في السنوات الأخيرة، تزايدت الشركات التي تعتمد العمل عن بعد، ومع تفوقها في هذا النموذج، مهدت الطريق لغيرها من الشركات الناشئة. لكن سر النجاح الحقيقي لا يكمن فقط في تطبيق العمل عن بعد، إنما في بناء فريق عمل متجانس، قادر على التعاون والإنتاج بفعالية مهما تباعدت المسافات. فكيف تنجح في ذلك؟
أولًا: تحديد الخبرات والكفاءات المطلوبة
انطلق من الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، ثم حدد المسؤوليات والمهارات التي تحتاجها الأدوار الوظيفية في شركتك. ضع بالحسبان طبيعة الشركة ونموذج العمل، إذ تحتاج إلى أفراد قادرين على تبني نهجًا مرنًا، بما في ذلك الاستعداد للتوسع في المسؤوليات ضمن مجالهم، وسرعة التكيف مع التغيرات، وحل المشكلات بفعالية.
على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن مسؤول مبيعات، يجب أن يتمتع بمهارات التفاوض، وبناء علاقات قوية مع العملاء، إلى جانب خبرته في تحليل احتياجات السوق، وتقديم الحلول التي تلبي تطلعات العملاء، مما يساهم في تحقيق أهداف المبيعات وزيادة الإيرادات.
ثانيًا: توظيف الأشخاص المناسبين
يتطلب الوصول إلى الأشخاص المناسبين لفريق عملك وصفًا وظيفيًا يجذبهم، ويسلط الضوء على الخبرات المطلوبة جيدًا. لتحقيق ذلك، ركز على هذه العوامل:
- الهدف الرئيسي من الوظيفة: كيف سيؤثر الدور المطلوب على أهداف الشركة؟ على سبيل المثال، إذا كانت الوظيفة في مجال التسويق الرقمي، قد يكون الهدف: تصميم استراتيجيات مبتكرة لزيادة التفاعل وتعزيز الحضور الرقمي للشركة.
- المهام والمسؤوليات: حدد أبرز المهام المطلوبة بوضوح. استكمالًا للمثال الذي ذكرناه، قد تشمل هذه المهام: تحليل الأداء الرقمي، وإدارة الحملات التسويقية.
- الخبرات والمؤهلات اللازمة: اذكر الخبرات التي يجب توافرها في المرشح، مثل: إجادة استخدام أدوات التسويق الرقمي مثل Google Ads وMeta Ads، إتقان أنظمة إدارة المحتوى، إجادة أدوات إدارة علاقات العملاء، فهم قوي لاستراتيجيات تحسين محركات البحث وتحسين معدل التحويل.
قد تتطلب الوظيفة مهارات وظيفية إضافية حسب احتياجات شركتك، مثل مهارات تصميم المهارات المحتوى البصري باستخدام أدوات مثل كانفا أو أدوبي. من المهم في هذه الحالة الإشارة إليها ضمن الوصف الوظيفي كخبرات إضافية.
الآن، أين تنشر إعلانك الوظيفي لضمان الوصول إلى المرشحين المناسبين؟ ينبغي عليك التفكير بمنصة تغطي جميع احتياجاتك، بدءًا من وصول الإعلان لأفضل المتخصصين عن بعد، إلى إدارة عملية التوظيف بالكامل.
توفر منصة بعيد قاعدة كبيرة من الأفراد المتخصصين في مجالاتٍ مختلفة، المهتمين بالعمل عن بعد خصيصًا. كما تمكّنك من إدارة طلبات التوظيف بفعّالية من خلال ميزات عديدة مثل فرز الطلبات وتقييمها، وإضافة الملاحظات والوسوم، وصولًا إلى التواصل المباشر مع المرشحين المحتملين حتى تضمن اختيار الأنسب لاحتياجاتك.
عندما تصل إلى مرحلة تقييم المتقدمين، احرص على تقييم الخبرات من خلال مهمة عملية أو سيناريو محتمل لإحدى المشكلات الشائعة في طبيعة العمل، وقِس قدرتهم على التكيف مع ثقافة الشركة وبيئة العمل عن بعد من خلال الأسئلة السلوكية والمتعلقة بالسمات الشخصية، كالتواصل الفعال وتحمّل المسؤولية.
