟ كيف يمكن تحسينها؟

4. حساب نتائج تقييم الأداء الوظيفي

بعد الانتهاء من نموذج التقييم الوظيفي، ستحصل على أجوبة شافية من الموظفين، تستطيع بالاستعانة بها في تطبيق التقييم بدقة. غالبًا ما سيحمل كل جزء أو سؤال من التقييم قيمة، باختلاف طريقة الحساب تبعًا لكل مهمة ومعاييرها. فتوجد أسئلة بقيم عددية من واحد إلى عشرة، أو بنسب مئوية، وتوجد قيم أخرى بصفات مثل: جيد، ضعيف، ممتاز.

راجع معايير التقييم التي أعددتها واعتمد عليها عند الاطلاع على النتائج، قد يحمل كل معيار نسبة مختلفة من الأهمية عن الآخر، أو تكون جميع المعايير ذات تأثير مماثل. ينبغي أن تقع القيمة النهائية في نطاق تصنيف محدد لمعرفة الإجراءات الواجب تنفيذها مع كل موظف. فتكون التصنيفات مثلًا: موظف متميز، أو متوسط الأداء، أو جيد، أو غير مرضٍ.

5. تعيين نقاط القوة ونقاط الضعف بأداء الموظف

بناءً على القيم المعطاة، يمكن تحديد الجوانب القوية لدى الموظف وتلك الضعيفة، ووضعها في صورة تحليل سوات الرباعي أو أي تحليل آخر يساعدك على إدراك دور الموظف بصورة أكبر من الناحية الوظيفية. بعدها، اربط نتائج التحليل بـ مؤشرات الأداء الرئيسية، لتدرك النقاط الرئيسية المؤثرة برفع جودة العمل. بحدوث ذلك الربط، يسهل وضع الأهداف التي ينبغي للموظف تحقيقها، وهي ما تصب مباشرةً بصالح إنجاز مهامه والعمل ككل.

6. تحديد أهداف واقعية للموظفين وخطوات تحقيقها

الغرض الأساسي من التقييم ليس تأنيب الموظفين، لكن توجيههم إلى ما يجعلهم أفضل أداءً بما ينعكس على جودة العمل. تظهر حصيلة تقييم الأداء الوظيفي في صورة مجموعة من الأهداف القابلة للتحقيق والتي تحتاج إلى الجهد والعمل الجاد من الموظف.

لا تهتم تلك الأهداف بتطوير ما هو ضعيف فقط، بل تسعى إلى جعل ما هو قوي أكثر تميزًا. كما ينبغي للأهداف أن تحدد من خلال خطة عمل خاصة بالموظف، فيصبح ملتزمًا بها أمامك إلى أن يتحقق المطلوب بالفترة الزمنية المتفق عليها.

نصائح لتقييم الأداء الوظيفي للموظفين باحترافية

توجد عدة نصائح يفضل مراعاتها لتطبيق تقييم أداء وظيفي احترافي يحقق النتائج المطلوبة. تتناول النصائح أخلاقيات ينبغي الالتزام بها ليحقق التقييم غرضه ويعبر عن حقائق، كما تُعدّ إرشادات عامة يضمنها المراجع في عملية التقييم، وهي كالتالي:

لا تقارن بين موظفيك

اجعل مرجعك الأهداف المطلوب تحقيقها والمعايير المرتبطة بكل وظيفة، وتجنب شخصنة الوظيفة. فلا تجعل أفضل موظف في نظرك هو المرجع الذي تقارن قرنائه به، فكل موظف يُعدّ حالة خاصة، له مميزاته وله عيوبه.

اربط أداء الموظف بالنظرة الشاملة للعمل

أيًا كانت مهام الموظف، ينبغي توضيح الطريقة التي تؤثر بها قوة الأداء وضعفه على العمل. من المهم توضيح ذلك بطريقة تصاعدية، بحيث يُقاس أثر مساهماته على القسم الذي يعمل به أولاً، ثم القطاع الذي تكاد تنحصر دائرة تأثيره فيه، ثم الشركة بالكامل. تساعد تلك الطريقة على شعور الموظف بتركيز أكثر في نتائج عمله، ويدفعه الحماس إلى تقديم المزيد.

اتبع مواعيد منتظمة لإجراء التقييم

قد تتغير بيئة العمل باستمرار، سواء بتغيّر فريق العمل أو التطور في طبيعة المهام والمسؤوليات المنوطة لكل موظف. تبعًا لذلك ينبغي أن يكون لتقييم الأداء الوظيفي مواعيد منتظمة وموسمية. كما أن وجود مواعيد تقييم منتظمة يُعدّ أحد أهم المحفزات التي تدفع فريق العمل نحو التحسين، فدورية التقييم وتوقع الموظفين لميعاده تجعل أهداف الموظف ذات حدود زمنية، لا إراديًا يدفع نفسه نحو أداء أفضل وإنتاجية أعلى.

ختامًا، يعتمد معدل نجاح أي عمل على مدى جودة أداء موظفيه، ويساعدك تقييم أدائهم على معرفة إن كانوا يؤدون مهامهم طبقًا للمعايير المطلوبة أم لا. القيام بتقييم الأداء الوظيفي بصورة صحيحة وبصفة دورية دائمًا ما يصحبه نتائج إيجابية على الشركة.

تم النشر في: يونيو 2022
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | تأهيل الموظفين الجدد