التواصل مع فريقك الذي يعمل عن بعد

العمل عن بعد هو إحدى تطورات التقنية التي لم تكف أبداً عن الحراك، وفي ظل الظروف الاقتصادية القاسية التي يمر بها العالم الآن، يتجلى العمل عن بعد باعتباره نظام العمل الأكثر استدامة واستقرارًا. العمل عن بعد هو السهل الممتنع، تكمن السهولة وراء المرونة التي تتمتع بها بيئته. أما الامتناع فيكمن في تحديات التواصل بفاعلية مع من يعمل عن بعد. خلال هذا المقال، نستعرض أهم النقاط الرئيسية التي تمكنك من التواصل بفاعلية مع فريقك الذي يعمل عن بعد.

حدد مواعيد الإتصال مع فريقك الذي يعمل عن بعد

إن ساعات العمل فى نظام العمل عن بعد قد تكون ضبابية في بداية الأمر خاصة إن كان فريقك يعمل عن بعد للمرة الأولي. لذا يجب عليك بصفتك مدير فريق يعمل عن بعد، تحديد كل شئ خاص بمواعيد تواصل أعضاء الفريق معاً، بداية من تحديد مواعيد التواصل والاجتماعات حتى الأدوات والبرمجيات المستخدمة لهذا التواصل. ينطبق تحديد مواعيد الإتصال أيضاً على ساعات العمل. 

يجب عليك الإجابة على سؤال مهم ألا وهو هل يتطلب نجاح العمل أن يبدأ فريقك العمل في ساعات معينة، أم أن كل عضو منهم لديه بعض المهام المسئول عن إنجازها في الوقت المحدد بغض النظر عن مواعيد عمل بقية الفريق؟ بعد الإجابة على هذا السؤال ستعرف ماذا عليك أن تفعل تجاه مواعيد الإتصال الخاصة بفريقك الذي يعمل عن بعد.

نرشّح لك: كيف تحوّل شركتك إلى نظام العمل بدون مكاتب؟

حدد وسيلة التواصل المناسبة 

يظهر كل يوم تطبيق جديد يخدم فكرة العمل عن بعد بكل قوة، ولذلك يجب عليك تحديد الأدوات المناسبة التي يمكنك الاعتماد عليها للتواصل مع فريقك الذي يعمل عن بعد، وفقاً للمهمة التي تعمل عليها. كل هذا يجب تحديده مسبقاً ليس فقط لإنجاز المهام المطلوبة من الجميع ولكن حفاظاً على الوقت الضائع في التصفح والركض بين البريد الإلكتروني ومنصات الدردشة للحصول على المعلومات المتعلقة بالعمل ومهامه.

تكيف مع معوقات العمل عن بعد

مهما كانت المعوقات التي يواجهها فريقك الذي يعمل عن بعد بداية من التسويف وحتى عدم القدرة على تنظيم الوقت، يجب عليك التعامل معها باحترافية. يمكنك استخدام قوالب الخرائط الذهنية لتحديد ماهية المعوقات التي يعاني منها فريقك، ما يساعدك على إيجاد الحلول والوسائل التي تتجاوز  بها الأمر وتصل بفريقك إلى النجاح المنشود.

فريق العمل عن بعد

استخدم الرسوم البيانية لتوصيل الأفكار

عندما ترغب بتوصيل فكرة ما خاصة بالعمل فى إجتماع لفريق العمل في شركتك ماذا تفعل؟ ببساطة تقوم بشرح فكرتك لجميع أعضاء الفريق الذين يجلسون أمامك في قاعة الإجتماعات، ويدعم شرحك جميع السبل والوسائل التي تجعل فكرتك تصل إليهم بسرعة مثل إستخدام الورقة والقلم أو بعض التعبيرات الجسدية. لكن السؤال الأهم هو: كيف توصل أفكارك لفريق العمل الذي يعمل عن بعد؟ 

قد يكون استخدام الرسوم البيانية بواسطة مجموعة من الصور والرموز والشرائح المصممة بشكل متناسق، وسيلة مميزة لتوضيح أي فكرة إلى فريق عملك. بدلاً من استخدام الورقة والقلم قم برسم شكل بياني يشرح فكرتك ببساطة شديدة تجعل أحد الموظفين الجدد يفهمها، هذا سيوفر عليك الكثير من الوقت التي تستغرقه في الشرح.  

قد يهمك أيضًا: إدارة اجتماع ناجح لفريق عمل موزع عن بعد

حدد التوقعات من فريقك الذي يعمل عن بعد

كمدير فريق عمل بعيد، تحديد التوقعات والنتائج النهائية لعمل كل موظف على حدى، ثم الفريق ككل. عندما يعرف كل عضو من أعضاء الفريق دوره والمهام المنوطة به، لن يكون هناك مجال لارتكاب الأخطاء الناجمة من المعرفة السطحية وعدم تحديد مهام العمل لكل فرد من أفراد فريق العمل عن بعد. 

تحديد التوقعات والنتائج النهائية للعمل عن بعد يجعل الموظفين يعملون بكل جهد متجنبين الكثير من المشتتات التي ستظهر في طريقهم غير خاضعين لقانون التسويف الذي يخضع له الكثير من الموظفين في بيئة العمل عن بعد وبالتالي تحقيق الأهداف المحدد والصعود بالنتائج إلى سلم النجاح.

حفز فريقك الذي يعمل عن بعد

يعتمد فريقك الذي يعمل عن بعد على بيئة العمل الافتراضية، لذا فهو في حاجة مستمرة إلى الدعم والتحفيز كي تسير وتيرة العمل بالشكل المطلوب نحو النجاح دائماً. لا يقتصر الدعم والتحفيز على الأمور المادية، لكن يمكنك أن تقوم بعمل رسم بياني يوضح مدى أهمية فريقك عندما يحققون نجاحات كبيرة.

ختامًا.. رغم أن التواصل بفاعلية مع فرق العمل البعيدة قد يحتاج إلى الكثير من الجهد، لكنه لا يُعد أمرً صعبًا بأي حال من الأحوال. يمكنك التعرف على دليل العمل عن بعد للتعرف على كيفية إعداد نظام العمل عن بعد وكيفية التواصل بفعالية مع موظفيك الذين يعملون عن بعد. 

تم النشر في: العمل عن بعد، نصائح لأصحاب الشركات منذ 6 أشهر