ثالثًا: تأهيل أعضاء الفريق
هذه المرحلة تهدف إلى انسجام فريق العمل وضمان سرعة تكيفهم في بيئة العمل عن بعد. أوصيك خلالها بعدة ممارسات فعالة لدمج الأعضاء الجدد:
- اجعل التوقعات واضحة منذ البداية، ويشمل ذلك تحديد المسؤوليات، والتعريف بأدوات العمل ووسائل التواصل المستخدمة، بالإضافة إلى شرح كيفية التعامل مع التحديات المحتملة.
- اربط المهام والمسؤوليات الخاصة بالرؤية الأوسع للشركة، لتعزيز إحساسهم بأهمية أدوارهم وتأثيرها في تحقيق الأهداف العامة. مثل التأثير الذي يحدثه مصمم الجرافيك في تعزيز الهوية البصرية للشركة، مما يساهم في تفاعل الجمهور وترك انطباح احترافي عن الشركة.
- قدم إرشادات واضحة حول كيفية استخدام أدوات العمل، مع تخصيص وقت للتجربة وتشجيعهم على طرح الأسئلة؛ حتى تضمن سير العمل بكفاءة.
رابعًا: تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق
دعنا نتفق أن التواصل الفعّال يعد أبرز عوامل بناء فريق عمل متعاون عن بعد، إذ يخلق بيئة عمل محفزة تدعم الإنتاجية. لذا امنح فريقك ثقافة عمل شفافة، واستخدم الاجتماعات الدورية لمناقشة التحديات التي تواجه الفريق، وتقديم مساحة دعم. أنصحك أيضًا بمشاركة المستجدات أولًا بأول، والتشجيع على تبادل الأفكار ومناقشة المقترحات، ثم وضح المهام الجديدة لضمان سير العمل بكفاءة.
تعد أدوات إدارة فرق العمل عن بُعد جزءًا أساسيًا لضمان تحقيق هذا النظام، حيث تساعدك في تفويض المهام بوضوح ومتابعة تقدم العمل، وتعزز المسؤولية الذاتية والتنسيق بين أعضاء الفريق.
اختر الأداة التي تتيح التعاون بفعالية وتناسب أسلوب العمل. في هذا السياق، تقدم أداة أنا حلاً متكاملاً يساعدك في تصميم نظام مرن يتناسب مع طبيعة عمل شركتك. فبفضل واجهتها المرنة، يمكنك إنشاء لوحات عمل مخصصة لتنظيم المهام وتوزيعها بين أفراد الفريق، مع تمكينهم من التعاون من خلال التعليقات والمحادثات والملاحظات.
لا تقتصر الأداة على إدارة المهام فحسب، بل تمكّنك تصميم لوحات مخصصة لتوثيق إجراءات العمل وإضافة تطبيقات مخصصة بتقويم الاجتماعات والمواعيد، وأخرى لأهم المصادر التي تهم فريقك لضمان سير العمل بكفاءة.
خامسًا: قياس أداء فريق العمل
الطريقة الأفضل لقياس أداء فريق العمل عن بعد تركز على جودة الإنجازات، وليس حجم العمل المنجز فحسب. لذلك، احرص على مراجعة القيمة المضافة التي يقدمها كل عمل، وتحقيقه للهدف المحدد له، وما هي نسبة الأخطاء إن وُجدت، ومستوى الابتكار.
على سبيل المثال، إذا كان عضو الفريق مسؤولًا عن خدمة العملاء، يمكن تقييم أداءه بناءً على عدد الاستفسارات التي تعامل معها، ومدى سرعة استجابته، وجودة الحلول التي قدمها وفقًا لرضا العملاء. هذا النهج يوفر صورة دقيقة عن أداء الفريق، حيث يتم قياس الإنجازات من حيث الكمية والجودة بشكل متكامل.
بعد ذلك، قدّم التغذية الراجعة لتطوير فريقك، من خلال الملاحظات والتعليقات البناءة التي تساعدهم على تنفيذ أدوارهم بكفاءة. كما يمكنك عقد اجتماعات منتظمة لمناقشة تقدمهم وتحدياتهم وأهدافهم، وتشجيعهم على مشاركة أفكارهم وطرح الأسئلة، مما يعزز ثقافة التواصل والتحسين المستمر.
ختامًا، بناء فريق عمل عن بعد لا يقتصر على توظيف أفضل الكفاءات وتوفير الأدوات اللازمة، بل هو بناء جسور من الثقة والتفاهم بين أعضاء الفريق، لتحقيق أهداف الشركة بأعلى مستويات الكفاءة والإبداع.
تم النشر في: أبريل 2025
تحت تصنيف: أصحاب الشركات | تأهيل الموظفين الجدد
